「国内添乗に行くことになり、旅行会社で出発前の打ち合わせをします。「ツアー帰着後の精算業務についてもざっくり知りたい」この記事はそんな方へ向けて書いています。添乗を経験してきました。本記事では、国内添乗員の出発前の打ち合わせについて網羅的に解説していきます。この記事を読むことで、打ち合わせで何をするのか悩むことはなくなり、打ち合わせに臨めるようになります。打ち合わせがツアーの成否を決めます。添乗員の出発前の打ち合わせの目的は、「手配内容の引き継ぎ」です。添乗員の仕事は、添乗だけではありません。現地でスムーズに行程を進めるためにも、出発前の「打ち合わせ」が大事です。打ち合わせ〜添乗〜精算の3つが、添乗員の仕事です。旅行会社との打ち合わせのタイミング国内添乗は3日前〜前日くらい添乗後の精算では、ツアーの良かったところや改善点、気づきなどを報告します。添乗が決まったら、添乗員は催行する旅行会社の担当者と打ち合わせを行います。社員旅行などの受注型企画旅行なのか、一般募集した募集型企画旅行なのか確認します。クーポン、旅館の部屋割表、バス座席表、バッジ、アンケート用紙、添乗報告書など)指示書は重要書類です。パンフレットや日程表にはない、細かい説明や注意事項、ツアーのポイントが書いてあるからです。ゆえに、まずは指示書を精読するところから始まります。「指示書、募集パンフレット、最終日程表」の3つを照らし合わせ、異なる場合は担当者に確認します。疑問点、不明点はここでクリアにしておきたいものです。参加者名簿も重要です。いつでも変わるのが人数です。参加形態(夫婦、家族、友人)などを読み取り、どんな旅行にしていくかイメージすることも大事です。募集パンフレットは契約書面です。忘れがちなので注意です。クーポンは使用する順にセットしておくとスムーズです。打ち合わせの所要時間、手当ては?打ち合わせの所要時間は、約2時間です。打ち合わせ手当ては、だいたい2,000円です(派遣会社による)。上記には、下調べや必要機関への確認の時間は含まれません。担当者と打ち合わせ後、行程に沿って利用する箇所の手配ができているか確認します。確認お客さまへの挨拶コール(ツアーによる)順番に解説します。希望する旅行者の有無も確認します。座席については、できるだけグループ単位で座れるように配慮します。いえ「並んで座れない」などで全員が納得できる座席割が難しいときもあります。その場合は、復路や別の箇所で配慮するなど工夫が必要です。事前に座席割はできません。当日、受け取ったシートチャートと搭乗券をもとに公平に座席割をします。お客さまの希望が通るわけではないので、理解してもらうことも重要です。後部座席サロンにできるか(社員旅行など)バスの座席割については、受注型企画旅行(社員旅行など)と募集型企画旅行によって異なります。受注型の場合は、幹事さまが決めることです。ほとんどの場合は自由席になるはず。私は過去に受注型で事前座席指定になったツアーは1本もありません。募集型の場合は、色々な方法があります。申し込みを受け付けた順番に指定する当日早く受け付けた順番に指定する車内をエリア分割(A、B、Cなど)して、今日は前からA、B、C、明日は前からB、C、Aなどに順番を変える同じ座席だと不公平感が出て、不満が出ます。お客さまに協力をもらいながら、臨機応変に対応します。宿泊施設の場合ツアーの中でホテルは重要です。1日のうちの多くをホテルで過ごすからです。旅館に16時到着・翌日9時出発ならば17時間の滞在です。1日24時間の70%をホテルで過ごす計算なのです。ホテルの印象がツアーの成否を決めます。確認することは以下のとおり。ホテルの部屋割は重要です。できるだけ同じ条件の部屋を用意するのがベスト。お客さまの構成も考えたうえで部屋割を決めます。