4分チェックリストは誰が作るの?こんにちは。昨日、チェックリストは活用しましょう、というお話しを書きましたが今日はその続きです。(チェックリスト、マニュアル、工程表などあるかと思いますが、すべてチェックリストと表現していきます。自社の都合に合わせて置き換えてお読みいただければと思います。)そもそもチェックリストって誰が作るべきなのでしょうか?正解は「これからチェックリストを使って仕事をする人」です。何かのタイミングでチェックリストを作成するということになると思いますが、せっかく作るのであれば、誰が見ても分かりやすいように作りたいですよね。先輩などから業務を引き継ぐ場合でしたら引き継ぐ方の後輩がリストを作らないといけません。これから引き継ぐ業務のやり方をわからない人が、次にその業務を行う時にチェックリストを見ればできるように作ることが大切なんです。業務を渡す側は常識と思っていても、受け取る側はよくわかっていないということはよくあります。以前、部下が社内のシステムを使ったある業務のマニュアルを作りました。普段自分が行っている業務を誰でもできるようにしようと。本人はできるだけ親切に、細かく分かりやすく作ったつもりでした。完成した、と聞きましたのでそのシステムを使ったことがない新入社員にマニュアルを見ながら業務を行ってもらうことにしました。結果は・・・そもそもマニュアルに書いてあるシステムがパソコンのどこに入っているのか?そこからわからず、いきなりストップしてしまいました(笑)システムの場所を教えて、始めてみたら今度は、社内で使っていた商品コードの付け方の法則がわからなくて、システムに数字を入力することができません。(靴の型番、サイズ、カラーを数字に変換したものが社内用語になっていました)結局、先輩が教えているときに、教わった人がマニュアルを作成するメモを作りながら聞いていく、というやり方をしないと≪誰でも使える≫マニュアルの作成は難しい、ということが分かりました。こちから業務を行う人がチェックリストを作成すれば、どこの何をチェックすればいいのか?とか使用するファイルはどこにあるのか?など細かく記載すると思います。業務を引き継ぎする際、すでにチェックリストがあればリストを見ながら引継ぎをすると効果的ですよね。引き継ぐ方は知らない用語やわからないことが出てきたら、その場でチェックリストに書き込んでいくのです。使っている人がその場で改善していくことがベストです。社内の行事の進行表なども同じことが言えます。僕がいた会社は年に一度、取引銀行などもお呼びして式典を行っていました。幹事は幹部が持ち回りで対応します。準備の時期になったら、印刷して淡々と進めていきます。そこにはどのタイミングで何をすればいいのか?が全て書いてあるので考えなくても準備が進んでいきます。幹事は進めていきながら、前回と違うところや注意点があったら、メモをして残しておきます。式典が終わったら、すぐに原紙を修正してしまいます。しておけば、次の年の幹事は訂正されたチェックリストをもとに問題なく進めていくことができるのです。大変なのは、チェックリストを作る最初の一回のみです。業務の効率化ができます。当たり前の事が大事ですね。SOLUTIONS.(商標登録の例)Wix.comで作成したホームページです。