用語解説Pマーク(プライバシーマーク)の認証・更新にとっても役立つ用語を解説しています。記録とは活動結果を記したものであり、事業ではもちろんプライバシーマークやISOなど、マネジメントシステムを運用する上でも必要不可欠のものです。文書と記録マネジメントシステムを構築する際に、ルールを文書化したものが文書であり、いつ・誰が・何を・どうするのかを規定し、その結果として記すものが記録です。記録は仕事をする上でも重要な証拠にもなりますので、文書に規定されているものの記録はもちろん、例えば電話を受けたメモ書きでも記録となります。メモ書きも全て保管という義務はありませんが、最低限は文書に規定されているものの記録を保管しておく必要はあります。文書と違って記録は内容が変わる場合は元の記録と変更記録に分かれますが、それ自体を変更ということはできず、改ざんとなってしまいます。監査は内部監査と外部監査のどちらにしても管理された記録が重要な「客観的証拠」となります。規定通りにやったと口で言っても記録が残ってなければ確認がとれません。そのため、記録はのちのち見返すことができるように管理しておくことが必要です。まとめ記録は活動結果が記された重要な「客観的証拠」の1つです。できるだけ誰が見ても分かるように、「いつ・誰が・何を・どうしたのか」を記録するようにし、必要なときに見返すことができるように保管・管理しておきましょう。Pマーク用語集一覧に戻るISO9001・ISO14001・ISO27001(ISMS)・Pマーク(プライバシーマーク)に関する用語を解説しています。いたします!お問合せはこちらから全国どこでもzoomで対応!気軽にご相談ください!相談予約はこちらから5営業日以内にお届け!新規取得・運用別に役立つ資料をお届けします新規認証や運用・更新にあたって当社が何を請け負うか、わかりやすい資料でご検討の参考にしてください。