日程が決まらないだけで場が壊れることもある「その日はダメです」ではダメです自分が一番忙しいと思ったら真っ先に日程を提案しよう日程調整はネットと好相性まとめ:「それが実現する条件」をまず考える日程が決まらないだけで場が壊れることもある数人の人たちで何かの日程調整をするときに、なかなか決まらないことってありますよね。あまりにも決まらないと、「それではまた連絡取り合いましょう」みたいな感じでお茶を濁して、振り返ればそれがその場の最後だった...なんていうことにもなりかねません。「月末が近づくと難しいです...」こんな風に、ダメな日や条件を言ったり、曖昧な言い方をするのは、良い方法ではありません。これだけで場のエネルギーを下げます。場のエネルギーが下がっても、だれも得をしません。「私は26日の夜ならOKです!」こんな風に、希望する候補日時をはっきり言うのが一番です。中でも候補日が限られた忙しい人が、率先して言います。自分が一番忙しいと思ったら真っ先に日程を提案しよう忙しい人は、真っ先に希望日時(候補日時)を提案しましょう。困るのは、忙しいのに黙っていて、出てきた日時に「NO」を言い続ける人です。悪気はないのかもしれませんが、エネルギーが下がるだけでなく、無駄な時間もかかります。忙しいなら避けた方がいいですね。候補日時が限定されている人が提案する方が効率的です。自分が忙しいなら、率先して候補日を言う。忙しそうな人にまず言ってもらうようにしましょう。日程調整は、ネットを使う方が効率的な場合があります。全員がそこにいるならその場でやるべきですが、そうでないならメールやネット上の調整ツールを活用しましょう。◇調整さんhttps://chouseisan.com/◇LINEスケジュールhttps://schedule.line.me/Facebookのアンケート機能は、日程調整にも活用出来ます。数名の人の日程を、メールなどで調整する場合、注意点があります。事務局的な調整役の人の仕切り方が重要です。こんなお願いをされることがあります。言って、とても困ります。空いている日時をすべて書くのも手間がかかりますし、書いたところでどんどん埋まっていきます。それらの日程をいつまでもキープしておくことなど出来ません。おおざっぱに都合を聞いて、その上で調整役が、有効そうな候補日時を絞り込んで、複数用意しましょう。その際には、下記の2つの日時を忘れずに知らせます。文例にすると、こんな感じです。《10月20日~25日、11月の10日~15日の午後で、2時間以上の枠で可能な日時をお知らせください。明後日(7月27日)の正午までにご返信ください。遅くとも28日の朝一番迄に決定をお知らせします。》こういうメールをもらうと、「お、出来るな」とも思いますし、同時に「ちゃんと期日までに返信しよう」と思えます。したコツですが、こういうときの返信〆切は、短く設定します。「せかして入力してもらうのは申し訳ない...」こんな風に考える人が多いのですが、それは「自分の気持ち」です。「相手への配慮」を考えると、別の判断が出来るはず。候補日程をキープしてもらう期間が短縮されますし、再度日程調整をお願いする確率も下がります。普段からメールの返信が遅い方には、一斉にメールを送信した時点で確認の電話を入れるのもありですね。まとめ:「それが実現する条件」をまず考える・自分の希望を提案する・ダメな条件ではなく、可能になる条件を言うこのことの意義は、日程調整に限りません。企画などの際に「ダメな条件ではなく可能な条件を言う」というようなことはよく言われていますが、日程調整においてそれが出来ないとなると、たぶん普段も出来ません。自分の意見を言わずに、相手の意見ばかり尋ねたり、そこにいない人の意見や希望を予測したり...。いう態度は、相手への配慮ではなく、じつは自分の気持ちを優先しているだけです。いずれも、場の混乱要因になります。「私はこうしたいです。「こうすれば可能になると思います。みなさんは?」が基本。自分の意見を述べ、相手の意見も求めます。たかが日程調整、されど日程調整。集まれると集まれないでは、展開が大きく変わります。楽しく、気持ちよく決めたいものです。書き下ろした記事を掲載しています。このメルマガでは長田が講師をつとめる講座の情報、れんげ舎主催「場づくりクラス」の募集情報がどこよりも早くご覧いただけます。*購読解除もご自身で簡単に行えます。「本当の自分で生きる」ことに人生をかけて実践してきた長田英史が、ありのままの自分のままで世界とつながり、豊かな人生を送る方法を発信しています。