(スキャン)とは?実際の手順をご紹介スキャンするだけじゃないの!?書類の電子化の手順とは?書類の電子化とは、紙媒体の書類を画像形式(デジタル)データに変換することです。一般的には、スキャナ機器を用いてPDFファイル形式にします。原本は紛失や破損のリスクから保護し、保存の長期性を図れます。通常利用と、長期保存の両立ができます。実際にはスキャンをする前、そしてスキャンをした後も大切な作業があるのです。電子化作業の基本的な流れについてご紹介していきます。書類の電子化作業の流れ電子化を実施する場合、外部に委託する場合も、自社内で電子化を実施する場合も、必要な作業です。1.前作業スキャンできる状態にするための前作業を行います。付箋が必要な場合、書類は用紙にテープ留めを行います。用紙が折って収納されている場合は伸ばします。原稿に大判や、非破壊の原稿(製本された契約書など)がある場合は、スキャナを変更する必要があるため、バインダー情報と順序を記録します。原稿の状態によっては時間がかかる作業です。次に書類をスキャンして画像ファイルの作成をします。画像の解像度は適切か、他にもバインダーに綴じていた際の2穴をどうするかなど、スキャン仕様でキレイにスキャンができるか確認し実際のスキャンを実施します。ファイルのサイズの試算を行い、保存予定のファイルサーバー・クラウドなどの容量も確認します。書類に合ったスキャナを選択します。3.データ登録作業ファイル名やフォルダ名、タグ情報を登録します。(タグ情報は検索システムでも使用します)スキャンしたファイルは、検索できなければ活用できません。どのように検索したいのかを、先にお聞きして、フォルダ体系・ファイル名のご提案を有資格者が行っています。登録したファイル名・フォルダ名・タグ情報はリストでお渡ししています。あとで、変更したい場合(年度が先にしていたけど、書類の種類を先にしたいなど)も受付可能です。当社では、検索システムを納品時にスキャンファイルを登録してお渡しすることも可能です。キーワード・アンド検索で、素早く文書を検索できます。4.後作業(原稿戻し・処分)スキャンが終了したら、書類をどうするかによって、後作業の内容が変わります。廃棄する場合は、粉砕・溶解処理をお受けしています。書類をもとに戻す場合は、ホッチキスやクリップを戻すのか、バインダーに元通りにするのかなどを、仕様決めの段階から決めておきます。元に戻すのも、作業時間を必要としますので、あまり原本の書類を使う必要がなければ、最低限の戻し方が、コストを抑えられます。書類の電子化作業の工程は、大きくわけると、上記の4工程になります。取り交わし・仕様を文書化する必要があります。当社で書類の電子化サービスを実施しております。お気軽にご相談ください。