先生のもとには、学校側から重要書類や回覧書類などたくさんのプリントが配布されます。先生がよりわかりやすい授業をするためにプリントを作成することもあるでしょう。溜まっていくプリントは、どのように管理すればよいのでしょうか。本記事では、先生が効率的に整理できるようになるヒントとして、「プリントを管理する方法」や「あると便利なプリント管理アイテム」を紹介します。今月の注目コンテンツ若者に大人気「10円パン」とは?2023年トレンドスイーツ予測も板書がうまくなるための4つのコツ!上手に書くテクニックとは?目次たくさんの紙が先生の仕事を妨げているできる先生のデスクは綺麗プリント管理の方法あると便利なプリント管理アイテムプリントはどのくらいの期間保管しておく?まとめたくさんの紙が先生の仕事を妨げている世の中ではペーパーレス化が徐々に進み、紙を保管する機会も減ってきていますが、この流れにあまり乗り切れていないのが教育の現場です。小学校から高校まで「1人1台端末」が導入されたので、学校業界全体でプリントを配る機会が減るものと予想されましたが、なかなかそう事は進んでいないのです。学生たちが行うテストは、紙を活用することが多いものの1つです。ほかにも学生たちの学習の理解を深めるために適宜用意するプリントなどもあるでしょう。稟議書などの重要書類や、「見た」証拠を残したい回覧書類、それ以外の連絡などでも、未だに紙を使用する仕組みが残っている学校が多くあります。学校という場所においては、各家庭の通信環境・機器の差で学生や保護者が受け取る情報に差があってはいけません。環境が整っていない家庭の学生が多い学校では、電子媒体による情報共有の仕組みが整わず、学生や保護者とのやり取りは紙媒体を用いるケースもあるのです。それらの結果、先生のデスクや棚にたくさんのプリント類がたまりやすい現状が、多くの学校で未だに続いています。仕事ができる人のデスクは片付いているとよくいわれますが、先生も同じです。プリントがたまりやすい環境下にあっても、できる先生のデスクは綺麗に片付いています。デスクの上にたくさんのプリントがあると、大切な書類をすぐ見つけることができません。コクヨ株式会社が行った調査によると、書類探しに費やす時間は1日約20分、年間約80時間にのぼるそうです。この時間を削減できれば、仕事をより効率的に終わらせることができます。)」を徹底し、ものを探す時間をなくして業務の効率化を実現させているそうです。「できる先生」になるためにも、デスクに溜まるプリントの管理方法を考えていきましょう。毎日たくさん扱うプリントは、しっかり管理していれば、探す手間が省けます。ここでは、配布されたプリントの管理方法を見ていきましょう。種類別に仕分けプリントの仕分けをするための区分を決めておきましょう。すると、それに従うだけでいいので仕分けが楽になります。3点を基準にして仕分ける方法です。プリントが配布されたらすぐに軽く目を通し、次の4種類に仕分けします。重要度も緊急性も高いもの重要ではないが緊急性のあるもの重要だが緊急性のないもの何度も使うもの(使用頻度が高い)この4種類について、次から詳しく見ていきましょう。重要度も緊急性も高いもの学校説明会や入学試験の実施要項などは、事前に配布されます。先生はこれらを当日までにしっかりと読み込み、自分の役割などを確認する必要があります。これらは当日に何度も確認するプリントです。不用意にどこかに置いてしまっては、あとで見つからずに困ってしまうでしょう。このようなプリントは、緊急性も重要度も高く「すぐに使うもの」に分類できます。重要ではないが緊急性のあるものたとえば、業者から頼まれた学生向けアンケートなどは、締め切りを守るためになるべく早く実施する必要があります。重要ではない会議の資料を、数日以内に作成することがあるかもしれません。これらに関連するプリントを目につかないところへしまい込んでしまったら、そのままうっかり忘れてしまう可能性も。このようなプリントは「重要ではないが緊急性のあるもの」に分類できます。重要だが緊急性のないもの学生の成績や保有資格などは、重要性が高く管理に注意が必要な個人情報ですが、緊急性はそう高くない場合が多いです。そのため、それらが印刷されたプリントは厳重に保管しておく必要があります。実施までにまだ時間がある検定試験の要項なども大切に保管しておくべきプリントでしょう。このようなプリントは「重要だが緊急性のないもの」に分類できます。何度も使うものたとえば次のようなプリントは、再確認することがよくあります。学生名簿スケジュール時間割カリキュラムやシラバスこれらは、緊急性が高いというよりは使用頻度が高いものです。「何度も使うもの」に分類されるため、片付けやすく取り出しやすい場所に置いておくとよいでしょう。レターボックスやバインダーで管理プリントを種類別に仕分けたら、保管する方法を工夫しましょう。4段のレターボックスを使って次のように仕分けると、楽に管理できます。1段目:重要度も緊急性も高いもの2段目:重要ではないが緊急性のあるもの3段目:重要だが緊急性のないもの4段目:何度も使うものプリントを受け取ったら、一読してどの段に入れるべきかを判断し、レターボックスに入れるだけです。バインダーを使った保管もおすすめです。「重要だが緊急性のないもの」に関しては、大きめのバインダーに綴じ込み、棚や引き出しに保管しておくのもよいでしょう。あると便利なプリント管理アイテム道具は仕事効率化の強い味方です。プリントを管理する便利なアイテムを適切に取り入れ、スッキリと整理整頓された状態を目指しましょう。クリアファイルプリントをクリアファイルに入れて人に渡したり、逆に自分がファイルごと受け取ったりすることもあります。無色透明のクリアファイルはよく使いますので、たくさん持っていると重宝します。一時的な保管にも便利です。行事や使用クラスごとにまとめて保管すると、デスクの上がスッキリしますよ。ファイルボックスプリントを一時的に保管するクリアファイルは、ファイルボックスに立てて入れるとよいでしょう。プリント類は重ねてしまうと、途端に取り出しにくくなります。積み重なったプリントの山の中から1枚を探しているうちに、山が崩れてほかのプリントまでバラバラになってしまった......。そんな悲劇を起こさないためにも、立てて収納しましょう。ファイルボックスは、デスクの上に置くだけでなく大きな引き出しにも入りますし、形と色をそろえれば棚に複数配置してもスッキリと綺麗に見えます。付箋・インデックス付きクリップ数枚のプリントを管理するなら付箋やインデックス付きのクリップが便利です。クリップと付箋やインデックスが一体化したこのアイテムに、どのような書類なのか直接書き込むことができます。ファイルボックスなどに立てて収納していても、どのような書類なのかが一目瞭然です。プリントはどのくらいの期間保管しておく?どんなにスッキリ収納しても、処分しなければプリントは溜まる一方......。どのくらいの期間保管するのか悩むところですね。ここでは、保管の期間や廃棄の方法について考えてみましょう。不要なプリントはすぐに捨てる重要書類は学校の規定で保管期間が定められていることでしょう。保管が必要か判断に迷うのは、自分の裁量で廃棄を決めることができるプリントですよね。プリントを廃棄する基準は「自分にとって不要な内容かどうか」です。学科や専攻によって学習内容が異なる専門学校では、自分とは関係がない分野のプリントは保管不要であることがほとんどでしょう。「自分にとって不要なプリントかどうか」という基準に則って管理を徹底すれば、溜まっていくプリントに振り回されずにすみます。「データ化」といっても、難しい機材を使うわけではありません。スマホやタブレットで簡単にデータ化できます。廃棄してよいか迷ったら、スマホのカメラでプリントを撮影するだけです。撮影した画像を保存しておけば、プリントは廃棄できます。保存しておく画像は、プライベートのものと混ざらないように、フォルダを分けて整理しておくとよいでしょう。まとめ学校現場でも、デジタル化は徐々に進んでいます。業務の特性上、プリントがなくなることはないでしょう。本記事ではプリント管理の方法と、あると便利なプリント管理アイテムをご紹介しました。3点の基準でプリントを仕分けることです。仕分けたら、クリアファイルやファイルボックスに分けて保管しましょう。業務効率化のために、プリント管理のコツを身につけられるとよいですね。株式会社ウイネットウイナレッジを運営している出版社。PCスクール等教育機関向けに教材を制作・販売しています。「自校を取材してほしい」などのご要望もお気軽にお寄せください。お問い合わせフォームメルマガ・LINE配信中!ウイナレッジの更新情報やおすすめ情報を配信しています。いつでも登録・解除いただけますのでぜひ一度お試しください。