殿堂入り森本亮治さんインタビュー「ヒーローで人を幸せにしたい。「転職先を選べる」という強み。加奈子6年間で4万件の飛び込み活動。辞退の理由を聞かれた時の例文まとめ面接辞退の連絡はメールでも大丈夫?結論からいうと、面接辞退の連絡はメールでも問題ありません。面接の前日までならば、メールでの連絡でも大丈夫ですが、面接当日に辞退の連絡を入れる場合は、電話連絡するのがマナーかつ確実。担当者が常にメールを確認できる状態にあるのかわからないため、無断欠席と判断される可能性もあるためです。電話しても担当者が出なかった場合は、辞退の旨の伝言をお願いするとよいでしょう。合わせて「先ほどお電話を差し上げたのですが、ご不在のとのことで、メールにて失礼いたします」といったような一言をメールの始めに書いておくことで、伝わりやすくなります。面接を辞退すると決めたなら、企業側のスケジュールの問題もあるため、早めの連絡を心がけましょう。メールを送る時間は、担当者が確認しやすいように営業時間内に送るのがベスト。万が一、夜遅くになってしまう場合には、「夜分遅くに大変失礼いたします」と一言添えるのがマナーなので、覚えておきましょう。・当日の場合は電話連絡がマナー。担当者が不在のときは伝言を頼み、メールを送る・メールを送るタイミングは会社の営業時間内に。夜分になるときは一言添えて面接辞退メールの書き方のポイントそれでは次に、面接辞退メールの書き方について解説していきます。本来であれば、その日に面接の時間を作ってくれていたのを断るわけですから、失礼のないよう丁寧な文章を書くのがポイントです。ポイント1:件名でメールの内容が一目でわかるように担当者によっては、1日に大量のメールを受信していることも。そのような場合、メールの送信者や件名で優先度が高いかどうかを判断していることもあります。そのため、一目でメールの内容がわかる件名にすることが大切です。件名は以下のようなものにしましょう。面接辞退のご連絡:〇〇〇(学校名)〇〇〇(名前)このように、用件+学校名&名前を件名に書くことで、メールを開封しなくても内容と重要度を伝えることができるのです。ポイント2:本文はまわりくどい書き方せずシンプルに件名と同じく、本文もわかりやすくするのがポイントです。ここで重要なのは、面接を辞退することへの「謝罪」とスケジュールを調整してくれたことへの「感謝」を伝えるということ。謝罪や感謝の文章を書くのはNGです。まわりくどい書き方をせずに、シンプルにまとめましょう。書き方の具体的な例は、後程ご紹介します。ポイント3:面接を辞退した理由は詳しく書かなくてOK面接を辞退する理由はさまざまありますが、その理由を詳しく書く必要はありません。基本的には「一身上の都合により」で大丈夫。企業によっては、辞退の理由を聞かれる場合がありますが、聞かれない限りは無理に理由を記載しなくてもよいでしょう。ポイント4:最後に署名を必ずつけるこれは面接の辞退メールに限らずいえることですが、企業宛てのメールには、署名付きで送るのがマナーです。担当者によっては、多くの応募者とやりとりをしている可能性があります。そんなとき、メールの署名があることで誰からのメールかわかりやすくなるので、対応も早くできます。以下を例にして署名を作成し、メール本文の最後につけて送るようにしましょう。携帯電話:080-000-0000メール:haredas@xxx.com========================上記の例のように署名の上下には線を引くことで、本文と署名の区別がつくようにします。就活生の方は、名前や住所のほかに学校名も記載することを忘れずに。ポイントのおさらいこれまでのポイントのおさらいをしましょう。面接辞退メールは以下のように書いて送るとよいでしょう。▲▲▲様お世話になっております。〇〇〇大学の晴出一郎と申します。先日はお忙しい中、面接のご連絡いただき誠にありがとうございました。誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。ご多用の中、貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような身勝手なお願いをすることとなり、誠に申し訳ございません。ご理解、ご容赦いただけますと幸いです。本来であれば、直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。携帯電話:080-000-0000メール:haredas@xxx.com========================辞退の理由を聞かれた時の例文お伝えした例のように「一身上の都合により」というのが書き方をした場合、企業側から辞退の理由を聞かれることがあります。その場合の返信の仕方の例も紹介しておきます。▲▲▲様お忙しい中、ご返信いただきありがとうございます。〇〇〇大学の晴出一郎でございます。身勝手なお願いであること、改めてお詫び申し上げます。誠に申し訳ございません。ご理解いただけますと幸いです。携帯電話:080-000-0000メール:haredas@xxx.com========================上記のようにシンプルかつ失礼のないようにしましょう。それでは、「※※※辞退した理由※※※」に入る文章の例を理由別に紹介していきます。例文1:社風や理念が合わないなど、気持ちが変ってしまった場合その後、企業理解を深めていくうちに、自分が当初描いていたイメージと相違ができたことに気づきました。そのため、私の能力では御社に貢献することが難しいと感じたしだいでございます。例文2:先に他社から内定の連絡があった場合ほかの企業から内定を頂戴し考えた末、そちらでお世話になることを決断いたしましたためでございます。家庭の事情により、就業することが困難な状況となりましたためでございます。急なことではございますが、体調を崩してしまい、まずは回復に努めたいと考えたためでございます。まとめ面接辞退の連絡はメールでもマナー違反にはなりません。当日の場合は電話で連絡するのがマナーなので覚えておきましょう。面接辞退メールの理由を聞かれた場合は返信をする必要がありますが、それ以外の面接辞退の了承の意味を込めたメールには返信しなくても大丈夫です。辞退する会社だったとしても、失礼のないように心がけることを忘れないようにしましょう。ファッション雑誌の記者・編集を経て、株式会社マイナビに入社。15年間、人材サービス(就職・転職・障がい者採用)の分野において5000社以上の企業広告を担当。2020年に起業し「合同会社綴」を設立。現在は企業取材・広報のほか、採用コンサルティングやキャリアアドバイザー業務等も行っている。人気タグをもっとみる「ハレダス」は、働くすべての人のためのウェブメディアです。フリーランス、副業など、いろんな働き方でお悩みの皆様にとって役立ち、刺激になる記事や情報をお届け。転職情報やフリーランスノウハウ&ツール、著名人インタビューなど、さまざまなコンテンツを発信中です。