2022-05-26こんにちは、つむりです。保育園の保護者会の役員活動に1年間参加しました。つむりちなみに担当した役職は会計です!わりと向き不向きが大きい役職ですし、やってみて初めて分かることが多かったので、ざっくりまとめてみますね。保護者会の全体の話は別の記事にまとめました。認可保育園の保護者会活動について、役員として活動した実体験を元にまとめました。大きなものはこのあたりでした。以下時系列で、当保護者会での会計の業務を紹介します。役員引継ぎ前年度の2~3月、前年度の会計さんから業務を引継ぎました。1年の業務の流れを説明され、会計グッズ一式を引き継ぎました。ファイルが入ったUSBメモリ封筒やコピー用紙などの事務用品は保護者会共通のものを使うので会計グッズには入っていません。会計の中心業務は保護者会費の管理です。保護者会費を各世帯から集金し予算案に従って保護者会費を支出し帳簿をつけて管理するそれでは当保護者会での進め方を紹介しますね。保護者会によって差はあると思いますが。当保護者会では半期ごとに保護者会費を集金します。保護者会費は各家庭のゆうちょ口座から引き落としで、各家庭の口座情報の管理や引き落とし手続きは園が代行してくださいました。事前に集金のお知らせを作成・配布する園から引き落としの結果をもらって確認するたったこれだけでした。通帳に記録が残るので、領収書は発行していません。引き落としできなかった家庭にはお手紙を渡して手集金しました。この場合は領収書を発行しました(記録が残らないので)。予算案に従って保護者会費を支出します。当保護者会では、係ごとの支出は各役員さんがいったん立て替え、レシートと引き換えで現金を手渡しする形でした。園を通じて会計に直接請求される支出は、その都度現金で支払っていました。他に、年度途中で退園する世帯への返金もありましたかね。園を経由して未経過分を返金、領収書を書いてもらいました。収入または支出があったらすぐに帳簿に記録します。当保護者会では、収支と残高を記録するだけの簡単な帳簿(いわゆる金銭出納帳)を利用しています。帳簿とセットでレシートや領収書などの証憑も管理しています。当保護者会ではB5ノートに貼り付けて保管してました。普通にこんな感じのものを使っていました。定例の役員会で予算の消化状況を報告します。必要なときは予算の修正を役員会に諮ったりもしました。つむり支出は予算案ベースですが、だんだんずれてくるんですよね......ちなみに私が会計を務めた年に園舎の建て替えが終わり、年度途中から園児数が大幅増しました。結果、中途半端な時期にイチから予算案を作り直しました。えぐかった......あわせて読みたい認可保育園の園舎の建て替え体験談。こんにちは、つむりです。娘が認可保育園の未満児クラスにいた頃、園舎の建て替えを経験しました。近づくと、帳簿ベースで決算報告書を作成します。当保護者会の決算報告書は、収入/支出の分類ごとに、予算額と実績額を並べて一覧にしたシンプルなもの。分類に合わせて素直に集計したら完成です。同時に翌年度予算案を作成します。私が会計を務めた年は園児数が大幅増したため翌年度の予算案も大幅に変わりまして、計算がえぐかったです......ただ、私が知る限り予算案が前年度から大きく変わることは少なく、前年のものを少し修正する程度ならそう手間ではありません。当年の決算報告書と翌年度予算案の監査を受けます。提出してチェックを受けます。つむり総会で読み上げて拍手してもらう方式wこれはコロナ禍以前の話。配布、書面にて承認する形式に変わりました。正直な感想を述べます。つむりあーたいへんだった!自重しない感想ですみません。私は細々した計算は嫌いではありませんし、Excelも電卓もばっちこいです!(ムダに簿記2級保持)なので、計算するのは負担を感じなかったし、むしろ楽しんでやっていたところもあります。少なくはない金額を預かって管理するので責任重大ですし、他の保護者とのお金のやり取りがあるのも気が重かったです。つむり支払う分はまだいいんですけど、集金がね。追い込みが始まるのは、やっぱりちょっとめげました。会計の仕事で楽しかったこと会計とは、粛々と正確に過不足なく予算を消化する仕事なので、楽しいことは少ないです。正確なのが当然で、間違えたら怒られる類の役職です。底値で買い物することに燃えるタイプの私は、保護者会費を節約して余剰金を出す方法を考えるのは楽しかったです。当保護者会では余剰金は翌年に持ち越さず、園に寄付して保育に使う絵本やおもちゃを買ってもらうので、余計に燃えました!他の役員さんもネット通販を利用するなどして節約してくれました。つむり保護者会で特定の業者に頼むことが決まってたら節約は難しいですが、当保護者会はどこで購入してもOKだったので。あとはやっぱり、年度末に帳尻がピッタリ合ったときの快感!やっと終わった~~~~~!という満足感も加わって気持ちいいのは会計の特権だと思います(←それいる?)会計の仕事で困ったこと会計の仕事でいちばん困るのは、お金のやり取りにまつわるディスコミュニケーションです。他にもちょこちょこ困りごとがありました。私が遭遇したのはこんな事例。マニュアルや覚書がない保護者会費の未払い他の役員さんを巻き込むのが難しい領収書の紛失Excelがないマニュアルや覚書がない当保護者会の事情でいちばんびっくりしたやつです。会計マニュアルが存在しなかった上、引継ぎも超ざっくりで、全部手探りでした。つむり会計なんて正確さ命の役職、普通あるやろーーー!って思いませんか?しかたがないので数年分の帳簿と帳票を読み込み、支出の発生タイミングや支払い方法、管理方法を把握して対応しました。帳簿や帳票は情報の宝庫で、最初は嫌々でしたがだんだん楽しくなったことを白状しておきます。前年度の会計さんが引き続き在園しており、役員さんの中に会計経験者がいらっしゃったので、聞きまくって解決しました。翌年度の役員さんにはA4判1枚で引継ぎメモを作ってお渡ししました。保護者会費の未払い実際いちばん困ったのは、未払いの保護者会費の取り立てです。全額回収するのに3ヶ月くらいかかりましたかね。つむり嫌な気分にさせず、かつきっぱりと払ってもらうにはどうしたら......未払い分はお手紙を入れて督促しましたが、それでも払ってくれない分は園長先生に協力を依頼してなんとか回収しました。他の役員さんを巻き込むのが難しい他の役員さんが予算の消化状況にあまり関心がない感じで困りました。会計は保護者会費を管理しているだけで決定権はありません。各係で足りないものや買いたいものは言ってもらえないと分からないんですよね。言ってくれない......その反面、予定外の支出の領収書をいきなり渡されたり、予算オーバーの支出を事前に知らせてもらえなかったりがあって、ヒヤヒヤしました。各役職に割り当てられた予算以上の支出は役員会にかけるか、事前に連絡して握っといてくださーい。つむり私の声のかけ方がマズかったのかもしれないし、機会があればよい手を考えたいです(←またやるの?)レシート・領収書の紛失レシートや領収書を紛失されると地味に困ります。原則、レシートや領収書がないと出金できませんが、役員さん個人に被ってもらうわけにもいかないので証憑を残して出金しました。一般的には領収書を紛失した場合は再発行を依頼するか、出金伝票を切ります(参考:領収書を紛失したときは?)当保護者会では保護者会費を返金する際に個人名義で領収書を書いてもらっていたので、領収書で処理しました。つむりこの処理の仕方はイレギュラーですし、当保護者会に前例があったから適用したって感じです。会計グッズの白紙の領収書に金額と用途を会計が記載、現金を渡す際に領収日とサインを書いてもらっています。5冊コクヨ(KOKUYO)口コミを見るAmazonで探す\楽天ポイント5倍セール!/楽天市場で探すYahooショッピングで探すポチップExcel持ってない当保護者会では、決算報告書や予算案の作成にExcelを使います。Excelがないご家庭はありますよね。2019はPersonal版でも3万円前後します。Excel単品でも1万円くらい。保護者会のためだけに自腹で買うのは躊躇する価格です......。Onlineにユーザ登録すれば使えます。Onlineは一部の機能が制限されていますが、単純な四則演算や集計程度はできるので保護者会の会計業務には十分です。Online(無料、ユーザ登録必要)MicrosoftにこだわらないならGoogleスプレッドシートもおすすめです。Googleスプレッドシート(無料、Googleアカウント必要)操作はExcelとほぼ同じで、Excelのファイルを読み込めます。そもそもパソコン持ってない自宅にパソコンがない場合は誰かにパソコンを借りるなりネットカフェに行くなりをおすすめします。ExcelやGoogleスプレッドシートもありますが、スマホの小さい画面で数字を正確に入力するのは難しいと思う。withアプリーチ最後に・保護者会の会計のお仕事に大切なこと1年間保護者会の会計をして、なによりも他の役員さんを巻き込むことが大切だと思いました。会計は管理をしているだけで決定権はありませんし、実際に物品を購入して様々なお仕事をするのは他の役員さんなので、他の役員さんから意見や情報をもらわないことには何にも分からないんですよね。お金のことなのでイレギュラーなことは自分だけでは抱えないことも大切だと思います。年度末に予算が足りなくなれば責任を問われるのは会計ですし、ややこしい話ほど早めに他の役員さん(特に会長さん)にシェアして握るなり、役員会で合意するなりした方が楽だと思いました。働き方、専門職としてのスキルアップ、転勤族の共働き夫婦が子どもと過ごす毎日の中でしている工夫、使ってよかったアイテムをまとめています。目次メニューホームTwitter検索もくじトップへ目次トップへ閉じるもくじ閉じる。