ITについて、初心者の方にも「わかりやすい」をモットーに解説していきます。今回は経理部門のDX(デジタル・トランスフォーメーション)の一環として、よく話題に上がる「ペーパーレス化」について解説を進めていきます。ついて解説をしていきます。紙での保存が求められる国税関係帳簿書類について、電子データでの保存を認める法律のことをいいます。実はかなり古くからある法律なのですが、最近急速に改正が進み、電子化を進める企業が増えてきています。分厚いファイルから過去の書類を探すだけで一苦労なので、書類を電子化すると様々なメリットがありそうです。「書類の電子化(ペーパーレス化)」を進めることで、以下のようなメリットが見込めます。⇒事務用品、キャビネや倉庫等の保管コスト、作業時間の削減が期待できます。一方で、導入のためのコストや、ランニングコスト(システム費用等)が生じる点は留意が必要です。⇒データベース上で関連資料を見ることができるため、内部統制の観点からガバナンスの強化が期待できます。⇒紙資料の削減により、出社が必要な業務が減ることで、リモートワークの推進が期待できます。副次的な効果として、優秀な人材に向けてのアピールとなることも見込まれます。一口に「電子化」といっても、以下の2パターンでデータが保存されることになります。他者からもらった「領収書」や「請求書」はスキャンが必要なんですね。2020年の改正によって、他者から受領した電子取引データ(交通IC系の取引やQRコードの取引データ等)については、電子データによる保存が認められ、領収書等のスキャンは不要となりました。データの種類(改正後)電子取引データの保存が認められたことから、以下の3パターンとなりました。電子取引データ(交通系ICやバーコード決済の取引データ)(国税庁資料より抜粋)上図は以下のページより引用しております。適用するためには、複雑な要件があると聞いたことがあります。適用のためには、以下の2つの要件が求めれています。真実性:データが改ざんされないようにすること可視性:読みやすいようにすること、検索できるようにすること具体的には、タイムスタンプ(スキャンした日付のスタンプ)を付与する、バージョン管理を行う(データが上書きされないようにする)、解像度の高いスキャナーを使う(ガラケーはNG、スマホはOKのようなイメージ)、取引名や相手先等の情報を帳簿と紐づけるといったことが要求されています。理解のためにかみ砕いた表現にしていますので、詳細は国税庁のHPもご参照ください。謳っているソフトウェアを見たことがありますが、これらの要件を満たせるようなソフトのことを言っていたんですね。ソフトを使うことによって簡単に電子帳簿保存法を適用できれば良いのですが、今までは、業務プロセスもしっかりと整備しないといけなかったため、中小企業や個人事業主にはハードルが高かったんです。要件の緩和(2021年改正)電子帳簿保存法を適用するためには、非常に細かい要件(税務署の事前承認、XX日内にスキャンしないといけない、署名が必要、タイムスタンプが必須、チェック体制の整備、規程類の整備等)をクリアしないといけなかったため、大企業以外は導入が進んでいないという実態がありました。政府としては、中小企業等にもペーパーレス化を推進してほしいという思惑があったことから、2021年に改正が行われ、これらの各種要件が緩和されることになりました。そのため、今後は、中小企業や個人事業主の間でも導入が進んでいくことが予想されます。要件が緩和されるということは、以前よりもわかりやすい要件に変わっているということでもあります(まだまだややこしいので、さらにわかりやすい要件になっていくことを願います)。要件が緩和されれば、少しずつ中小企業や個人事業主でも導入が進んでいきそうですね。2021年の改正の内容について、以下のサイトが非常に参考になります。https://www.teamspirit.com/ja-jp/backoffice-navi/electronic-book-storage-act.htmlまた、国税庁のHPもあわせて見てみましょう。紙での保存が求められる国税関係帳簿書類について、電子データでの保存を認める法律のこと電子化を進めることにより、1コスト削減、2ガバナンスの強化、3リモートワークの推進といったメリットがある2021年に改正が行われ、各種要件が緩和されることになり、適用する中小企業や個人事業主が増えることが予想される最後に補足(電子帳簿保存法を略すと)電子帳簿保存法を略して「電帳法(でんちょうほう)」といいます。2023.01.06(番外編)公認会計士、育休をとる。ITといった分野は参考書こそあるものの、専門用語が多く、とっつきにくい分野と感じている方も多いと思います。本サイトでは、初心者の方でも気軽に学べるように「わかりやすい」を意識して解説をしていきたいと思っています。実務家の方向けの記事も書いておりますので、学習の参考にしていただけますと幸いです。ブログ村に参加しています。↓応援して頂けると嬉しいです。