取材申請書はどう書くべき?すぐに使える取材申請方法を解説!【はじめての取材:Vol.3】ツイートシェアはてブ送るPocketライターやジャーナリストのほとんどが経験する「取材」。わたしは出版社や新聞社を経ずに独学でフリーライターになったので、取材に慣れるまでとにかく苦労しました。取材に正解はありません。それでも、ほかのライターが実際に取材をどのように申し込み、どのように進めているかが分かれば、はじめての取材が少しは楽になるハズ。シリーズ連載「はじめての取材」第三回では、取材対象者に取材を申し込む際の方法・心構えについて解説していきます。1.取材申請は断られることも多いまず、大前提として「取材申請は断られることも多い」ということを覚えておきましょう。取材を断られる理由には、例えば以下のようなものが挙げられます。忙しい恥ずかしい答えられるネタがない取材は受け付けていない前回の記事で、「取材先の選び方」については解説しましたが、最適(と思われる)取材先を見つけても、これだけ多くの理由で断られてしまうのです。取材については、対象者にどれだけ「取材されるメリット」を感じてもらえるかが重要です。これは、誰もが憧れるメディアからの取材申し込みなのか、取材を受ける機会が多いのか少ないのか、話したい内容と取材の概要が一致しているかなど、メディアや対象者の都合にも左右されますが、できる範囲で「取材を受けるメリット」を示せるような取材申請書をつくりたいところです。取材申請書の書き方はライターやメディアによってさまざまですが、盛り込むべきポイントは、おおよそ以下の3つになっています。取材者や掲載媒体の素性を明かす取材の概要を説明する取材を受けるメリットを示す以下では、どんな取材申請書にも共通して入れるべき上記のポイントを、さらに具体的に見ていきます。1.取材者の素性を明かすまず、「そもそも自分がどんな存在なのか」を取材対象者に伝え、相手の不安を解いていきましょう。対象者からすれば「いきなり知らない相手から取材申し込みがくる」というケースが大半なわけで、“正体不明感”をなくしていくのはマストです。具体的には、申請書の冒頭で「フリーライターの○○です」のように、申請者の正体を明示しましょう。仮に「対象者に伝えるべき自分の情報」があれば、それを追記するのも有効です(例:フリーライターに質問する際に「フリーライターのためのメディアを運営している」という一言を添えれば、信頼性が向上する)。2.掲載媒体の素性を明かすつづいて、掲載される媒体の情報も明かしましょう。これも相手の不安を解くことにつながるだけでなく、「取材を受けるメリット」を感じてもらうための材料になります。業界では多少の知名度があっても、一般に知られていないメディアはたくさんあります。媒体資料などを相手にも見せ「このメディアに取材してもらえるのは嬉しい」と思ってもらえる工夫をしてみましょう。3.取材の動機や目的を説明する取材をする以上、対象者と「取材の動機や目的」を共有する必要があります。これを伝える際に必要になる情報はおおよそ以下の通り。取材するのかどうしてあなたを選んだのか取材を通じて何を知りたいのか読者に何を伝えたいのか仮の記事タイトルとくに、人気の企業やインフルエンサーには取材申し込みが殺到している可能性が高く「取材しなければならない理由」をしっかりと説明し、適当に取材先を決めているわけではないと伝えたいところ。余力があれば「取材を受けるとどんないいことがあるか」も伝えたいですね。これを相手に届くよう説明するには「取材先選び」の段階で自分の中で整理しておく必要があります。4.取材の細かい流れを提案するここまでで取材の大枠は説明できていますが、いざ取材をするには具体的な段取りを決めなくてはなりません。取材を進める上で詰めるべき点は以下の通り。謝礼の有無(支払えない場合も多いですが、メディアがOKを出したら「謝礼払えます」とアピールしてみましょう)記事で身元を明かすか否かこれらは取材を申し込み、OKが出てから調整することもできますが、取材の目的によっては事前に提案しておくほうが親切です(例:「速報性」が大切なニュース記事の場合は、取材日時や記事作成スケジュールをはっきりさせ、「急ぎ案件です」と伝える)。5.文書として体裁を整える取材申請書を文書として送る場合、ビジネス文書として成立するように決まった項目を盛り込む必要があります。必要になるのは、おおむね以下の文言です。取材申請書に盛り込むべきことが整理できたところで、いよいよ取材申請書の送り方を解説します。取材申請書の送り方は先方都合によって大きく変わりますが、対象者ごとにおおよその傾向は存在するので、それを見ていきましょう。前提:文書として送るか、書面で送るかここまで「取材申請書」と書いてきましたが、じつは「取材申請書」という形式ばった文書を送る機会はそう多くありません。取材申請の送り方は「取材申請書という文書で送る(Wordファイルor郵送)」場合と、「取材申請書に書くべき内容を書面(メールやチャット)で送る」場合があり、後者のほうが一般的です。そのため、基本的には後者で送るつもりをしておき、前者を求められた場合は取材申請書の形で送るようにするといいでしょう。メールやチャットの場合は「ビジネス文書に盛り込む体裁」はあまり意識しなくても大丈夫です。どの手法にも共通することですが、人間なので「見落とし」が想定されます。確認してほしい場合、連絡が届いているか不安な場合は、一度電話して取材を申し込むと手っ取り早いです。一般的な企業に取材申請をする場合、その企業のHPにある、「お問い合わせ」欄か、「お問い合わせ用メールアドレス」から取材を申し込むことが多いです。取材に慣れている企業だと、「取材希望の方はこちら」といった専用のフォームが用意されていることもあります。取材申請書を求められるパターンは少ないですが、堅めの企業だと必要になる場合もしばしば。取材の窓口は広報になるケースが一般的なものの、事実確認をするために社内の担当部署と連携をとってもらえる場合が多く、取材の許可や原稿確認の戻しに時間がかかることもあります。一般人や小規模企業に取材申請をする場合、「相手がどれだけネット上に露出しているか」によって対応が大きく変わります。HPを持っていたり、ブログを持っていたりする場合はそこから申し込むのが一般的ですが、SNSしか開設していないという場合も。なるとSNSから申し込むしかないのですが、たとえばTwitterのDMで申し込むと意図せず見落とされてしまう場合が多いため、リプライや別の手段で相手に伝える工夫も必要になってきます。有名人の場合、取材対応は芸能事務所が管理している場合も多いです。そのため、どこかの事務所に所属している場合は事務所にアポをとるようにしましょう。多忙な人も多いため、アポをとるのはひと苦労。謝礼が必要になるケースも多いため、メディア側ともよく打ち合わせをするべきです。彼らは非常に取材慣れしているので、取材そのものは一般人よりも格段に進めやすいです。怖気づく気持ちもよく分かりますが、機会があればぜひチャレンジしてみましょう。官公庁や地方自治体の場合、取材申請書は必須といえます。取材そのものも非常に堅く進行していくため、オンライン取材がNGだったり、専用のオンライン会議ツールを使っている場合もしばしば。最初はお問い合わせから入っていくこと自体は同じなのですが、レスポンスは遅めになることも意識しておきましょう。4.実際の取材申請書例ここまで、取材申請書の書き方や送り方を見てきました。言葉で言われてもよくわからない方もいると思うので、最後に現役ライターの私が取材申請書のサンプルを書いてみます。今回は、私がこのサイトのライターだと仮定し、架空のライター・Aさんに取材申請してみるつもりで文面を作成してみます。参考にしてみてください。ご連絡失礼いたします。Pencil」のライター、齊藤颯人と申します。このたび、ライターとしてご活躍中のA様に取材のお申し込みをしたく、ご連絡を差し上げました。現在、当サイトでは同業者やライターを目指す人に役立つ情報を発信するため、現役で活躍するライターの皆さんにお話を聞き、それをまとめた「ライター図鑑」という連載企画を立てています。その連載の中で、学生時代からライターとしてご活躍され、未経験からフリーライターになったA様に、ライターノウハウやご自身の生き方について語っていただければと思っております。当メディアはライターや編集者が読者の大半を占めており、A様のライター処世術は多くの方に役立つ情報になると思います。A様のキャリアを整理するいい機会にもなるかと存じますので、取材をお受けいただけると有難いです。以下、取材の概要です。学生ライターから新卒ライターへ。独立し、若くからライターとしてご活躍されてきたA様。