多くの「ツール」が提供されているにも関わらず。毎年手帳を変えてみたところで、やっぱり悩みは変わりません。さぁ、どうする?目次メモ、ToDo、アポイント、スケジュールは四位一体でなければ意味がない!年末、年度末になるとにぎわう手帳売場。なんだか変わりそうな気がする~。当然ながら、「使い方」の問題です。4つの要素があります。メモ、ToDo、アポイント、スケジュールの4つです。「うまくいかないなぁ・・・」というのは、これらが単体として機能している場合です。うまくいくには、4つを結び付けて機能させることがカギになります。図解すると、しくみが必要メモ、ToDo、アポイント、スケジュールの4つの要素には、それぞれに「できること・できないこと」があります。そのことを理解したうえで、4つの要素を結び付けて「しくみ」にしたのが上図です。メモ、ToDo、アポイント、スケジュールが四位一体です。この「しくみ」のこと、そして、わたしが使っているツールについてをお話していきます。それ、スケジュールじゃないから。多くの人が口にしている「スケジュール」は、実はスケジュールではありません。自分の手帳を見ながら「きょうのスケジュールは・・・」と言っているのは。厳密に言うと、それはスケジュールではありません。手帳やカレンダーに書いてあるのは、どこどこへ行く、だれだれと会うなど。言うなれば、それは「アポイント」です。スケジュールとは、アポイント以外の「余白の時間」の使い方を決めることです。手帳の余白は、あたかも時間が空いているかのような錯覚を生み出します。やるべきこともやりたいことも、その時間でやればいいや。そんな「時間に対する過大評価」が、あれもできなかった、きょうもできなかった、という結果につながります。わたしたちは無自覚に、実に頻繁に、時間の見積もりを誤っているからです。時間は、自分が思っているほど多くはありません。きょうの名言は、佐々木正悟さんの「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?」から。古今東西、世の中はたくさんの名言であふれています。スケジュールの余白を許さず、時間を管理・記録するのにとても有効なツールです。余白のないスケジュールとは、見た目ガチガチではあります。ここで勘違いしてはいけないのが、ガチガチのスケジュールを守れるかどうかは二の次三の次だということ。たいせつなことは、余白をどう使うのかという意思を持つことです。ここは話すと長くなるので、詳しくはコチラの記事をどうぞ。手帳やカレンダーの余白で「やるべきこと・やりたいこと」として。ToDo管理も必要です。列挙されたToDoでは役に立たないスケジュールとは、「アポイント以外の余白の時間の使い方を決めること」だとお話ししました。そのための材料になるのが「ToDo」です。「やるべきこと・やりたいこと」が列挙してあれば、それでいいかというとそうではありません。時間は思っているほどないのです。Todoには優先順位があるべきであり、その判断基準が求められます。時間管理のマトリックスでToDoを分けるわたしは列挙したToDoについて、有名な時間管理のマトリックスで分類しています。緊急性・期限のあるものに注意しながら、スケジュールに落とし込みますが。大事なのは、「緊急ではないが重要」なもの。勉強や読書などの自己研鑽、あたらしい仕事の検討など。いますぐにやらなくても、いますぐ困らないこと。やらないとのちのち困るもの。やるべきは「緊急ではないが重要」なToDoを、きょうのスケジュールに落とすことです。ToDo管理ツールは「Evernote」ToDoを管理するにあたって、わたしは「Evernote」を使っています。マルチデバイス(PCでもスマホでも使える)だから、というのが一番の理由です。多くの情報をEvernoteで管理しています。仕事ネタ、ブログネタ、読書メモ、買い物リスト、ビジョン管理などなど。多岐にわたる多くの情報を整理するのに便利なツールです。情報はいざという時に手元になければ役に立ちません。見つけられなければ意味がありません。忘れることで上げられるパフォーマンスがあります。「いまは必要のない余計なこと」を頭から追い出し、削がれた力を取り戻す。そのための方法をお話しします。...すべての元はメモにあるスケジュールはアポイントとToDoから成る。アポイントとToDoは?メモから成ります。アポイントであればすぐに認識して、直接スケジュールに落とし込むことでしょう。ToDoはどうかというと。いちど整理が必要な場合がほとんどです。整理についてはさきほど、時間のマトリックスで見たととおり。ところが情報を前にして、整理をしている余裕があるケースばかりではありません。保留して、あとで考えよう。ヒトは忘れるそのとき思いついたことも、いいなと感じたことも。ヒトはすぐに忘れます。忘れにくい人と忘れやすい人がいるものの、記録が記憶に劣ることはありません。自分にとって意義ある行動につながるはずの、せっかくの情報も。忘れてしまっていたのでは、ToDoもスケジュールもあったもんじゃない。「記憶に頼らず、記録する」ことです。気がかりを抱えていると、「集中する」ことが難しくなります。誰でも経験がありますよね。保存するメモ帳」の2つです。「PostEver2」は、アプリの起動が速く、すぐにメモできます。おまけに、ToDo整理で使う「Evernote」にデータを連携してくれる優れモノ。「PostEver2」だけでいいかというとそうでもない。スマホをいじっていることが絵面として良くないシーンというのはあるものです。スマホで「絵や図」を描くのは難しいものがあります。いうことで、メモには「紙」というアナログツールを備えておくことも肝要です。メモにもTPOの分別を。ビジネスシーンにメモは欠かすことができません。場面に合わせたメモツールで、スピーディーでスマートに。メモツールにはデジタルもアナログも必要です。【メモにも...アポイントを家族と共有するおまけ的に、アポイントに関するわたしのツールについて。自宅兼オフィスで仕事をしていると、仕事と家庭間の距離は短く。妻との情報共有ということで、スケジュールを共有をしています。方法としては、わたしも妻もそれぞれGoogleアカウントで、それぞれのGoogleカレンダーを持ちます。そのお互いのGoogleカレンダーを共有することで、仕事(わたし)と家庭(妻)の予定を共有しているわけです。iPhoneアプリは「Calendars」PCではGoogleカレンダーでアポイント管理をしていますが。iPhoneアプリのGoogleカレンダーは使っていません。ここ数年使い続けているのは、「Calendars」というアプリです。Googleカレンダーに常時同期してくれるので重宝しています。カレンダーアプリは多々ありますが。デザインが見やすい、操作もしやすいことに加え。動作が安定している、きちんとアップデートが続いている点も評価しています。トドメの「Slack」Googleカレンダーにお互いのアポイントを入れているわけですが。ついては、自ら確認をしないとわかりません。相手が予定を修正・削除した際には聞かずとも知りたいのがホンネです。いうことで使っているアプリが「Slack」です。このアプリを設定することで、Googleカレンダーに追加・変更・削除があった際には通知を受けられるようになります。まとめメモ、ToDo、アポイント、スケジュールについてお話してきました。アポイントやToDoの管理には多くの人が取り組んでいるものの。メモへの姿勢と、スケジュールへの覚悟を見直すことからはじめてみましょう。************きょうの執筆後記************記事中で紹介した「TaskChute」によるスケジュール管理をはじめて随分とたちますが。予定通りに済んだという日は、ただの1日もありません。ほら今日もまた、ブログの執筆時間が超過しているし・・・。「銀行融資」と「税理士レス経理」の支援が得意。横浜在住、48歳の税理士。ブログ・メルマガは毎日執筆、YouTubeは毎週投稿、セミナーは毎月開催中。