「どの健康管理システムを選んだら、自社の業務が効率化できるのか知りたい」と思うことはありませんか?健康管理システムは機能や使い勝手が事前に分かりづらいため、調べてみたものの比較するポイントがわからずに頭を悩ませることがあるかと思います。選び方を間違えると「導入に費用も時間もかかったのに無駄になった」となる事例もあります。そこで、健康管理システムを選ぶときのポイントを5つに分けて解説します。自社に最適な健康管理システムを選択したい方は、ご一読ください。}}健康管理システムを選ぶときの5つのポイントとは?健康管理システムを選ぶポイントは、以下の5つ。健康管理業務の改善効果(工数削減など)は高そうか個人情報の取り扱いやセキュリティ対策は問題ないか法改正などが起こっても、即座に対応できるか導入に時間がかかりすぎないかオンプレミス/クラウドなど、システムの形態は用途に合っているかそれぞれのポイントを見てみましょう。【ポイント1】健康管理業務の改善効果(工数削減など)は高そうか健康管理業務のうち、以下は時間のかかる業務の代表例です。・電話先の相手の情報を確認するために、健康診断の結果、ストレスチェックの結果、労働時間などをチェック特にデータの保管場所が紙やExcel、スキャンしたPDFなどに分散されていると、すべての情報を集める作業に時間がかかっているはずです。解決策として、健康管理システム導入を期にでペーパレス化(紙ではなくデータ管理できるか)を進められるか見ておくことをおすすめします。健康管理システムの『Carely』なら、過去の健診結果やストレスチェックの記録、医師の所見などを一箇所で確認することが可能です。▲従業員別の健診結果の画面例さらに産業医面談の準備をするときも、従業員に紐づいた資料(健康診断の結果、ストレスチェックの結果、過去の面談記録など)をひとつの画面で確認できます。そのため、産業医面談のたびに、新たに従業員の情報を整理する時間はかかりません。他にも、ペーパレス化を進めて削減できることはとても多いです。社内で共有しやすい資料にまとめているので、以下からダウンロードの上、ご活用ください。健康診断をペーパレス化。健診予約や事後措置などの、健康診断にまつわる業務の多くは紙や表計算ソフトでの管理がまだまだ主流です。アナログ管理することで従業員の個人情報...【ポイント2】個人情報の取り扱いやセキュリティ対策は問題ないか健康管理システムは個人情報を扱うため、セキュリティ対策も見逃せません。セキュリティ面で重要となるのは以下の3点です。システム側で閲覧する人を限定する権限設定ができるかプライバシーマーク(Pマーク)や、ISMS認証を取得しているか利用者側のセキュリティを強化できるかそれぞれ詳しく見ていきましょう。【セキュリティ対策例1】システム側で閲覧する人を限定する権限設定ができるかセキュリティ対策で有効なのが、閲覧できる人を制限することです。セキュリティ対策が強いからと言って、極端に見れる人を制限してしまうシステムはあまりおすすめできません。「産業医や保健師だけが見れるシステム」などの場合は、健診予約を担当する人事とはエクセルやメールで情報をやりとりしなければなりません。おすすめなのは、「システム内で閲覧権限を設定できるシステム」を選ぶことです。(上司)従業員本人などの区分で健康情報を閲覧できる人をシステム上で設定できれば、セキュリティ面と利便性を両立したシステムを選定できます。【セキュリティ対策例2】プライバシーマーク(Pマーク)や、ISMS認証を取得しているか健康管理システムのセキュリティを調べるときは、プライバシーマーク(Pマーク)やISMSの認証を確認しておくのがおすすめです。一般的に聞き馴染みのうすいISMSは、日本工業規格だけでなく国際標準規格でもあります。個人情報の取扱いだけでなく、顧客から預かった情報全般の管理が規定されているため、健康管理システムのようなBtoBシステムに適した認証となっています。▲例:健康管理システム『Carely』で取得しているISMSマーク【セキュリティ対策例3】利用者側のセキュリティを強化できるか他にも、二段階認証やIP制限など、利用者自身でセキュリティを強化できる仕組みも重要です。二段階認証:電話やスマホで二段階認証用パスワードを取得してログインするIP制限:特定の端末(ネットワーク)からでないとアクセスできないようにする上記のような設定ができるシステムでは、不正ログインによる個人情報漏洩リスクを低減できます。健康管理システムは複数の管理者が共同して健康情報を扱うことが前提であるため、上記のようなセキュリティ機能があるかどうかも選定のポイントです。【ポイント3】法改正などが起こっても、即座に対応できるか労働安全衛生法や働き方改革関連法など、健康管理に関する法改正は毎年のように発生しています。万が一、導入した健康管理システムの法改正対応が遅かった場合、エクセルなどを使った二重管理が発生してしまい業務負荷があがるばかりです。可能であれば、法改正に合わせてどれくらいのスピードでシステムの機能がアップデートされるかを確認しましょう。現場の産業医や保健師にヒアリングし、今後の実務を確認した上で対応Carelyユーザー会を定期開催し、新機能を実際に試していただく機会を用意このようにCarelyでは、法改正への対応に加えて、現場の声を取り入れた上で必要な機能を開発しています。高いセキュリティ性と現場の使いやすさを両立した健康管理システムを導入したい方は、以下からお問い合わせください。\法改正にも完全対応!/Carelyのお問い合わせはこちら【ポイント4】導入に時間がかかりすぎないか健康管理システムの導入にかかる時間も、見ておきたいポイントです。時間がかかる主な原因は、以下の3つ。データ移行に手間がかかる利用者がシステムの使い方に慣れない他システムとの連携がうまくいかない特に時間を取られるのが、データの移行作業です。健康管理では従業員単位にしろ、部署単位にしろ、経年変化によってリスク判定することが重要です。そのためにExcelや紙でまとめてある健診結果や産業医面談の記録などを、新しいシステムに取り込まなくてはなりません。仮にExcelでデータを保管してあったとしても、新しいシステムに合わないデータが含まれている可能性もあります。内容を確認しながら手作業で削除する対応が必要となり、時間がかかることも。一般的な業務管理システムを導入する場合には、従来の方法と新しいシステムを使った方法の両方を並行して利用する期間が2~3ヶ月必要です。現場の使い勝手を意識した開発をしていて操作しやすい人事情報や勤怠管理などの他システムとの連携も容易といったサポート体制により時間をかけずにシステム導入が可能になっています。時間がかかりがちな健康診断の紙をデータ化するサポートについても、OCRによるデータスキャン専門家によるチェックの2つで、迅速にデータ移行できる体制を整えています。\導入開始まで最短約1ヶ月/Carelyのお問い合わせはこちら【ポイント5】オンプレミス/クラウドなど、システムの形態は用途に合っているか健康管理システムの形態には、オンプレミスとクラウドの2種類があります。オンプレミスシステムに必要なサーバーや通信回線を自社内に設置し、管理・運用する方法クラウドシステムに必要な機器を自社で保有せず、クラウド上にあるシステムで運用する方法どちらにもメリットとデメリットがあります。オンプレミスとクラウドの比較は以下の表をご覧ください。自動アップデートオンプレミスは自社でサーバーを構築して運用するため、自由にカスタマイズできる特徴があります。一方で以下のように導入・運用コストが高額になりがちです。用意するサーバーの数だけ購入費用がかかる通信環境を社内で構築する必要があるシステムメンテナンスのたびに専任エンジニアの人件費がかかるクラウド型システムは、企業独自のカスタマイズはしづらいものの導入までのスピードがとても早いです。自社にサーバーを設置する必要がないため構築費用がかからず、初期費用を抑えられる傾向にあります。データを安全に保管するために複数のサーバーを用意する場合でも、多額の導入費や人件費をかけずに実施できるところがポイントです。「自社独自の運用方法のままでシステム導入したいので、カスタマイズ性がどうしても欲しい......」といった場合を除き、クラウド型の健康管理システムの方が金銭面・時間面で導入しやすいのでおすすめです。以上の5つが、健康管理システムを選ぶときのポイントでした。ここまで読んで「せっかく健康管理システムを導入するなら、すべてのポイントを押さえたものを選びたい」と思っている方もいるのではないでしょうか。このような場合におすすめなのが、健康管理システム『Carely』です。その理由について、詳しくご説明します。5つのポイントを押さえた健康管理システム『Carely』とは?健康管理システム『Carely(ケアリィ)』では、上記でお伝えした5つのポイントを押さえた機能が搭載されています。■1健康管理業務の改善効果(工数削減など)は高そうか⇒健康診断やストレスチェック、産業医面談の記録などを一元管理。複数の場所から、必要なデータを探し出す手間がなくなり、担当者の負担を削減できます。▲健康管理画面の例Carely導入企業では書類整理やリスク者判定にかかる業務工数が75%削減できています。■2個人情報の取り扱いやセキュリティ対策は問題ないか⇒Carelyは、国際的なセキュリティ基準であるISMS(ISO27001)を取得。個人情報データのバックアップも万全にし、安心・安全に利用可能です。二要素認証やIPアドレス制限といった不正ログインを防ぐセキュリティオプション、ログイン情報を集中管理できるシングルサインオンも利用可能です。■3法改正などが起こっても、即座に対応できるか⇒法改正にも即座に対応。強化や、健康診断の法定検査項目の改正への対応などは、現場の声(産業医・保健師)をもとにアップデートしています。■4導入に時間がかかりすぎないか⇒Carelyは、導入までの期間がスムーズ。操作の説明や過去データ登録などのサポートも可能です。他システムとの連携も可能で、それぞれのシステムごとに管理をする手間も削減できます。■5オンプレミス/クラウドなど、システムの形態は用途に合っているか⇒Carelyはクラウドでシステムを運用。導入や運用費用を抑えながら利用可能です。このように、健康管理システムに必要な機能をすべて網羅していることから、導入した企業の99.4%が継続して利用しています。使いやすさやセキュリティ面を重視し、健康管理業務の工数削減ができるシステムを選択したい方は、以下からお問い合わせください。\導入開始まで最短約1ヶ月/Carelyのお問い合わせはこちら最後に、健康管理システムを比較・検討する際によくある質問を解説します。システム検討時の悩みを事前に解消したい方は、ご一読ください。健康管理システムを探すときに、よくある質問は以下の3つ。【質問1】健康管理システムは、自社の規模でも導入すべき?【質問2】健康管理システムの導入にかかる費用や、削減できる費用の例は?【質問3】健康管理システムを社内提案するには、どうすればいいの?それぞれの詳細を見てみましょう。【質問1】健康管理システムは、自社の規模でも導入すべき?従業員数が多くなると、健康診断の予約業務や受診結果の管理が煩雑になりやすく、課題を感じている担当者の方もいるのではないでしょうか。「健康管理システムまで導入すべきもの?」と、タイミングがいつなのか迷うことも。実際にシステムを導入した企業の事例の流れで、自社に最適なシステム導入タイミングがわかる情報をまとめています。詳細については、以下をご一読ください。経済産業省の「健康経営...【質問2】健康管理システムの導入にかかる費用や、削減できる費用の例は?健康管理システムの導入には、社内の稟議を通すことが必須です。稟議とは、決裁権を持つ人の承認を得るための方法のこと。稟議書には、システムの費用対効果の情報が必要不可欠です。健康管理システムの導入で削減できる費用の2つ。健康管理システムの費用については、以下で詳しくまとめています。システム導入の準備を進めたい方は、ご一読ください。企業には安全配慮義務があり、従業員の健康管理が義務付けられています。健康診断の...【質問3】健康管理システムを社内提案するには、どうすればいいの?産業医や健診担当者が健康管理システムを導入したいと思っても、社内の稟議が通らなければ実現しません。健康管理システム導入の目的を明確化する具体的な問題点を洗い出す健康管理システムで実現したい姿を明確化する投資対効果を定量的に示すといったことが必要となります。いえ「ゼロから準備するのは難しそう......」と思っている方もいるのではないでしょうか。提案の流れや具体的な方法については、以下の記事にまとめてあります。スムーズに稟議を通し、導入の道筋を付けたい方は、ご一読ください。健康管理システムを社内提案するための6つの手順とは?成功率を上げる3つのポイントも解説!健康管理業務を効率化するために、システム導入を検討している企業は増えてきています。経済産業省がまとめた「健康経営銘柄2020選定企...なお、「社内提案に活用できる資料が欲しい......」といった方に向けて資料も用意しています。以下からお問い合わせください。健康管理システムを比較・検討するときのポイントを、5つに分けて解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。高いセキュリティで、担当者ごとの権限設定やログイン時の強化ができる法改正に合わせて機能がすぐに改善される導入までの期間が短いクラウド型システムは、導入・運用コストを抑えられるとは言うものの、すべてのポイントを網羅できる健康管理システムを探すのは大変かもしれません。そこでおすすめしたいのが、健康管理システム『Carely』です。Carelyなら、押さえておきたいポイントのすべてを網羅しています。少ない導入費用で、健康管理業務にかかる工数を大幅に削減可能です。実務で使いやすく、さまざまな健康管理業務に対応できるシステムを導入したい方は、以下からお問い合わせください。「働くひとの健康を世界中に創る」を存在意義(パーパス)に掲げ、日々企業の現場で従業員の健康を守る担当者向けに、実務ノウハウを伝える。Carely編集部の中の人はマーケティング部所属。