事例紹介お役立ち資料ろじたんを活用されている事例をご紹介します。ホームページ株式会社コクヨロジテムは、コクヨ製オフィス家具の倉庫保管から輸送、お客様の働く空間づくり、そして製品のアフターサービスまでを一気通貫で対応しています。伊那配送センター(長野県伊那市)です。隣接する工場で生産されたコクヨ製のオフィスチェアを配送センター内の倉庫で保管し、通常期で20~30台/日、繁忙期には最大50台/日ものトラックで、北海道から沖縄までの全国へ発送しています。庫内作業を担当する配送課の業務に分かれています。「ろじたん」導入で使用する専用端末はスマートフォン20台で、うち13台は主に配送課で庫内作業を担当する社員が1人1台を使用し、残り7台は管理課の社員が、取扱量の多い日・時間など庫内作業の応援が必要な場合に共有で使用し、それぞれ毎日の作業実績を記録しています。繁忙期の1月~3月には期間限定で作業員を増員するため、追加で10台をスポット契約でレンタルしています。「ろじたん」を選んだ経緯とその活用方法をお伺いしました。「ろじたん」を知ったきっかけは何でしょうか?コクヨロジテム「ろじたん」を知ったのは今から7年前の2015年です。当時、現場での日報の記録方法の簡素化に加え、各業務の工数の把握と生産性向上が課題となっていました。そこで、2015年10月に開催された「ろじたん」のセミナーを拝聴した当時の本部長が、自社の課題解決を引き寄せるソリューションとして可能性を感じ、社内へ情報を共有、テスト導入を行ったのがきっかけとなります。「ろじたん」を選んだ理由は何でしょうか?コクヨロジテム当社の探していた課題解決への方法・イメージと「ろじたん」のサービス内容が一致していたことです。スマートフォンを使用した作業時間計測のソリューションサービスは、他社ではありませんでした。私自身も「ろじたん」のトライアルを先行実施していた弊社内の他拠点の配送センターへ見学に行きましたが、現場で活用されている様子を見て、伊那配送センターでも実際に使ってみたいと感じ、導入を推進いたしました。「ろじたん」導入によって解決したいと考えた課題はありましたか?コクヨロジテム伊那配送センターでは自動倉庫を設置・運用しており、より効果的に運用するため、細分化された業務工数の把握と効率化が求められていました。そのためには作業実績の記録と生産性の把握がマストとなりますが、かつ記録の集計も効率的に、そして便利に行いたいという要望がありました。「ろじたん」導入前の2016年まで配送課の社員は、全ての作業実績を紙に記入していました。庫内作業中の合間に、いったん手袋を外して記入するため、作業効率も悪くなっていました。物量が多い日などは、忙しくて作業を中断できず、後から記憶をさかのぼって記録することもあるため、正確性を欠いている部分もありました。加えて、作業が終わった後でも記入のために残業が発生していることも課題でした。管理課の担当社員は、その手書きの記録をExcelへデータ化しますが、紙が汚れるなどして字が読みづらいこともあるため、その度に作業担当者への確認が生じ、データの入力作業にとても時間がかかっていました。「ろじたん」導入によってそれらの課題が解決され、手書きの記録や作業の中断の解消、1日あたり30分~1時間程度のデータ入力作業の短縮が実現し、他の業務へ時間をあてることや、残業の削減などにつなげることができました。集計担当者もとても分かりやすいことです。新しい作業や商材の工数を把握する際には、管理者は新しくボタンを追加作成して、作業する社員に「そのボタンを押してくださいね」とレクチャーするだけですので、管理者側もとても簡単で楽ですね。作業する側の社員にも有益で、端末画面に表示されたボタンの数々で、業務の種類が把握でき、一人ひとりが構内作業の全体を理解できるようになりました。今では、「発送先ごとに作業を細分化してボタンをつくると良いかもしれない」など、作業する社員側から積極的な意見や提案ももらえるようになっています。導入後の発見ですが、勤務時間内のメリハリづくりにも「ろじたん」は役立っています。朝は、出勤時の勤怠入力と「ろじたん」の電源を入れることから始まり、1日の作業終了の夕方は「ろじたん」専用WEBへデータ送信した後、使用する「ろじたん」用のスマートフォンを充電して、退勤する・・・これが一連の流れとして身についています。15分間隔で「ろじたん」のチャイムが鳴るのも、仕事における時間の感覚、リズムづくりにつながっています。「ろじたん」の活用による改善事例はございますか?コクヨロジテム当センターでは自動倉庫から出庫するのですが、後工程である出荷が滞ると、自動倉庫を停止させることになります。パーツごとのバラ出荷は、出荷工程の停滞や生産性の低下を招いていました。私たちが取り扱うオフィスチェアは、座面や脚、肘の部分などたくさんのパーツに分かれていますから、個別で部材を必要数だけ取り出し、スチール製の商品ゆえ、傷がつかないように緩衝材をあてて養生や梱包をする、バラ出荷作業は、箱単位の出荷に対し、大変手間がかかります。計測データと生産性の把握からそれに気づき、対策として、バラ出荷分を新たな仮置きエリアに集約し、作業者1名が集中的に作業することにしました。工程中のボトルネックとなっている作業を切り出し、敢えて他で集中特化して処理することで、工程全体の円滑化を図ったのです。現在は当時より発展させて、バラ出荷分は計画に基づき、あらかじめ別の工程で進行させるなど、さらなる改善を図っています。これらの改善は、「ろじたん」のデータ活用が端緒となっています。伊那配送センターに設置されている自動倉庫パーツごとのバラ出荷作業で「ろじたん」を活用して作業している様子それができたのも、私たち伊那配送センターでは、「ろじたん」の「かんたんKPI」(※オプション機能)を活用して、KPI指標として各作業の生産性を日々確認しているためです。日々の実績(物量)データを才数の単位で取り込み、「ろじたん」で計測した時間データと突き合わせて、日々の作業別の生産性(才÷時間)を算出し、作業の見える化を行っています。これにより、現場で作業する社員とも作業工程ごとの生産性を共有し、課題解決にむけて着手することができました。現場でも時間の多くかかっている作業を漠然とは分かっていても、数値化することで改めて課題が浮き彫りになり、明確化できます。生産性を下げている作業については、見直しを行うため、現場の作業者とデータを共有し、その要因は何かヒアリングを実施し、改善につなげています。「ろじたん」の機能等で改善して欲しい点はございますか?コクヨロジテムレンタルのスマートフォンの機種や、付属品についてはもう少し改善が進むとうれしいです。現在当社で利用しているスマートフォンの機種は、本体は軽くて良いのですが、付属品のウエストポーチに入れると、タッチパネルの反応が鈍くなる傾向にあります。他の機種も一部利用しており、逆にそちらは反応は良いのですが、本体が重いため、たすき掛けでウエストポーチを利用すると作業がしにくいなどの声が挙がっています。付属品のウエストポーチについては、もう少し耐久性が上がるといいですね。長期間利用すると破れやすく、すぐに交換対応はしていただけますが、交換品が届くまで応急処置としてテープで補強することもあります。その他に、データ管理側の改善点の要望として、「ろじたん」のExcelの「分析ツール」で月末に1ヶ月分のレポートを作成していますが、期間設定が長い場合、マクロの処理時間がかかるので、できるだけ処理時間を早くできるように改善してほしいです。「分析ツール」については、新しいバージョンをリリースし、処理時間は以前よりもだいぶ速くなりましたのでぜひお試しください。ウエストポーチについても、これまでよりも耐久性を上げた製品へ少しずつ移行していく予定です。「ろじたん」に今後期待する事(機能・サービスなど)はございますか?コクヨロジテム「ろじたん」で計測したデータや業務について、より作業効率の向上や、活用方法を発展させるべく、一緒に考え、さまざまなご提案を頂けたらありがたいです。作業者の視点でより軽い装備で、この端末1台でいろいろな業務や処理に対応できるとうれしいですね。アラート機能など現場の作業者に寄り添ったサービスが増えるとより良いツールになっていくと思います。本日お伺いしたことは今後のサービスの改善の参考にもさせていただきます。貴重なお時間とご意見を賜り、誠に有難うございました。