関しては特に小難しい事は無いですが、一応書いておきます。家族、学校の友人、社内など共通の場で相談できる場合これは至って簡単です。会って話せるので、皆の空いてる日を確認して日程を決めましょう。会場の空き情報も併せて確認しましょう。学校の同窓等、実際に集まるのが難しい場合この場合はちょっとだけ気を使います。みんなの環境がバラバラなので調整が難しい場合があります。・まずは日程をこちらである程度しぼり決めちゃいます。・休みがばらばらだったりするので、ある程度独断で決めちゃいましょう。・1~2か月前に、まずは予告をします。「○月☓日にバーベキューをやるので予定確認しといて」などの案内を出します。急な開催だと予定がすでにある場合があるので早めに言っておけば、対応してくれ易くなります。この時には詳細は全く未定で構いません。・1か月から2週間前になったら、再確認も含め、詳細と一緒に連絡しましょう。この辺りで大まかな人数を決めましょう。早めの連絡をしておけば、人数が多い場合でも調整しやすくなると思います。複数日程を設定する手もありますが、収拾付かなくなる場合があるし来れない人に気を遣うので私はあまり複数日の設定はしません。数をこなして色んな人に来て貰う様にしてます。ゴールデンウィークやシルバーウィークなど、気候が良いけど、混んだりみんなの予定が早めに決まっちゃいそうな時にやる場合は、早めに段取りして行きましょう。