相手に失礼のない立ち振る舞いや、上司への「報連相」は社会人の基本中の基本。そこを疎かにしたままでは、常識を疑われ、「この人は仕事ができない人なのかも」と悪い印象を与えてしまいます。年間200以上の研修で講師を務める田畑美絵さんに、「この人なら大丈夫」と信頼されるためのスキルを伺いました。連載第1回は「メール」編です。1.相手の立場になってメールするメールは相手の立場に立ち、意図をはっきり書くことが大事です。私の経験をひとつの例として考えてみましょう。ある研修の講師を頼まれ、主催者側から事前に用意すべきものをメールで聞かれました。そこで私は「テーブル1つにペットボトルをひとつ」と頼んだのですが、それに対して先方から不思議なメールが返ってきたのです。「ペットボトルでよろしかったでしょうか」と。いう意味かと送信済みのメールの文面を見て、自分が「ペットボトル」とすべきところを「ポットボトル」と打ち間違えていたことに気づきました。打ち間違えた私が悪いのですが、「ペットボトルでよろしかったでしょうか」では相手(今回の場合は私)が混乱するだけ。「『ポットボトル』とありますが、これは『ペットボトル』との認識でよろしいでしょうか」などと書くべきでしょう。「ペットボトル」と書いたつもりでいる相手に「ペットボトルでよろしかったでしょうか」では意図が伝わりません。思いやりにかけたメールと思われてしまいます。「よろしかったでしょうか」という表現も気になります。本来は過去形ではなく「よろしいでしょうか」とすべきところ。ファミレスやコンビニなどで使われている文法的に誤った日本語を「ファミコン用語」と呼ぶことがありますが、「よろしかったでしょうか」はその典型的な例です。ほかには「~のほう」「(金額)になります」なども使わないようにしましょう。最近は何でも婉曲的にいえば丁寧になると考える人が多いようですが、日本語としては間違っており、話し言葉ならまだしも、メールでは何度もその"失敗"を読み返されることになってしまいます。2.メールは簡潔に、さりげなく気遣いをビジネスメールはいわば「電子化された手紙」ですが、投函する手紙との大きな違いはその即時性です。そのため、ビジネス文書やビジネスレターのように丁寧にきっちり書く必要はありません。そもそもメールが使われ始めたころは、今とは違い通信料が高く、1文字いくらで料金が計算(携帯電話の場合はバケット料金、パソコン等の場合はデータ量に応じた通信料)されたものです。受信側にも料金がかかったことから「メールは短めに」はマナーとして定着しています。簡潔さを第一に考えましょう。いえ、要件のみではあまりに素っ気なく、特に社外の人との関係が深まりません。相手を気遣う文をさらっと入れてみてはどうでしょうか。「お世話になっております」の後に「先日はお時間をいただきましてありがとうございました」とお礼の言葉を入れる、リスケがあった場合には「その後おかげんいかがですか」と相手を気遣う。メールの最後を「暑い日が続いておりますが、どうぞご自愛ください」といった言葉で締めるのも印象アップに効果的です。3.最初の2、3回は肩書を入れるメールの最初には宛名として、相手の肩書や名前を書きますが、何度もやりとりをする相手なら、途中で名前のみに変えても問題ありません。肩書が必要なのは、目安として最初の2、3回のメールです。その後1年ほど連絡を取ってなかったというような場合には、改めて肩書を書いたほうが無難です。宛名を「様」とするか「さま」とするかで迷う人もいるようですが、あまり気にする必要はありません。メールの文面に関しては、漢字とひらがなを適度にミックスした方が読みやすいといわれています。「宜しく御願い致します」よりも「よろしくお願い致します」の方が読みやすく感じませんか。その考え方でいくなら、名前が漢字なら「さま」とひらがなにし、「のりこ」などひらがなの場合は「様」とするのもいいでしょう。「さま」より「様」のほうが正式な感じがし、「さま」には親しみを感じるという意見もありますが、相手が「様」と書いてきたらこちらも「様」に、「さま」だったらこちらも「さま」にと、相手に合わせる気遣いが大切です。4.ひとつのメールで話を完結させる最近はスマホメールやLINEを使う機会が増えているため、ビジネスメールも同じ感覚で送ってしまう人が多いようです。前述の通り、ビジネスメールはだらだら長い文章を書いてはいけません。基本パソコンで見るものですから、適宜改行するなどして読みやすいように工夫しましょう。やむをえず電車の中からスマホでメールを打つときにも、パソコン画面で見やすいようにして送るようにしてください。LINEのように細かくやり取りすることに慣れていることから、ひとつのメールで要件をすませることを意識しない人が増えています。「お時間いただけますか」だけでピコっと送信してしまうから、相手は「いいですよ」と返してくる。そのあとも「9月30日はどうですか」「その日はちょっと......」「では10月1日は?」と何度もやりとりすると、もはやメールではなくチャット状態に陥ってしまい、相手の時間を奪うことにもなってしまいます。ビジネスの相手は友達ではありませんから、LINEとメールはしっかり使いわけましょう。打ち合わせの連絡であれば、「~について打ち合わせを行いたいのがいかがでしょうか」とした後に、日時をいくつか並べ「ご都合のよい時間はございますか」と尋ねれば、ひとつのメールに要件は収まります。入社し、人事・教育部門にて、新入社員(新卒・中途・アルバイト)研修や階層別研修のカリキュラム作成、トレーナー実務、トレーナー育成に携わり、1万人以上の受講者を数える。トータルサポートをおこなうNewtyを創業。その後まもなく、社員教育をおこなう株式会社ディプレの執行役員として就任。中心に年間約200講座を担当している。転職を検討中の方へ※マイナビエージェントへはじめての転職活動の進め方20代での転職成功ガイドアーカイブ2023年2023年5月2023年4月2023年3月2023年2月2023年1月2022年2022年12月2022年11月2022年10月2022年9月2022年8月2022年7月2022年6月2022年5月2022年4月2022年3月2022年2月2022年1月2021年2021年12月2021年11月2021年10月2021年9月2021年8月2021年7月2021年6月2021年5月2021年4月2021年3月2021年2月2021年1月2020年2020年12月2020年11月2020年10月2020年9月2020年8月2020年7月2020年6月2020年5月2020年4月2020年3月2020年2月2020年1月2019年2019年12月2019年11月2019年10月2019年9月2019年8月2019年7月2019年6月2019年5月2019年4月2019年3月2019年2月2019年1月2018年2018年12月2018年11月2018年10月2018年9月2018年8月2018年7月2018年6月2018年5月2018年3月2018年2月2018年1月2017年2017年12月2017年11月2017年10月2017年9月2017年8月2017年7月2017年6月2017年5月2017年4月2017年3月2017年2月2017年1月2016年2016年12月2016年11月CANVASとは学生までの教えてくれる人がいる環境から、教科書のない、答えを教えてくれる人がなかなかいない環境に入るのが社会人といえるかもしれません。「CANVAS」は答えを教えてくれる先生のように、20代・30代の社会人の「知りたい」に応えるメディアです。Corporation。