マンションの取り組み事例集・理事長たちの奮闘記さて、本コラムのテーマである「フロントはメールを読んでいるのか問題」だが、8月下旬はメールが頻繁にやり取りされている。理事長がメールを出した当日に業者の手配を済ませた上で返信があったり、とフロントはきちんとメールを読んでいるように思える。これはお尻に火が付いた状況で頻繁にチェックせざるを得なかったためだ。問題は通常モードのときにあいつがメールを読んで適切に対応するかどうかだ。平時にフロントがメールを読んでいるかどうかはやっぱり分からないのだろうか?いや、結論を出すのは早い。このあとちょっとした出来事があった。10月に入って予定通り工事が始まった。各部屋のインターホンの工事はインターホンのメーカーから派遣された人が行う。工事が終わって使用方法を説明してもらったり取扱説明書を受け取ったりするときに、エントランスの鍵も受け取る段取りになっていた。私は自分の部屋の工事のとき、鍵を受け取り受領書にサインしながら違和感を覚えた。鍵についての説明が足りないのだ。玄関でオートロックを解除するときにタッチするだけで開けられます。」くらいしか言われない。今回受け取った鍵は、エントランスのオートロックを解除するだけのものだ。それ以外の場所は今使っているシリンダーの鍵を使って解錠する。「新しい鍵」とか言われたら、今の「古い鍵」捨てちゃうんじゃないか?それで工事の人に聞いてみたら、「聞かれたらたぶん今後も必要になると答えるけれど、基本的な説明にはそのことは入っていない」とのこと。工事の人はインターホンの工事の人だ。たしかに鍵のことまでは知らないだろう。本来、彼らの仕事ではない。両者を仕切っている管理会社のフロントが適切に指示すべきことだ。私は取り敢えず「この後の工事では今の鍵を使い続けるから捨てないでと言ってくれ」と依頼した。うちの工事の順番は結構あとのほうで、すでに工事済みの世帯が多かった。工事が済んでいる人たちへの周知が必要だろう。そこで久しぶりに管理会社にこの件をメールで連絡した。いつものように放置されるかと思いきや、その日のうちに返信があった。私が10時45分に出したメールに対して、返信は17時28分。フロントは私からのメールを読んで、「シリンダーの鍵を捨てないで」の注意書きを作り、マンションに貼り、メールを返信。私が出したメールに対して、おそらく初めて、というか唯一まともに対応されたものだ。今回紹介した準備段階でのメールのやり取りはそれなりの速さで進んでいたが、それはデッドラインだったからだ。決めごとや資料作成などの準備が終わり、この一月ほど、この件に関してはメールのやり取りはない。他の件で私が問い合わせや指摘のメールを出しても、通常運転のしかとモードになっていた。万が一鍵を捨てる人がいたとしても、管理会社の仕切りの問題で管理組合に責任は無い。自分のケツは自分で拭いてもらおう。私はメール連絡で済ませた。フロントもいつも通り無視するんだろうなーと考えていたら予想外の素早い対応。何かあったら自分の責任になると考えたのではないだろうか?以上を踏まえて「フロントはメールを読んでいるのか問題」を検証してみよう。スルースキルを遺憾なく発揮する対応するか否かは、内容が自分にとって重要かどうか。顧客にとって重要かどうかは関係ない。以上が私の結論である。(元理事)マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか?私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。PM一連の記事を拝見させていただきましたが、インターホンシステムよりも、真っ先に変えるべきは管理会社担当者だったかもしれませんね...インターホンシステムの更新は30件以上経験がありますが、わざわざ鍵を高いものに変えるような意識の高い?組合であれば、私なら間違いなく玄関の子機も全戸カメラ有りで提案します。最終的な防波堤は玄関扉ですし、自分の部屋がカメラ有りだとしても、オプションでカメラをつけない部屋で何らかの事件が発生したら、マンションとしての資産価値にも関わりますし。役員をされていたのは少し前のようなので、今も同じ担当者なのかはわかりませんが、役員へのレスポンスがその程度なのであれば、役員以外の区分所有者からの問い合わせや、理事会が把握していない共用部分の不具合などほったらかしのような気がします。色々なフロントを見てきましたが、最低限の仕事すらできないフロントが数年担当した管理組合ってエントランス入っただけで「あ...」ってなるので、アライさんのマンションがそうなっていないことを願います。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。コメント名前メールサイト上に表示された文字を入力してください。マンション管理組合の学校コメントを読み込み中...コメントをどうぞメール名前サイト。