安心の徹底サポート●美容室における電子カルテについてまとめ電子カルテとは?電子カルテとは、従来から使われていた紙のカルテを電子的なシステムに置き換えたものです。PCやタブレット、スマホなどの電子機器に電子カルテのソフトやアプリをインストールすることで、カルテを電子情報として記録・保存します。顧客情報を管理するにあたり、特定のカルテ情報の編集・閲覧だけでなく、登録されている複数カルテの一括編集や管理をすることもでき、顧客情報に関わる業務効率化が実現します。電子カルテは医療業界から利用が広がってきたものですが、美容室での利用も拡大しています。「顧客情報の記録・管理は紙カルテで十分。」と思われる方もいるかもしれませんが、顧客情報の管理を効率化するだけでない≪美容室へ電子カルテを導入すべき理由≫がいくつかあります。1.美容室の顧客情報を記録して、顧客満足度アップ!美容室で使う手書き紙カルテでは、記入に時間が掛かったり最低限の記載になりがちで情報を上手く残すという面で課題がある美容室は多いのではないでしょうか。その点、電子カルテを利用すれば、短い時間で多くの情報を記録することが可能になります。カルテには、お客様自身の情報や施術履歴など様々な情報を記録していきますが、カルテに記録されているお客様の情報量が多ければ多いほどお客様の好みや嗜好を把握でき、よりお客様の好みに合わせた提案や施術がしやすくなりますよね。次回来店時、それらの情報を元に施術を行い、多くを語らずともお客様の好きなスタイルができあがれば、その仕上がりに満足するだけでなく「担当さんとの相性が良い」と感じ総合的な顧客満足度がアップするため、さらなるリピートへと繋がっていくのです。2.美容室の顧客情報を徹底管理してトラブル防止!美容室のカルテには、個人を特定する情報の他、毎回の施術内容やアレルギー等の情報、プライベートな話題まで、多くの個人情報が記録されています。カルテの紛失は絶対にあってはなりませんが、紙カルテのように1枚ぺらっと持ち運べてしまうものだと、気軽にカルテを受付や他のお客様の目に付く場所に置いてしまうことや、ふとした瞬間に備品の隙間に入ってしまい紛失してしまうことがあるかもしれません。いったところから個人情報が漏洩するだけでなく、その内容によってはお客様トラブルに発展してしまうケースもあり得ます。電子カルテなら無防備な管理が原因でお客様にカルテを見られるということは防げますし、カルテ情報は自動的に端末の中に保存されるので、紛失してしまう心配もありません。検索をかければ情報をすぐに呼び出すことができるので、お客様の情報を把握しやすく、お客様とのコミュニケーションがスムーズに進むというデータ管理ならではの利点もあります。3.美容室の顧客情報を活用して効果的な集客!美容室の電子カルテは情報を一括管理することができ、その情報をデータとして整理したりまとめることができます。それにより、条件を絞り込んで一覧化することも容易です。すると、カルテに記録した情報は接客時に振り返るだけのものではなく、集客のために活用できる材料となります。メニュー」「お客様の関心事」などの軸をつくり、これに該当するお客様を一覧化します。リストアップして絞り込んだお客様に対して、DMなどでアプローチをかければ、効率的かつ集客効果は倍増します。DMはメールでもハガキの場合でも、多すぎても少なすぎても反響が出にくいものですが、絞り込むことで誰にでも当てはまるいわゆる「ザ・DM」の内容ではなく、お客様が「自分ごと」として受け止めてくださる内容をつくることができ、集客率が高くなるのです。電子カルテなら、こういった客層の絞り込みやリストアップも一瞬なので、美容室での集客施策の幅も広がります。美容室で電子カルテを使うメリット&デメリットでは、美容室で電子カルテが必要な理由がわかったところで、今度は電子カルテを使った時のメリット&デメリットをみていきましょう。登録、編集、保存がしやすい文字だけでは表現しにくい現在の状態や仕上がり具合を写真と共に残せる選択式にできるなど、記録方法の効率化が可能キーボード入力で誰が見ても読みやすい文字で記録できる<管理面>検索機能で対象のカルテを見つける作業が簡単&スピーディークラウドに保存されるので、顧客情報やカルテ内容など電子化されたデータは半永久的に保存可能クラウド保存だから、いつでもどこでも対応の電子機器があれば顧客情報を閲覧、確認できる<コスト面>紙カルテのように印刷する必要が無いため、印刷コスト削減&ペーパーレスを実現デジタルデータなので、印刷が薄くなる・紙が傷むなどカルテの劣化がないクラウド保存だから、カルテ保管場所の確保が最低限で済む(店内の収納を圧迫しない)<セキュリティ面>電子端末でのセキュリティ対策ができるのぞき見やカルテの紛失を防げる美容室で電子カルテを使うデメリットデジタル端末に不慣れな人には使いづらい利用端末の経年劣化、ネットワークの通信状況に影響される場合があるシステム利用料や導入コストが掛かる全ての情報を電子化できない場合もある※ただし、最初からシステム化されているものを利用していれば問題ありません美容室の顧客情報管理をを電子化させていくには、電子カルテを使うメリットがある一方でデメリットがあるのも事実です。機能が多ければ良いというわけでもなく、美容室のスタッフさんの中にはデジタル端末に苦手意識を持たれる方も少なくないでしょう。利用する機能によっては追加料金が必要となる場合もあります。継続して利用し情報を蓄積することで益々利用価値の高まる電子カルテだからこそ、分かりやすく使いやすい電子カルテを選ぶ必要性があります。美容室向け電子カルテは様々な種類があり各々異なる機能を備えています。美容室のワークフローに合った電子カルテを選ぶことは、コストを抑えながら業務効率をぐんとアップさせることに繋がります。美容室向けの電子カルテにはどのような機能があるといいでしょうか。髪型や髪色を写真に撮ってそのまま当日の電子カルテに保存すれば、Before&Afterが残せます。写真なら、前後左右多くのアングルを見たまま残せるので、文字だけでは表しきれない微妙なニュアンスも後日正確に振り返ることができます。電子カルテでは、当日のメニューやご要望、会話内容などは文章で、施術詳細に関しては写真でと、多くの情報を残せるため、来店までに期間が空いたお客様がいらっしゃっても安心。美容室の担当が変わっても、お客様の施術履歴を正確に遡ることができ、具体的な提案やご案内ができます。美容室で丁寧にカルテを作っても、必要な時にすぐに取り出せなければ意味がありません。施術前や予約の際にしっかり顧客情報を確認することで、お客様へより良い接客サービスを提供し安心感を与えることができます。電子カルテはデジタルデータとして保存しているため、検索機能があることで全データの中から必要なカルテを瞬時に探し出します。紙カルテのように「探す→確認する→元の場所にしまう」という手間が掛からないため、美容室のカルテ管理に掛かる時間が大幅に削減され、業務効率が圧倒的に向上します。利用機会が増えている「施術同意書」や「契約書」。お客様に関する情報として、電子カルテと共にこれらの書類もデジタル作成・保存できると、管理の手間が無くなりペーパーレス化を促進できます。同意書や契約書などはトラブルを避けるために大変重要な書類ですが、お客様にサインをもらった後は、出番がほとんど無いもの。必要なときにすぐに確認できる必要性があります。電子カルテと一緒に同意書も一括管理して検索することができれば、保管場所にも困らないので便利です。美容室で電子カルテを使う場合、「どんな機能が使えるかな?」ということばかりに目が行きがちですが、あちこちに持ち運べたり、クラウド保存できる電子カルテシステムであるかどうかでも、使い勝手の良さが変わります。美容室では、接客のために店内を移動したり、店外でカルテ入力が必要なケースが発生することもあるかもしれません。忙しい美容師さんの業務をサポートするうえで、タブレット型のような持ち運べる端末で使える電子カルテであることは、業務効率アップに繋がります。お客様の元で前回の施術写真を見ながら新たなご提案をしたり、受付だけでなくバックオフィスで休憩しながらカルテ情報を閲覧・編集することができます。クラウド保存できる電子カルテなら、美容室内外関わらずPCやタブレット、スマホといったインターネットが繋がる端末があれば、いつでもどこでも操作ができカルテ利用の壁が無くなります。電子カルテを導入された美容室は、実際どのような課題があり電子カルテの導入に至ったのか、そして電子カルテ導入後のどのように改善されたかなどの実例を、美容室のリアルな声をご紹介します。「前回のスタイルが画像で残っているので、より提案がしやすくなりました。「前回がこうだったから、今日はもうちょっと襟足を切ってみましょう。」とか「前下がりのラインを強めにしてみましょう。お客様も2か月くらいのサイクルでご来店されて「前回と同じで。前回がどうだったのかを覚えていない方が意外と多いんです。そんなとき画像で見せると「ああ、こんな感じだったんだね。」ということでご確認いただけます。あとは「画像でしっかり保存してくれている。」と、お客様がお任せしてくれる率がすごく高くなった感じですね。紙媒体ってどうしても感覚的な部分があると思うんですけど、画像として残しておくのでより安心して任せてもらえるようになったかなと思いますね。電子カルテは、やっぱり整理はすごくしやすいです。ここ最近は写真も撮影して保存するようになりました。写真と言っても、お客様が「こんな風にしたい」と持ってきてくださった画像をスマホごと撮影させていただいている形ですが。いえ、カルテがすごく探しやすいことはBionlyを導入してよかったと思えます。Tree/美容室Bionlyを導入するまでは紙のカルテで顧客情報を管理をしていました。OPENして3年ぐらい経って、お客様の数が増えていくにつれてだんだん紙カルテでの管理が大変になってきてしまって...。「いよいよ紙カルテをやめよう!」と決断したタイミングでBionlyの導入を決意しました。Bionlyの電子カルテの良いところは、1回の施術につき写真を6枚保存できるところと、POSレジ機能も一緒に使えるというのが良かったです。あとはキャッシュレス決済もSquareと連携して使えるというのがすごく魅力的で。電子カルテを提供しているサービスはたくさんありますが、Bionlyは予約メニューの内容が施術、物販などのカテゴリーで細かく自由にカスタマイズできるところも良かったです。Bonheur/エステサロンその他の導入事例は、こちらをご覧ください。美容室に人気の電子カルテは画像を6枚保存可能Bionlyの美容室向け電子カルテは来店毎に6枚の画像を保存できるのが最大のポイント!6枚保存できることで、施術前後画像の他に、フロント/サイド/バックやポイント部分のアップ画像、使用商材の画像など幅広い用途に画像保存機能を利用できます。手書き用の業種別イラスト台紙を標準装備。画像にもイラスト台紙にも手書きで直接書き込み出来るので、入力が苦手な方も紙カルテのような感覚でも施術記録を残せます。⇒Bionlyのカルテ機能詳細はこちら美容室に嬉しい充実の顧客情報登録Bionlyでは丁寧なカウンセリングを行う美容室のために、選択式で登録できる顧客属性や、テキスト入力する3つのメモ機能など、顧客情報の登録方法が充実!統一してヒアリングしたい美容室オリジナル項目は、予め設定しておくことでプルダウンで選択するだけで情報を残せるので、情報登録の時間短縮を実現!メモ機能は、1回の施術で最大2000文字まで入力可能。お客様の情報を丁寧にしっかり記録することができます。⇒Bionlyのメモ機能の詳細はこちらその他にも、電子同意書機能や紹介者機能などは、美容室向けの電子カルテとして標準装備。顧客情報をPOSレジシステムで一元管理できることで、WEB予約が入れば自動的に電子カルテにも予約情報が反映されたり、登録された顧客情報を集計・分析することも可能でマーケティングにも活用できます。美容室への導入準備段階から安心の徹底サポートBionlyでは忙しい美容室の皆様のため、導入前に必要な各種設定は専用のサポートチームがお手伝い。多岐に渡る顧客管理機能の説明や操作レクチャーもしっかりと丁寧にいたします。そのため「面倒」「難しい」といったことはありません。導入後も電話・メール・オンラインなど様々な方法で徹底的にサポートいたします。▼導入サポートについて詳しくはこちら⇒Bionlyの導入サポート美容室における電子カルテについてまとめ現在政府も進めるペーパーレス化。美容室では、顧客情報を電子化することで、時間もコストも短縮しながら、売上アップのための強力な武器にすることができます。あなたの美容室でも業務の効率化と再来店に繋げる接客力アップのためのツールを「紙から電子へ」進めてみてくださいね。美容室へのPOSレジシステム新規導入および他社からのお乗り換えも簡単&安心。お気軽にお問い合わせください。皆様のサロン運営における課題を伺ったうえで最適なご提案をさせていただきます。美容室のPOSレジシステムのメリットやおすすめを紹介/予約・顧客管理も1台でOKRECOMMENDこちらの記事も人気です。