2022年5月24日テレワークの浸透と共にオフィスのFAX機の代替となっているインターネットFAX。MOVFAX(モバックス)は割安で便利なインターネットFAXサービスです。インターネットFAXの各サービスによって、FAXの受信の仕方が異なります。本記事では、MOVFAX(モバックス)を使ってFAXを受信する方法を解説します。受信したFAXを閲覧、バックアップ、転送、仕分けする方法も案内します。引用:インターネットFAXならMOVFAX(モバックス)目次FAXを受信する(WEB)インターネットFAXは、FAX回線を使わず、インターネットを介して、FAXで送信された紙の情報を電子ファイルとして受信するシステムです。MOVFAX(モバックス)は、利用者のインターフェイスとして、Webとメーラー(メールソフト)の両方で、FAXを電子ファイルとして受信することができます。MOVFAX(モバックス)のWebサイトからログインし、受信BOX画面を開くと、受信されたFAXを確認できます。メーラーのように、利用者が手動で受信するボタン(例:Outlook「すべてのフォルダを送受信」ボタン)はMOVFAX(モバックス)にはありません。MOVFAX(モバックス)は自動でFAXを受信してくれます。スマホ用アプリはありません。MOVFAX(モバックス)をスマホで利用する場合、SafariなどからWEBサイトを開いて受信FAXを確認します。iOS、Android、Windowsタブレットでの閲覧も可能ですが、全ての動作は保証されていません。ログイン画面MOVFAX(モバックス)ホームページの最上部「ログイン」をクリックして、ログイン画面を開きます。ログイン画面で「ユーザーID」「パスワード」を入力し、「ログインボタン」をクリックして、ログインします。「ユーザーID」「パスワード」は、それぞれ、MOVFAX(モバックス)利用開始時にMOVFAX(モバックス)が発行したID、および、利用者が入力したパスワードです。TOP画面ログインするとTOP画面が開きます。TOP画面の上部「受信BOX」をクリックして、受信BOX画面を開きます。受信BOX画面に表示されている「受信BOX」フォルダまたはその配下にあるフォルダに受信FAXが蓄積されています。対象とするFAXを受信BOXの中から特定し、FAXの内容を確認します。上の例では、「受信BOX」フォルダの子フォルダ「20220422」フォルダをクリックして、「20220422」フォルダの一覧を表示させています。受信FAXを特定し、開いて確認することができます。受信BOX画面FAXを受信する(電子メール)MOVFAX(モバックス)は、利用者のインターフェイスとして、WEBとメーラー(メールソフト)の両方で、FAXを電子ファイルとして受信することができます。Webで受信するために特別な設定は不要ですが、メーラー(メールソフト)で受信するためには、メール受信設定が必要です。1-20MBから選択(10MB程度を推奨)TOP画面左欄の「ユーザー管理」をクリックすると、ユーザー管理画面が開きます。ユーザー管理画面でメール受信設定を行います。通知メール通知メールは「受け取る(受信原稿添付あり)」にします。することで、受信原稿であるFAXをメールで受け取ることができるようになります。ダウンロード形式ダウンロード形式は、WEBとメールの両方に適用されますので、ダウンロード形式を指定します。ダウンロード形式は、受信FAXのフォーマットです。PDFが最も一般的で扱いやすいと思いますので、ダウンロード形式は「PDF」を推奨します。原稿添付サイズ原稿添付サイズで指定したサイズを超えるサイズのFAXはメールに添付されなくなるので、大きめの数値を設定します。MOVFAX(モバックス)は一度に99枚までFAXを受信でき、(原稿によりますが)1枚あたり100KB程度とすると、原稿の最大サイズは10MB程度となります。一般的に、ビジネスの場面では、メールに添付するファイルサイズは数MB程度がよいとされています。最大でも10MB程度です。ビジネスマナーの点からも、原稿添付サイズは「10MB」推奨です。受信FAXを確認(閲覧)する受信FAXは、メールの添付ファイルとして受信されます。受信FAXは、メーラー(メールソフト)を開いて、確認することができます。具体的には、受信FAXのメールの送信元メールアドレス・件名から、検索して受信FAXのメールを特定し、開くと、受信FAXを確認することができます。送信元メールアドレス:no-reply@mail01.lcloud.jp件名:【MOVFAX】FAX受信のお知らせ受信FAXは、送信元「no-reply@mail01.lcloud.jp」から、件名「【MOVFAX】FAX受信のお知らせ」で届くメールに添付されています。上の画像の例では、PDFファイルが添付されています。MOVFAX(モバックス)のWEBサイトにおいて、ダウンロード形式をPDFとメール受信設定しているので、受信FAXはPDFファイルとして届けられました。本文中の「FAX番号」は、送信元のFAX機の番号です。上の画像の例では、自宅のFAX機からMOVFAX(モバックス)に送信したので、本文中「FAX番号」は、自宅のFAX機の番号となっていました。本文中の「受信FAX番号」は、MOVFAX(モバックス)申込み時に発行されたFAX番号です。受信FAXをバックアッ定期的なバックアップの必要性MOVFAX(モバックス)は、受信BOXに蓄積されているFAXを少しづつ減らす仕組みをそなえています。具体的には、受信FAXは、受信後4ヵ月経過した時点で、削除されます。ヶ月となっております。保存期間を過ぎたデータは自動的に削除されます。(lcloud.jp)MOVFAX(モバックス)は、「1ヵ月1,000枚まで受信無料」という料金のため、受信FAXがサーバーにたまりやすいことから、サーバへの負荷低減などを理由として、受信BOXに蓄積されているFAXを一定期間経過後に削除していると思います。受信BOX蓄積されているFAXをコピー保管しておく必要があります。ヶ月なので、それよりも短い期間(例:3ヶ月)を1サイクルとして、各サイクル毎にバックアップすることをおすすめします。具体的には、TOP画面の左欄「全受信メッセージ検索」を利用して、前回バックアップ日から3ヶ月経過した時点で、前回バックアップ日~当日までの全受信メッセージを検索し、それらメッセージをダウンロード機能でバックアップする方法です。バックアップ手順は以下の1~6です。TOP画面の左欄「全受信メッセージ検索」をクリックTOP画面の右欄「検索欄」をクリックTOP画面の右欄「日付」に「前回バックアップ日~当日」を入力TOP画面の右欄「検索ボタン」をクリックバックアップ対象の一覧が表示されるので、全チェックTOP画面の右欄「ダウンロードボタン」をクリック手順6を終えると、以下の確認画面が表示されます。原稿ファイル名形式のボックスをチェックして、ダウンロード開始ボタンをクリックします。(ボックスをチェックしない場合、FAXのファイルが受付番号となります。受付番号で保管を希望する場合は、ボックスをチェックする必要はありません)zipファイルがダウンロードされます。保管しやすい場所でzipファイルを保管します。zipファイルには、各FAXのファイルとそのリストを記したエクセルシートが格納されています。メーラー(メールソフト)の機能を利用FAXを電子メールで受信し、受信BOXを定期的にバックアップします。Outlookには、バックアップ機能が付いているので、Outlookが便利でおすすめです。Outlookのシステムの異常やパソコンの故障などを想定して、「Outlookのメールをバックアップしておきたい」という方はいらっしゃいませんか?Outlookのメールのバックアッ...バックアップのタイミングは、FAXの受信頻度、FAXの平均サイズ、Outlookのバージョン、他の用途との共有性に依存します。2010、2013、2016、2019のいずれか」、他の用途との共有性なし(MOVFAX(モバックス)受信専用の電子メール)だった場合、10年に一度のタイミングで(理論的には)バックアップすればよい、となります。電子メールで受信したFAXは、メーラー(メールソフト)の転送機能を利用して、電子メール転送することで、FAXを転送することができます。WEBで受信したFAXは、MOVFAX(モバックス)の返信機能を利用して、転送します。返信するための最後の画面において、返信先を転送先に変更すれば、転送可能です。転送先は、アドレス帳から選択することもできます。転送する際には、「確認しました」などの返信スタンプを押す必要はありません。多数の受信FAXが届く場合、それらを分類・管理する必要性が高くなります。MOVFAX(モバックス)では、多数の受信FAXを分類して保管するフォルダを受信BOX以下に作成することができます。上の例では、受信FAXを日付で管理したいことから、受信BOX以下に日付フォルダを作成しました。受信FAXを作成したフォルダへ仕分ける方法は、料金プランによって異なります。スタンダードプランでは、手動で仕分けます。プレミアムプランでは、振分けオプションを使って自動的に振分けられるように設定します。詳しくは、マニュアルをご覧ください。受信FAXを仕分ける(電子メール)メーラー(メールソフト)の仕分け機能を利用して受信FAXのメールを分類・保管することができます。Outlookでは、仕分けルールを作成することで、スタンダードプランでも、自動仕分けが可能になります。引用:Outlook仕訳ルールの作成画面において、「アイテムをフォルダに移動する」に作成した(受信トレイ以下の)サブフォルダを指定し、さらに「詳細オプション」をクリックします。CC」「本文に特定の文字が含まれる場合」をチェックし、「特定の文字」を仕分け用に使用します。引用:Outlook「特定の文字」をFAXの送信先としたい場合、「FAX番号:03*******」のように、送信先のFAX番号を記入します。この例の場合は、特定の送信先から受信したFAXが、受信トレイ以下の特定のサブフォルダに自動振り分けされます。MOVFAX(モバックス)ユーザー10名の口コミ・評価を別記事にまとめました。こちらもご覧ください。FAXの送信より受信が多いユーザーにとって、MOVFAX(モバックス)は、お得なインターネットFAXです。※サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。新型コロナ流行以降、都内のオフィスから自宅へ働く場所が変わったテレワーカー。