社外とのやりとりに電話やメールではなく、手軽で効率的なビジネスチャットを導入する企業もあります。ビジネスチャットのメリットや注意点のほか、選ぶ際のポイントを紹介します。分で読むことができます取引先など社外の方とやりとりをする際に、電話やメールを利用している企業は一般的でしょう。最近では、より手軽で効率的な連絡手段として、ビジネスチャットを導入する企業も増えています。今回は、社外連絡にビジネスチャットを取り入れるメリットや、注意点について解説します。ビジネスチャットを選ぶ際のポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。ビジネスチャットで社外連絡をするメリット社外とのやりとりにビジネスチャットを取り入れれば、電話やメールにはないメリットが得られますが、具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、主なメリットをまとめました。メールよりも迅速にやりとりができるビジネスチャットは、メールと比べてカジュアルなやりとりがしやすい連絡手段といえます。メールでは必須の「件名」を省略できるほか、本文冒頭の「いつもお世話になっております」といった挨拶文なども省略できるのです。コミュニケーションが迅速化し、より手軽なやりとりが可能となることは、ビジネスチャットを導入するメリットのひとつといえるでしょう。セキュリティレベルが高いビジネスチャットツールには、グローバルスタンダードのセキュリティを備えたツールが多く、非常に高いセキュリティレベルを維持できます。ファイル共有などを伴うやりとりも、情報漏洩の不安を感じることなく利用できるのがメリットです。メッセージのやりとりの検索が簡単ビジネスチャットでは、カテゴリーごとにグループ分けをしたり、会話のテーマによってスレッドを立てたりできるため、後から見返した時にメッセージのやりとりを検索しやすい特徴があります。メールでも検索は可能ですが、さまざまな送信元のメールが入り交じった状態で検索するため、目的のメールが見つかるまでに時間を要することも少なくありません。検索性に優れており、必要な情報を探しやすい点はビジネスチャットの強みといえます。送信後でも編集ができるビジネスチャットでは、送信後もメッセージの編集・削除が可能です。メッセージを誤送信してしまった場合や、送信後に内容を修正・追加したい場合も、新たに訂正メッセージを送ることなく修正できます。メールの場合、送信済みのメールを編集・削除できませんので、これは大きなメリットといえるでしょう。社外とビジネスチャットでやりとりをするのは、メリットばかりではありません。注意するべき点をあらかじめ把握しておき、上手に運用していくことが大切です。共通のツールを導入する必要があるビジネスチャットを利用するには、送信側と受信側が同じツールを利用する必要があります。メールの場合は、メールソフト(メーラー)の種類によらずメッセージのやりとりができますが、ビジネスチャットの場合は、相手が利用しているツールと自社のツールが異なる場合、どちらかが、相手の会社に合わせて新たにツールを導入する必要があります。コミュニケーションが増える可能性がある気軽にやりとりができるというビジネスチャットのメリットは、不必要なコミュニケーションを誘発しやすいというデメリットにもなります。相手が取引先となると、届いたメッセージを放置するわけにはいきませんので、頻繁にメッセージのやりとりが発生する可能性も考慮しておく必要があるでしょう。社外連絡に使用するビジネスチャットツールを選ぶ際のポイント社外とのやりとりに使用するビジネスチャットには、どのようなツールが適しているのでしょうか。ビジネスチャットツールを選ぶ際のポイントを確認しておきましょう。取引先と共同で使ってもセキュリティを保持できるかやりとりをする相手が社内に限定されない場合、セキュリティを保持できるかどうかが重要なポイントとなります。メッセージは暗号化されているか、情報漏洩への対策は十分に講じられているかなど、セキュリティレベルを十分にチェックしておく必要があります。高いセキュリティを備えたツールを選び、自社のみならず取引先でのセキュリティガイドラインに抵触しないよう配慮することが大切です。リテラシーに合っているかツールの操作性や見やすさについても検討しておく必要があります。自社の従業員が部署を問わず使いこなせるか、操作方法が直感的に理解できるかといった点を重視してツールを選定することが重要です。やりとりをする社外の方にとって、操作が可能かどうかも考慮しておかなければなりません。リテラシーに合ったツールを選びましょう。機能とコストのバランスが合っているかツールに備わっている機能と、導入・運用に伴うコストのバランスが合っているかどうかも検証しておきましょう。チャット機能以外にウェブ会議などの機能を備えたツールを選ぶことで、ウェブ会議ツールの導入・運用コストを削減できる可能性があります。チャット以外の機能を十分に確認し、実際の利用シーンを想定しながらコストとのバランスを検討しておくのです。社外とのコミュニケーションに活用する主なメリットは、次のとおりです。多彩な機能が備わっており、幅広いシチュエーションで利用できます。一例として、下記のような機能を各種シーンで利用可能です。メッセージのやりとりができるグループチャット:チームやプロジェクト単位で複数名でのやりとりができるビデオ会議:相手の顔を見ながら音声と映像を通じたやりとりができるハドルミーティング:音声を使ったやりとりが簡単にできる例えば、チャットでのやりとりの中で「短時間でいいので直接話しながら確認したい」という場合は、チャットから直接ハドルミーティングへと移行できます。「資料を見ながら話したい」という場合、ビデオ会議で画面共有をしながら話すことも可能です。さまざまな機能をシチュエーションに応じて使い分けられれば、リモートワーク(テレワーク)などでもスムーズなコミュニケーションができます。パソコン以外にも、スマートフォンやタブレットで利用できます。選ばず活用しやすい点がメリットです。まちまちになるケースは少なくありません。導入すれば、社外とのやりとりも環境に依存しない運用が可能となります。グローバルスタンダードのセキュリティを備えています。はじめ、国際的なコンプライアンス監査および認証を得ています。特定の業界における規制のほか、国際的なセキュリティやデータプライバシー基準も満たしています。他社のサービスやビジネスツールとの連携も可能です。プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなどと組み合わせて活用することで、各種ツールのメリットをより高めてくれるでしょう。組み合わせて活用し、より効果的な業務効率化を実現できます。こんな方におすすめです。ご案内動画はこちら社外連絡にもビジネスチャットを活用して業務効率化を図ろう社外とのやりとりにおいては、迅速にコミュニケーションを図れる仕組みを整えておくことが重要といえるでしょう。そのためには、ビジネスチャットなどのツールの導入がおすすめです。ビジネスチャットは、お互いの業務効率を高めるだけでなく、より迅速にストレスなくやりとりをするうえで効果的なツールといえます。導入をぜひ検討してみてください。多彩な機能を活用すれば、社外との協働をより効率的に進められます。社外連絡をビジネスチャットで行うメリットは?社外とのやりとりにビジネスチャットを取り入れることで、メールよりも迅速にやりとりができるようになります。コミュニケーションが迅速化し、より手軽なやりとりが可能となることは、ビジネスチャットを導入するメリットのひとつと言えるでしょう。ビジネスチャットツールの多くは、グローバルスタンダードのセキュリティを備えているため、非常に高いセキュリティレベルを維持できます。ほかにも、ビジネスチャットは検索性に優れているため、必要な情報を探しやすい、送信後もメッセージの編集・削除が可能といったメリットがあります。社外連絡に利用するビジネスチャットを選ぶときに注目すべき点は?社外との連絡にビジネスチャットを利用する際には、まず、取引先と共同で使ってもセキュリティを保持できるのかという点に注目しましょう。メッセージは暗号化されているか、情報漏洩への対策は十分に講じられているかなど、セキュリティレベルを十分にチェックしておく必要があります。自社の従業員・取引先が使いこなせるかどうか、操作性の良さも重要です。ツールに備わっている機能と導入・運用に伴うコストのバランスが合っているかどうかもチェックしたいポイントです。助かります!ご意見ありがとうございました!了解です!ご意見ありがとうございました!うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。絵文字を使って楽しく仕事を進めることができます。ハドルミーティングを使用すると、オフィスでするような気軽なやり取りが音声通話やビデオ通話を通して簡単にできます。有料プランのハドルミーティングでは、複数人で画面を共有することもでき、よりスピーディな意思疎通が可能です。コラボレーション職場の生産性を向上させるには小さな生産性向上で、従業員エンゲージメント、研修、コミュニケーションに大きな効果がコラボレーション社内コミュニケーションの課題と効果ビジネスの成功には強力な社内コミュニケーション戦略が不可欠Escまずは無料でお試し。表示言語が変更されます。reserved.いずれの商標もそれぞれの所有者に帰属します。