Hajimari事業拡大と共に増える「月初の請求書作成」。SES会社ならではの課題だが、属人化を打破するために「ハーモス勤怠」を導入。効率化だけでなく稼働状況の把握からトラブルの未然回避にも成功。行なっているITプロパートナーズ事業を運営する株式会社Hajimari。企業が働き手不足を背景に採用難に苦しむ一方、独立を視野に多様な働き方を求めるITワーカーは増加傾向にあり、同サービスは企業と人材との“かけはし”として注目を集めています。現在、約45,000名のIT人材と、約3,000社のクライアントが利用しています。サービスが急成長を遂げる一方、事業に付随して生じる「月初の請求書作成」は膨大な作業量となり、やがて同社の大きな業務負担としてのしかかることに。正確性とスピードを求められる作業に対し、いかに効率良く対応するかの課題が浮き彫りとなりました。IEYASU契約・請求」を導入。導入前後の変化について、ITプロパートナーズ事業部の山口さんにお話を伺いました。順調なサービス拡大の一方、属人的な事務処理ではいよいよ限界にフリーランスからエクセルの業務報告書を回収し、報告内容をまとめてデータ化、これをもとにクライアントへの請求書を発行・・・。山口さんいわく、「月初に集中するこれら一連の経理事務は、サービス拡大と比例して確実に重みを増していた」とのことです。ーこれまで月初に行われていた事務作業で、特に大変だったことはどの様なことだったのでしょうか?山口さん:とにかく「データをまとめる作業」に苦戦していました。データがなかなか集まらない、データ収集後のシート入力作業に2営業日以上かかる等、月初には膨大な時間を要していました。ーエクセル管理ということで、スプレッドシートがすごいボリュームになりそうですね・・・。山口さん:そうなんです。企業ごとにシートがあるので、クライアント様が増えると管理すべきシートも増えます。企業ごとにステータスが異なるので、いちいち担当者に状況を確認したり、催促したりの連絡がまた大変で。一行間違えて違う担当者が承認してしまったり、誤ってデータを消してしまったりなど、エクセル上の事故が起きてしまうこともありました。ーだいたい何名くらいでシートを管理しているのですか?山口さん:主に、営業メンバーの13名と管理担当2名の計15名です。月初に一斉に更新するのですが、エクセルが重くてなかなか開かないといったことも珍しくありません。なると、更新作業は滞ってしまいます。ー営業メンバー13名で膨大な経理事務を受け持つとなると、各担当の負担は相当のものになりそうですね。山口さん:その通りです。請求書が欲しいクライアント様への対応もあったりして。なると、月初は確実に休めませんし、残業や休日出勤は当たり前でした。管理については、実際のところ、稼働者数100名あたりからもう結構大変な状態になっていたと思いますね。それでも何とか回っていたのは、経理担当の者が1人でめちゃめちゃ働いていたからです。今後サービス拡大に伴いさらに事務処理負担が増えていくこと、担当者の入れ替えがあることを想定すれば、個人に頼る運用では限界がくる日も近いんじゃないかと常に感じていました。」を導入いただいたのですよね。山口さん:そうですね。派遣の活用なども検討したのですが、業務の性質上分業しづらかったり、月初だけ頼める派遣が見つからなかったりと、なかなか難しかったです。IEYASU以外の請求書作成ツールについても調べてみたのですが、清算単位が一律で、クライアントごとの設定ができないものがほとんどでした。ー派遣の場合、業務量が増えれば、さらなる増員を考えなければならない点もネックになりそうです。IEYASU導入の決め手となったのは「クライアント単位での設定が可能だったこと」ということですね。山口さん:弊社には色々なクライアントがおり、契約ルールがそれぞれ異なります。IEYASU以外に見つけられませんでした。自社でシステムを作ることも検討しましたが、開発費は少なく見積もっても1,000万円はかかり、開発のためのリソースも十分に確保できない。IEYASUさんでした。ー「勤怠データから請求が自動でできる」という機能も、おそらくIEYASUならではかと思いますが。山口さん:そうですね、勤怠と請求書が直結するツールはあまりないので、重宝しています。」ならではですね!SES契約は基本的に客先常駐のため、請求書作成ツールには、交通費や宿泊費などの諸経費の発生が想定されていないものが多いですからね。今後は「請求書の発送機能」がつくとのことで、ますますのバージョンアップを期待しています。IEYASUの導入で、5営業日以上かかっていた作業を2営業日まで削減できそうです。当初目標であった「月次会計を10営業日で締める」という目標達成にも、大きく近づくと思います。IEYASUのおかげで今後は事務処理に追われることがなくなるはずです。本業である営業業務に月初からとりかかることができるようになれば、売上の促進にもつながっていくものと考えています。IEYASUの導入によって、業務効率化が実現されたということですね!山口さん:その通りです。忙殺されて事業促進のために必要な時間を確保できない」という典型的な失敗パターンをたどる会社をいくつも見てきましたから。IEYASUを導入したことで、事務作業時間の大幅削減を実現しました。今後ますますの事業成長に手ごたえを感じています。IEYASU導入による意外なメリットも山口さん:稼働者の勤怠の状況をリアルタイムに把握できるようになったことで、トラブルが起こりそうな案件に対して事前に対処できるようになりました。個々の遅刻や欠勤の状況を随時確認できるので、欠勤が見られたらすぐにフォローなど迅速に対応できます。それぞれの稼働者に営業担当者がつくにしても、いつでも会えるわけではありません。一方で、稼働者、特に働き始めの人に対してはこまめなケアが必要なので、状況をリアルタイムで把握できるのはありがたいです。ー客先勤務のSES契約では、顔が見えないからこそ、働く人の状況把握は重要ですよね。派遣版でもリクエストが多くありますが、今後は出勤時にその日のコンディションや業務量の状況を登録できるボタンを開発予定ですので、ご活用いただければと思います。IEYASU導入のおかげで手間を省くことができています。PDFで出力し、責任者に印鑑をもらってスキャンして、といった作業がありますが、それが煩わしいと思うので。責任者が海外出張に出てしまえば長期間印鑑をもらえず、業務が滞ってしまいます。ー今後早急に開発を進めていきたいと思います!最後に、これまでの御社同様、毎月の事務処理に疲弊するSES会社の管理者の皆さんに向けて、メッセージをお願いします。IEYASUを導入して、今すぐ月初の事務作業から解放されましょう!10名、20名を担当する管理者であれば、月初の事務処理に1〜2時間はかかっているのではないでしょうか。この時間を本業に充てることができれば、事業成長はさらに加速するはずです。正確さとスピードを求められる経理事務を人の手で行うなら、常にミスの心配に怯えなければなりません。担当者にとっては、これがかなりのストレスになるんですよね。IEYASUでは、請求書の自動発行が「人数×500円」と、規模の小さなSES会社でも導入しやすい料金体系です。試してみて「使わない」ということであれば、解約も気軽にできます。IEYASUを活用すれば比較的シンプルにシステム化ができるので、業務の“見える化”に貢献してくれることも大きなポイントですね。IEYASUを基準にしたフローを採用することで、どんな会社においても、最も効率良く業務を遂行することができるようになると思います。IEYASUの活用がベストプラクティスの共有につながる、ということですね。IEYASU契約・請求管理は今後もさらにバージョンアップを重ねていきますので、どうぞご期待ください。毎週開催、ハーモス勤怠がまるわかり!参加予約はこちらからその他の導入事例エム・デー・ビー株式会社お客様ごとに異なる勤務時間でも、勤務区分を設けることで対応。有給や時間外の申請もできてペーパーレス化を実現。KTS株式会社9割の工数を削減。ライフサポートサービス株式会社DXの取り組みとしてペーパーレス100%を実現。複雑な勤務形態でも自動集計により業務が楽に。システムとのAPI連携によって従業員の勤怠場所の把握を実現。シンプルで分かりやすい「ハーモス勤怠」はマニュアル要らずで簡単に設定できるため、診療後の時間を使ってスムーズに導入・運用開始できた。株式会社ケイ・エム・ディ・エスIT部門がなくても、ハーモス勤怠ならAPIを使ってシステム連携が簡単。非技術者が「Teams打刻」を開発し、働き方改革・DXへの一歩目を踏み出した。ランサーズエージェンシー株式会社エージェントならではの悩みを「ハーモス勤怠」が解決。大幅な業務効率化だけでなく、フリーランスの稼働状況を把握することでクライアントとのトラブル回避にも貢献。株式会社E&W制作会社の働き方改革を「ハーモス勤怠」で実現。労働時間の可視化により仕事への意識改善。工数管理機能によって、番組の人件費管理も簡単に。脱タイムカードを実現。正社員だけでなく嘱託社員や契約社員、パートアルバイトまで、「ハーモス勤怠」を導入することで従業員の働き方ニーズに対応した。株式会社Hajimari事業拡大と共に増える「月初の請求書作成」。SES会社ならではの課題だが、属人化を打破するために「ハーモス勤怠」を導入。効率化だけでなく稼働状況の把握からトラブルの未然回避にも成功。/新卒採用をご検討中の企業様向け法人・審査制M&AマッチングサイトM&Aサクシード。