>雑記メールは3つのフォルダで情報管理2022年7月5日TwitterSharePocketHatenaLINEコピーする仕事でのメールの使い方について、ご紹介します。私はコレで仕事のミス・モレを削減し、仕事の効率がアップしました。メールは3つのフォルダで管理するメールは3つのフォルダで管理します。届いたメールは時間を決めて「振り分ける」メールはだらだらと読まず、時間を区切ります。3分・5分といった短い時間が良いでしょう。受信メールを送信者・タイトルを特に注目し、内容はほとんど見ないかちらっと目を通す程度で、2つのフォルダに分けていきます。ここで重要なのは2つのフォルダだけ使うことです。2つのフォルダは「アクション」と「アーカイブ」です。アクションフォルダに入れるメール返信が必要なメール資料など確認する必要があるメール日時をチェックしてスケジュールに入れておく必要があるメール人に転送して共有が必要なメール「アクション」フォルダに入れるのは、そのメールに何らかのアクションをする必要があるメールです。アーカイブフォルダに入れるメールアクションが不要なもの急ぎのメールか急がないかなどは関係ありません。「アクション」の要否だけで、振り分けます。不要なDMや迷惑メールがある場合は、アーカイブフォルダにも入れずに即削除します。削除するか迷う程度であれば、迷う時間がもったいないので、アーカイブに入れます。受信メールフォルダは空にする振り分けをすると、受信メールフォルダは空になります。すると、次にメールを確認する時にまだ全く目を通していないメールだけが受信メールにあるため、作業しやすくなります。例外:手動で振り分けない自動振り分けフォルダ自動振り分けができるフォルダは作って良いです。フォルダを送信者別に作っている人がいますが、そのような作り方はやめましょう。「木村さん」というフォルダを作り、木村さんからのメールは全てそのフォルダに入るようにしてしまうと、木村さんからのメールというだけで、アクションが必要なメールもそのフォルダに入ってしまうからです。これは仕事のモレが発生するので危険です。自動振り分けをしてもいいのは、定期的に届くメールで、必要な時だけ確認すればいいメールや、時間が空いてる時にまとめて確認すれば良いメールだけです。私の場合は自分が所属する会社が発行しているメルマガは全て自動振り分けをしています。読みませんが、メルマガ掲載内容に関して調べたい時(必要な際)に確認します。時間を区切って「読む(=振り分けする)」作業が終わったらアクションを起こしていきます。振り分けすることで「アクション」フォルダにはアクションが必要なメールだけが入っています。このアクションフォルダに入っているものは、優先順位をつけて行動をしていきます。優先順位を付けたら、「9時半までに上位3件のメールを処理しよう」など、また時間を区切ります。行動とは次のような作業です。至急返信が必要なものに返信する。会議のお知らせメールを確認し、スケジュールに日程や場所を入力したり、TODOリストに、「何日までに何の資料を用意する」など具体的な行動を落とし込む。処理済みメールは移動する行動を起こしたメール(処理済みメール)は、そのまま「アクション」フォルダには置いておきません。「アーカイブ」フォルダに入れるか、「情報」フォルダに入れます。返信だけが必要であった相談メールは、返信後「アーカイブ」へ。情報フォルダは人によっては不要かもしれません。私はこのフォルダがある方が自分に合っていたので作っています。アクションフォルダに一旦入れたものの中で、会議や研修の案内など、当日まで確認する機会がちょこちょこあるものについては、「情報」フォルダに入れておきます。大量のメールとうまく付き合おう企業の働き方も変わってきており、メール自体をあまり使わないなんて会社も出てきています。社内はチャットでやりとりし、外部とだけメールを使うなど。メールが中心の会社も多いです。やるべきことを見失わないように、メールに埋もれてしまわないようにあなたに合った情報整理術をぜひ見つけてみてくださいね。夏の夕暮れ日が暮れるのが少しずつ早くなってきました。数年前に撮った今の時期の夕暮れ。空を眺める時間は、大切にしたい。肌寒くなり秋らしくなってきました。秋は日帰りでも泊まりでも、旅に出る機会の多い季節ではないでしょうか。プチ旅行から、1週間程度の旅。楽譜も読めない音楽超初心者が、ウクレレをはじめてみました。BOOMさんの「風になりたい」を天海祐希さんの歌で聞いたこと。フロマージュ味カルビーさんから2017年秋の新作が出てました。フロマージュ味」チーズ好きとしては食べずにいられません。発売日は2017年8月28日。3つのポイント「敬老の日」に何をプレゼントしようって悩みませんか?特に離れて住んでいたりすると、何が欲しいのかがイマイチわからなかったり、聞けなかったりしませんか?世の中にはモノがあふれています。今年もよろしくお願いします明けましておめでとうございます。本年も「まるのモノマニア」ともどもよろしくお願いします。昨年8月からはじめたこのブログ。