Manager株式会社エヌアセットで不動産の仲介・管理業務を経験し、現在エヌアセットベトナムで不動産賃貸部門を担当しています。フォローするノウハウをベトナムで活かします。お部屋探しから、入居後のサポートまで、一貫してサービスを提供して参ります。タスク管理で使用しています。ー導入の経緯を教えてください。杉本氏:IVS様にkintoneの説明を受けた際に、低コストでの課題改善が見込めました。30日間の無料トライアルでkintoneの全機能を試すことができたため、導入後の具体的なイメージを持つことができました。ーどのような課題がありましたか?杉本氏:ツール間での連携が取れていなかったため、一元管理が難しい状態でした。案件の細かなやりとりをメールとチャットで行い、Excelでは確定事項のみを管理していたため、結果が分かってもプロセスを追えない状態となっていました。その結果、タスク漏れの発生や、トラブルが発生した際に過去の事例を参考にすることができないために、余計な工数が発生していました。タスク・契約期間など、これまでバラバラだった案件情報を一元管理できるようになったため、業務の抜け漏れが減りました。詳細ページ毎にチャット機能が備わっており、各案件のやりとりをこのチャット機能で行うことで、結果だけでなく、どのようなプロセスでその結果に至ったのか、詳細な流れを掴みやすくなりました。ー導入プロセスを教えてください。杉本氏:使用方法で不明点があればIVS社の担当者に相談し、アプリ作成自体は1人で行いました。トライアル期間の最初の2週間で叩き台となるアプリを作成し、その後は社内展開して運用しながらアプリに修正を加えていきました。社内展開後、新しく入社したスタッフは抵抗なく使ってくれましたが、既存社員はこれまでの方法が抜けなかったため、導入当初はなかなか使ってもらえませんでした。そのため、最初はこれまでの運用とkintoneでの運用を並行して行い、kintoneだけで運用するよう2ヵ月程言い続けて、kintoneでの運用を軌道に乗せることができました。ー最後に新しいツールの導入では、現地スタッフへ「便利だから使って」と言うだけではなかなか現状から脱却してもらうことは難しく、社内浸透させるためには辛抱強く言い続けるといった「強制力」が必要となります。このハードルがクリアされると、社内浸透後は情報が蓄積されるようになり、これまで追うことが難しかった業務を管理できるようになります。最初はなかなか使用してもらえず辛いかもしれませんが、継続して取り組むことが重要です。