売店の有無3.お客さまへの挨拶コール(ツアーによる)募集型国内ツアーのほとんどは挨拶コールはありません。高品質なツアーでは、出発前の挨拶コールが条件になっているツアーもあります。詳しくは下記記事で解説しています。旅行会社の営業マンの経験から解説します。想定シーンは、旅行会社の営業マンが上司から添乗を引き継ぐときの打ち合わせです。結論、打ち合わせは早めにしておく打ち合わせは早めにするのが正解です。派遣添乗員の打ち合わせ日時は旅行会社が決めるので、前倒しにすることは不可能です。ゆえに、派遣添乗員の場合は、「慣れと工夫」で時間を短縮していくしかないです。旅行会社の営業マンが上司から添乗を引き継ぐとき、出発前日の打ち合わせは避けましょう。営業マンは打ち合わせ以外にも他の仕事を抱えているからです。忙しいのを理由に、打ち合わせを出発前日まで延ばすことは自殺行為。具体的には次のエピソードをご参考ください。【失敗談その1】社内添乗の引き継ぎ旅行会社の営業マンである私のエピソードです。先輩のお客さまを引き継いで、添乗する機会がありました。早い段階で打ち合わせをしたかったのですが、先輩も私も日中は「営業と手配」でてんやわんや。毎日の残業で打ち合わせを先延ばしにして、気づいたら出発前日を迎えてしまったのです。出発前日になっても日中は忙しく、打ち合わせは終業後の残業の時間帯です。この日はいろんな仕事が押して、打ち合わせを開始したのは20時からになったのです。行程表を見ながら説明を聞き、不明点を確認しました。手配内容は先輩が確認済みだったので、再確認は不要です。やることがありました。部屋割表の作成、印刷バスステッカーは用意しなくてもバス会社が作成しています。うちの会社の名前が入っていないので変えたいのです。部屋割表(エクセルデータ)にお客さまの名前は入っていましたが、旅館の情報が入っていません。風呂の時間、朝食の時間、夕食の時間、場所などを調べて、わからないところは電話で確認。エクセルに記入して、体裁を整えて人数分を印刷します。他にもなんだかんだ、不備が見つかりやることが増えていきます。翌日、出発地に07:30には到着する必要があるので、朝5時起きの自宅6時出発。地獄絵図そのものです。旅行会社の営業マン時代は、他の仕事もやりながら添乗準備をしなければならないのが辛いところです。慣れないうちは睡眠不足で臨んだ添乗ばかりでした。ちなみに、私の悪い癖「先延ばし」の解決策について「【感想】『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』先行逃げ切り仕事術」で解説しています。私が在籍している旅行会社が、添乗員派遣会社に添乗員を依頼して、打ち合わせをした経験があります。大型バス5台使う社員旅行で、行き先は沖縄本島3泊4日。添乗員は自社の営業マン4名、派遣社員6名で計10名ほど。打ち合わせは上司含めて12名で、2時間ほど要しました。結論、打ち合わせではあらゆる質問に答えられるようにしておくべきです。理由は、出発日が近づいてくるとどんどん忙しくなるからです。打ち合わせでは派遣添乗員さんからは質問の嵐でした。営業担当者は即答できずほとんどが後日回答の約束に。結局、時間が足りずほとんどが当日回答になりました。質問に答えられないと、派遣添乗員さんからの信頼を得られません。後日回答にしても、できるだけ早く回答、共有すべきでした。上記3つが終了してから完了です。1.帰着報告お客さま解散後、旅行会社の事前指示に従い、担当者へツアー終了を連絡します。具体的な方法は、以下のとおり。担当者へ電話などで連絡する担当部署へ出向いて報告する担当者の自宅などに報告するすぐに対応すべきことは、ここで報告するのが重要です。帰着時間が深夜の場合でも、旅行中のクレームやトラブルの内容によっては、担当者に電話連絡しておかなければならないこともあります。後日、指定された日に旅行会社に行き、正式報告します。後述する添乗報告書の提出のほか、携行品の返納、添乗携行金の精算などを行います。ほとんどの旅行会社は「報告期限」と「報告書面」があります。作成して、提出します。現地情報、ドライバーから仕入れた情報など、今後のツアーを企画するうえで役立つ情報を担当者に報告します。報告事項は、以下のとおり。事故・トラブルやお客さまのクレームから直ちに対応すべきことは、添乗の途中や終了直後に報告します。添乗報告書は他の添乗員にも役立ちます。精算書を作成し、携行金を返納します。添乗中はバタバタして領収証がぐちゃぐちゃになったり、お金を自分の財布と一緒にして訳がわからなくなったりしがちです。お金が合わないと信用を失います。1円も間違えることは許されませんので、きっちり管理します。精算の所要時間、手当ては?精算は所要時間は、約2時間です。添乗中に仕上げるのはかなり難しいです。帰宅後に自宅で書くことになりますが、それに対しての残業代は支払われません。添乗中の夜や、帰りの移動中などで大枠は済ませておくことです。間違いも減り、後がラクになります。まとめ:添乗員の打ち合わせで、ツアーの土台を固めよう添乗出発前の「準備」が、添乗の成否を決めます。「打ち合わせ」は準備のひとつです。ツアーの成否は、準備で8割がた、決まります。準備がすべてなのです。時間をかけて、念入りにしておくことで添乗がスムーズになります。添乗業務の本質については「添乗の基本業務のたったの2つだけ【数えること、確認すること】」にまとめています。