購買業務を可視化・電子化し、購買担当者と経理部門のコミュニケーションコストを削減。購買業務の改善経験を活かして、GMP文書管理に展開したい。細胞の製造や品質評価などの技術を産業界へ「橋渡し」する事業を推進しています。プロジェクト」があります。細胞をストックする事業を行っております。細胞が製造され、1検体が4000万円ほどで提供されます。製造され、1検体が100万円程度で提供されるようになることを目標としています。細胞等の製造に使用する試薬、資材などを購買する業務で使用しています。省令(※)を遵守しなくてはなりません。省令では、医薬品を製造する際に、定められた品質規格に適合することが確認され、かつその製造過程についても記録を残し、それが適切に管理されることが求められています。定められた製造記録文書が作成されます。文書の作成・保管に関する業務も、効率的に処理される必要があります。業務管理に慣れることを考慮して、購買業務から始めることとしました。4の工程を経て処理されます。申請/承認:各部署の購入担当者が購買を申請後、その上司が承認する。発注:承認され次第、購入担当者が発注手続きを行なう。納品報告:購入担当者は、納品があり次第、納品書番号を経理部門に報告する。支払:経理部門では、届いた請求書と納品書番号を確認して支払う。以前は、申請、承認などの処理をメールで行っていました。そのため、3の「納品報告」が適切に実施されないことが頻発していました。経理部門が届いた請求書を見て、誰が発注したものなのか?間違いなく納品されているのか?を確認して回らねばならず、経理部門の負担が大変大きなものになっていました。使ってこれらの処理を電子化した結果、購買担当者は未処理状態の「納品報告」が一目瞭然になり、処理されないまま(報告モレ)のものが5分の1程度まで減少しました。「納品報告」が処理されていなくても、経理部門で滞留している購買案件をすぐに参照できるようになり、経理部門から購買担当者に「報告処理」を催促しやすくなりました。標準で装備されている点です。連携が容易であることが必須条件になっていました。アップロードされるようにしています。ファイルは、経理部門にて会計の処理などに活用されます。文書を管理する業務への適用について、2021年中に道筋をつけたいと考えています。購買業務では次の2点に取り組む予定です。同じ施設内で働く、共同研究者などの人からの申請を受け付けられるようにする。頻繁に発注する物について、発注処理を自動化する。ログインIDを持たないユーザでも申請できる機能を活用して実現できそうです。2については、いつもお世話になっている発注先に注文内容が書かれたメールが自動的に送信されるようにします。連携機能をより強化することです。ついても高めてほしいです。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください。(必須)サイト%d人のブロガーが「いいね」をつけました。