2023/04/24この記事で解説すること今や、ビジネスに欠かせないツールとして注目を浴びるWeb会議システム。その便利さや柔軟性から、ますます多くの企業が導入に踏み切っています。導入する場合には、何から始めて良いのか戸惑うこともあるかもしれません。そこで、本記事ではWeb会議システムの必要知識や選定方法、導入ステップなど紹介します。会議の場を限定せず、効率的なコミュニケーションを実現したい方はぜひ参考にしてください。目次Web会議・Web会議システムとは?昨今では働き方の多様化によりWeb会議のニーズが高まっていて、Web会議とはどういうものなのかを理解する必要があります。本章では、Web会議やWeb会議システムについての概要と始めるまでの手順について解説します。Web会議とは?Web会議とは、オンライン上で行われるビデオ通話を利用した会議のことです。Web会議を使うことで、時間や場所に縛られることなく、遠隔地の人々と直接話し合うことができます。ビジネスの現場においては、多忙なスケジュールの中でも会議を円滑に進めることが求められます。Web会議を利用することで、会議の時間や移動時間を節約し、より効率的なビジネス運営が可能になります。Web会議を始めるには、以下の手順が必要です。Webカメラ、マイク、スピーカーなどの必要な機材を用意するWeb会議システムを選び、アカウントを作成する参加する人々に招待状を送信するWeb会議システムにログインし、会議に参加するWeb会議は、ビジネスシーンだけでなく、オンライン学習や遠隔医療などでも活用されています。Web会議を使うことで、コミュニケーションの壁を取り払い、より円滑なコミュニケーションが実現できます。Web会議システムとは?Web会議システムとは、インターネットを通じて遠隔地にいる複数の人とビジネス会議を行うことができるツールです。昨今、リモートワークが増加する中で、Web会議システムの需要が高まっています。ビジネスシーンにおいて、必要不可欠なツールの一つとなっています。Web会議システムを使うことで、会議の場所を選ばず、時間やコストの節約が可能になります。ビジネス上のパートナーや海外の取引先とのコミュニケーションを円滑に行うことができ、ビジネスの効率化につながります。以下は、Web会議システムを利用するための手順です。Web会議システムをインストールするWeb会議システムにログインする参加者に会議のURLを送信する参加者はURLをクリックし、会議に参加するマイクやカメラなどの設定を確認する会議を開始するWeb会議システムは、ビジネスシーンにおいて重要な役割を果たします。自社のニーズに合ったWeb会議システムを選び、活用することで、ビジネスを効率化し、成功への近道を歩むことができます。Web会議システムのタイプは3つWeb会議システムは、様々なビジネスシーンで利用される便利なツールです。Web会議システムの製品は以下の3タイプに分けられます。ここでは、Web会議システムの製品タイプを紹介し、それぞれの特徴や利用シーンを解説します。会議や打ち合わせに適したシステムオンラインイベントに適したシステム専門業務を得意とするシステム1.会議や打ち合わせに適したシステム会議や打ち合わせに適したWeb会議システムは、ビジネスや組織内でのコミュニケーションや調整、意思決定などのために利用されます。主な機能として、画面共有や資料共有、チャット機能、などがあり、多くの場合、参加者が10人以下の小規模なミーティングに適しています。2.オンラインイベントに適したシステムオンラインイベントに適したWeb会議システムは、WebセミナーやWeb講義、オンライン展示会、ウェビナー、ライブストリーミングなどのイベントに適しています。主な機能として、参加者の視聴や質問に対応するQ&A機能、参加者の投票に対応するポーリング機能、ライブ配信や録画再生機能、リアルタイムでのアンケート機能、コンテンツの配布機能などがあります。3.専門業務を得意とするシステム専門業務を得意とするWeb会議システムは、業務プロセスや業務上のタスクに合わせて設計された、特定の業務に特化したシステムです。医療現場でのテレカンファレンスシステム、教育現場での遠隔授業用システム、リモートサポート用システムなどがあります。業務に応じた機能を提供することで、特定業務に最適化された柔軟な運用が可能です。Web会議システムの選定ポイント9つビジネスでのコミュニケーション手段として、Web会議システムが注目されています。製品が存在するため、自社に合った製品を選ぶことは容易ではありません。以下のポイントを押さえて、最適なWeb会議システムを選びましょう。予算に合わせた製品を選ぶ評判や口コミを確認するサポート体制は優れているか1.ニーズに合った機能や同時に参加できる人数を把握する自社が求める機能を洗い出しましょう。要素について明確にし、それに適した製品を選びます。多人数での会議には複数の画面を表示できる製品が必要になるなど、細かい要素にも注目して選びましょう。大体は10人以下くらいの会議が多いとは思いますが、全社会議や新人研修、セミナーや会社説明会など大規模な接続が必要なシーンもあります。大規模であるほどWeb会議の容易さがメリットとなるため、積極的に活用したいシーンになります。いった際に、どれだけ同時接続できるのかは選ぶポイントになります。1対1に特化している製品から250人の接続が可能な製品、中にはライブストリーミングで10,000人の参加ができる製品もあります。料版と有料版でもその人数が変わるため確認しておきましょう。2.接続が安定しているか対面で行う会議と比較するのであれば、この接続の安定性があります。Web会議の場合だと、どうしても会話がワンテンポ遅れたり、音声が途中で途切れたりなどオンライン特有のトラブルが発生します。それらをどれだけ最小限に抑えられるか、大抵はインターネット環境やデバイスの処理能力が要因であることが多いですが、それでも製品によって差が出るため無料版などを利用して試してみると良いでしょう。3.顧客や取引先の人などでも扱いやすいか実はこの観点もWeb会議システムを選ぶうえでは重要になります。社外との会議やイベントでも頻繁に利用されることが想定される場合は、やはり社外の人も扱いやすい製品を選ぶ必要があります。一般的でないWeb会議システムを導入した場合でよくあるトラブルは以下が挙げられます。会議への入り方が分からず開始が遅れてしまったカメラやマイクの設定方法が異なっていて映らない、聞こえない画面共有のやり方が違うため手こずってしまうこれらが起こらないよう、導入する製品を一般的に使われる製品に揃えておくことや、導入企業が少ない製品でも操作性が良い製品を選ぶことが大事です。それによりこういったトラブルを軽減できます。4.操作性や使いやすさはどうかビジネスシーンではスムーズなコミュニケーションが求められます。そのため、Web会議システムの使いやすさも重要なポイントです。マニュアルやトレーニングの提供があるかどうか、操作方法が分かりやすいかどうか、ユーザーインターフェースが使いやすいかどうかなど、使い勝手を確認しましょう。5.拡張性やカスタマイズ性はあるかビジネスにおいては、急な変更や柔軟な対応が求められることがあります。そのため、web会議システムの拡張性やカスタマイズ性も重要なポイントです。人数の増減に対応できるかどうか、外部アプリケーションとの連携ができるかどうかなど、将来的な変化に対応できるシステムを選びましょう。Meetのようにグループウェアの機能の一つとしてWeb会議システムが利用できる場合があります。その他の製品でもAPIを利用することでカレンダーからWeb会議の設定や招待を行ったり、Web会議のチャットをチャットツール上で行ったりなど様々な連携ができます。導入の際は連携のしやすさについても考慮しましょう。7.予算に合わせた製品を選ぶWeb会議システムには、様々な価格帯の製品があります。予算に合わせた製品を選ぶことで、無駄なコストを削減し、自社にとって必要な機能を確保できます。初期コストだけでなく、運用コストや保守コストなども忘れずに考慮しましょう。8.評判や口コミを確認する製品の性能やサポート体制、操作性などは、実際に使用した人の声から知ることができます。自社が検討する製品の評判や口コミを確認することで、製品の特徴やメリット・デメリットを把握できます。複数の製品を比較し、より優れた製品を選ぶことも可能です。9.サポート体制は優れているかサポート体制は、問い合わせ先や対応時間など、製品を導入した後に困った際のサポート内容も重要な選定ポイントです。以下はサポート体制についての説明です。予算照らし合わせてどの程度のサポートが必要か判断しましょう。製品の導入後に不具合や疑問が生じた場合、問い合わせ先が明確かつ簡単にアクセスできることが望ましいです。製品のトラブルはいつ発生するか分かりません。どのような内容に対してサポートしてくれるか、事前に確認することが大切です。サポートを必要とする場合には、料金が発生する場合があります。そのため、サポートにかかる料金体系を確認することが必要です。明記されているかを確認することができます。利用者からの評価や意見を参考にすることで、サポート体制についての情報を入手することができます。デモ・トライアル実際に製品を使ってみることで、サポート体制についても実感することができます。挙手機能、レコード機能など日常の会議にあると便利な機能が搭載データをオンライン会議の参加者に見せながら説明ができる導入事例0件をみるWeb会議システムに必要な機材Web会議を行うにあたり、適切な機材が必要です。映像機器ウェブカメラ:映像を提供するための基本的な機材です。高解像度かつ広角レンズが付いているものがおすすめです。音声機器マイク:音声を拾うために必要です。ヘッドセットマイクやUSB接続のマイクがおすすめです。スピーカー:音声を出力するために必要です。パソコンの内蔵スピーカーでも使用できますが、外付けスピーカーを使用することで音質を改善できます。その他の機材インターネット接続:Web会議を行うためには、安定したインターネット接続が必要です。LANケーブルを使用することをおすすめします。パソコンやタブレット:Web会議を行うためには、パソコンやタブレットが必要です。WindowsやMacなどのOSに対応したものを選ぶことをおすすめします。これらの機材が揃っていれば、基本的なWeb会議を行うことができます。高品質なWeb会議を行うためには、以下のような機材も用意することが望ましいです。スピーカーフォン:多人数でのWeb会議を行う場合や、大きな部屋で行う場合には、スピーカーフォンがおすすめです。会議室用のモニターやプロジェクター:広い会議室でのWeb会議や、複数の人物を映す場合には、会議室用のマイクやモニター、プロジェクターなどがあると便利です。適切な機材を選ぶことで、Web会議の品質を向上させることができます。この機会に機材の充実を図り、効率的なWeb会議を実現してみてください。Web会議システムを導入するメリット4つビジネスの現場では、地域や時間を超えたコミュニケーションが求められます。そこで、Web会議システムが注目されています。ここでは、Web会議システムのメリットについて紹介します。場所や時間にとらわれないコミュニケーションが可能に柔軟なスケジュール管理による費用の削減や時間の節約が可能に多様な機能で円滑なコミュニケーションが可能に情報漏洩を防ぐためのセキュリティ機能も充実1.場所や時間にとらわれないコミュニケーションが可能にオフィス内や外出先、自宅など、場所を選ばずに参加できるため、場所に囚われずにビジネスコミュニケーションを行うことができます。リモートワークに適しているため、時間に制限されることなく、遠隔地や海外の取引先、社員と円滑にコミュニケーションを取ることができます。これにより、ビジネスのスピードアップやコストダウンが実現できます。2.柔軟なスケジュール管理による費用の削減や時間の節約が可能に出張や移動の必要がないため、参加者は出席までの移動時間や待ち時間を省くことができます。事前に共有できる資料や画面共有機能を使って、効率的にコミュニケーションを行うことができます。Web会議システムを利用すれば、時間や場所に制限されないため、柔軟なスケジュール管理が可能となります。削減でき、出張費用の削減にもつながります。環境負荷も減らすことができるため、社会的な貢献にも繋がります。3.多様な機能で円滑なコミュニケーションが可能に多様な機能を持っているため、ビデオ会議や音声通話はもちろんのこと、画面共有やチャット機能、ファイル共有機能などがあり、コミュニケーションをより円滑にすることができます。これにより、遠隔地にいる人にもわかりやすくビジネスのプレゼンテーションを行うことができます。手書き入力機能や発言者を自動で切り替える機能などもあり、ストレスなくコミュニケーションを行うことができます。企業で重要な情報を扱う場合には、セキュリティが不可欠です。Web会議システムでは、暗号化通信やパスワード設定、入室制限などのセキュリティ機能が充実しているため、情報漏洩のリスクを低減することができます。Web会議システムの注意点3つビジネスシーンにおいて、Web会議システムは多くの利用者にとって、円滑なコミュニケーションを実現する貴重なツールですが、その中には注意すべき点があります。ここでは、Web会議システムの注意点について解説します。通信環境による不安定さ操作方法に慣れていない人にはハードルが高いセキュリティに関するリスク1.通信環境による不安定さWeb会議システムは、インターネットを介してデータを送信するため、通信環境が不安定な場合、音声や映像が途切れることがあります。通信環境が悪いと、遅延が発生して、話し合いの流れが滞ってしまうことがあります。遠隔地同士のWeb会議の場合は、通信がより不安定になる可能性が高くなります。このため、Web会議を行う前には、通信環境を確認し、適切な準備を行うことが必要です。2.操作方法に慣れていない人にはハードルが高いWeb会議システムは、操作が簡単で使いやすいものが多いですが、操作方法に慣れていない人には、初めての利用時にはハードルが高いかもしれません。システムの起動方法やログイン方法、音声や映像の調整方法などが分からない場合、会議の進行が滞ることがあります。そのため、事前に操作方法の説明やトレーニングを行い、問題が発生した場合には適切なサポートを提供することが重要です。3.セキュリティに関するリスクWeb会議システムは、インターネットを介してデータを送受信するため、不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティリスクがあります。Web会議システムは、通常の電話会議と比較して、参加者の身元確認が難しいため、不正参加者が紛れ込んでしまう可能性もあります。このため、Web会議システムを利用する場合には、セキュリティ対策を徹底し、適切なアクセス制限を設定することが必要です。Web会議システムの主な機能6つビジネスのコミュニケーション手段として、Web会議システムは重要な役割を果たします。そのため、Web会議システムが備える主な機能について解説します。プレゼン資料や報告書、画像などのデータを参加者と共有することができる機能です。この機能により、遠隔地の参加者とも効率的に意見交換ができます。チームでの作業を行う場合にも役立ちます。2.チャット機能Web会議中に、テキストチャットを送信できる機能です。発言が難しい場合や、発言順序をきちんと守りたい場合に役立ちます。質問や意見の共有などにも利用されます。3.音声通話機能Web会議システムには、音声通話機能が標準で備わっています。この機能により、画面共有やチャット機能を補完することができます。多くのシステムでは、音声通話機能に加え、ビデオ通話機能も利用できます。4.録画機能Web会議を録画することができる機能です。この機能により、後から参照することができるため、参加できなかった人にも情報共有が可能になります。振り返りや反省に役立ちます。5.予定管理機能Web会議をスケジュール管理できる機能です。参加者のスケジュール調整や、招待状の自動送信、リマインダーの設定などが行えます。この機能により、時間管理が容易になり、ミスの防止にも繋がります。6.セキュリティ機能Web会議システムには、機密情報が漏洩しないようにするためのセキュリティ機能があります。パスワード設定や参加者の認証、会議中の監視などの機能があるため、安心して利用することができます。Web会議システムの便利機能3選ビジネスにおいてWeb会議はますます普及しており、効率的かつ円滑なコミュニケーションを実現するために、多様な便利ツールが存在します。以下に代表的なものを紹介します。1.ホワイトボードツール手書きのメモや図面の共有に最適です。書き込みや削除が自由自在なため、議論の進行に合わせて臨機応変にアレンジすることができます。2.仮想背景機能ビデオ会議中に仮想的な背景を設定できる機能です。背景を変更することで、参加者のプライバシーやセキュリティの保護にもつながります。オフィスの外出先から参加する場合には、背景を変えることでプロフェッショナルな印象を与えることもできます。音声をテキスト化する機能です。耳が不自由な人や英語の聞き取りに自信のない人にとっては特に有用です。会議の内容をまとめる際にも役立ちます。Web会議システムを使うビジネスシーンの例5つビジネスにおいて、Web会議システムを活用することで、時間や場所を選ばず、コスト削減にもつながるメリットがあります。以下に、代表的なビジネスシーンでのWeb会議システム活用例を紹介します。顧客とのオンライン打ち合わせオンラインでの講義や研修リモートでの面接ウェビナーやライブストリーミングにオンラインイベント1.リモートワークによる会議リモートワークが増加している現代では、オンラインでの会議が増えています。Web会議システムを利用することで、全国各地にいる社員同士での打ち合わせや報告をリアルタイムに行うことができます。事前に共有した資料を共有し、画面共有機能を利用してプレゼンテーションを行うことも可能です。2.顧客とのオンライン打ち合わせ顧客との打ち合わせを行う際にも、Web会議システムは有用です。顧客先に出向かなくても、Webカメラを利用したビデオ通話で顔を合わせたようなコミュニケーションを実現できます。事前に共有した資料を共有し、ビデオ通話と合わせてプレゼンテーションを行うことができます。3.オンラインでの講義や研修オンライン講義や研修にも、Web会議システムは活用されています。講義や研修の受講者は、オフィスや自宅などから参加することができ、時間や交通費の節約にもつながります。画面共有機能を使って、講師がパソコンの画面を共有しながら、実践的なトレーニングを行うことができます。4.リモートでの面接リモート面接も、Web会議システムを利用することで実現できます。遠隔地からの面接希望者との面接や、外国人候補者との面接など、場所や時間の制限を受けない柔軟な面接が可能になります。面接前に事前に共有した資料を共有し、面接官との対話に合わせて画面を共有して、面接を実施することができます。5.ウェビナーやライブストリーミングにオンラインイベントWeb会議システムは会議のみならず、オンラインセミナーやウェビナーなど外部に向けたイベントにも活用できます。これまで参加できなかった遠方の参加者も集まり、リアルイベントよりも気軽に参加できます。いった用途に応じて、グルーピング機能や挙手機能、アンケート機能などが用意されている製品もあります。ライブストリーミングで一方通行にはなるものの、大規模なイベントを行える機能もあります。Web会議を充実させる方法4つWeb会議はビジネスにおいて重要なコミュニケーションツールの1つですが、会議の品質が低いと、情報共有や意思決定が円滑に進まず、時間の無駄になります。ここでは、Web会議を充実させるための方法を紹介します。トラブルが起きないよう環境を整える会議の目的と進行を明確にする資料や画面共有を活用する音声や映像に注意する1.トラブルが起きないよう環境を整えるWeb会議は、テレビ会議や対面会議とは異なり、ネットワーク環境や機器のトラブルが起きる可能性があります。そのため、事前に必要な準備をしっかり行うことが重要です。インターネット環境や機器、ソフトウェアのアップデートなど、十分な時間をかけて準備を行いましょう。2.会議の目的と進行を明確にするWeb会議の目的と進行を明確にすることで、参加者の意識が統一され、円滑な進行が期待できます。会議の目的やアジェンダ、参加者に事前に共有することで、議論に集中できるようになります。進行役の役割も明確にすることで、スムーズな進行が期待できます。3.資料や画面共有を活用するWeb会議では、資料や画面共有機能を活用することで、より効果的な議論が可能です。共有する情報は、見やすく分かりやすいものを選びましょう。共有する前に必要な説明や質問を行うことで、参加者が理解しやすくなります。4.音声や映像に注意するWeb会議では、音声や映像に異常が生じることがあります。そのため、会議中に参加者の音声が聞こえにくかったり、映像が乱れたりする場合は、すぐに対応することが重要です。音声や映像が正常に伝わるために、マイクやカメラの設置場所にも注意しましょう。Web会議システムの導入ステップ7つWeb会議システムを導入するには、以下のステップを踏む必要があります。手順を確実に実施することで、スムーズな導入ができます。導入作業の実施1.導入の目的を明確にするWeb会議システムを導入する目的を明確にしましょう。オフィスや工場、リモートワークなど、どのようなシーンで使用するか、導入することで得られるメリットは何かなどを確認しましょう。2.ユーザーのニーズを分析する導入するWeb会議システムのユーザーは誰で、どのようなニーズがあるかを分析しましょう。ニーズが明確でない場合は、社内の関係者とのヒアリングやアンケート調査を行い、必要な機能や製品の種類を洗い出しましょう。3.製品の比較検討を行うユーザーのニーズに合わせた製品を選ぶために、複数の製品を比較検討しましょう。製品の特徴や価格、使い勝手などを比較し、ユーザーのニーズに最も適した製品を選択します。4.導入コストを見積もる導入コストを見積もり、予算内で導入できるかどうかを確認しましょう。予算に見合った製品を選ぶことが重要です。5.製品のトライアルを実施する製品の実際の使い勝手を確認するために、製品のトライアルを実施しましょう。複数の製品をトライアルすることで、ユーザーのニーズに合った製品を選ぶことができます。導入前には、導入計画を策定することが必要です。導入計画が策定できたら、システム導入作業を実施します。必要な機材を準備し、必要な設定を行いましょう。社内での普及促進や研修を実施し、スムーズな導入を図りましょう。Web会議とテレビ会議の違いビジネスシーンでのコミュニケーション手段として、テレビ会議やWeb会議が利用されます。それぞれの手段には、特徴やメリット・デメリットがあります。ここでは、Web会議とテレビ会議の違いについて説明します。使用する機器の違い利用するネットワークの違い参加者数の違い利用者の目的の違いコストの違い1.使用する機器の違いテレビ会議は、会議室に特別な機器を設置することが一般的です。一方で、Web会議は、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、通常使用している機器で利用できます。2.利用するネットワークの違いテレビ会議では、会議室に特別なネットワーク環境が必要ですが、Web会議はインターネットを利用します。そのため、場所や時間に関わらず、誰でも簡単に参加できます。3.参加者数の違いテレビ会議は、大勢の参加者がいる場合でも、しっかりと映像や音声が届くように特別な機器が必要です。Web会議は、インターネット経由で参加できるため、多数の参加者でも手軽に開催できます。4.利用者の目的の違いテレビ会議は、重要なビジネスミーティングや説明会、大規模な会議などに使用されることが多いです。一方で、Web会議は、仕事の進捗報告やチームミーティング、営業活動など、小規模かつ日常的なコミュニケーションに利用されることが多いです。5.コストの違いテレビ会議は、専用の機器やネットワークを用意する必要があるため、高額な費用がかかることがあります。Web会議は、インターネット環境があれば手軽に利用できるため、コストを抑えられます。充実したWeb会議を行うにはWeb会議システムの導入が必須この記事では、Web会議システムについて、その基本的な概念から導入ステップ、製品タイプ、比較ポイントまでを詳しく紹介しました。ビジネスの世界でもWeb会議システムが大きな注目を浴び、その導入が必要不可欠とされています。Web会議システムの導入には、慎重かつ正確な判断が求められます。適切な製品選定と適切な導入ステップを踏むことで、より円滑なコミュニケーションと生産性の向上が期待できます。Web会議システムを上手く活用し、ビジネスの成果を最大化しましょう。最適な製品をみつけるカテゴリーから、IT製品の比較検索ができます。1221件の製品から、ソフトウェア・ビジネスツール・クラウドサービス・SaaSなどをご紹介します。掲載希望のお問い合わせIT製品・サービス事業者さま向け御社のIT製品・サービスを掲載しませんか?見込み顧客の獲得、認知向上をしたいサービスをお持ちの方は、是非ご依頼ください。