検索ご利用中のお客さまクラウド版パッケージ版お問合せ無料トライアルグループウェアとは?メールだけでは足りない?グループウェアの機能を使い分けて業務効率化を実現しよう目次グループウェアとは?グループウェア導入によって得られるメリットグループウェアの選び方のポイントチャット(メッセージ)機能の導入事例グループウェアのメッセージ機能等を活用して業務効率化を実現しよう情報共有やコミュニケーションのツールならば通常のメールのみで足りるのではないかと考えている企業もあるかもしれません。情報共有のツールの一つであるグループウェアは、多くのビジネスシーンで情報の共有やコミュニケーションの活性化などの効果を発揮します。グループウェアには様々な機能があり、それぞれを上手に組み合わせ、使い分けることで、業務効率が上がるようになります。今回は、グループウェア導入によって得られるメリットや機能の幅広さについて紹介します。情報共有を目的とした各種機能の便利な活用方法についても理解できるようになります。グループウェアとは?従来は、社内外に向けた情報伝達や、デジタルデータのやり取りといえばメールで行うのが主流でした。近年はグループウェアのつぶやき機能やチャットといったメッセージ機能も多く使われるようになってきました。社内でのスピードを重視するやり取りでは存在感を増しています。グループウェアのメッセージとメールは、どちらも文章やファイルをデジタルデータで送る点は同様です。機能面に大きな違いがあります。グループウェアにはメッセージ機能のほかにも多くの機能があります。ポータル機能やインフォメーション機能を使って沢山の人へ情報を素早く知らせることや、告知文書や社内の規定などの文書を一元管理する文書管理機能などです。他にも、一般的なグループウェアには、次のような機能があります。・メールパソコンのメールソフトと同じ感覚で使用できます。スマートフォンに対応したタイプでしたら、社外からもメールの確認・返信が可能です。テンプレート機能を備えていれば、手間を省いて整った書式のメールを作成できます。・チャット比較的短いメッセージをやり取りするツールで、メッセージ機能とも呼びます。先に紹介したとおり、スピーディなやり取りが可能です。・電子会議室グループウェア上で情報を共有できる「場」のことで、バーチャル会議室とも呼ばれます。特定のテーマについて、時間や場所を問わず意見交換を行うことができます。・アンケート記名式・匿名式で社内アンケートを作成できるものです。研修後の満足度調査や、施策に対する意識調査などさまざまな目的で利用できます。スケジュール自分だけでなく、メンバーの予定も可視化・共有できるものです。通常、1日・週・月などの単位でスケジュールを表示できますが、色やアイコンを付けられるなどカスタマイズできるタイプですと、さらに見やすいでしょう。社用車の共有設備などの利用状況を可視化、必要な時はスムーズに予約することが可能です。設備を無駄なく利用することにつながり、余分な設備購入を防止します。会議の議事録を作成・共有します。作成に関しては、文字の大きさや色を変更して、重要事項が分かりやすくできるエディターがあるといいでしょう。ポータルや掲示板と連携することで共有しやすくなり、文書管理と連携することで保管も容易となります。・プロジェクト管理プロジェクトのタスクを整理し、進捗状況を共有します。進捗状況が可視化されるため、進捗報告の漏れがなくなります。状況に応じた的確なアドバイス、遅れに対するフォローなども期待できますし、メンバー間でのコミュニケーションも円滑化するでしょう。・ポータル社内外のさまざまな情報を集約することができます。情報量に合わせて見やすく情報を配置できるよう、自由度の高いタイプがおすすめです。用途に応じでポータルが使い分けられると、さらに利用しやすいでしょう。社内へのお知らせを告知する社内掲示板です。契約書など、日々の業務で作成されるファイルの管理・共有をします。所定の場所にファイルを格納し、必要な時はスムーズに取り出せるよう、見やすいインターフェースであることが求められます。稟議書や出張申請など、社内の申請業務をシステム化するものです。進捗状況の可視化、不在による申請業務の停滞を防止します。書式のテンプレートが豊富で、自社組織に合わせた柔軟な申請経路が設定できるものがいいでしょう。日報や議事録などを一斉に回覧させることができます。一斉回覧なので途中で回覧が滞ることがなく、テンプレートを活用すれば回覧文書作成の負担も軽減します。グループウェア導入によって得られるメリットグループウェア導入によって得られるメリットを紹介します。グループウェア導入の基本的なメリット情報共有のスピードアップ、活性化グループチャットでチーム内での連絡、インフォメーションで全社向けの告知、部門内のポータルサイトで部内への情報共有などが容易になります。チームメンバーにファイル等の内容確認を依頼したい場合に便利な回覧・レポート機能や、架電不在時の連絡のようにメールを使うまでに至らないような、ちょっとした連絡に便利な伝言機能などの機能があるタイプもあります。情報はポータルサイト、文書管理など内容に合わせて格納できます。グループウェアにつながる環境であれば、社外からも共有された資料を取り出すこともできるようになります。資料の属人化を防ぎ、常に最新のファイルをまた、検索性が向上するので後に必要な資料や文書を探し出しやすくなります。蓄積された情報を分析することで、効果的な改善案を見つけやすくなるでしょう。紙による資料共有や業務連絡、稟議などが不要となり、情報伝達のタイムロス、用紙の紛失を防ぐことができます。承認状況も即座に確認でき、スピード感をもって作業を進めることができます。押印、用紙の提出などで出社したりする必要がなくなります。業務状況の可視化スケジュール機能ではメンバーの予定をどこからでも一覧できるようになります。今後の予定が分かることで、打ち合わせ日時の決定や業務調整をスムーズに行えます。会議室や備品の利用予約状況も可視化されることで、ダブルブッキングを防いだり、余剰設備の整理につながりコストを抑えることにもつながります。迅速な意思決定への支援ワークフローシステムにより、担当者が不在であることや、稟議書に気が付かないことによる申請の遅滞を防止します。申請・差し戻し・承認・決裁のすべての工程においてスピードアップが叶うでしょう。新しい働き方への対応が可能にグループウェアにつながる環境であれば、社内、社外どこからでもオフィスと同じ環境で仕事ができます。常に最新の業務情報をキャッチし、チームとの情報共有を図ることができます。グループウェアのメッセージ機能ならではのメリット続いて、グループウェアのメッセージ機能ならではのメリットです。メールとメッセージ機能を使い分ける際の参考としてください。入力から送信までのスピード感メールは通常、あて名や挨拶から始まる文章を使用します。グループウェアのチャットは、あて名や挨拶は最低限で、要件メインの短いメッセージを送るのが一般的です。文章を考える・打つといった時間を省けます。チャットにはリアクション機能がついている場合もあり、絵文字で気軽に反応を返すこともできます。閲覧までの手間の省略メールの場合、受信を確認した後に開封作業をしないと内容が確認できません。グループウェアのチャットなら、スマートフォンの待機画面にメッセージを表示させることもでき、ほかの作業をしながらも急ぎのメッセージに気が付くことが可能です。複数人での情報共有・やり取りメールは基本的に1対1のやり取りとなります。CCを追加することでグループ化はできても、グループ内の人間がめいめいに返信をするとメールの本数が増えてしまいます。メールソフトによっては、来たメールがどのメールの返信なのか分からなくなってしまうでしょう。グループウェアのチャットならグループ内の人間が各自返信しても、メッセージが同じスレッド上で確認できるので、何に対する返信なのかがわかりやすいです。添付ファイルの保管メールの場合、過去に受信したメールに添付されたファイルを探すのは非常に手間がかかります。チャットの場合はファイルが一箇所にまとめられていたり、期間など条件による検索を行ってファイルを探し出しやすい場合が多いです。メールとメッセージ機能の使い分けこのようにメッセージ機能特有のメリットは多いですが、今まで慣れ親しんだメールでのやりとりを、無理に廃止する必要もありません。社外の人を相手とするなど、フォーマルな場面でのやり取りにおいては、チャットよりもメールの方が向いています。ビジネスの場でのチャットは、あらかじめ登録された限られたメンバーでの運用がなされることが多く、そういった登録の手間も考慮すると、初めてやり取りをする相手とのインターネット上での連絡にはメールが最適です。即時性という点で優れているつぶやき、チャットでのやり取りは、連絡相手の時間を拘束してしまうという二面性も持ちます。このようなメリット、デメリットも考慮しつつ、メールとメッセージ機能をうまく使い分けることが、コミュニケーションをうまく進めるコツでもあります。2.0営業の困った!総務の困った!など、部署ごとの困った課題を解決する方法、グループウェアの導入を成功させるコツも楽しくご覧いただける資料です。無料ダウンロードグループウェアの選び方のポイント複数のメリットがあるグループウェアですが、導入には費用がかかります。かけた費用以上のメリットを得るためにも、自社にとって有益なグループウェアを選択しなければなりません。選び方のポイントと、導入目的ごとの適したグループウェアの特徴を紹介します。選び方のポイント使いやすさ画面の見やすさや、アイコンの分かりやすさなど。感覚的に使用できるグループウェアが望ましいサポート導入時はトラブルが起こることも考えられる。迅速なサポートが受けられるか。自社の業務フローや組織体系に合わせられるか。既述のように、「メールは社外向け」「グループウェアのメッセージ機能は社内向け」などと使い分けることが可能です。社内向けなら、「スマートフォン対応でいつでも気軽にメッセージが送れる」「社内向けの情報発信が容易にできる」「自分に向けられた情報を知らせてくれる機能がある」など、コミュニケーションや共有機能に優れたタイプであれば、仕事がしやすくなるでしょう。連携しやすい、もしくは連携サポートの充実しているグループウェアを選択します。365」にするなど、運用環境を統一する方法もあります。大企業向け各グループウェアには前提として「推奨社員数(ユーザー数)」があるので、その要件を満たすか確認します。大企業であれば、組織体系が複雑な場合が多いので、自社組織やフローに応じてシステムを設定できるオンプレミス型も選択肢になるでしょう。逆に中小企業であればある程度機能がパッケージ化されたクラウド型がおすすめです。テレワーク推進に活用したいテレワークの場合、多くの業務をインターネット経由で行うため、基本的には機能が多いほうがいいでしょう。チャットや情報共有のほか会議室の予約や勤怠管理など、できることが増えるほど「出社しないとできない」ことが減っていきます。NEOの導入により、業務課題であったペーパーレスを実現した企業・団体の事例を集めた資料です。NEOのチャット(メッセージ)機能を導入した企業事例です。グループウェアを導入済みであった同行は、旧製品の更改時期が近付いたのをきっかけに乗り換えに着手しました。NEOを導入しました。それまでは行内での連絡手段は電話やメールでした。電話は不在のことがありますし、メールですとやりとりに時間がかかってしまっていました。チャット機能を活用することでそれらの問題が解決したほか、部署を横断したプロジェクトなどで、肩ひじ張らない情報共有や意見交換が可能となったのです。早くからリアルタイム性の高いコミュニケーションの重要性を感じていた同社は、2000年代前半からチャット(メッセージ)を検討していました。NEOと連携しているChatLuckの高セキュリティ性やコストメリットに魅力を感じて2017年からこれを導入。顧客サポート窓口部署で活用しています。電話での問い合わせに的確に対応するためには、顧客の各種情報を把握する必要がありますが、チャットを用いることで、社内での連係が迅速化しました。連携のしやすさや日本のワークスタイルに合わせた設計である点が特長です。アプリ作成ツール「AppSuite」と組み合わせることで社内業務の改善や複雑な業務処理のシステム化までカスタマイズ可能であるため、目的に合わせて活用することができます。グループウェアのメッセージ機能等を活用して業務効率化を実現しようグループウェアのメッセージ機能はメールと似たところがありますが、活用方法やメリットは異なります。グループウェアはメールと比較して複数人への情報発信がしやすく、コミュニケーションに関する機能も用途に合わせて複数備えている製品もあります。情報共有以外にも多くの機能があることから、トータルで使いこなせば複数領域での業務効率化を実現することが可能です。グループウェアを導入する際は、使いやすさやコストなど総合的な視点で自社にとって最適なものを選んでいきましょう。そんな疑問にお答えするべく、様々な業種でご利用いただいているお客さまの声を集めました。・ノーコード・ペーパーレス・DX・テレワーク・インタビューおすすめの記事グループウェアについて知るならまずはこちらからグループウェアとは?導入のメリットやサービスの選び方を徹底解説テレワークでのコミュニケーション課題は。官公庁を含め、幅広い業種・規模でご利用いただいた事例をご紹介します。実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。すべての機能を無料で試す。