FAQシステムFAQシステムを導入したらまずするべき3ステップとは問い合わせ業務の負担を軽減するFAQシステム。FAQシステムを導入しても、使われなければ目的を果たすことはできません。何事も最初が肝心!きちんと段取りして活用してもらえるFAQ作りを目指しましょう。FAQシステムを導入したらまずするべきことは、以下の3つです。FAQが常に活用されるための体制を作る簡潔で分かりやすいFAQを作るFAQのメンテナンスをスムーズに行うためのルールを作るそれでは、3つのステップについて詳しく説明していきます。【ステップ1】FAQが常に活用されるための体制を作る一見関係ないかもしれませんが、体制作りはFAQシステムの導入を成功させるための重要な要素です。FAQシステムの導入が決まったら、推進プロジェクトを立ち上げることをおすすめします。強いリーダーシップが発揮される体制の下でFAQシステムを運用していきましょう。活用されるFAQの要素とは、以下の通りです。情報が正確であること新しい情報はすぐに反映されること情報を探しやすいことこれらを常に維持できる体制を取れるかどうかが鍵を握ります。間違った情報のままなかなか更新されない、新しい情報が追加されない、という状態に陥りがちです。プロジェクトメンバーそれぞれの役割を決めて、FAQが良い状態をキープできるよう体制を整えましょう。時には速やかにFAQを更新できないということもあるかもしれません。質問・回答できるようにしておくとよいでしょう。【ステップ2】簡潔で分かりやすいFAQを作る体制が整ったところで、いよいよFAQの作成です。ステップを3つ分けてご紹介します。営業部門であれば過去の提案資料からなど、まずはFAQを作成するためのデータを集めます。FAQ利用者にアンケートを取ったり、関係部署に有益な情報提供してもらうことも有効です。2)集めたデータを精査しQA形式にする集めたデータの中からFAQに掲載する情報をピックアップします。“FAQ(よくある質問)”ですので、ニーズのある情報であることが指標となります。FAQに掲載するデータが抽出できたら、それらをQA形式に起こしていきます。FAQを利用する人は疑問を早く解決したいと思っていますので、できるだけ簡潔で分かりやすく作成することがポイントです。そのため、文章で表現しにくい場合は図表を活用するなどしてもよいでしょう。3)QAをカテゴリー毎に分類する簡潔で分かりやすいFAQを作成するもう一つの方法は、カテゴリーに分類することです。カテゴライズされていることで、FAQの利用者は目的の回答にたどり着きやすくなります。一目で認識できる程度の階層(深くても3階層まで)でカテゴリーを分類しましょう。【ステップ3】FAQのメンテナンスをスムーズに行うためのルールを作るようやくFAQを公開する段階になりました。公開後もやるべきことはたくさんあります。その一つがFAQのメンテナンスです。定期的なメンテナンスは、閲覧者側へ最新情報に更新されていることを知らせることにもなり利用促進につながります。運用開始後のメンテナンスを迅速で簡単に行うことができます。社内FAQの場合は、メンテナンスする側だけでなくFAQを利用する側にもルールを設けるとより円滑です。決めておくと慌てずに対応することができます。以上、FAQシステムを導入したらまずするべき3つのステップをご紹介いたしました。導入から公開までの期間は、平均して1ヶ月、教育を含めてしっかり準備期間を設けたお客様の場合は約3ヶ月ほどです。FAQを公開したい時期が決まったら、逆算して準備を進めていきましょう。先ほども少し触れました通り、FAQシステムは公開がゴールではなく、公開後の運用の仕方がより重要になってきます。公開後の運用におけるポイントは、また別の機会にご紹介します。FAQシステムを導入したらするべきことが3つあります!FAQが活用されるための体制作り簡潔で分かりやすいFAQ作りFAQのメンテナンスがしやすいルール作りクラウドFAQシステム「ナレッジリング」なら、これらのポイントを押さえた機能が多数!活用されるFAQを作ることが可能です。セキュリティについて。