コピー2021.04.10これで会議を終わります。今日はありがとうございました!と笑顔で言えて、時間通りに終わる会議をしたいですよね。会議がうまく進むかどうかは進行者にかかっている部分が大きいですが、会議の進行が苦手という人は多いのではないでしょうか。出来れば前者になりたいですよね。今回は、会議をうまく進行できる人と出来ない人の違いについて紹介します。特別な知識や話術が必要となるような内容ではないので、安心して最後まで読んでください。何となくボリュームだけでもいい進行状況によってアジェンダから変更する複数のプランを用意しておく項目ごとの重要度や影響度を考えておくまとめはじめに会議をする上での必要なこととして挙げられるのが・目的(ゴール)を明確にして、参加者に共有すること・アジェンダを用意することですが、これは最低限やりましょう。目的(ゴール)を明確にする目的やゴールが決まっていない会議は上手くいくわけはありませんよね。何について考えればいいのかどういう発言が求められているのかが分からない状態で会議を進めていくと、参加者の多くはあれ?この会議何を話し合うんだっけ?となってしまいます。ゴールが明確になっていれば、進行者がうまく出来なくてもちょっと議論の方向がずれてきていませんかね?と助けてもらえるかもしれません。アジェンダを用意することアジェンダは会議の内容のようなものだと考えてください。会議のゴールが1つであっても、そのゴールにたどり着くにはいくつかのステップがありますよね。今回のゴールは●●を決めることです。さぁどんなことでもいいので意見を言ってくださいでは上手くいかないですよね。いう順序で進めていって、最終的にゴールにたどり着こうとしているかが分かっていないと、議論があっちにいったりこっちにいったりしてしまいます。苦手な人が会議の進行をした場合、予定した終了時間までに終わらないということが多くありませんか。みの前の会議だと特にそうですが、「まだ終わらないのか・・」とイライラしてしまうこともありますよね。そんなこと言ってる私もつい先日の打ち合わせであっやべ、これ昼休みを10分くらい過ぎてしまいそうとなってしまいました。毎回時間を超えてしまうという人は項目ごとに必要な時間の想定が出来ていないことが多いです。アジェンダがあるから項目数で割るだけじゃないの?と思う人もいるかもしれません。作成しているアジェンダがタイムテーブルの役割も兼ねるように作られているのならそれで十分かもしれません。アジェンダには項目が順番に書かれているだけのことが多いのではないでしょうか。議論する課題が4つあったとしても、その1つ1つが同じボリュームとは限りません。項目数だけを見てアジェンダの半分が終わって、会議の残り時間も半分残ってるからいいペースだのように考えるのは正しくありませんよね。そもそも項目ごとに落とし込んで考えないと会議にかかる時間が見込めないです。項目ごとの時間は分からないけど、この会議全体でかかる時間はこのくらいだろうなんてことが分かるなら天才ですよね。何となくボリュームだけでもいい会議に慣れていないうちは、項目ごとに分解したとしてもどのくらいの時間がかかるか想定するのは難しいかもしれません。慣れていたとしても、反対意見も多く出そうな項目については予め見込むのが難しいでしょう。・大事なところ、読みづらいところは大体のボリュームを考えておくだけでもかなり違います。打ち合わせの目的や経緯すでにメールなどで話をしていることの確認などであれば話すだけですので、時間は読みやすいですよね。時間が読みづらい課題が2つあるのであれば、2つ目の課題のほうが時間かかりそうかな1つ目はそんなに揉めないだろうなくらいのイメージを持つだけでも大丈夫です。これだけで正確に時間が守れるというわけではありませんが、普段から項目ごとに考えておくことで少しずつ時間が読めるようになってくるはずです。ちなみに、項目ごとの大体のボリュームすら考えていない人は意外に多いです。いった人が、会議の最後のほうになって言うセリフがそろそろ時間なので結論を出したいんですが・・です。一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。私は結構聞くことがあっていや、この状態で結論は出せないでしょと思ってしまします。進行状況によってアジェンダから変更する会議の進行によっては、途中で進め方を変更しないといけないこともあります。進行具合によって、その後の進め方などを変更できるように考えておくと上手く会議を進められます。複数のプランを用意しておく進捗報告などの会議であれば、報告内容や質疑によって時間が延びることがあるくらいで、アジェンダを途中で変更するということはまずありません。重要な決断が必要な会議や、方向性を決めるような場合は、思い通りに進まないことが多々有ります。そんなときに、状況の変化に合わせて途中の項目、あるいはゴールを変えるなどの柔軟な対応が取れるようにいくつかのプランを準備しておきましょう。・多分賛成してくれるだろう・反対意見は出ないだろうのように答えを想定した進め方しか考えていないと、思わぬ反対があったときにどう進めていいか分からなくなってしまいます。・賛成が得られればアジェンダ通り進めればいいし、反対が出るようなら進め方を一部変えよう・ここで反対が出るようなら、もともと設定していたゴールを目指すのではなく仕切り直すしかないなのように複数のプランを用意しておけば柔軟に対応することができます。すごく難しいことを言ってるように聞こえるかもしれませんが、商談や取引先と話すときなどは当然のようにやっていることです。・概要の時点で無さそうなら、詳細はせずに別の提案というように話す内容を変えますよね。このように相手の返答によってどちらになるか分からないものについては普段から準備をしているはずです。その考えをもう少し広げておきましょうというだけのことです。似ていますが、今度は項目ごとの重要度や影響度です。アジェンダを準備して、項目ごとにかかる時間を想定していても、全ての項目が時間通りに行くことはありません。いって、多くの人を呼ばなくてはいけない会議であれば、全ての項目が間違いなく終わるように時間を長く設定するというのも難しいですよね。進行が上手い人は、予定に対して時間が押してきたなと感じたときに、その後の項目を重要度や影響度に応じて調整しながら進めます。重要度の低い項目であれば、説明を端折りながら時間を短縮します。補足説明として考えていた部分はそのまま飛ばすなどの判断も可能です。”説明資料で準備していたことは何がなんでも全て説明していく”人もいますが、ここまで時間押してるのに、そんなとこまで説明いる?と思うことありますよね。打ち合わせの中には一部の人だけで決定可能な項目もあったりしますよね。決まったかは全体で共有する必要があっても、一部の人だけ集まって決められるようであればこの項目は別途●●部門と▲▲部門で打ち合わせを行ってから連絡させていただきますのようにして飛ばすことができます。一部の人だけで決めれる内容どころか、同じ部門の人同士のやりとりが白熱して会議の時間が過ぎていくことがありますがそれは部門に帰ってからやってくれせんか、、ってなりますよね。このように項目ごとの重要度や影響度を把握しておけば、思わぬ事態が発生した場合でも、その後の進行を調整することで本当に議論しなければいけない項目についてはしっかり議論した上で、時間内に会議を終わらせることが出来るようになります。まとめ今回のまとめです。項目ごとにかかる時間を想定しておく項目ごとに重要度や影響度を把握しておく複数のプランを用意しておくこれまで会議の準備をしっかりしていなかった人にとっては、かなり手間がかかる作業かもしれません。し、やってるうちに慣れてきて、かかる時間の想定も正確になっていきますし、準備にかかる時間は短くなっていきます。準備をすることで会議を上手く進行できれば、会議に参加する全ての人の拘束時間を短くすることができるので、ぜひ意識してやってみてください。〜〜ブログランキングに参加しています。会社での飲み会は、上司と部下、先輩と後輩など立場の違う人が集うため、支払いには気を使います。そんな支払いの悩みに対してのいい方法を紹介します。副業禁止!?それなら社内で副収入を得られる仕組みを作ってみない?本業に支障をきたすなどに理由でいまだに副業禁止の企業は多いです。副業のリスク、メリットとともに社内副業制度について紹介します。「仕事に行きたくない」を解消するヒント|そう思う理由を考えよう「朝起きて仕事に行く」は多くの人にとって普通のことですよね。いう人は少ないですよね。下手な説明を変える方法!上手く伝えるには相手を理解しよう!人に説明するのが苦手で悩んだことはありませんか?話し方のうまくなくても相手に伝えるための方法について紹介します。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。※サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。上に表示された文字を入力してください。雑記タイトルとURLをコピーしました。