Timesコールセンター運営に役立つ情報をお届けします。企業には欠かせないコミュニケーションツールである「電話」ですが、最近ではコスト削減や業務の効率化を狙った「クラウド電話」の導入が注目されています。クラウド電話とはクラウド上のPBX(電話交換機)を介して通話するシステムしかし、「導入するとどんなメリットがあるの?」「自社に適しているか分からない...」といった疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか?この記事では、クラウド電話の仕組みやメリット・デメリット、導入をおすすめする企業について解説します。最後まで読めば、自社が導入を検討すべきかどうかが分かるはずです。クラウド電話とはクラウド電話のメリット社外でも会社の電話が受発信できる工事不要で導入期間が短いメンテナンスやセキュリティ対策をベンダーに任せられるコスト削減が期待できるクラウド電話のデメリットインターネット環境がないと利用できない市外局番を取得できない場合がある月額利用料がかかるクラウド電話をおすすめする企業まとめクラウド電話とは冒頭でもお伝えした通り、クラウド電話とは、クラウド上のPBX(電話交換機)を介して通話するシステムです。サービスを提供しているベンダーと契約することで、そのベンダーが構築したクラウドPBXを通じて通信できます。従来は社内に物理的な機器としてPBXを設置し、自社で運用を行う「オンプレミス型」が主流でした。クラウド上で管理・運用が可能な「クラウドPBX」の登場により、インターネットさえあれば場所を問わない、柔軟な電話システムの構築が可能になったのです。・個人が所有するスマートフォンを内線端末にできる・初期費用とは別に月額利用料が発生する参考:PBX(構内交換機)とは?種類や導入によるメリットを徹底解説!クラウド電話のメリットクラウド電話を利用するメリットは、主に以下の4点です。クラウド電話のメリット・社外でも会社の電話が受発信できる・工事不要で導入期間が短い・メンテナンスやセキュリティ対策をベンダーに任せられる・コスト削減が期待できる以下で詳しくご説明します。社外でも会社の電話が受発信できるクラウド電話の最大のメリットと言えるのが、社外でも会社の電話を受信・発信ができる点です。クラウド電話はインターネット環境があれば、どこでも通話ができます。会社の電話番号にかかってきた電話を、自宅で受信することも可能です。折り返しの電話をかける際には、発信元を自社の代表番号にできます。これにより以下のようなことが実現し、業務効率の向上が期待できるのです。工事不要で導入期間が短いクラウド電話は、PBX装置の設置や電話回線の配線工事が不要なため、短い期間で導入できます。導入手順はベンダーによって異なりますが、利用デバイスにアプリをインストールし、契約後に発行されたアカウントを設定するのが一般的です。従来のビジネスフォンの導入には数ヶ月程度かかっていましたが、クラウド電話なら1週間〜1ヶ月程度で利用を開始できます。柔軟に契約台数の増減ができるため、拠点やオペレーターの数に変更が生じても、スムーズに対応できます。一時的に入電数が急増する繁忙期だけアカウントを拡張するといった臨機応変な対処も可能です。従来のビジネスフォンだとPBXに接続できる台数に限りがあり、それを上回る場合には装置の増設や買い替えが必要であることを考えると、クラウド電話の利便性の高さが分かります。メンテナンスやセキュリティ対策をベンダーに任せられるクラウド電話のメンテナンスやセキュリティ対策は、ベンダー側が担当します。トラブル発生時の対処もベンダー側の専門家に任せられるため、システムへの知識がない企業でも安心して運用に専念できます。物理的な装置も不要のため、経年劣化の心配もありません。コスト削減が期待できるクラウド電話は、従来のビジネスフォンよりもコストを削減できるケースが多いです。クラウド電話にかかる料金は、初期費用と運用費用(月額費用+外線通話料+オプション利用料)に分けられます。それぞれの相場は以下のとおりです。従来のビジネスフォンでは、物理機器であるPBX(価格相場は20万~100万円)の購入や設備工事費、ビジネスフォンの端末購入費や設置費などが必要です。初期費用だけでもクラウド電話のコストパフォーマンスの良さが分かります。クラウド電話のデメリットクラウド電話のデメリットには、以下の3点があります。クラウド電話のデメリット・インターネット環境がないと利用できない・市外局番を取得できない場合がある・月額利用料がかかる以下で詳しくご説明しましょう。インターネット環境がないと利用できない繰り返しになりますが、クラウド電話はネット環境がないと利用できません。そのため、大規模災害やシステム障害などでネットが繋らない場合には、通話ができなくなるリスクがあります。社内のネット環境が不安定だったり低速だったりすると、音声品質が低下する可能性もあります。クラウド電話を導入する際には、事前にオフィスのインターネット環境や災害時の対応について確認しておきましょう。市外局番を取得できない場合がある契約するベンダーによっては、「東京03」や「大阪06」などから始まる市外局番の電話番号を取得できないケースがあります。この場合、もともと使用していた市外局番付きの電話番号を引き継ぐこともできないため、注意が必要です。クラウド電話は、「050」から始まる電話番号が主流です。ベンダーやサービス内容によっては市外局番やフリーダイヤルの「0120」「0800」も取得できるため、事前に確認しておきましょう。月額利用料がかかるクラウド電話には、1アカウントあたり2,000〜10,000円程度の月額利用料がかかります。先述の通り、初期費用や通話料、メンテナンス費用が安価なためコスト削減が期待できます。利用人数やオプションの内容によってはオンプレミス型のPBXを購入、またはリースした方が安い可能性もあるため、要注意です。導入の際には、中長期的なトータルコストを試算をした上で判断しましょう。クラウド電話をおすすめする企業クラウド電話の導入は、以下のような企業におすすめです。・在宅勤務やテレワークを推進したいクラウド電話は、ネット環境さえあれば利用可能です。・拠点の数を増やす、あるいは減らす予定があるクラウド電話なら、アカウント数の増減に柔軟に対応できます。・フロアの配置換えが多い、またはオフィスがフリーアドレスクラウド電話は電話回線を使用しないため、社内のどこに移動しても利用可能。・電話の転送が多いクラウド電話は社外でも受発信できるため、電話の取り次ぎが減少。転送料金がかからないため、コスト削減が期待できます。・BCP(事業継続計画)に力を入れたいクラウド電話は離れた場所からでも同じ電話番号で受発信できるため、他拠点や自宅で事業を継続できます。・スタートアップ企業であるクラウド電話は初期費用が安く、導入までスピーディ。スマホを内線端末として使用することもできるので、小規模から始めるスタートアップ起業に適しています。まとめこの記事では、クラウド電話のメリット・デメリットや、導入をおすすめする企業について解説しました。最近ではクラウド電話にも様々なバリエーションがあるため、導入の際には複数のサービスを比較検討する必要があります。デモやお試し期間を活用して、以下のポイントを確認しておきましょう。・ベンダーによるフォローの手厚さこの記事がきっかけとなり、より快適な業務環境が整うことを祈っています。「CallConnect」は、クラウド型の電話システムです。初期費用はかからず、テレワークでの電話対応が最短即日で実現できます。「クラウド電話を導入して、テレワークやBCP対策を推進したい」という方は、無料トライアルをお試しください。selfreeは「愛される企業を増やす」を企業理念に、取引先やパートナー、社員に対して真摯誠実な会社を増やすことを目標に日々行動しています。