できないことで、他を圧倒していると思います。会員数は右肩上がりに増え続け、事業も順調に継続し、ビジネスは成長しています。なしにはありませんでした。年に発足したピアノを中心とする音楽指導者の団体である。人以上の会員が所属している。その時期のことを専務理事の福田成康氏はこう振り返る。「データベースの選択は大きな経営判断です。『ずっと使い続けられるプラットフォーム』を選ばなくてはならないと考えていました。使いやすさは群を抜いていました。福田成康氏20数年の歩みを経て、スタッフ全員がほぼすべての業務でFileMakerを使用それから20年以上にわたって、FileMakerプラットフォームの業務システムは成長を続けてきた。福田氏は「FileMakerでこれができたらいいなと望んでいた機能がタイミング良く次バージョンに搭載されることが多く、このことからもFileMakerを選択した判断は正しかったと思います。反対に、追加された新機能から新たな用途が広がることもあります」と語る。具体的には、「名刺やスケジュールは1996年からFileMakerで管理しています。1997年には情報管理系の業務はFileMakerにほぼ一本化し、2002年には基幹系システムもFileMakerに移行しました。その後も活用の幅を広げ、Webとの連携やグループウェア的な使い方など、現在はスタッフ全員がほぼすべての業務でFileMakerを使っています」(福田氏)とのことだ。活用して効率と質を高めている。そのうちのいくつかを紹介しよう。同協会では毎年、ピアノコンクールを主催している。複数の部門と級に分かれ、地区予選や書類選考から全国決勝大会やファイナルまで続く「世界でも最大規模のピアノコンクール」だという。分でできるようになった。マネージャーの野口啓之氏は「今後は、派遣する審査員候補者を蓄積したデータをもとに自動で選考できるようなAI的な機能も作っていきたい」と言う。読み込んで管理している。扱い、効率よく経理関連の処理、管理ができる。コード付きの確認メールを参加者に送信し、これがチケットとなる。コードを読み取るだけで入場手続きが完了する。以前は紙のチケットを郵送していたため、その費用と時間が大幅に削減された。参加者にとってもチケットレスで手間がかからず、当日はスムーズに入場できる。実際に参加したかどうかが即座にデータ化されるので、参加者へのフォローアップも容易になった。該当する録音データにすぐアクセスできる仕組みも構築されている。すべて内製化している。できないことで、他を圧倒していると思います」と語る。内製化すれば業務にシステムを合わせやすく、しかもスピーディーかつ低コストで実現できる。エキスパートを採用してきたわけではない。Appは拡大、進化し続けている。開発や改善には全員が携わっているのだ。その一人が本部事務局の板谷智織氏だ。作成にも自ら積極的に取り組み、担当業務の作業効率化を進めている。「最初に自分で手がけたのは、使っているファイルにメールのスクリプトを作成することでした。その後、データのエクスポートやインポートなど業務改善につながるように工夫しています」(板谷氏)。管理している安全のために制限をかけるより自由に改善できるほうが良い板谷氏をはじめ職員の全員が、同協会で勤務するまでにFileMakerを使った経験はない。板谷氏は「業務の中で改善したい部分を見つけたら、既存のファイルから似たような機能を探し、組み合わせたりアレンジしたりすることがスキルの向上につながりました」と言う。野口氏をはじめ周囲の先輩、熟練者に相談しながら問題を解決していくことも多い。Appに各自が手を加えて、問題は起きないのだろうか。これについて野口氏は「全体の構造に関わるような特に重大な部分だけは制限をかけていますが、それ以外は無制限です。それでも、大きな問題が起きたことはありません。安全のために制限をかけるよりも自由に改善できるほうが、職員のモチベーションが上がり、業務が向上します」と語る。福田氏も「少しぐらいの失敗はOKと考えています。失敗があっても、バックアップからほぼ戻せるわけですから」と、この方針を推進している。スタッフ全員がシステム開発に携わって業務改革に取り組んでいるワークショップやコミュニケーションの場を設け、情報収集や共有も積極的に日常業務の中で工夫し、学ぶことに加え、「より良いシステム作りをみんなで推進していく足場を作り、底力をつけていきたい」(野口氏)という考えのもとに、参加者みんなで手を動かしながら一つのシステムを作り上げる「FileMakerワークショップ」を実践している。