企業経営や社員教育に役立つICT・ビジネスに関するセミナーを全国で開催。著名人による人気セミナーも会員特典として無料で参加することができます。ICTソリューション紹介ICT活用によりビジネスを成功に導く注目の技術やソリューションをわかりやすく紹介します。企業様のICT導入の成功事例のご紹介です。多くの事例から御社の生産性向上のヒントをお探しください。電話応対関連記事コンテンツ電話応対技能検定(もしもし検定)電話応対教育に加え、コミュニケーション能力向上に向けた認定制度です(4級~指導者級まで)。実施機関ログイン指導者級ログイン電話応対コンクール競技問題に取り組み、電話応対サービスの技能を実際に競い合うことで成果の客観的確認も可能となります。コンテスト専門スタッフが「仮のお客さま」となって応対品質を診断、改善ポイント含めてフィードバックします。専門家が貴社の電話応対レベルを診断します。CS(顧客満足)経営の指針として、お役立てください。関する貴社のご要望に沿った講師をご紹介いたします。各企業様がユーザ協会の電話応対教育によりCS(顧客満足)向上に寄与した事例をご紹介します。電話応対でCS向上コラム専門家に執筆いただいたコミュニケーションに役に立つコラムです。最新のICT動向をお届けするとともに、情報リテラシーの向上とCS経営の推進を図り、各企業や地域社会の人材育成のお手伝いをしています。協会について会員特典についてユーザ協会会員特典のご紹介と、入会方法のご案内を掲載しております。会員特典について入会についてメルマガについて隔週水曜に配信の無料メールマガジン「ゆ~協メルマガ」に登録いただ板方へ、セミナー・イベント等ユーザ協会の最新情報をいちはやくお届けします。記事ID:C10004公開日:2020/09/15使えるビジネスメール術シェアするツイートする共有するメールを受信したらすぐに返信をする「即レス」。速さにこだわりすぎると、かえって時間が奪われ、結果的に時間がかかってしまうことがあります。今回は、デスクトップ通知が引き起こす、即レスの問題について解説します。1日(24時間)以内に返信をメールを受信してから返信するまでの時間は、1日(24時間)以内が一つの目安になり、評価を高めたければ4時間以内が目標になります。未処理のメールがあると仕事を溜めているのと同じなので、目につく度に「あれもしなければ」「これもできていない」と焦りが募ります。できるだけ早くメールを手放したほうが楽になることは言うまでもありません。速い返信は仕事が速いという評価につながることもあるので、スピードを意識している人は多いでしょう。話しかけられたらその場で答え、電話がかかってきたらその時に出るのと同じように、メールも受信したら間を空けずに返事をするのを心がけている人もいるでしょう。1分でも1秒でも早く返信したほうがいい緊急の用事は、すぐに返信することが求められます。四六時中メールのことを考えて対応すべきというものではありません。レスをするために、デスクトップ通知を有効にしていませんか。メールが届いたら、その件名がモニターの右下などに表示されるように設定するデスクトップ通知が、即レスの問題を引き起こすことがあります。メールが届いた瞬間に用件を知るのには便利ですが、作業中であれば目に入った通知が頭に残り、集中は途切れてしまいます。パソコンで見積書を作成している時に、メールが届いたとしましょう。デスクトップ通知が目に入った瞬間、メールが気になって仕方がない。見積書の作成を中断してメールを確認したところ、急ぎの用件ではなかった。今すぐに返信する必要はないけれど、確認したついでに返事をしておこうとメールを書き始めて数分が経過。返信してすっきりした頃には、さっきまで何をやっていたのか忘れている。思い出して見積書の作成を再開しても、数字に間違いがないかを始めに戻ってから確認して、結局同じことを2回作業していた。見積書を完成してからメールを確認しても遅くはなかったのに―。そのようなことを繰り返していれば、仕事の効率は悪くなるばかりです。デスクトップ通知が視野に入っても集中は途切れない、メールに仕事の主導権を握られたりはしないのであれば、問題はありません。メールに振り回されている感覚を一度でも覚えたことがあるなら、デスクトップ通知の設定を見直す必要があります。メールは処理できる時に確認するメールをやり取りして仕事を進めることは多いので、返信が遅くなれば、その分だけ仕事を止めることにもなりかねません。相手に迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。間を空けずに返信することは、相手を待たせない迅速な対応として好感が持てます。返事がきて相手は喜ぶかもしれません。そこまでの速さを求めていないかもしれません。互いに都合や事情があり、常にすぐに返信ができる状況にあるわけではないことを分かっているからです。メールを確認するのは、メールを処理するのに適した瞬間に。業務の合間の切りのよい瞬間に行います。メール対応がメイン業務である場合を除いて、デスクワーク中心の人でも1時間に1回くらいメールを確認すれば十分でしょう。それでは業務に支障をきたすことがあれば、急ぎの場合は声をかけるルールにすれば補えます。メールを確認する頻度を低くして、まとめて処理すれば、費やす時間は短くなります。次回は、効果的な即レスについて解説します。ビジネスメール教育の専門家。ビジネスメールの教育研修プログラムの開発、実態調査や検定試験に携わる。官公庁や企業などでのビジネスメールや文章に関する研修やセミナーでの講演回数は100回超。新聞や雑誌、ウェブ媒体などでの掲載多数。仕事は、何かを依頼したり、されたりすることの繰り返しです。社内の人材育成や生産性の向上に貢献致します。