2021.07.20「エンタープライズサーチのおすすめ製品が知りたい」「エンタープライズサーチはどうやって選べばいい?」。本記事は、このようなお悩みを抱える担当者の方に向けて、エンタープライズサーチのおすすめ製品や選び方を紹介します。エンタープライズサーチの導入を検討している方や、製品を比較したい方はぜひご覧ください。目次エンタープライズサーチとはエンタープライズサーチの4つの機能エンタープライズサーチの4つのメリットエンタープライズサーチの活用場面おすすめのエンタープライズサーチ製品8選エンタープライズサーチの3つの選び方まとめエンタープライズサーチとはエンタープライズサーチとは、企業内の情報を一括検索できるシステムのことです。ファイルサーバ、企業のWebサイト、OfficeやPDFファイルといったあらゆる企業内データを横断して検索します。インターネットのWeb検索を組み込んで、検索結果を統合表示することも可能です。求めている情報をパソコン上ですぐに探せるので、社内検索エンジンとしてだけでなく、データベースとしても活用されています。社内に蓄積された情報の中で埋もれている知識やノウハウを、誰でもスムーズに共有できます。そのため、社員教育の効率化にも役立つでしょう。エンタープライズサーチの4つの機能エンタープライズサーチの機能は、主に4つに分けられます。具体的にどんな機能や特徴があるのか、それぞれ見ていきましょう。1、多彩な検索方法エンタープライズサーチの主な機能の1つに、多彩な検索方法が挙げられます。代表的な検索方法5つの特徴を以下の表にまとめました。口語的な自然文や長文から、近似するドキュメントを検索。以上の検索機能を駆使して、エンタープライズサーチは正確な検索結果を表示します。2、サムネイル表示サムネイル表示とは、検索結果一覧に、検索したキーワードの前後の文章が表示される機能のことです。検索結果一覧にドキュメント名だけが並んでいるだけでは見づらいうえ、ファイルを1つずつ開いて中身を確認するのも手間です。した手間を削減するために、サムネイル表示が実装されています。サムネイル表示があれば、検索結果一覧からある程度中身を閲覧可能です。ファイルを開かずに目当ての情報を探せるので、作業効率が良くなります。3、セキュリティシステム社内のデータには、一部の部署や役職しか閲覧できない機密情報もあります。機密情報を守るために有効な「ユーザー認証」と「閲覧制限」といったセキュリティ機能が、エンタープライズサーチには搭載されています。システムを利用する際にユーザー認証を求めれば、部外者の利用や情報漏えいを防止できます。ファイルやフォルダごとに閲覧制限を設定できるので、機密性の高いデータは権限のあるユーザーしかアクセスできなくなります。4、運用管理エンタープライズサーチは、運用管理の面でも役立つ機能が備わっています。上記3つの機能を活用すれば、検索の利用状況を分析して、自社の状況に応じたシステムにアップグレードできるでしょう。以上が、エンタープライズサーチの主な機能となっています。作業効率の改善とセキュリティ強化に役立ちます。次はエンタープライズサーチのメリットについて、掘り下げて解説します。エンタープライズサーチの4つのメリットエンタープライズサーチのメリットは、4つあります。どのようなメリットなのか、それぞれ詳しく解説します。1、情報収集のムダを削減エンタープライズサーチを使えば、情報収集の時間短縮が可能です。インターネットのWeb検索と同じ感覚でデータを探せるので、すぐに必要な情報を見つけられます。資料やデータを探す時間が短縮されるだけでなく、情報管理の手間も減らせます。情報収集の無駄をなくせるので、業務効率がアップし、結果的に生産性向上につながるでしょう。2、スムーズな情報共有や管理エンタープライズサーチを用いることで、部署やチームごとに管理していた情報を、一括管理できます。他部署の担当に聞いたり、メールで確認したりといった工数を減らせるため、円滑に情報共有できるでしょう。不要な情報の管理も簡単になります。一定期間、開かれていないデータを管理者に通知する機能を使えば、こまめなファイルサーバの整理が可能に。情報の取捨選択を管理画面からおこなえるので、手間も最小限に抑えられます。3、システム導入しやすく運用も簡単システム導入のしやすさもメリットの1つ。エンタープライズサーチは、システムをインストールし、検索範囲を設定すればすぐに利用開始できます。サーバやファイルなどの検索範囲の設定も、柔軟なカスタマイズが可能です。実際にデータ検索するときも、Webブラウザの検索機能と同じように使えます。使用する際の特別な教育は必要ないので、円滑に運用できるでしょう。4、セキュリティ対策エンタープライズサーチの導入は、セキュリティ対策にもつながります。情報の保存形式や保管先がバラバラであれば、点在するすべての情報を適切に管理することは困難です。不適切な管理状態は、情報漏えいのリスクを高めます。情報漏えいのリスクを減らすために重要な要素が、情報の一括管理です。エンタープライズサーチで一括管理すれば、ユーザー認証や閲覧制限といった機能で、すべての情報をセキュアな環境で管理できます。以上、エンタープライズサーチには4つのメリットがあります。エンタープライズサーチには、具体的にどのような活用場面があるのでしょうか。企業内の情報検索に役立つエンタープライズサーチ。検索エンジンとしての利用の他にも、次のような活用場面があります。必要な情報に即座にアクセスできるため、さまざまな業務で活用できるでしょう。おすすめのエンタープライズサーチ製品8選おすすめのエンタープライズサーチ製品7選を紹介します。それぞれの製品にどのような特徴があるのか比較していきます。POINT価格:別途問い合わせ提供形態:クラウド対象従業員規模:全ての規模に対応2種類の検索機能を搭載したAIソリューション「AI-Brid」。特性の異なる2つのエンジンを同時に活用することで、あらゆる質問内容に対して効率よく的確に回答します。何千~何万のデータからでも自動で分類・高精度の検索を実現できる独自技術をもち、複数のツールから横断的かつ網羅的に検索できます。PDF・Word・Excel・Powerpoint・textをそのまま投入できるため、QAデータがなくても利用開始することが可能です。導入後の専任スタッフによるサポートメニューが充実しているのもポイント。運用後も同社の担当者がシステム構築の作業代行などを支援し、各企業に最適な提案をしてくれます。Search」は、それぞれの認証システムと連携しセキュリティを担保しながら、あちこちに保存された文書の横断検索を可能にする純国産の企業内検索エンジンです。オフィスワーカーは業務時間の3割を情報収集に費やしていると言われていますが、本製品では、この時間を短縮し本来の価値ある時間に変換するだけでなく、属人化しがちなナレッジの共有、資料の再利用率向上、コミュニケーションの活性化といった業務上の課題を解決することが可能になります。ハイパフォーマンスなエンタープライズサーチです。大容量のデータだけでなく、10GB・利用者10名の小規模利用にも対応。大容量の情報でも、AIによって難なく高速検索できます。見込め、業務効率化に貢献した導入実績があります。他にも、「情報探しの時間を10分から2〜3分に短縮」や「1ヶ月あたり30時間以上の効率化見込み」といった安定した評価を受けている製品です。カテゴリやデータの格納先から、探し方と検索条件を選べば、AIが自動的に検索結果を絞り込んでくれます。可能なエンタープライズサーチです。ファイルサーバに特化したシステムによる、高速検索が魅力です。新たに作成・更新されても、リアルタイムに反映し検索可能になります。各ファイルの画像サムネイルを検索結果一覧に表示。オプション機能で、DTPファイル形式、AutoCAD図面、SVGファイルのプレビュー表示にも対応できます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用可能。Webブラウザからアクセスするので、専用アプリは不要です。「ファイルめがね」は、独自の全文検索エンジンにより、業務の生産性向上を実現するエンタープライズサーチです。業務内でたまにしか検索機能を使わない方を想定して作られた、Webブラウザと似たインターフェースを採用しています。パソコン操作に慣れていない方でも、迷わず使えるツールです。よって、最適かつ高速な全文検索を実現しています。重要度や単語間の距離からファイルの表示順を決定します。した豊富な検索機能を用いて、正確な検索結果を提供してくれます。用意されており、小規模事業や部署単位のスモールスタートに向いたエンタープライズサーチです。官公庁の他にも大手企業やECサイト、研究機関への導入実績があります。複数のクローリング技術によるデータ収集と、独自のインデックスデータベースにより、快適な速度で正確な検索結果を導きます。