方へご利用の流れ施設とサービスよくある質問コラムお問い合わせEnglishadmin2020年6月24日テレワークにおけるWeb会議の方法・ツール例や注意点を紹介テレワークを導入する上で、重要となってくるのがコミュニケーションツールや会議ツールの存在です。今回はテレワーク中のWeb会議をどのように行うかだけでなく、システムやツールの特徴、注意点などを詳しく解説していきます。テレワークにおけるWeb会議の有用性テレワークとは、遠隔を意味するteleと働くを意味するworkによる造語です。職場以外の場所で仕事を行うテレワークを導入する際に重要となるのが、コミュニケーションや会議、報告をおこなう手段の確保です。個人がバラバラに自宅で仕事を行っているだけでは連携が取れませんし、従業員が疎外感を感じてしまうこともあるでしょう。した事態を防ぐため、オンライン上で会議をおこなう手段がWeb会議です。Web会議を利用することで、テレワーク中でもネットワークを通じて複数の従業員と交流できるのです。テレワークでWeb会議を実施する主な方法インターネット回線とパソコンやスマートフォンなどの端末があればどこでも会議がおこなえるWeb会議には、大きく分けて2つの種類があります。クラウド型のシステムで実施クラウド型と分類されるのは、クラウドサービスを使用したWeb会議です。クラウドサービスとは、ユーザーにインターネット上でサービスを提供する手法のことで、特定のソフトウェアやハードウェアの導入が不要であることが特徴です。クラウドサービスでWeb会議を行うメリットは、提供している業者と契約をすればすぐに利用できることや、サーバー管理やセキュリティ対策もすべて提供業者が行ってくれるという点です。細かいカスタマイズが出来ないなどのデメリットもあります。オンプレミス型のシステムで実施オンプレミス型では、クラウド型と違って自社でサーバーを構築、管理しその中でWeb会議システムを運用していきます。サーバーを構築する費用や人員などがかかるため、初期投資費用がクラウド型よりも大きくなります。ノウハウがなかった場合は導入までの期間も長くなってしまうでしょう。クラウド型よりも拡張性に優れているほか、自社ネットワークで完結させた場合はネットワーク速度を安定させやすくなり、会議中のカクつきを減らせるなどのメリットもあります。外部に情報を共有しないので、情報流出などのリスクも減少できます。テレワークのWeb会議に利用できるツールの例テレワーク中にWeb会議を導入することになった際、どのツールを導入すればよいか迷っている方に向けて、それぞれのツールの特徴を紹介していきます。Communications社が提供しているWeb会議ツールです。どこからでも、どんな端末からでもWeb会議をおこなえるとしていて、基本のWindowsやMacOSからUbuntuやArchLinuxなど幅広いOSに対応しています。ビデオ会議システム業界でのシェアも大きいツールです。多人数での会議も可能で、最大で1000人が同時接続できるようになっています。バーチャル背景機能なども実装されており、会議中に背景画像をアップロードした画像に変更することが可能で、多くの企業やサービスがこれに対応した画像を配布しています。ハングアウト世界最大級のIT企業であるGoogle社が無償で提供しているコミュニケーションツールがGoogleハングアウトです。最大10人で無料ビデオ通話ができるビデオハングアウトといった機能や、グループチャット機能が搭載されています。Googleハングアウトの利点となるのは、Google社が提供する他のクラウドサービスなどを並行して利用できる点です。遠く離れたところにいる従業員と共同で資料作りなどを行うことができます。うたっており、独自の技術による高音質化が特徴です。資料を共有できたりセキュリティ対策もしっかりしているなどの利点があります。テレワークでWeb会議を実施するときのポイントシステムやツールを導入した後も、テレワークでWeb会議を実施する前に確認したい注意点があります。会議を実施するための環境を整える一番の注意点となるのは環境です。マイクやヘッドホンなどの機材だけでなく、周囲の環境にも気を配る必要があるのです。自宅で行う場合には、音が漏れて近所迷惑になっていないかを確認し、子どもが突然写り込んでしまわないように事前に伝えておきましょう。背景を画像に変える方法も有効ですが、社外とのやり取りの際に背景が画像であったり生活感のある様子が見えると失礼になってしまいます。そのため、しっかりと環境を整えてから会議に臨むことが求められます。会話の進め方に気をつけるWeb会議は複数人でおこなうだけでなく、場合によっては画質や音質の遅延が発生するので、誰が意見を述べているのか不明瞭になる場合があります。そのため、誰が誰にどのような話をしているのかというのをはっきりとさせ、遅延があると感じた場合にはすぐにそれを伝えてやり取りの内容を明確にしましょう。セキュリティに注意する社外に情報が流出しないように、セキュリティ対策もしっかりとおこなう必要があります。ツール側のセキュリティ対策に依存せず、信頼度の低いアクセスポイントを利用しないなど、自分のPCでも最低限の対策をとるのがマナーです。テレワークのWeb会議もしやすい「ビジネスレジデンス」とは国内外の多くの企業が利用している賃貸サービスが「ビジネスレジデンス」です。同サービスは、都内のビジネスエリアを中心に高速インターネット回線と生活家電、インフラが整備された住居を貸し出しています。リモートワーク用住居としても用意されているので、テレワーク中のWeb会議にも参加しやすいおすすめのサービスです。失敗しやすいポイントも紹介マンスリーマンションの入居時に必要な準備とは?出張で住むときに必要なもの家賃10万円以内。家族や友人で広いお部屋に住もう。平日も週末も港区完結型。港区のマンスリーマンション少し刺激的な毎日になる。