>文書電子化(スキャニング)サービスとは?文書電子化(スキャニング)サービスとは?2018.06.30最近注目を集めている、文書電子化(スキャニング)サービス。請求書や納品書などといった書類を電子化し、ペーパーレス化することでコストの削減や業務効率化につなげようというものです。文書電子化の必要性や進め方がいまいち分からないという声もよく聞かれます。文書電子化(スキャニング)サービスとは文書電子化とは、従来紙で保存していた書類を画像化して保存することです。文書電子化することで、目的の文書をパソコン上ですぐに検索ができるようなることで業務効率が向上したり、会議のたびに文書をコピーして配布していたのを事前にデータで共有することで手間と印刷コストを削減できたり、物理的に保管しておくスペースが不要になることで社内スペースをより有効活用できたりとたくさんのメリットがあります。膨大な紙の文書を社員自らの手で全て電子化しようとすると、時間がどれだけあっても足りないほどでしょう。その部分を代行するサービスとして生まれたのが文書電子化(スキャニング)サービスです。電子化のプロフェッショナルなのであらゆる紙文書の電子化に対応できる多種多様なスキャナーを保有、膨大な書類を漏れなく正確に電子化処理できる進行管理のノウハウがあるので、社内で電子化するよりも品質の高い電子化を実現することができます。本業に専念しつつペーパーレス化に取り組むことができます。モバイル活用により文書電子化が徐々に浸透スマートフォン、タブレット、モバイルノートパソコンなどモバイルデバイスがビジネスで活用される前までは、クライアント先で打合せがあった場合、必要な文書をコピーして持ち出したりしていたので、電子化をする必要性はなかったと言えます。モバイルデバイスが普及したことで、移動中やクライアント先での打ち合わせ、出張などでの外出先で容易に書類を確認できる環境に一変しました。場所や時間を選ばずに情報を引き出すことができることはビジネスチャンスを掴むための武器となり、近年その環境が急速に整ってきたために、文書電子化に取り組む企業が増えてきたのです。スキャナーやプリンターなどの技術が向上し、電子文書のクオリティが高まったのも、ペーパーレス化の普及に一役買っていると言えるでしょう。政府も推進しており、実は1998年から取り組みは開始されていました。当時、経団連をはじめとする民間企業が政府に対し、「書類を電子で保存することも許可してほしい」と要請。成立当初の電子帳簿保存法では、スキャナーなどで電子化した文書は対象外とし、最初からパソコンで作成した電子文書のみを許可する形となっていました。そのため、法律が施行された後も依然として、書類を紙で保存する文化が主流となることに。電子帳簿保存法は請求書や領収書といった「国税に関する文書」のみ電子化できるという法律だったため、全ての紙の書類が法律でカバーされていた訳ではありませんでした。そこで2005年、すべての文書を対象として、スキャニングした文書の電子保存も許可する「e-文書法」が施行されました。2016年10月以降は、領収書は手書きの署名を記入しておけば、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータでも保存を認められるようになっています。今後はさらに紙の書類の電子化が進み、法律も緩和されていくことが予測されます。「e-文書法」に関する改正の動向はチェックしておくべきだと言えるでしょう。文書電子化が徐々に普及してきたとは言うものの、依然として紙で書類を保存する企業は多いものです。この原因は、主に次の2点にあると言えます。社外から送られてくる紙の文書が減らないこと。社内の文書であれば、ルールを設けることで紙の文書をなくすことができるでしょう。クライアントや協力会社にまでそのルールを適応するのは難しいもの。パソコンで作成した美しい文書を、プリントアウトしてFAX、郵送する企業はまだまだ多いのが現状です。電子化の進め方が分からないこと。スキャニングは想像以上に大変なもので、書類のホッチキスや付箋を外したり、サイズごとにまとめたりと、事前準備にも時間がかかります。スキャニングを始めた後も文書をスキャナーにセットして、分かりやすいファイル名を付けて、ディレクトリごとに整理してといったように、作業量は膨大です。そもそも何から手を付けていいか分からないというのはもちろんのこと、電子文書化には工数がかかるため手を付けられない、というのも大きな原因となっています。そこで利用していただきたいのが、専門の文書電子化(スキャニング)サービスです。スキャニングのプロフェッショナルに文書の電子化を代行してもらうことで、美しいデータに仕上げてくれるだけでなく、ファイル名やフォルダ構造も分かりやすく仕上げてくれるなど、専門のスキャニングサービスなら、単なる文書を電子化するだけにとどまらず、使いやすさを念頭においた電子化プランを提案してくれます。文書電子化を自分でやってみようという方へ。スキャニングサービスについてのお問い合わせ文書電子化や文書管理に関することならどんな些細なことでもお気軽にお問い合わせください。9:00~18:00メールでのお問い合わせ。