料金プラン導入の流れQ&Aくじらシリーズのシステムをご紹介お問い合わせ出退勤や休憩、各業務の開始と終了、電話の応対の履歴をスタッフの簡単なクリック操作により登録。データが随時反映されることによって管理者が勤怠状況を正確に把握できます。労働時間の適正な把握は会社の義務とされています。不要な残業や時間外労働の超過、残業代未払い等の法令違反を防ぐためにも常にスタッフの勤怠状況を正確に把握する必要があります。くじらテレワークのソリューション業務専用のパソコンを用意し、専用端末以外での業務は認めないことを就業規則に定めます。業務用PCにダウンロードした「くじらテレワーク」で常に勤務状況の報告をすることをスタッフに義務付けます。業務用PCの起動時間とシャットダウンの時間のログを確認し出退勤の報告と相違がないか確認します。出退勤報告と事実が異なる場合、個別に該当の社員から事情を聴きだし適切な指導を行えます。例:許可のない残業の禁止や業務専用パソコンの私的な使用の禁止など会社の把握しない残業や労働を確実に止めることが出来ます!くじらテレワークのおすすめポイント出退勤管理〜給与計算にも通常のタイムカードへの打刻と同様に出退勤の記録を取得・保存できます。報告内容を勤務データとして一括保存したものをCSVでダウンロードできますので給与計算の基礎データとしてご活用いただけます。CSVのフォーマットは各種給与計算ソフトに対応しておりますので事前にお問い合わせください。リアルタイムで勤務状況を把握スタッフの登録した情報が常時クラウドサーバーに記録されるので、勤務状況をリアルタイムで把握することが可能です。正確なデータが分かる業務の開始と終了ごとに報告を行うので、入力漏れが防げ実際の作業と誤差の少ない正確なデータが分かります。架電業務やメールチェックに毎日3時間以上とられているスタッフがいるが、どのような内容を話しているか分からないので効率化できるか判断できない。独自の経費精算ルールがあり、長年の運用ルールとして引き継がれているため、実態が把握できず必要性の有無や効率化の判断ができない。毎月の紙の請求書の発送に、100通で30時間以上の時間コストをかけているが、作業フローが把握できないので、本当に必要な作業か精査できない。従業員の貸し出し用携帯、パソコン、備品などの管理を月に1回12時間かけて担当がチェックを行っているが、本当に毎月必要な業務なのか判断する基準がない。顧客データのメンテナンスにほぼ一人の専属担当がおり、クラウドデータベースを使って効率化を計りたいが業務に必要な作業フローが把握できない。優秀な人材を適正に評価するための評価基準のチェックにも役立ちます。3カテゴリーで登録が出来るので業務を細分化して業務にかかっている時間を分析することが可能です。正確なデータが分かる業務の開始と終了ごとに報告を行うので、入力漏れが防げ実際の作業と誤差の少ない正確なデータが分かります。BIやTableauと連携してグラフなどで視覚化、分析出来るので業務の無駄を簡単に見つけることが出来ます。業務成果と合わせることで人事考課にもご活用いただけます。分析データはCSVファイルでダウンロード可能です。スプレッドシートから一覧で確認できます。スタッフの報告した業務内容と作業時間をGoogleスプレッドシートから一覧で確認できます。3カテゴリーに分類して登録が可能です。くじらテレワークの管理画面からスタッフの登録・編集が可能です。BIやTableauと連携出来ます。スタッフの生産性も一目で把握出来るので、公平な人事考課にも活用出来ます。くじらテレワークは、スタッフの正確な勤怠管理と業務の作業内容を適切に把握することを目的としていますマウスの動き、キーボードの入力、画面上のアプリの切り替えなどでスタッフの就業状況を監視するような機能は採用しておりません。そのため管理者とスタッフの不和や心理的な反感を買う心配もなく導入いただけます。新型コロナウイルス感染症(COVID-19)対策を機に、多くの企業がテレワーク化を進めています。「テレワークを推進するにあたり、雑務が多いバックオフィス業務の内容を正確に把握するため、日報報告を義務付けたが、その日報報告が煩雑になってしまい、業務が問題なく行われているかを把握するのが困難になっている」という課題が浮上してきました。その煩雑さを低減するためのツールが、「くじらテレワーク」です。これは、業務専用PCのデスクトップに常駐させ、勤務状態を管理するアプリケーション。出退勤管理や就業状態管理など、さまざまな管理を行うことができます。社様に導入のメリットなどをお聞きしました。御社の業務内容を教えてください。クラウドサービスを提供している会社です。社員は何名なのですか?社員は30名。企画・開発が10名に営業が10名。バックオフィス業務が10名です。テレワークを始めた切っ掛けは何なのでしょうか?やはり、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)対策です。弊社はオフィス業務が中心です。そのため、社員が感染の危険をおかしてまで通勤するより、テレワークを推進する方が良い、ということになりました。テレワークは簡単に進みましたか?連絡はメールで、業務はクラウドのシステムを使っていたので、そもそも会社にいなければ出来ない、ということは特にありませんでした。Teamsを活用すれば済むことです。テレワークにしても実務にさほど影響が出ることはありませんでした。あるとすれば、たまに郵便物の確認をしなければいけないくらいです。それだけのために出社するのは面倒ですね(笑)。業務を可視化することで効率化をはかる「くじらテレワーク」を導入した理由は何だったのですか?テレワークではバックオフィスの社員の動きが見えづらいからです。成果物で判断できます。バックオフィス業務は数字も成果物もありません。何で評価するべきかが課題となりました。そのため、人事コンサルの会社に相談し、バックオフィス業務ような、数字や納品物がない部門でも生産性が高ければ評価を上げて行くことにしました。そのため、雑務が多いバックオフィス業務の内容を正確に把握するため、日報報告を義務付けることにしました。ところがその日報報告の作成が非常にが煩雑で時間を取られます。細かく雑務を報告するには限界があると思いました。大半の日報報告が、ザックリとした内容なのにも困りました。顧客対応2時間、メールチェック2時間とか。それでは評価しずらいですね。それと、バックオフィス業務を担当している社員に、ある業務をお願いしたら「今週は忙しいから対応できません」と返事が来ました。何の業務で忙しいのかを尋ねると「請求書発行業務に3日かかるからです」と。1日8時間労働で3日ということは24時間です。24時間も請求書発行に費やしているということに驚きました。バックオフィス業務の時給計算は2000円です。いうことは24時間×2000円で4万8000円の請求書発行コストとなります。年間だと約60万円です。して3日もかかるのですか?私も聞いてみたら、請求書は月に200通ほど。それをプリントするのに30分から1時間。次に封筒にラベルを貼るのに数時間。送付状を作るのに数時間。送付状と請求書を三つ折りにして間違わないように確認しながら封入するのに数時間。封筒に糊を塗って封をし、郵便局に行って、切手を貼って発送するのに数時間。これで3日間取られるとのことでした。確かに、3日はかかるかもしれません。それを効率化できないかなと考えたんです。それで、お客様に「今後、ご請求書はPDFでの送信でも良いでしょうか」と許可を求め、多くのお客様から了解を頂くことができました。なかには「原本が欲しい」というお客様もいらっしゃったので、請求書発送を代行してくれる会社に郵送代込みの180円で契約しました。すると、200通の請求書のうち、150通がPDFで、50通が郵便となり、コストは9000円で済むようになりました。請求書発行業務は2時間で終わります。24時間かかっていたのが2時間になったのは凄い改善ですね。