Automation)を活用して効率化した事例10選と業務改善プロジェクトに役立つ6つの資料をご紹介します。事例を読むと、「こんな業務を自動化できたんだ」「部署は違うけど、同じような業務が効率化されている」など、気づきがあります。業務改善プロジェクト推進のモチベーションアップに、ぜひご覧ください。業種:小売業/部門:営業部門ファッション通販サイトから、毎朝、受注データと在庫データをダウンロードする作業が課題に。ECサイトは土日に商品の動きが多いため、月曜日の朝はあわただしく、売り上げの確認もしたいが、打合せなどが入り対応できない、などということもありました。そこでECモールからの受注データや在庫データのダウンロード業務を、365日/朝8時に稼働するようRPAで自動化。土日も含めて着実に業務をこなせるのはRPAならではです。KAITEN」にアップロードする業務の自動化も行いました。RPAで自動化したこれらの業務一つひとつは小さなものですが、属人化を排除でき、時間に追われるなどストレスも軽減したことから他の業務でもRPAを活用を推進していこうと計画されています。数年前からWebを利用して取引先から発注が来るケースが増加し、複数のサイトから受注データをダウンロードし、納品作業を進めていくことに限界が。受注の締め時間が遅くなると、出荷も遅くなり、商品を届ける営業マンの営業活動にも影響が出ていました。手作業でやっていた受注データダウンロード業務は対応するWebEDIは4つ(インフォマート社のBtoBプラットフォーム、飲食店向けのASPIT、ホテル業界向けのIPORTER、自社ECサイト)あり、処理件数は440件、180分ほどにもなり、かなりの手間がかかっていました。それをRPAで業務自動化することにより工数は1/3に削減できました。荷主企業とのやり取りには、まだまだ紙やPDFを利用した業務領域が残っており、入力作業の負荷やミスの発生などの問題を抱えていました。メールに添付された通関依頼書のPDFや、FAXで届いた通関依頼書をPDF化した後、社内システム(請求管理)へ手作業で入力。業務量は月平均800件にのぼり、このために本来の営業活動の時間が圧迫されていました。解決策は、AI-OCRとRPAを組み合わせた提案。通関依頼書のPDFをAI-OCRに読み込ませ、データチェック・修正・CSVデータ作成を行い、作成されたCSVをRPAが自社システムに入力し、入力結果の印刷までの一連の業務を自動化しました。業種:環境・設備/部門:管理部門1カ月におよそ600枚、多いときで1,000枚を処理しなくてはならない請求書。紙かPDFで送られてくる請求書の内容をチェックし、会計システムにデータ入力する業務負荷がかなりかかっていました。請求書を全てAI-OCRでデータ化し、そのデータをRPAで会計システムに自動登録するシナリオを開発。トラブルがある場合でも、RPAで管理者にメール通知が届くようにしてあります。このロボットは全社展開し、1か月100時間の工数削減を見込んでいます。残業が多い社員の上長に対して36協定関連の書類を添付送信する処理を、人事総務グループが毎日約1時間かけて手作業で残業時間の集計を行っていました。一連の勤怠処理業務を全て自動化し、RPAで残業時間を集計、メールを送付することで月約30時間の削減効果を得られました。業務のミスがなくなった、当業務で固定された時間が解放されたことで、業務の幅を広げられるようになった、と評価されています。一つひとつは単純な事務作業であっても、積み重なると多くの作業時間を費やしているものです。受注処理や出荷という毎日欠かせない定期的な業務をRPAで自動化し、月18時間の短縮ができました。送り状発行システム「iSTAR」から、出荷済み商品の送り状番号と伝票番号をダウンロードし、基幹システム「アラジンオフィス」から伝票データを呼び出します。そのデータにダウンロードした送り状番号を入力する一連の作業を自動化できました。運送会社から代引き支払情報がExcelで来ています。このExcelと基幹システムにある情報とを突合し、受領済みか、金額に相違がないかをチェックする作業をRPAで自動化しました。使っているERPパッケージ「SMILE」に、日々生じる仕入先への発注データを自動登録するというロボット1体で、事務スタッフ1人が1日の実働7時間で処理するうちの4時間分に相当する煩雑な仕入れ業務を自動化することができました。年間稼働日は約250日で計算すると、定量効果としては「年間1,000時間相当の余力創出」を実現しました。一人当たり200社から300社の仕入れ先メーカーを担当している中、支払明細書を毎月8,000件以上も送る業務はFAXで1通1通行うもので、非常に負担が大きかったと言います。FAXで一気に送ろうとしてもメモリーがいっぱいになってしまい、送る作業に待ち時間もプラスされ、ストレスのある仕事です。RPAを活用し、担当者がサーバー上のフォルダに支払明細書のPDFファイルを置くだけで、自動的にインターネットFAX会社にファイルを添付したメールが送られ、さらにそこから仕入先へとFAXが送られる仕組みを構築。担当者のストレスが解消できたことは言うまでもありません。働き方改革や生産性向上を全社的に意識している中、RPAを活用し「ヒトとロボットが共に働く」ことを実現。無理が少ないリソース計画を立てられるようになりました。不動産情報サイトに加盟を希望する不動産業者について、国土交通省のウェブサイトから取得した情報と照合し、宅建業免許の有無の確認作業の一部をRPAで自動化。これまで数人がかりで処理していた日次作業の負担が減っただけでなく、団体の一括加盟などで一度に数百件の審査が集中する際の処理スピードが大幅に改善しました。業種:製造/部門:経営企画部門2017年から社内の働き方改革の一環として、事務系従業員を中心に定時退社を推奨。仕事が終わらないまま退社するわけにもいかず、残業時間は思うように削減できませんでした。そこでRPAの導入を検討しました。さまざまな業務を自動化してきましたが、特にメリットを感じたのは、顧客への納期回答ロボットです。顧客への納期回答はこれまで、基幹システムから納期回答に関するデータを抽出したうえで一覧表を作成。そこから納期回答書に転記したあと、取引先にFAX送信するという非効率な業務プロセスでした。RPAの導入後は、基幹システムから納期データを自動収集し、営業担当者ごとにデータを切り分けて納期回答書を作成。それをPDFファイルの形で各拠点にメール送信するプロセスを自動化しました。営業担当者は、受け取ったPDFファイルにいっさい手を加えることなく、そのまま顧客にメールで納期回答が可能となったのです。様RPAを活用した、業務改善ノウハウ資料をまとめてダウンロードRPAを活用して業務改善に取り組む際、参考になるのは事例です。さまざまな業種・業務のRPA導入事例や活用・運用方法を公開しております。vol.5テレワークの推進やDXへの取り組みなど、業務の効率化や改善でRPAは引き続き注目されています。vol.1RPAツールを活用して業務改善を成し遂げた8社の事例を公開!RPAを導入した背景、どんな業務を自動化したのか、投資対効果は?をご紹介しています。昭和電機がRPAで自動化した40業務とは「RPAってなんやねん」からスタートした昭和電機様の業務改善プロジェクト。2年間で40業務をRPA化し、350時間/月の削減を実現しています。これから業務改善に着手される方、成果を出したい方は是非ご覧ください。業務棚卸と費用対効果を見える化するシート業務改善に着手する際に、重要なのは「何の業務を改善するか」「それにかかっている時間は?」など見える化することです。Excelシートに書き出してみましょう。【具体的に進める】コピーして使える稟議書(Autoジョブ名人版)業務改善プロジェクトでRPAを導入することになった!社内の説得や、プロジェクトチームの認識合わせで資料作成する際に役に立ちます。【Autoジョブ名人について】Autoジョブ名人パンフレットAutoジョブ名人最新バージョン5.1のパンフレットです。Autoジョブ名人の特長や新機能、価格や動作環境を掲載しています。改正概要と受発注業務の対応ポイントB2クラウド、e飛伝、Webゆうパックなど。