医療事務の電話対応掛け方10個のマニュアル事例付き!2023/05/06SHAREツイートシェアはてブLINEこの記事で解決できるお悩みクリニックはどんなところに電話を掛けるの?医療事務はどうやって電話を掛けたら良いの?他の医療機関に電話を掛ける時に何を気を付ける?tomeoffice医療事務歴約20年、アラフォー1児のママで、元医療事務です。面接受付担当も経験、陰の採用担当者でした!こんな悩みを解決できる記事を用意しました。その電話対応を医療事務が行う事になります。後半では『他の医療機関に電話を掛ける時に気を付けること』について紹介するので、参考にしてくださいね!この記事を読み終えることで、医療事務の電話対応の掛け方マニュアルを知ることが出来ると思います。医療事務の電話を掛ける仕事内容の流れ1患者さんに電話を掛けるまでの事前準備2クリニックから患者さんへの電話の掛け方3メモを見ながら電話の相手に要件を伝える4質問をされたら電話を保留にし確認をする5電話の保留を解除し答えを相手に伝える他の医療機関に電話を掛ける時に気を付けること1他の医療機関に電話を掛けるまでの事前準備2クリニックから他の医療機関への電話の掛け方3メモを見ながら電話の相手に要件を伝える4電話を保留にし電話を掛けるよう頼まれた相手に伝えるまとめ:クリニックから電話を掛ける理由を理解してから電話を掛けましょう!医療事務の電話対応掛け方10個のマニュアルtomeoffice医療事務の電話対応はマニュアル通りにはならないのですが『電話対応のマニュアルがないと仕事が出来ません!』と仰る方も居られますのでマニュアルを書いてみます。院長先生から患者さんへ電話をして来院してもらうように伝える時1クリニックから電話を掛ける理由を理解しておく2電話で相手に伝える内容をメモ帳に記載する3今電話を掛けても迷惑ではないか?電話を掛ける時間を考える4患者さんが不在の場合は留守電に伝言を入れるのかを確認する5電話を掛け、クリニック名を伝える6電話に出た相手は、医師に頼まれた患者さんご本人なのかを確認する7メモを見ながら、電話の相手に要件を伝える8質問をされたら電話を保留にして、質問内容がわかる方に確認をする9電話の保留を解除して、質問内容の答えを相手に伝える10要件がすんだら、電話を切る医療事務の電話を掛ける仕事内容の流れ医療事務が電話を掛ける時は、医療機関の代表として電話を掛けることになるので、電話を掛けて相手に何を伝えるのか?理解をしておく必要があります。tomeoffice実際に、医療事務が電話を掛ける仕事内容の流れを紹介しますね。医療事務の先輩は、電話の掛け方を知っていると思っているから『言わない』『教えないだけ』です。医療事務の新人さんから『教えて頂きたい』と言われなければ、わからないこともわからないので、わからないのであれば自分から言いましょう!検査結果は何の検査なのか確認する電話を掛けた時、患者さんが検査をしたことを覚えていないかもしれません。その為、カルテをみて、血液検査?尿検査?痰の検査?判断をします。実際、検査の名前をみて何の検査なのか?わからなければ、保険点数本を開いて何の検査なのかを調べます。電話を掛けても良い時間か?判断する患者さんに電話をしても大丈夫な時間か?時計をみて判断し、疑問が出たら医師に確認を朝一番だったら相手は迷惑かもしれない。9時過ぎてからの方が良いかな?患者さんの年齢と保険をみると、デパート勤務の方だから夕方は仕事かもしれない。一般会社の方だったら、日中はいないかもしれない。土日はいるかもしれない。患者さんは、今は具合が悪くて会社を休んでいる状態なのか?カルテには何が書いてあるだろう。午前中の診療終了時間まで、あとどれくらいか?今、電話をして患者さんが医療機関に向かったら何時ごろになるだろう?「午後来てください」と言った方が良いのかな?また、明日でも良いのだろうか?患者さんはいつ来てもらうように伝えたら良いのか?確認する医師に電話を掛けるように頼まれた時間をみて、患者さんにはいつ来て貰ったら良いのか?考えて確認します。『今日来てもらった方がよいのか?』『週末でもよいのか?』医師に確認しないとわからないこともありますね。患者さんが電話に出ない場合はどうしたら良いか?確認する患者さんに折り返しクリニックに電話をかけてもらうように留守電に伝言を入れた方が良いのか?留守電に『検査結果が出ているので、いらして下さい』と入れて良いのか?医師に確認しないと、わからないことも出てきますので確認をしましょう。患者さんが不在、家族の方が電話に出た場合どうしたら良いか?確認する患者さんが家族と一緒に住んでいるけれども、家族の中でもめ事がある場合もあります。それが、原因で病になられているかもしれないです。その為、『家族の方に伝言を伝えても良いのか?』『クリニックから電話があり折り返し電話を下さい』と伝えてもらうのか?『検査結果が出ているので、いらして下さい』と伝えてもらうのか?患者さんによって対応が違いますので、医師に確認しましょう。保険変更したら月中でも確認その為、患者さんは前回はいつ来院をされているのか?をカルテをみて確認します。その理由は『今月は保険証を確認しているのか?』『保険証が変更になる年齢ではないか?』を確認しないと電話を掛けた時に『保険証を持って来て下さい』と伝えることが出来ません。患者さんは医療機関から電話が掛かって来たら、あわてて必要なものを持ってこないこともあります。持ってきて頂きたいものも電話で伝えないとわかりませんので気を付けましょう。患者さんに安心してクリニックに来てもらうように考えて伝えるクリニックから電話が掛かって来たら患者さんは慌ててしまうこともあります。「先日の血液検査の結果が出ておりますので、こちらの診療時間中に保険証をもって、いらっしゃって頂けますか?」カルテをみて血液検査の結果が出ていることを確認し、今月保険証を確認していないことも確認したので、保険証の持参して欲しいことも伝えます。「〇日から新しい保険証になられていると思いますので、確認させて頂きたいのですが」きちんと理由を患者さんに伝えます。患者さんの予定を確認をしましょう。「少しお待ちいただけますか?先生に確認します」すぐに来院出来ないのであれば、医師から患者さんに直接お話をしたいかもしれないので、医師に確認をしましょう。〇〇△△さん、先生に確認しました。先生はわかりましたとおっしゃっていました。「お大事になさって下さい。最後、医師にかわって電話を切る場合以外は「お大事になさって下さい。実際に、電話対応は経験しないとわからないことも多いですね。医療事務が電話対応を勉強できる4冊の本を紹介!他の医療機関に電話を掛ける時に気を付けること医療事務は医師から『他の医療機関に電話を掛けて出たら代わるから電話を掛けて欲しい』と言われることもあります。医療機関の代表として電話を掛けるので、ある程度の事前準備は必要ですよ。tomeoffice他の医療機関に電話を掛ける時に気を付けることを紹介しますね。医療事務の先輩は、電話の掛け方を知っていると思っているから『言わない』『教えないだけ』です。医療事務の新人さんから『教えて頂きたい』と言われなければ、わからないこともわからないので、わからないのであれば自分から言いましょう!病院の代表電話番号を調べる医療機関の便覧がある場合は、それをみて電話番号を調べましょう。電話を掛けても良い時間か?判断する電話を掛けるように頼まれた時間が『病院の診療時間終了後の場合』『病院休診の場合』はどうしたら良いのか?確認が必要です。2クリニックから他の医療機関への電話の掛け方クリニックから電話を掛ける時は、クリニックの名前を名乗ると思います。その時『〇〇クリニック』と言っても、同じ名前は他にもあるかもしれない。その為、何処に電話を掛けるかによって、言い方をかえないと、電話に出た相手はわからないです。あります、〇〇クリニックです。「〇〇区〇〇(町村)に、あります、〇〇クリニックです。(町村)に、あります、〇〇クリニックです。あります、〇〇クリニックです。「お世話になっております。あります、〇〇クリニックです。(町村)に、あります、〇〇クリニックです。いつも、お世話になっております。院長にかわりますので、このまま少し、お待ちください。頼まれました〇△病院の△〇科に電話が繋がっています。医療事務が電話対応を勉強できる4冊の本を紹介!まとめ:クリニックから電話を掛ける理由を理解してから電話を掛けましょう!上記で紹介した『医療事務が電話を掛ける仕事内容の流れ』と『他の医療機関に電話を掛ける時に気を付けること』を参考にしてみて下さい!医療事務が電話を掛ける仕事内容の流れ医療事務が電話を掛けるまでの事前準備にメモ用紙とペンは常に持っておくクリニックから患者さんへの電話の掛け方メモを見ながら電話の相手に要件を伝える質問をされたら電話を保留にし確認をする電話の保留を解除し答えを相手に伝えるあくまでも私の経験上ですので、ご了承ください。医療事務の電話対応は、新人さんは苦手な場合が多いです。わからなかったら、電話を掛ける前に、どのように電話を掛けたら良いか周りの方に確認をしましょう!自分1人で解決をしようとしないことです。経験をすることで、だんだん慣れて来るので、怖がらずにチャレンジ。医療事務の資格の中で、メディカルクラークは、実技I患者接遇の筆記記述式が出題されます。実際に患者接遇の勉強をしたいのであれば、メディカルクラーク試験対策を行っているニチイの医療事務講座を受講すると、患者接遇が勉強出来ますよ。医療事務の会計は難しい!5つの患者対応事例付き!医療事務の会計でレジ操作は難しい?実体験!医療事務がよく言われる苦情やクレームとその対処方法を紹介!この記事を書いた人tomeofficeアラフォー1児のママ。20歳から医療事務になり約20年。ありまして、元医療事務になりました。面接受付担当経験(陰の採用担当者)。ニート、産休育休も経験。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。医療事務の電話対応受け方10個のマニュアル事例付き!次の記事カルテの見方!医療事務がカルテを入力するところを紹介tomeofficeアラフォー1児のママ❤5歳の娘と日々成長中!医療事務歴15年以上。あり、元医療事務になりました。面接受付担当経験(陰の採用担当者)。医療事務は人間関係難しい。誰にも聞けない医療事務の仕事で悩んでいる。保険証確認は難しい?嫌な経験も嬉しい経験も沢山したから言えることを紹介しています。