Web会議でかんたんに議事録を作成しよう!2022.12.15teamsWeb会議の普及によってさまざまな制約がなくなり、簡単に会議が開けるようになりました。議事録の作成方法も、従来よりも簡単で効率的になっています。今回はMicrosoftのTeamsを使ったWeb会議の開き方、および議事録の作成の仕方について、初心者にもわかるようにご紹介します。▼目次TeamsのWeb会議を利用するメリットTeamsで会議をする3つの方法TeamsのWeb会議で議事録を残す3つの方法まとめTeamsのWeb会議を利用するメリット多くの参加者を招待できるWeb会議のメリットの1つは、多くの参加者を招待できることです。従来の会議では会議室の広さや会議場所への移動などによって、参加者の数が制限されていました。Web会議ではネットを介して参加できるので、会議室の広さも会議場所への移動も必要なく、より多くの方を招待できます。遠隔地の参加者とコミュニケーションできるWeb会議では会議室へ集まる必要がないので、遠隔地の方も気軽に参加できます。エキスパートが地方にいる場合でも簡単に参加できますし、会議場へ移動する時間的ロスもありません。Teamsを使えば幅広い人材とコミュニケーションが取れ、議題について活発な意見交換が可能です。データの共有が簡単にできる従来の会議では事前に資料を印刷して準備し、参加者に配布する必要がありました。Web会議ではネットを介して資料の共有が可能です。必要な資料を相手に送信できますし、参加者全員が同じ画面で資料を見ることができます。Web会議には以上の3つのメリットがあり、それを実現できるのがTeamsです。方法1会議へ招待するTeamsで会議をするためには、まず参加者を招待する必要があります。チャネルの画面からチームを選んでください。次にスレッド画面の一番下にあるメッセージボックスから、ビデオカメラのアイコンを選んでクリック。会議の画面になるので、「今すぐ会議」をクリックすると会議を始められます。会議の画面の下部にバーが出るので、「参加者を表示」のアイコンをクリック。右サイドのユーザー欄に、会議に参加する候補メンバーが表示されます。候補の中からメンバーを選んで、一番上にある「他のユーザーを招待」に記入すると会議に参加させることが可能です。方法2会議に予約する事前に会議を予約する場合は、会議したいメンバーのいるチャネルを選択して、参加者を招待。すると、日程の下部に空き時間情報が表示される(メンバーがOutlookを利用している場合)ので、簡単にスケジュール調整ができます。各メンバーの調整ができたら、開催日時の予約完了です。方法3共有機能を使う各メンバーは同じ資料を見ながら会議する必要があります。Teamsにはオンラインによる共有機能があり、参加者全員が同じ資料や画面を見ることが可能です。会議中の画面の下部にバーが出るので、「共有」アイコンをクリック。するとすべての会議参加者が、こちらの画面を閲覧できるようになります。共有された画面上では、マウスなどを使っての資料の説明が可能です。方法1Teamsで会議メモを取る会議に参加しながら議事録を作成するには、メモを取る必要があります。会議中の画面の下にバーが出るので、「その他の操作」をクリック。「会議のメモを表示する」を選ぶと、右サイドに会議のメモ欄が表れます。したらメモ欄の下部にある「メモを取る」をクリック。メモ欄の上部に「メモ」を取るスペースが出るので、そこでメモを取れます。あとは会議の進行に合わせて、メモを書いてください。方法2Teamsの文字起こし機能で議事録を取るTeamsの会議機能には、録画から文字起こしできる機能があります。会議を録画するので、大事なポイントを聞き逃すこともありません。会議のあとでじっくりと議事録を作成できます。文字起こし機能を使うには、事前のライセンス登録が必要です。有償版を用意して、文字起こし機能を試しておいてください。次に会議を録画する方法を説明します。方法3Teamsで会議を録画(チャット)する会議中の画面下部にバーが出ますので、3点リーダーの「その他の操作」をクリックしてください。その中の「レコーディング開始」を選ぶと、会議が録画できます。「デバイスの設定を表示する」を選択すると、スピーカー、マイク、カメラの設定画面が右サイドに表示。事前にセッティングしておくと、スムーズに会議の録画ができます。ひとつ、Teamsにあるすぐれた機能がチャットです。会議中、他のメンバーにチャット内容を隠しながら、個人間でチャットができます。会議の内容で不明な点や質問したいことなどをチャットでメンバーに確認できるので、議事録作成にも便利です。会議中の画面の上部に「新しいチャット」アイコンがあり、クリックするとメンバーの選択画面が出ます。そのほかの方法Teamsを使うと会議の議事録作成が簡単かつ効率化しますが、一般的な方法についても取り上げておきましょう。会議で交わされるのはメンバーたちの会話です。よって、そのまま記録すると主語が誰なのかわからなくなります。議事録作成の際は、誰が発言したのかを明確にすることが大事です。発言の中に日時や人数など具体的な数字が出た場合は、間違わずに記録します。逆に省いても差し支えないのは、挨拶や長い話などです。箇条書きを入れながら作成すると、読みやすい議事録になります。まとめTeamsでの会議のやり方、議事録の取り方について、初心者にもわかるように基本的な方法を紹介してきました。使えば使うほど便利になるのがTeamsです。基本を押さえましょう。実際に会議を開き、参加し、議事録を作成しながら経験を積んでいってください。・日程調整よりも資料作成の時間がほしい・ダブルブッキングを回避したい日程調整ツール「調整アポ」は上記のような課題をサクっと解決するツール。Outlookカレンダーと連携して、空いている日時を簡単に相手に伝えられます。Teams連携で面倒なWEB会議のURL発行も自動で送れます!詳しくは、以下からご確認ください。