23朝、出勤してパソコンを起動した後、真っ先にすることは何だろうか。「メールチェック」と答える人は少なくないはずだ。メルマガやDMなど不要なメールの仕分け、届いたメールへの返信、会議の知らせを予定表に転記、どこかに紛れてしまったメールの検索......。人によっては何十分もメールに時間を費やしているかもしれない。メールはあくまでコミュニケーションの道具。メールの作成や整理に時間を奪われるのは本末転倒だ。メールを処理する時間はできる限り短縮し、その分、内容の検討や他の仕事に時間をかけたい。メール処理の効率化は、仕事のムダを省き、クオリティを上げるために必要不可欠だ。鈴木眞里子『Outlook最速時短術』(日経BP)の中から、メールソフト「Outlook」(以下、アウトルック)で大量のメールをさばき、仕事をサクサクこなすための時短テクニックを3つ紹介しよう。◇アウトルック最強の武器、「クイック操作」ボタンパソコン操作の効率化というと、ショートカットキーを使う方法を紹介する書籍も多いが、アウトルックで活用したい最強の武器は「クイック操作」ボタンだ。これは、メールの仕分けや作成、予定への転記など、あらかじめ登録した定型の操作を自動化するためのボタン。メールを選択してボタンを押すだけで、目的のフォルダーに瞬時に移動したり、定型メールを自動作成したりできる。「『資料』というフォルダーへメールを移動する」というボタンを用意したければ、「ホーム」タブにある「クイック操作」の一覧で「移動?」をクリックし、ボタンの名前と移動先のフォルダーを指定すればよい。「ホーム」タブの「クイック操作」から「移動:?」を選択。わかりやすい操作名を付けて、移動先のフォルダーを指定。「開封済みにする」にチェックが付いていることを確認して保存するクイック操作の登録が完了したら、できあがったボタンを押すだけで、メールを「資料」フォルダーに移動できるようになる。これなら、ドラッグ操作で移動する手間が省けるし、ドラッグ操作のミスで別のフォルダーに入れてしまうこともない。実際に使うときには、移動したいメールを選択し、「クイック操作」に登録されたボタンをクリックする。移動が完了すると次のメールが選択されるので、順番にメールをさばいていけるなお、「移動:?」というボタンがあるのは初回設定時だけなので注意したい。「移動:?」ボタンがない場合は、クイック操作の一覧の右下にある▼(その他)ボタンをクリックし、「新しいクイック操作」→「フォルダーへ移動」を選ぼう。permission.。