2021.09.27Googleフォームを窓口として利用する場合、基本的にメール通知はGoogleフォームと紐づいた「Gmail」に送信されます。自社で利用するアドレスがGmail以外だった場合、下記のようなリスクが発生します。本コラム記事では、Googleフォームの「通知設定方法4種類」「Gmail以外で通知をもらう方法」「メール通知が来ないときの対処法」について紹介します。関連記事Googleフォームの使い方については、以下のコラム記事で解説中です。Gmailアドレス以外にメール通知が届く(制限あり)Googleフォームのメール通知方法は4つあります。各方法によって特徴がことなるので、下記内容を参考に自社の体制にあったメール通知方法を選定しましょう。Googleフォームの通知機能を利用Googleフォームの通知機能を利用すると、Googleフォームと紐づいているGmailアドレス宛にメール通知が届きます。簡単に設定ができる通知方法ですが「社内アドレスがGmailではないケース」には不向きの通知設定です。Googleスプレッドシート上で通知を受け取るGoogleフォームに回答があったときに、Googleスプレッドシート上で通知を受け取ることができます。GoogleフォームとGoogleスプレッドシートがリンクしている場合、回答があるとデータが自動でスプレッドシートに反映されます。スプレッドシートが更新されたときに、メールにて通知を受け取る仕組みとなります。こちらの方法もGmailアドレス宛にメール通知が届くので「Googleフォームの通知機能」とあわせて利用する補助的な通知として覚えておきましょう。Script(GAS)でも、メール通知が受け取れます。Scriptは、Googleフォーム上でプログラム作成できるサービスです。「Googleフォームが送信されたときにメール通知を送る」というプログラミングを作成することで通知が受け取れます。Scriptは、Gmail以外からもメール通知が受け取れるメリットがあります。複数のメールアドレス指定もできるので、今回紹介するメール通知方法の中では、一番おすすめできる方法です。設定方法については、コラム記事の後半で詳しく紹介しています。Googleフォーム用のアドオンを利用するGoogleフォーム用のアドオンでも、メール通知を受け取ることができます。ここでいうアドオンとは、Googleフォームを拡張するための「プラグイン」です。Forms」というアドオンを活用すれば、メール通知設定だけではなく、自動返信メールのカスタマイズも同時に実装できます。通知設定に関しては「Gmail以外のアドレス指定」「複数のアドレス設定」に対応しているだけではなく「タブレット」「スマートフォン」に直接通知を送信することもできます。無料プランの場合には「1日20通まで」の通知しか受け取れないので、注意が必要です。Googleフォームの通知機能の設定方法Googleフォームの通知機能の設定手順を紹介します。出典:Googleフォームはじめに、Googleフォーム上の通知設定手順を紹介します。メール通知を受け取りたいフォームのタブから「回答」→「メニュー(...)」と選択します。出典:Googleフォーム「メニュー」にある「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択します。出典:GoogleフォームGoogleフォームのプレビューから回答を送信します。出典:GmailGmailにメール通知が届いていれば完了です。Googleスプレッドシート上で通知を受け取る方法Googleスプレッドシート上で通知を受け取る設定手順を紹介します。出典:Googleフォームはじめに、メール通知を受け取りたいフォームのタブから「回答」を開いて、Googleスプレッドシートのアイコンを選択してGoogleフォームとリンクさせましょう。出典:Googleスプレッドシートスプレッドシートから「ツール」→「通知ツール」を選択します。出典:Googleスプレッドシート通知ルールを設定します。「ユーザーがフォームを送信したとき」と「メール-その都度」を選択して保存しましょう。出典:GoogleフォームGoogleフォームの画面右上にある目のようなアイコン(プレビュー)から回答を送信します。出典:GmailGmailにメール通知が届いていれば完了です。Scriptでのメール通知設定の手順を紹介します。出典:Googleフォームメール通知を受け取りたいGoogleフォームを立ち上げて「メニュー(...)」→「スクリプトエディタ」を選択します。Scriptコード編集画面が立ち上がるので一度、上記画像のようにコードが何も書かれていない状態にしてください。Scriptに貼り付けます。"以下のお問合せがありました。body:body});}コードを貼り付けたら、下記テキストを編集して保存してください。Scriptを使った設定方法では、メールアドレスをカンマで区切れば複数のメール通知も可能です。“○○@test.com,△△@test.com”;」のように7行目のコードを編集してみましょう。Scriptの左側のメニューからアイコンの「トリガー」を選択して「トリガー追加」を選択してください。Scriptイベントの種類選択を「フォーム送信時」にします。それ以外は変更せず、最後に「保存」しましょう。出典:GoogleフォームGoogleフォームに戻り、画面右上にある目のアイコン(プレビュー)を選択し、フォームを送信します。出典:Outlook設定したメールアドレスの通知が届いていれば完了です。Googleフォーム用のアドオンでメール通知を受け取る方法アドオンを使ってGoogleフォームでメール通知を受け取る手順を紹介します。出典:GoogleフォームGoogleフォーム用のアドオンを利用して通知を受け取る場合は、Googleフォームの画面右上にあるメニュー(...)から「アドオン」を選択します。Notifications」を検索して、アドオンを追加しましょう。Forms」を立ち上げます。Notifications」を選択します。Notify」に通知したいメールアドレスを入力します。その他の項目は、主に自動返信メール設定の内容となります。詳細は下記の通りです。RULE」を選択しましょう。出典:GoogleフォームGoogleフォームの画面右上にある目のアイコン(プレビュー)を選択し、回答を送信します。メールの設定方法については、以下のコラム記事をご覧ください。最後に、Googleフォームからメール通知が来ないときの対処法を3つ紹介します。設定したメールアドレスの確認メール通知が来ないときは、設定したメールアドレスに間違いがないか確認しましょう。Scriptを使用して通知設定をしている場合、スペルミスが起こりやすいので注意が必要です。出典:Googleフォームまた、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートで通知設定をしている場合は、画面右上のアイコンから自身の「Googleアカウント」を確認しましょう。Googleアカウントによってアドレスがことなるので、通知を確認するアカウントが間違っている可能性もあります。メールアドレスの受信設定を確認するメール通知が来ないときは、メールアドレスの受信設定の確認も必要です。Gmail以外にメール通知を送ると、メインの受信ボックスではなく迷惑メールフォルダに通知が届くケースもあります。Googleフォームからの受信許可をメールサービス側から設定しておきましょう。複数の通知設定を併用するメール通知が来ないときは、複数の通知設定の併用がおすすめです。今回紹介した4つの方法を併用すれば、どこからでもメール通知が届かないということはないでしょう。GmailとGmail以外2つのメールアドレスの通知設定をしておけば、回答があったときにすぐ対応できます。まとめGoogleフォームのメール通知方法4選を紹介しました。Googleフォームからメール通知を受け取るには、下記4つの方法があります。Scriptを利用するGoogleフォーム用のアドオンを利用するメールの通知設定を行って、業務効率化を目指しましょう。美容業まずは無料でご相談ください。