長期的なスケジュールによって実行する展示会への出展は、電気配線の工事をともなうブース設営が必要になることも多く、専門業者への委託も視野に検討しなければなりません。社外への委託を行う場合には納期を踏まえたスケジュール立案や管理が必要になりますが、展示会の場合にはどのくらいかかるのか、出展までの流れを踏まえてご紹介します。くじまずは展示会までのスケジュールを知ろうブースデザインは余裕をもって相談しようブース設営の納期はとても短い!まずは展示会までのスケジュールを知ろう一般的に展示会へ出店する場合、イベントへの申し込みは会期の6ヵ月から3ヵ月前までに行います。半年も前から申し込みをするのかと驚かれるかもしれませんが、主催者によってはブースの割り当てが先着順となっている場合や抽選によって決定される場合があるため、申し込みはかなり早い段階から行われます。ブースの割り当てが先着順となっている場合、通路に面したよい立地を押さえるためには可能な限り早く申し込む必要があります。出展する目的やターゲットとする客層の選定といった部分は申込前から明確にしておく必要があるため、展示会への参加は会期の半年以上前から始まっているといえるのです。ブースの設営場所は3ヵ月前にはほぼ決まっているので、ブースの設営を業者に委託する場合には、会期の4ヵ月から2ヵ月前までに委託先を決定し、見積もりを取る必要があります。見積もりから受注に至るまでの納期は業者によって異なるほか、委託先のスケジュールに空きがあるかどうかを確認しなければならないため、参加が決定したらすぐに委託先の選定作業に進むとよいでしょう。一般的に会期の3ヵ月前の時点で依頼先が決定していれば、ブースデザインの相談や什器レンタルの手配といった準備も余裕を持って進められます。ブースデザインなどは納期が長くなることもあるので、早めの準備が大切です。ブースデザインは余裕をもって相談しよう展示会ブースで最も重要になるのが、集客に関わるブースデザインです。紹介するサービスや商品がどれ程優れていたとしても、まったく注目されなければ出店の効果は見込めません。そのため、出展する企業は専門の業者に依頼してブースデザインを行い、人目を引くデザインや見学しやすいレイアウト、あるいは特定のコンセプトに基づいた空間デザインを取り入れています。一般的に会期の3ヵ月前を目安に依頼する業者を選定すると、依頼決定から1週間の間に初回のヒアリングが行われます。所要時間は1時間から2時間ほどですが、事前の準備が整っていれば短時間でも紹介したい商材の説明やデザインに対する要望を伝えることが可能です。そのためには参加する展示会の装飾規定や見取り図といった資料を準備し、あらかじめ社内で意見を取りまとめておきましょう。ヒアリングにもとづくデザインの提案までには1週間ほどかかり、修正を行う場合も修正後の提案が戻ってくるまで同様の時間がかかる場合もあります。修正しなければ納期が短くなるようにも思われますが、ブースは集客や情報交換のきっかけとして重要な役割のある物です。それと同時に、大掛かりな設備は直前で大きな変更ができないので、事前に納得のいくブースレイアウトを決定することは非常に重要です。それでも引き渡し時点まで調整が続く可能性もあるので、デザインの決定には時間をかけなければなりません。ブース設営の納期はとても短い!デザインの決定までには1ヵ月程度の余裕が必要ですが、いざ会場にブースを設営するとなると、その工事は非常に短期間で終わるものです。一般的に展示会の準備期間は二日間あり、最初の一日でブースの設営が行われます。基本的にブースの設営には立ち会う必要がなく、翌日となる展示会前日に完成したブースが引き渡されます。展示会のブース設営は非常に限られた時間で行われるので、納期が短いだけに、事前の調整やデザインの修正は非常に重要です。照明による演出やモニターの設置といった電気系統の配置はブース設営時の工事で決定されるため、あらかじめ照明の数や必要なコンセントの数を決定しておく必要があります。加えて什器のレンタルなども一括して依頼できるワンストップ型の依頼ではなく、ブース自体の工事と什器のレンタルを分割して依頼している場合には、それらの搬入予定をあらかじめ決定する必要があります。短い時間で確実に準備ができるようにしなければならないので、こうした場合も事前の準備が非常に重要です。設営されたブースの引き渡しから会期初日まではとても短い時間しか残されておらず、出展者が準備するパンフレットやサンプルなどの配置も必要なため、大掛かりな修正は困難です。デザインの納期を短くしたいと考える気持ちはあるかもしれませんが、ブースデザインはすべての事前準備を含む工程として考えましょう。展示会に関わる納期は、話し合いやデザインの修正が重なるとそれだけ長くなります。一般的にデザインの提案や修正には1週間、ブースの設営はおおむね1日が納期です。限られた時間で確実に展示会を成功させるには、綿密な打ち合わせが必須です。体験型ブースが人気!展示会デザインをプロの業者に依頼するメリット展示会運営を業者に委託するなら!マニュアルはしっかり作成しよう展示会で好評を得るセミナー運営なら口コミで業者を選ぼう展示会サポート業者の選び方。展示会の運営を丸投げできる業者に依頼するのもあり!オンライン展示会とは?オンライン展示会とは、展示場などの会場に人を招いて開催するものではなく、オンライン上で行う展示会です。画像や映像による製品訴求、セミナーの配信、営業資料の配布などを行うことができるので、会場を手配する必要なく集客することができます。画像や映像による製品訴求では、写真、CG画像、映像を用意することでさまざまな角度から商品を見てもらうことが可能です。チャット機能を利用すればそのままオンライン上で商談することもできます。関係なくいつでもどこからでも参加できるというメリットがあります。これなら、ちょっとした隙間時間に参加でき、また遠方の方、海外に住んでいる方も参加できるため、本来の展示会では得られなかった層の集客が見込めることでしょう。展示会参加者の細かいデータを効率的に取得することができる点もメリットと言えます。自動的に年代や性別などのデータを取得できるので、どのような方が参加したのかを簡単に分析可能です。このような分析ができれば、商品や今後の改善にもつながる可能性があります。これがオンライン展示会の最大のメリットとも言えるかもしれませんね。