ユーザーを追加するだけで、そのユーザーは「メール」を使えるようになります。それだけでは足りません。組織(会社)が効果的にメールを使うために、管理者はいくつか設定を行っておく必要があります。今回はユーザー専用ではないメールについて触れようと思います。メールが個々のユーザー専用とは限らない共有メールボックスグループの共有スレッドリソースメールボックス最後にメールが個々のユーザー専用とは限らないメールは基本的に個々のユーザー専用です。それぞれメールアドレスとメールボックスを持っていて、他のユーザーから勝手に覗かれることはありません。ないメールもあります。これらのメールは組織の運営に欠かせないものです。共有メールボックスその名の通り共有されたメールボックスです。担当のユーザーなら誰でもメールを見ることができます。ホームページによく「問い合わせ先」のメールアドレスが載っていますよね。あれを作ることができます。して返信することもできます。送信済メールも共有され、他のユーザーが返信した内容を見ることができるようになる予定です。問い合わせに対し、誰がどこまで対応したのかいちいち確認しなくてもよいのです。アプリケーションでしか実現できません。OWA(Web版のOutlook)とは仕様が異なるようです。共有メールボックスは管理者にしか作れませんので管理者のお仕事です。グループの共有スレッド共有スレッドと言われても何のことだか分からないですよね。今はいわゆるメーリングリストだと思ってください。グループとは、簡単に言うと営業部やサッカーサークルのようなものです。ユーザーがメンバーとして参加します。グループのメールアドレスにメールを送信すると、参加メンバーに一斉にメールが送られます。グループにはメール以外にもたくさんの機能があります。グループは一般ユーザーも作ることができます。ような会社として必要なグループは、あらかじめ管理者が作るべきです。勝手に作られて同じものができてしまったり、統一感の無いグループになってしまいかねません。リソースは会議室や備品を指します。なんと会議室や備品がメールアドレスを持っているのです。いってもユーザーがそのメールアドレスにメールを送ることはありません。予定表で予定を登録する際、会議室や備品を予約するために使います。メールのイメージとは少し違いますね。これらリソースはあらかじめ作成しておく必要があります。管理者にしか作れませんので管理者のお仕事です。最後にユーザーがメールを使えるだけでは足りないことがお分かりいただけましたでしょうか?実は管理者がすべき設定はまだあります。メールを安全に使う仕組みがあらかじめ用意されています。次回はその仕組みと、管理者がすべき設定についてご紹介します。記事はアーザスでの導入事例が元になっております。IT関連のコンサルタントおよびご相談はこちらまでお願いいたします。法人様お問い合わせはこちら私たちアーザスは一緒に成長してくれるメンバーを随時募集しております!経験者はもちろん、新卒・未経験の方でも歓迎いたします!新卒採用ご希望の方はこちら中途採用ご希望の方はこちらこの記事を読んで興味を持っていただけましたら、下記のボタンからご購読をお願いします。DOGA管理人、ブロガーなどなど、色々やっている御老体です。難しい専門用語は使わず初心者に優しい投稿を心がけています。365などITについて「誰でもわかる」ような記事を公開しています。