2021.04.13こんな経験ありませんか?メールの返信期限が近いのに何の音沙汰もない上司がいつも忙しそうで、小さい業務の方針決定を催促するのが申し訳ないいつも自分より残業している先輩に、メールの返信を催促するのがしのびないでも自分には権限が無いので決めてもらわないと仕事が進められなくてモヤモヤ...特に入社してまだ日が浅い方や、フリーランス独立したばかりで取引先と揉めたくない方に多いかと思います。私も社会人経験が浅いころや、転職後新しい職場に馴染めていない頃同じような経験をしました。そんな私が、今では多くのリマインド(催促)をこなしつつ、良好な人間関係を保ちながらフリーランス秘書としてお仕事している、そのコツを皆さんにご紹介したいと思います。基本は日ごろのコミュニケーション1事前に対策しておく2メール文面は柔らかく3ツールを使い分ける4それでもだめなら直接コンタクトを取る裏技まとめどんな時にリマインド(催促)が必要?出欠確認などのリマインド歓送迎会やセミナー開催時など、締め切り間際で出欠確認が取れていないような場合には、その参加の可否を求めるリマインドが必要になります。上司へのリマインド社会に出ると様々な人が居ます。タスク処理についても、自分でツールなどを使いきっちりこなしていく人もいれば、頭の中だけで整理するタイプの人もいます。頭の中で整理するタイプの場合、タスクに抜けやもれが発生することも少なくありません。それが重要なタスクであるにしろ、そうでない些細なものだとしても、その人の責任・権限で決定をしなければいけないようなタスクは、勝手に進めるわけには行きません。「これ忘れているかも」「今日中に決めてもらわないと他部署が待っているし...」というような場合、たとえ相手が上司でもリマインドが必要になってきます。取引先へのリマインド納期の確認や、重要な会議のアポイントの場合には念のため前日に出席者全員にリマインドを送る場合もあります。請求した費用の入金確認が取れない場合には督促のリマインドが必要になる場合もあります。止まっているのは誰のタスクですか?「相手が忙しそう」という理由で、リマインドを躊躇してしまう人も多いのではないでしょうか。あなたが待っているその返事は「相手のタスク」であり、「あなたがリマインドしない=相手のタスクが残り続けてしまう」という状態になっていることに気が付きませんか?特に忙しいオーラを放っている人に対しては、周りのみんなが同じ行動をしてしまいます。すると、その「忙しい人」の「残っているタスク」は誰もリマインドせずにずっと残ってしまっている状態になります。そのタスクが積み重なり、「いつも忙しい人」が生まれてしまうのです。相手の事を想い『リマインドする』ということも、あなたの重要なタスクである、という意識をもつことが大切です。机の上は片付いていた方が仕事がしやすいたとえ優先度が低い小さなタスクでも、常に机の上は片付いていた方が仕事は捗りますよね。見方を変えると、小さく細々したタスクを手早く片付けてしまった方が、重要なタスクを処理する際に集中して取り組むことができるのです。リマインド(催促)のタイミングリマインドは可能な限り「期日の前日まで」に行うようにしましょう。期日当日になってからでは軌道修正が間に合わずに、周りへの被害が広がってしまう場合があります。入金については、日付指定をしている場合がありますので(月末指定など)入金予定日に確認が取れなかったら督促する、といったルールをあらかじめ決めておくことをオススメします。ポイント自分が急いでいないときに相手の事を思いやり、『期日だけれど急いでいないから』という理由でリマインドをしない選択はナンセンスです。これが2回3回と続くと、「この人は遅れても良い人」という認定をされてしまいます。基本的に人はリマインドされたくない生き物ですので、「この人は期日過ぎるとすぐリマインドしてくるから早く返事してしまおう」と思われていた方が、スムーズに仕事が進みますよ。基本は日ごろのコミュニケーションリマインドに限らずですが、人とのやり取りにおいては日頃のコミュニケーションでの信頼関係が大切です。そこで相手がどんなタイプの人か、何が忙しいのかを把握しておくと、リマインドやメール連絡などを行う際に対策がグッと立てやすくなります。〇日までにお返事いただけない場合には、欠席ということで進めさせていただきます。いう一文があれば、期日までに返事が返ってこない人=欠席という扱いができます。ひとりひとり確認する手間が省け、気持ちが楽になりますね。フォローとして、締め切り前日に再度『明日が締切ですよ』という内容のアナウンスをしておくとより親切です。会議の案内メールを送るとき・・・また期日の前日になりましたら、リマインドさせていただきますね。いう一文を添えておけば、堂々と前日にリマインドメールを送ることが出来ます。相手方からしても「自分が忘れてると思ってメールしてきたのか?」という感情を持たずに、業務的なメールとして受け取ることができます。会議設定以外の案件でも「この件につきまして、恐れ入りますが〇〇日までにご返信いただけますでしょうか」と事前に書いておくことで、指定の日付を過ぎた時にリマインドする(される)理由になります。2メール文面は柔らかくリマインドされる側の立場からすると、催促の内容は『自分を責めている』というイメージを持つ人も少なくありません。リマインドの目的は「返事をもらう」ことであり、相手を責めることではありません。言葉選びによってお互い不快な思いをしてしまわないよう、リマインドの際には責めるような文言は使わないようにしましょう。お忙しいところ失礼致します。〇日にお送りした〇〇についての件なのですが、その後いかがでしょうか?ご不明な点などありましたら遠慮なくおっしゃってくださいね。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。このような内容であれば、相手も過度にプレッシャーを受けることなく、受け取ってくれる場合が多いですよ。3ツールを使い分けるもし分かりにくい箇所などございましたら、お電話にて詳細ご説明することも可能ですので遠慮なくどうぞ。メールでのご返信が難しいようでしたら、お電話でも承りますので、ご一報いただけますと幸いです。人によってはメールを打つのがまどろっこしくて電話で話したいタイプの人も居ます。ひとこと添えて相手が返事しやすい雰囲気を作ってあげることも効果的です。4それでもだめなら直接コンタクトを取る最終的にはその場で答えがもらえる「通話」や「口頭」でコンタクトを取るのが最強です。通話や口頭は「相手の時間を選ばない」通信手段になりますので、常識的な時間に手短に。その場ですぐ回答できないようなものは、いつ頃お返事いただけるかを聞いて一度引き下がることも大事です。このあたりは要件の緊急性や相手の忙しさによって判断することになります。ポイント逆に大事な決定などを口頭で伝えてくる上司も居ます。いった場合には決定内容を後にメールで残しておくことが大事です。先ほどお申しつけいただいた内容ですが、念のためメールでもお送りさせていただきます。いう一文を冒頭に置き、認識に相違が無いよう、証拠が残る形で擦り合わせておきましょう。毎回は使えないのですがここぞ!という時に有効な裏技をご紹介します!メールの返事がない時、こちらから電話やチャットで〇月〇日の〇時頃に〇〇の内容のメールをお送りしたのですが、届いておりますでしょうか?実はその時間帯、メールサーバーの調子が悪かったようで一部送受信ができなかったメールがあるようでして。お手数ですがご確認いただけますでしょうか?こう言われるとほぼ100%相手はメールの存在を確認してくれます。その場で口頭で返答をもらえる場合もあります。後追いする側の気まずさをちょっとだけ緩和できる裏技でした^^ただし毎回は使えませんので、ここぞ!の見極めをお忘れなく。まとめ今回は秘書の仕事術ということで、リマインドのコツをお伝えしました。相手によって臨機応変にツールを変える自分からコンタクトを取る際には相手への配慮をお忘れなくリマインドは気持ち的にためらってしまう場面もあるかと思います。相手を責める姿勢ではなく『どうしたら返事がもらえるか』を考え、時にはツールを変えてみるなど、様々なアプローチでコミュニケーションを図ってみましょう。【秘書の仕事術】「お願いします」の言い方ひとつで仕事はもっと上手くいく!「どうしても今日中に終わらせてほしい」と思っている仕事があるとき、あなたはどのように相手に伝えますか?お互いに気持ちよく仕事をするうえで、知っておきたい2つの『頼み方のポイント』を解説します。【オンライン秘書】初めての会計ソフトどれにする?2023.01.032023.01.06#9フリーランス秘書はプロフェッショナルなゼネラリストを目指したい【stand.fm】2022.10.18#8フリーランス秘書、時間給で働く?月額で働く?【stand.fm】2022.07.132022.10.18#7フリーランス秘書の仕事ってこんな感じ【stand.fm】2022.07.13#6自分の軸を持つことの大切さ【stand.fm】2022.07.132022.10.13カテゴリーstand.fm9コラム3レビュー3秘書のお仕事5経理・お金のこと7フリーランス秘書(FP)ともまつ(松尾智美)推しの秘書をやってます!経理に強いフリーランス秘書として独立6年目。