情シス部流のパソコンのファイルやフォルダの整理方法です。応用Windows禁則文字(ファイル名に利用できない文字)MECE(ミーシー)「漏れ無く、ダブり無く」が基本ですが。情シス部流のフォルダ・ファイル整理方法まとめファイルが見つからない!!なんてことありませんか?ファイルが多すぎで必要なファイルが探せない。似たような名前のファイルがたくさんあってどれが最新版かわからない。デスクトップがショートカットやファイルでいっぱいになっている。フォルダやファイルの名前の付け方を工夫するだけで簡単に以下のことができるようになります。以下のような形でフォルダーを作ることが多いと思います。会社では一般的だと思います。年度のフォルダー内に月別のフォルダーがあり、その中にフォルダーやファイルを保存する形です。ファイルの種類でフォルダー分けして保存する形です。単独で使うことは少ないかもしれませんが、1の年度のフォルダーの中に顧客別や担当者別などでのフォルダーを作る形と言えばイメージ出来ると思います。情シスでのフォルダー管理でおススメなのはプロジェクト別+命名ルールでの管理です。例「問い合わせ」「パソコン購入履歴」「リース備品」などプロジェクト単位のフォルダー内に年度・月などのフォルダーは作らない次トピックの「ファイル命名ルール」で詳しく説明します。プロジェクト別フォルダ分けファイル命名ルール(YYYYMMDD+種類_ファイル名_目的)ファイル名にもルールを決めます。日付をYYYYMMDD形式で頭につける西暦2021年5月8日の場合は20210508となります。5月は05、8日は08と1桁の場合はゼロを必ず追加します。ファイルの種類を記載します。ファイル名には出来るだけフォルダと同じプロジェクト名を入れることを推奨します。プロジェクトA進捗報告・5月パソコン購入履歴一覧などです。必要であれば配布用・提出用などファイルの目的を追加します。日付をYYYYMMDD形式で頭につける先のフォルダー分けの部分で年度・月などのフォルダーを作成しないと書きました。その理由はファイル名に年月のフォルダの意味合いを持たせ、年月のフォルダを省略する為です。年月のフォルダがなくなると、プロジェクト単位での時系列が分かりやすくなります。並び替え、検索なども全期間で行えるので効率的になります。日付でゼロを追加するのは並び替えの際に10月、11月、12月と1日から9日までの並びを正しくするためです。日付は通常は作成日を入れますが、会議の資料や注文書などの場合は、ファイルを使う(使われる)日付を付けます。2021年5月21日であれば使われる日を意識して「20210521会議_ファイル名」などとします。経理関連のファイルは検索の際に「2021年度の請求書」「6月の発注書」など「使われる日」が重要となりますので月末などは注意が必要です。この種類を検索することが多いのでわかりやすい名称を付けます。細かく分ける必要はありません。ファイル名には出来るだけフォルダと同じプロジェクト名を入れるファイル名の部分は通常つけていたファイル名で構いませんが、上記の命名ルールに沿ってファイル名を付けていくとファイル名に「5月会議議事録」といった名前を付けることが無意味になります。「20210520議事録_5月会議議事録」(命名ルールとファイル名がダブっている)ではなく「20210520議事録_●●プロジェクト月次会議」(ファイル名からフォルダ名も分かる)などとするのことを推奨します。上記の例で言えば、議事録のタイトルをファイル名にするイメージです。間違った場所に誤ってファイルを移動してしまった際にも、ファイル名にプロジェクト名が入っていればすぐに適切なフォルダへ戻すことが可能です。最後にオプションで目的(アクション)を追加この部分はすべてのファイルに必須ではありませんが目的を記載しておくと似たようなファイルの区別に役立ちます。)内の違いの名称を先に決めておき、最後に記載します。全てのファイルに必要ではありませんが、ほぼ同一ファイルの違いを表すためのルールです。目的(アクション)と間違いやすいのが、「最終版」などの文字です。今まで「最終版修正済み」「最終版変更済み」など、どれが本当の最終なのかわからないファイル名をかなりたくさん見てきました。いった訳で普段完了したファイルに「最終版」と記載せずに、完成前のファイルに「作成中」を付けています。ルールのまとめ一通り説明が済んだので実際に命名してみましょう。5月20日に行われるプロジェクトAの進捗報告の資料を作った場合。基本パターンでの命名20210520報告書_プロジェクトA進捗報告または20210520報告書_プロジェクトA進捗報告_発表用20210520報告書_プロジェクトA進捗報告_作成中などになります。プロジェクト別フォルダ分けファイル名の命名ルールファイル名並び替え種類で検索結果フォルダ分けと命名ルールを利用すると、フォルダ内のファイルを名前で並び替えするだけで時系列にファイルが並びます。種類で検索すればファイル量が増えてもサクッと探せます。ファイルが時系列で並び替えれるので年度や月別のフォルダが無くても問題ありません。種類での検索で必要ファイルを検索する際に非常に楽になります。ルールを適用するとどうしてもファイル名は長くなりますのでWindowsのエクスプローラーやMacのファインダーで表示する際はアイコンではなく情報表示形式で表示すると見やすくなります。情シスなどのプロジェクト単位で動くことの少ない部署でもこのフォルダ・ファイルの管理方法を利用することは可能です。キャンペーン」「販促」など仕事の区分で分けても良いと思います。YYYYMMDDは頭に必ず付ける。種類を「顧客名」とする。オプションの目的(アクション)に「見積送付済み」「受注済み」など進捗を入れる日付、顧客名で絞れて、現状のステータスも分かるようになります。種類の「顧客名」以外に「社内資料」などとして対外的なファイルか、社内の資料なのかも区別できます。基本的なルールは変わりませんが、現在年度や月で整理している場合は、その下の階層のフォルダの名前を確認して、フォルダー名を「種類」に変更できないかを検討します。フォルダー名が「目的(アクション)」を含む名前になっているものがあれば、末尾につける「目的(アクション)」の名称にできないか検討します。日付と種類をファイル名に追加するだけでもファイルを探しやすくなりますので、できる範囲からスタートしてみてください。Windows禁則文字(ファイル名に利用できない文字)ファイル名をつける際に以下の文字は利用できないのでご注意ください。禁則文字は半角文字のみで全角文字は利用可能となっています。!間違いを防ぐ意味も含めて全角・半角ともにファイル名には利用しないことを推奨します。禁則文字とは別で、利用はできるが避けたほうが良い文字としては「ピリオド」「スペース」などがあります。-(ハイフン)の利用を推奨します。MECE(ミーシー)「漏れ無く、ダブり無く」が基本ですが。Exhaustive」の頭文字で「漏れなく、ダブりなく」の意味合いです。データ集計やデータ分析などでは必ず守らなければならない基本のルールなのですが、今回のファイル整理方法では「漏れなくダブりなく」を「保存先フォルダ内にて」として、ルールを少しゆるく考えます。フォルダが違えば同一のファイルが重複していても良しとします。理由は、一つのフォルダ内でファイルが探せる効率と重複するファイルによるファイル数(データ量)の増加との兼ね合いだと思います。例として、「会議議事録のテンプレート」はプロジェクトA、プロジェクトB両方のフォルダに保存しておいたほうが使い勝手が良ければ重複していても気にしないということです。リネームアプリを使って効率的に操作マニュアルの作成や、要件定義書の作成などで画面キャプチャー(スクリーンショット)を取ることも多いと思います。Recorder」などが標準で利用できますが、リネーム機能やアプリはありませんので別途アプリを活用することもおすすめです。Windows標準キャプチャツールNisshyおすすめは「縮小革命」です。画像のリサイズツールなのですが、機能の一環として画像ファイルの一括リネーム機能があります。画像のみのリネーム機能ですが既定の文字+連番など自由度が高く便利です。縮小革命https://netank.net/syukukaku窓の社からのダウンロードhttps://forest.watch.impress.co.jp/library/software/syukukaku/画面キャプチャ(スクリーンショット)アプリの詳しい使い方、リネームアプリの使い方は別途公開予定です。ファイルの保存先ここまで記事を読んでいただいて、ファイル管理してみようかな?と思われた方向けに追加のアドバイスです。今回ご紹介したファイル管理はもちろん個人のパソコンでのファイル管理にも役立ちますが一番効果を発揮するのは複数名でフォルダーを共有している状況です。そのために、もし情シス部内(他部署、社内含めて)ファイルの共有を行えていない場合はぜひしっかりとしたファイルの保存先を準備することをお勧めします。ファイル保存先に関して一般的なファイルの保存先は大体以下の形と思います。※Windows共有などを利用して共有を含むNASなどネットワーク対応の保存先に保存クラウド(ファイルサーバー)等に保存もし、1または2の状況であればぜひ3のNASの導入をお勧めします。NASとクラウド(ファイルサーバー)は一長一短ですので、一概に比較できませんが、テレワークや在宅などでの外部からのアクセスがメインであればクラウド(ファイルサーバー)を検討されたほうが良いと思います。NAS導入メリットネットワーク内でのファイル共有のための専用設計ファイルの権限管理を行うことが可能2枚以上のディスクにてミラーリングなど耐障害性を上げることができるちなみにミラーリングやRAID1以上の構成でも物理的な破損が全て防げる訳ではありません。別途バックアップは必ず取る必要があります。最近まで利用していたNASは7年間で2回HDDが故障しています。ミラーリング設定で復旧は出来ましたが復旧までには結構時間がかかります。NAS導入デメリット外付HDDに比べて価格が高いデータが集約されるのでバックアップを計画的に取る必要があるルールを決めないと(守れないと)無法地帯となる(NASに限りませんが)大きなデメリットは無いのですが、利用者数が増えればその分ルールの統一や管理する担当者など必要となります。余裕のある容量を選ぶことディスク2枚でミラーリングを行う場合、製品に表記されている容量の半分になります。2本以上のディスクでRAID1以上が組めること(最低ミラーリングができること)データが集約されるため必要になります。フォルダのアクセス権限の設定ができることほとんどの製品で可能です外付HDDが接続可能でバックアップが取れることバックアップの際に直接外付けのHDDにバックアップが取れます。製品によってはスケジュールに合わせてバックアップが取れるものもあります。一部のメーカーのNASはネットワーク外のパソコンやスマホなどからインターネット越しでのアクセスが可能となっているものがありますが、ルーター設定(ポート開放など)やネットワークの構成によってはアクセスできない場合があります。テレワークや在宅勤務の為に外部からの接続がメインとなる場合はクラウド(ファイルサーバ)が確実です。NASに関しては機能によて値段も幅がありますが、まずは導入してみたいということであれば2枚のディスクモデルからで良いと思います。YYYYMMDD種類_ファイル名_目的ファイル名にフォルダの意味を持たせてフォルダ数(階層)を減らすことを意識するファイルの保存先にも注意フォルダ・ファイル管理を試していただいて少しでもファイル管理が楽になれば幸いです。シートの保護・ブックの保護のパスワードを忘れた時にWindowsの基本機能だけで解除する方法のご紹介。パスワードを使用して暗号化されているExcelファイルには使えません。情シス部問い合わせ上位の案件「パスワードを忘れた」のExcel版です。そんなイメージを払拭するために今回は「情シスの役割で最も大切なこと」をお伝えします。情シス部ハック情シス部でなくても覚えておきたいショートカットキーとキー操作ショートカットキーが覚えられない、使いこなせない、ある程度は使える方向けの記事になります。仕事効率化だけでなく操作ミス防止にも役立ちますので是非覚えて仕事で活用してみてください。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。※サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。Reserved.タイトルとURLをコピーしました。