取引先の同意を得られるか完全電子化は考えない方がいいWeb請求書を受け取る側がやらなければならないこと受領側がやらなければならないこと受領側の同意を得るために有効な手段Web請求書のポイント会社の印鑑を押印していなくても有効になるPDFは改ざんがしづらい社内規定を早めに整えておく障害への対策をとるまとめ昨今、様々なものが電子化されており、Web請求書も普及が進んでいます。請求書を電子化することでペーパーレス化や作業効率アップの効果がありますが、導入前にはしっかりと準備をしなくてはなりません。これからWeb請求書を導入しようと考えている方はこの記事を読んで、どのような準備が必要かを考えてみてください。Web請求書の導入前に知っておきたいこと電子請求書の種類これまで紙で作成されていた請求書を電子データ化したものが電子請求書になります。紙で行う請求業務の手順よりも、時間や手間の負担を削減できるという理由から注目が集まっています。1998年より施行されている電子帳簿保存法も数回にわたって改正が行われ、国も請求書の電子化に拍車をかけています。電子請求書には種類があり大きく分けて、メールを利用するものとWebを利用するものに分かれます。<メール配信型>請求書(PDFファイル)をメールに添付して送信するツールです。個人事業主や中小企業で用いられることが多く、PDFファイルをメールで配信できるため手軽さがメリットです。電子帳簿保存法に対応していないため原本の保存が必要です。取引先がメールを開封したことは確認できても、添付ファイルを閲覧したかどうかまでは分かりません。請求書への押印が必要になります。<PDF型>Web上に請求書(PDFファイル)をアップロードして送信するツールです。セキュリティの担保はされているものの、請求書への押印が必要であったり、受け取った側が要件を満たしていない場合は原本の保存が必要など、電子保存へのハードルが高いのが少々ネックです。中小企業で利用されています。<クラウド型>クラウド上で請求書を作成し、発行や受け取りができるツールです。クラウド型は取引先の受け取り確認ができるほか、ペーパーレス化が可能であったり、請求書への押印も必要ありません。電子帳簿保存法にも対応しているのでお互いが条件を満たしていれば、紙での保存は必要ありません。(サービス内容によっては未対応の場合もあります。)主に、中小企業や大企業などで利用されています。近年、クラウドサービスが普及し、Web請求書を導入する企業が増えてきました。Web請求書を導入する際は、インターネットのセキュリティ性を確認しましょう。<データの管理状況>クラウド上にデータを保存する際は、データセンターやサーバーが安定的に監視された状況下で顧客情報や書類のデータを管理しているか確認しましょう。<SSL暗号化されているか>SSLとは、インターネット上でのやり取りを暗号化する技術です。SSL暗号化通信を用いることで、データの漏えいや悪意のある第三者による改ざんを防ぐことができるため、情報の機密性が高まります。<データは常にバックアップがとられているか>クラウド上にデータを保存する際は、データが紛失しないようにバックアップをとる必要があります。大きなトラブルに繋がりかねないので、常にバックアップがとられているか確認しましょう。取引先の同意を得られるかWeb請求書の導入は、取引先の同意を得られるかが重要になります。取引先によっては電子化を検討していないところもあるので、会話をする中でメリットを紹介しつつ、同意を得るようにしてみてはいかがでしょうか。完全電子化は考えない方がいい最初から完全電子化を目指すのは難しいかもしれません。システムを導入した企業の多くは、Web請求書7~8割、紙の請求書2~3割程度という形に落ち着いているようです。請求業務の半分以上をWebに変更できれば、業務の負担を大幅に低減することができます。Web請求書を受け取る側がやらなければならないこと受領側がやらなければならないこと受け取る側がやらなければいけないこととして、e-文書法と電子帳簿保存法で決められた要件を満たす必要性があります。これまでの請求書もWeb請求書として保存したい場合は、以下のことを行う必要があります。導入することで得られるメリットはたくさんありますので、うまく導入の同意を得られるとベストです。受領側の同意を得るために有効な手段<メリットを伝える>先述したとおり、取引に関する会話を利用して、きちんとメリットがあることを伝えましょう。はじめは受け身であっても実際に導入してみると、作成履歴が残ったり、確認時間の短縮、印刷コストや保存スペースの削減、業務の効率化、リモートワークに対応しやすいなどさまざまなメリットがあります。<柔軟な対応>メリットの他、依頼されれば柔軟に対応できる旨も伝えると、同意を得やすくなるかもしれません。完全に電子化してしまうのではなく、取引先に応じた環境を整えておくことも大切です。Web請求書のポイント会社の印鑑を押印していなくても有効になるWeb請求書は、会社の印鑑を押印していなくても有効になります。押印する手間が省けるので、業務効率が上がります。PDFは改ざんがしづらいデータの改ざんなどがあると問題になります。Excelファイルなどは編集でデータの改ざんができてしまうため、改ざんがしづらいPDFファイル形式が良いでしょう。社内規定を早めに整えておくWeb請求書を導入するためには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。請求に関する業務フローや社内規定を変更する必要があります。障害への対策をとるWeb上で管理するので、障害はつきものになってきます。サーバー障害や自然災害などによる障害が起きた場合の対策をきちんと練っておきましょう。まとめ今回は、Web請求書の導入にあたっていろいろとご紹介いたしました。Web請求書は、コスト削減や業務効率のアップなどが期待できますが、完全に電子化してしまうのも良くありません。受け取る相手のことも考え、柔軟な対応ができるようにしていきましょう。