WORKSは、企業向けに開発されたビジネスチャットツールのひとつ。LINEと見た目がそっくりで、国内大手企業でも社内教育することなく使えると評判です。ビデオ通話や音声通話、LINEと繋がれるトーク機能をはじめ、情報共有に便利な掲示板機能やスケジュール管理に便利なカレンダー機能なども備わっています。様々な外部ツールとの連携で日々のあらゆる業務を効率化することも可能です。WORKSに登録して、実際に使ってみましょう。WORKSは100名までなら利用料金が無料です!無料トライアルへの登録方法はとても簡単です。WORKSの公式ホームページの「無料トライアル」をクリックし、基本情報を入力します。はじめにいくつかの質問項目を入力したら登録完了。後でPCアプリやモバイルアプリをインストールすれば、より簡単にアクセスできます。登録が完了したら、パスワードやメールアドレスを入力し、管理者画面へログインします。あるメンバーアイコンから、組織などを作成しそこにメンバーを追加していきます。WORKSのメイン機能であるトークをスタートできます。モバイルアプリの場合は、トーク画面が最初に表示されるのでさらにわかりやすいです。右上に表示されるアイコンをクリックすれば、メンバーが検索できます。メンバーをチェックし、選択のアイコンをクリックすると、トークルームが作成されます。この際、メンバーを複数選択すると、グループトークが可能です。トークルームでは、チャットやビデオ通話などが利用できます。WORKSのメイン機能です。トーク機能を使えば音声通話やビデオ通話のほか、画像や情報を簡単に共有することができます。通話方法はとても簡単です。電話したい相手のプロフィール画像をタップし、無料通話アイコンを選択するとトークルームが開きます。その後、メニューボタンから音声通話またはビデオ通話のアイコンをタップすると通話が開始されます。WORKSのPC版アプリでのみ利用可能です。画面共有を開始するにはトーク画面右下にあるアイコンをクリックし、共有画面を選択します。1対1で利用する場合は相手が承諾すると、画面共有が開始されます。複数で共有する場合はすぐに画面共有が開始されます。画面共有をしている間も、同時にチャットや音声・ビデオ通話を使うことができます。画面共有しながらの音声・ビデオ通話には、最大200人まで参加可能です。資料や顔を見ながら会話ができるので、離れていても会議に参加することができます!通訳機能を活用するトーク機能の使用方法は、いつも使っているLINEとあまり変わりません。WORKSには、メッセージ機能やテレビ電話機能以外にも、便利な通訳機能が備わっています。通訳機能はトークルームの設定画面からON・OFFが選べます。スマートフォンアプリの場合は右上の▽から選択。PC用アプリの場合は右上の「・・・」から選択します。対応言語は英語や中国語など5ヶ国語から選べます。3.【トーク】通知設定を見直そう!メールに比べ、お手軽なビジネスチャットですが、その分通知の多さに悩まされることもあると思います。WORKSを導入したらすぐに、通知設定を確認してみましょう。WORKSには一切通知をしない曜日(休日など)を設定することはできません。そのため、一切通知をしないようにするには通知設定をオフにする必要があります。簡単な作業なのでぜひ活用してみてください。WORKSは、普段使っているLINEとつながれる唯一のビジネスチャットツールです。WORKSもしくはLINEと連携するためには、まず管理者画面から外部トーク連携機能を有効に設定する必要があります。有効にするには、管理画面へログインし、サービスをクリック。WORKSの連携ごとに設定可能です。設定が有効になると、「利用メンバー管理」という項目が表示されます。そこから、連携を許可したいメンバーを個別に登録していきます。WORKSとつながるには、お互いが外部連携を許可していないと利用できません。WORKSユーザーを登録するには、ID検索またはQRコードの読み込み、招待用リンクから追加できます。WORKS側からLINEユーザーを追加することはできません。WORKSのIDを友だち追加してもらう必要があります。WORKSには、アンケートの作成・送信・集計の機能が備わっています。WORKS独自の機能と考えて良いでしょう。希望アンケート募集などなど、うまくつかえば業務改善に役立つ機能です。WORKSのカレンダー機能は、1日、3日、月単位で表示することができ、モバイルでの使用に合わせた表示モードも完備されています。予定を作成する際に「重要」マークにチェックを入れると、その予定に星マークが表示される機能もあります。カレンダーを確認するには,トーク画面の左側から家マークを押します。画面の上部に左から,「ホーム」「トーク」「カレンダー」「アドレス帳」「アンケート」と並んでいるので,「カレンダー」を押しましょう。*ホームボタンを押すと,PCアプリで開いていたものがブラウザに飛ぶようです。カレンダーはこのような画面が開きます。スケジュールを作る際に,横にある「重要」にチェックを入れます。このように星マークが表示されます!さらに,プロジェクトや取引先ごとに、予定の種類に合わせたカテゴリの設定も可能。カテゴリごとに色分けすれば、予定がカラフルに表示され、ひと目見たたけで素早く確認することができます。WORKSのカレンダー機能には、表示モードのほかにもさまざまな機能が備わっています。そのうちのひとつ、予定登録機能とは、空き時間を素早く自動検索してくれる機能です。使い方は、まずモバイル版アプリのカレンダーを開き、「+」ボタンをタップし「空き時間の確認」を選択します。すると、参加メンバーの入力画面が表示されるので、メンバーを入力し追加します。参加メンバーの追加が完了したら、会議室などの共有設備を選択します。この際、利用したい設備を複数選択しておくことも可能です。参加者と設備の選択が完了したら、「候補時間の確認」ボタンをタップ。すると、設備と参加者の空いている時間が自動で検索・表示されます。この機能を使うことで、メンバー全員の予定を確認する手間を省けます。WORKSのスケジュール管理機能を使えば、予約可能な設備を簡単に確認できます。予定を作成する際には、共有施設を予約することができます。利用方法は、予定作成時に、「共有設備を予約する」をクリックし、予約したい設備にチェックを入れて「予約」ボタンを押すだけ。スケジュールを素早く管理できるので、会議などの予定調整も楽々。WORKSのアドレス帳は、組織断層表示に対応しています。そのため、自分が所属するグループや組織に登録されている人の連絡先を簡単に確認可能です。WORKSでは、連絡したいメンバーをさまざまな条件で検索することができます。氏名やメールアドレスからだけでなく、内線番号や組織名などからも検索できるので、簡単に確認可能。メンバーの情報は、プロフィール画面から検索できます。プロフィール画面にはステータスや予定なども表示されるため、相手の都合に合わせて適切な連絡方法が選べます。大事な相手はVIPとして登録することも可能です。WORKSのアドレス帳にはさまざまな機能が備わっています。マイアドレス帳には3種類のアドレス帳が存在します。3種類のアドレス帳は例えば、社内用や個人用、共有用といったように使い分けることが可能です。連絡する相手は、重要連絡先として登録することができます。いう機能が備わっており、一定回数以上メールを送った相手が自動で重要連絡先に追加されます。WORKSのアドレス帳には、「重要」や「VIP」に設定したり、任意のメンバーでグループを作成・管理できる機能も備わっています。「重要」マークは名前の隣にチェックを入れるだけです!左にある「VIP」マークを押せば,VIPとしてまとめられます。「重要」や「VIP」は左上にまとめられています。右の「グループリスト」から自分でグループを作ることができます。「+」アイコンをタップし、新規のグループを作成していきます。必須項目であるグループ名やメンバーなどを入力・選択し、公開設定や機能選択などの設定を行ったら、作成完了です。グループの作成が完了したら、自動的にグループ一覧に追加されます。作成したグループ画面を開くと、画面上部に管理画面のアイコンが表示されます。そのアイコンをタップするとグループを管理することができます。ブラウザ版の場合も同様に、アドレス帳から「グループリスト」を選択し、「グループ追加」から新規のグループを作成していきます。APIを使用すると、さまざまなBotの開発が可能になります。APIは、ユーザーと自動的にコミュニケーションを取ることができるトークBotの登録や修正などができるサービスです。APIを利用すれば、ユーザーが送信したメッセージに合わせて自動で回答するシステムを作ることができます。Botからのメッセージとしてユーザーへお知らせすることも可能です。WORKSとLINEのチャットボットでは、提供方法やユーザーの利用方法が異なります。LINEのチャットボットは、まず「公式アカウント」として登録し、LINEユーザー全体に向けて広く提供します。WORKSのチャットボットは、公式アカウントではなく契約テナントごとに登録します。ユーザー全体に向けたLINEのチャットボットとは異なり、営業レポートやFAQ対応など、社内業務向けに特化しています。WORKSのチャットボットは、メッセージ形式の種類も異なります。LINEのチャットボットには画像やテンプレートメッセージなど、メッセージ形式の種類が豊富にそろっています。WORKSのチャットボットのメッセージ形式は、リンク付きテキストやシンプルなテキストなど数種類のみです。LINEのメッセージ形式に比べ、種類がかなり少なくなっています。WORKSのBotを活用すれば、外出中でも簡単に社内システムや外部サービスの利用が可能になります。勤怠管理や出張申請なども自動で行えるようになります。WORKSの標準機能に含まれていません。使用するためには、別途開発が必要となります。WORKSは情報のフローに向いているツールです。新鮮な情報をどんどん流してコミュニケーションを取るのにはいいのですが、チームで共有してずっと参照する進捗管理表や規約類、各種資料など、いつでもすぐに取り出して見たいストック(蓄積)型の情報を扱うのには向いていません。常に参照したい書類のリンクなどもトークで流してしまうと、後から探すのに苦労して仕事の効率が落ちてしまいます。ここでとても役に立つ機能が、ホーム画面の自由掲示板です。いつでも見たい資料、毎日入力が必要な進捗管理表などを見やすい場所に配置できる掲示板は、トークと補完し合う機能なのでぜひ使いこなしましょう。以下が、自由掲示板の投稿画面です。必読表示をつけ目立つ場所にいつまで掲示するかを投稿時に決定できます。ファイルの添付も可能なので、いつも参照したいファイルを添付したり、共有ファイルへのリンクをテキスト内に書き込んだりしておくといいでしょう。掲示板にはお気に入り機能があります。使う資料をお気に入りに登録しておくだけでも、資料探しがグンと効率アップして仕事が捗ります。10.【Drive】ファイル共有もお任せ!Driveの使い方をマスターしよう!ファイル共有「Drive」は、ベーシックプラン以上のユーザーが使えるサービスです。ファイル共有をとても楽にしてくれるほか、バージョン管理で作成の途中経過が保存できます。ファイルの中身を保護する機能はビジネスでファイルを扱う上でぜひ欲しい機能といえるでしょう。フォルダ共有で関係書類はまとめて共有Driveではフォルダ共有をサポートしており、ファイル単体だけでなくフォルダごとの共有が可能です。プロジェクトの開始時など、多くの関係資料を一気に展開できて便利です。先ほどご紹介した掲示板に複数の資料をまとめて掲載してもいいのですが、大容量かつ数の多いファイルを展開する場合はフォルダの方が扱いやすいでしょう。法的な書類などの場合、修正の途中経過そのものにも多くの注目が集まります。社内規則など、バーション管理にふさわしい書類を洗い出して、Driveの利用を検討してみてはいかがでしょうか。したリンクの削除などが一覧上で簡単にできることです。共有リンクの管理が簡単にできることにより、業務管理をしやすくしています。WORKSのメール機能は、ベーシックプラン以上向けの機能です。通常の電子メールとはあまり差がないのでは、と思われるかもしれません。実際には通常のメールにはないきめ細やかな機能があり、業務の効率化などに役立つ機能をたくさん備えています。ここでは、通常のメールとは異なる機能をピックアップしてご紹介します。WORKSにはリマインダーがありませんが、メールをリマインダー代わりに使えます。リマインダーは、Slackやチャットワークでいうタスクなど、さまざまな形で物忘れ防止に役立ってくれる機能です。いつも身近に使っている電子メールでリマインダーを設定できると、忘れ物の防止に役立つのではないでしょうか。ファイルの回収」機能です。「一般添付」の最大ファイルサイズを設定することで、指定したサイズ以上の大きな添付ファイルを受信者が開けなくなります。この機能を設定しておくと、万が一外部に添付ファイルを誤送信した場合にも、添付ファイルを受信者が開けなくなるので機密が守れます。同一ドメイン内に限ってですが、メールを送信してから取り消すことも可能です。既読が付いてしまうと取り消せなくなることは覚えておきましょう。WORKSのメールなら、LINEと同様に既読マークが付きます。メールを相手が読んでいるかどうかあらかじめ分かっていれば、ある程度内容を知っているものとして話を展開でき、効率の良いコミュニケーションがとれます。WORKSの管理機能について簡単に触れておきましょう。WORKSを使えるように、サービスの利用や特定のファイル形式に対する利用を制限することで、必要な人に必要な操作のみできるよう管理が可能です。必要以上の権限は与えない方が間違った操作などを未然に防止でき、結果的には業務効率に繋がります。WORKSのグループトークやホーム機能を使えば、簡単に全社員に災害時の連絡をお知らせすることができます。ときには災害時に連絡をする状況・時間もない場合もあります。WORKS」があります。WORKS」では、災害時に全社員に自動的にテキストを送り、社員の安否確認と自動集計をしてくれます。ID入力無しでBOTが質問形式で安否確認を行なってくれる他、代理回答も可能です。参照:https://ampi.biz/また、災害対策訓練用のテキストを送信することもできるので、定期的に防犯対策を行ないたい場合にもおすすめです。WORKSの便利な使い方をご紹介してきました。WORKSには、基本的なトーク機能から便利なBot機能まで、さまざまな機能が充実しています。使い方をしっかりとマスターして上手に使用すれば、大幅な作業効率の向上が期待できます。コミュニケーションツールとしてだけではなく、スケジュール管理やシステムの簡易化などにもぜひ活用してみてください。