一般的にAccessの使い方には大きく分けて2種類存在すると考えています。ひとつはツールとしての使い方、そしてもうひとつはシステムとしての使い方です。Accessのセミナーを受講すれば、Accessをツールとして使うことができますが、Accessを使えるるようになったからと言って、Accessでシステムを構築できるものではありません。Accessをどのように使うのか、そしてそのためにはどうすれば良いのか、Accessを効果的に使うための参考にしていただければと考えています。ツールとしての使い方Accessをツールとしての使い方としては数多くありますが、よく使われている方法として、Excelなどで管理しているデータをテーブルと言われる保管場所に格納して、データの抽出や集計などに便利なクエリと呼ばれる機能を使って、大量のデータの整合性を保ったり、データを分析するなどの業務を行うために使う方法があります。Accessはデータベースといわれるソフトで大量のデータを格納し、そして操作・分析するにはとても優れており、初心者の方でも簡単にマスターできるとても使いやすいソフトです。Excelに限界を感じたときに、代わりに対応できるソフトとしての使い方がよく使われるツールとしての使い方です。Accessには受発注業務や顧客管理など様々な業務をシステム化するという使い方も存在します。この使い方は、Accessの機能をマスターすれば、すぐにこの使い方ができるようになるものではありません。システムとしてAccessを使うとなれば、システム構築の概念が必要です。要件定義、テーブル設計、画面設計、プログラム設計などのシステム設計技術が必要になります。システム構築は業務をすべてシステムに定義しなれけばなりません。受発注システムを例にとると、月末に納品された商品に不良品が入っていて返品した場合、請求は行うのか行わないのかなど、通常ではあまり起こらない、イレギュラーな処理もすべて検討します。人間ならば、そのときの状況に応じて、最適な方法を瞬時に選択することができるのですが、システムの場合は、最適な方法をあらかじめ検討し、その対応方法を組み込みます。業務フローを確定し、管理するデータ項目や必要な機能、そしてデータの流れなど数多くの検討事項を検討しなればなりません。この数多くの検討事項の中から何を優先させ、そしてどのように設計するのかという作業はシステム会社の腕の見せどころです。上位のシステム会社になると、システム設計業務だけを自社で行い、プログラム開発などの下位と呼ばれる作業はパートナー企業に依頼する事も数多くあります。Accessをツールとして使えば、データの抽出や集計など日常の業務の効率が良くなりますが、システムとしてAccessを使うとなると、システム設計という専門的な技術が必要です。Accessをシステムとして使おうと考えるならば、やはり専門的な知識・ノウハウを有しているシステム会社に依頼することが、結果として費用や効率がよくなると考えています。