ミスが起こるサインに気づく仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか?のまとめこんな人におすすめこの本は・ミスが多くてよく怒られる・やるべき仕事が終わらない・やり直しが多くて時間がムダになるこんな方々におすすめの内容になっています。「ミスしない」は、仕事の効率化&できる人になる、最短ルート!ミスは、「するよりはしないほうがいい」というような軽いものではありません。実は、「ミスをしない」ということは、それだけで信頼感が高まり、あなた自身の「強み」になるのです。身近にいる「ミスしない人」をイメージしてみてください。いう人たちに対して、あなたはほかに、どんなイメージを持っていますか?「仕事が速い」「切れ者」「頭がいい」「要領がいい」「信頼できる」......いろいろあると思いますが、そのイメージはどれも、「仕事ができる」と言い換えられるものでしょう。失敗やミスを回避し、仕事を効率化するには、いくつかのちょっとしたコツがあります。......ぜひ、これらのコツを本書で体得し、仕事の質とスピードを同時にあげてください。最初は「ミスをしないデータの扱い方」についてです。パソコンやスマホの普及によってデータを取り扱う機会が増えています。こんなミスをした経験はありませんか?・お互いにパソコン上でデータを見ながら電話で話をしていたらどうも相手と噛み合わない。確認すると相手のデータが最新ではなかった。・長時間パソコン作業をしているとふとしたエラーでデータが消えた。誰しもこういうミスの経験があると思います。いったミスを防ぐ方法を2つお教えします。「共有するデータは1ヶ所で保存する」ということ。複数人でファイルを共有する時に、全員にファイルを添付して送るという人がいますがこれはやめましょう。一人一台パソコンを持っているので、各個人が同じファイルを並行して編集ができるようになりました。編集した人の数だけファイルの複製ができることになります。バージョンが違う、原本がわからないというミスが起こるのです。「共有するデータは1ヶ所で保存する」だけでいちいちデータ添付をする手間が省け、仕事がスムーズになります。ひとつは「2種類以上のバックアップを取る」という事です。「パソコンに入れておくデータ」と「ファイル名を変えてUSBに入れておくデータ」の2種類です。ファイル名を変えておく理由はどちらのデータが原本かわかりやすくするためです。これで、万が一パソコンが故障してしまった場合でも、USBに入れておけば別のパソコンで仕事ができます。社外から持ち込んだUSBは使用禁止という会社の場合は、クラウド上にデータを入れておきましょう。普段から2種類以上バックアップしておくことで、トラブルでデータが消えてしまった場合でも対応することができます。Point共有するデータは1ヶ所で保存し、バックアップは2種類以上取る。重要な場面でミスをしないチェックリスト2つ目はチェックリストの使い方についてです。決まった手順にしたがって作業を進める必要がある時は、チェックリストを活用することでミスを防ぐことができます。重要書類の作成や客先にわたす資料など、ミスをしてはいけない場面で大いに役立ちます。チェックリストの作成にはコツがあります。それは「具体的に書く」ということ。参考になるのはアメリカで使用されている原子力発電所の試運転の手順を示したチェックリストです。「水槽温度の適正を確認する」ではなく、「水槽Aは80°Cを超えていない」と具体的に書きます。“適正”という曖昧な言葉を使うより、80°Cという具体的な数字の方がミスが減るのです。「資料をコピーする」ではなく「商品紹介資料を10部コピーする」など具体的に書きましょう。これで資料を渡した時に「資料の内容が違う!」「枚数が足りない!」というミスを防ぐことができます。チェックリストのもう一つのメリットは「ダブルチェック」ができるという点です。自分でチェックするだけでなく、作成したチェックリストを仕事のメンバーに渡してチェックしてもらいます。他人の視点が入ることで、自分では気づかなかったミスが見つかることがあります。同じようなミスをしないためにチェックリストは改善しましょう。ふせん×ToDoでうっかりミスを防ぐ3つ目は「ふせん×ToDoでうっかりミスを防ぐ」です。うっかりミスはできるだけしたくありませんが、忙しすぎる時や油断している時についやってしまいますね。「会議の開始時間を勘違いした」、「任されていた仕事を忘れていて納期ギリギリになった」といった経験があると思います。仕事ではなくても、「仕事帰りに牛乳を買うように頼まれたけどうっかり買うのを忘れた」という事があるかもしれません。いううっかりミスは誰にでも起こります。人間の脳は「頑張らないといけない事」や「新しい挑戦」には集中できますが、重要でないことに対しては集中できないからです。そんな時に有効な方法は、「ふせんを使ったToDoリスト」です。使い方は今すぐやらなくてはいけない事もちょっとした事もすべてふせんに書き出します。この時注意する点は「1枚のふせんにつきやるべき事は1つだけ」です。それを「重要なもの」や「期限が近いもの」が上になるように重ねて貼ります。3日後に会議の予定があれば時間と場所と会議内容だけ書いて2日後にやるべき事を書いたふせんの後ろに貼ります。これだけで、「重要な事」「すぐやるべき事」ほど手前になるToDoリストになります。重要度や期日が変わってしまったら貼り直してOK。終わったものは剥がして綺麗サッパリ捨てましょう。作業の効率を上げるマニュアル化4つ目は作業の効率を上げるためにマニュアル化することです。マニュアルという言葉は“応用が効かない人“を意味する「マニュアル人間」などネガティブな意味で使われることもあります。複雑な作業を効率化する上でマニュアルは欠かせません。マニュアルを作る上で重要なことは「わかりやすさ」です。赤、白、黄、黒の電線をつなぐ手順が書かれたマニュアルがあるとします。わかりにくいマニュアルの例です。「4本の電線を接続します。赤い電線は白い電線を接続した後につないでください。黄色い電線は黒の後です。次にわかりやすいマニュアルの例です。どちらがわかりやすいか一目瞭然です。マニュアルの目的は「より少ない労力で誰でも正しい手順を再現できる」ことです。技術解説書ではないので、しくみを理解することは二の次でよいのです。失敗を防ぐためには、すぐに修正できる必要があります。間違った方法に改訂されないように、いつ、誰が編集したかを記録に残しましょう。ミスが起こるサインに気づく最後にお伝えしたいことは「ミスが起こるサインに気づく」ということです。「1:29:300」という法則です。これを仕事に当てはめて考えてみると、「大きなミスが1つあったら小さいなミスが29あり、ヒヤリとするミスが300ある」ということです。小さなミスももヒヤリ程度のミスも、大きなミスが起こる前に対策をしなければいけません。小さなミスやヒヤリが起こるという事はマニュアルやチェックリストが完成されていないという事。仕事の進め方を改善することで、小さなミスを防ぎ、ひいては大きなミスを防ぐことにつながります。失敗やミスを無くすコツは、実際にミスした時だけでなく、ミスが起こりそうになった時にも対応する必要があるのです。Pointサインに気づいて大きなミスをする前に対策をする仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか?のまとめ最後に「ミスをせず仕事のスピードを上げる5つのコツ」についてのまとめです。仕事のミスで大変という方も多いと思いますが、参考になれば嬉しいです。ご感想などありましたらコメントをいただけるとモチベーションが上がるので助かります。仕事術スポンサーリンクjiyuchoフリーランスのデザイナー、ライター。メッセージやフォローはお気軽にどうぞ。著者はソフトバンクアカデミア(孫正義氏の後継者を育てる学校)で孫正義氏にプレゼンを絶賛された伊藤羊一さん。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。*サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。ホーム仕事術スポンサーリンクプロフィール名前:ゆーぽん広島在住。普通のサラリーマンから趣味を活かして副業→フリーランスへ。県外や海外からの依頼、企業や大学での講演、メディア出演経験有り。文章の書き方おすすめ文房具ブログプロフィールホーム検索トップサイドバースポンサーリンクプロフィール名前:ゆーぽん広島在住。普通のサラリーマンから趣味を活かして副業→フリーランスへ。県外や海外からの依頼、企業や大学での講演、メディア出演経験有り。(2)タイトルとURLをコピーしました。