日本情報マート2022.09.12コミュニケーション印刷するビジネスでの「言い方」について、次のようなことに困ってはいないでしょうか。商談などで「丁寧な言葉にするとどうなる?」と迷い、しどろもどろになった他意はないのだが、自分の言い方でイラッとされたり、誤解されたりしがちであるクライアントや上司に、もっと信頼してもらえるような言い方にレベルアップしたい普段、チャットに慣れているため、目上の方とのメールや対面での言葉遣いに迷うこうした方には、ビジネスで使う言葉の「言い換え」をご提案します。考えたいのは、「依頼」「断り」「感謝」シーンでの言い換えです。今どきは、チャットやSNSで用件のみをスピーディーにやり取りすることも多いでしょう。普段はそれでいいと思いますが、例えばツールを使わない方や目上の方とやり取りするとき、言葉遣いに迷ったり、知らないうちに失礼な言い方になってしまったりするかもしれません。ならないよう、本記事の言い換え例が少しでもお役に立てれば幸いです。本記事でご紹介しているのはあくまで一例です。相手との関係性や、時と場合などによって、適切な言い方は変わってきますのでご留意ください。相手との関係性や内容にもよりますが、人に何かをお願いするときは、言葉を選びたいものです。言い方次第ではトラブルにもなりかねませんので、相手が気持ちよく引き受けたくなるように言い換えてみましょう。「ご高覧くださいませ」「ご笑覧くださいませ」メールや書類などを確認してもらうとき、「ご覧ください」より、さらに相手を敬う「ご高覧」という言い方があります。「ご高覧」は目上の方へメールで確認をお願いするときに使うとよいでしょう。語感の辞典」中村明(岩波書店))で、主に取引先へ納品する際のメールや添え状などに使います。「ご笑覧」はさらにへりくだった言い方で、手紙に向いているでしょう。「お目通し」「ご一読」に「のほどをお願いいたします」を続けることもあります。「のほどを」は、相手にお願いする事柄に添えて遠慮がちに伝える言葉です。ちなみに、「いただく」と「くださる」には、語感に違いがあります。「くださる」は、「相手がわざわざ手間をかけて」というニュアンスが強くなります。重要なお願い事や、社外の方、目上の方ならば「くださる」で問題ないでしょう。ほんの少しのお願い事で「くださる」は、言いすぎた印象もあるので注意が必要です。「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご多用の折とは存じますが」など、相手に配慮する言葉を言い添えたいものです。忙しい相手にこそ、「○日ごろまでに」とスケジュールを明確に伝えることが大切です。調整が可能なら「スケジュールが難しいようでしたら調整させていただきます」と一言添えるとよいでしょう。相手に返答を求めるときや、催促しなければならないシーンもあるでしょう。そんなときはストレートに要求するよりも、「いかがでしょうか?」と様子を伺うのも一策です。すると、相手を非難するニュアンスを回避できます。催促メールのマナーや、その返信マナーについては、下記のコンテンツもあります。「後学のためにご教示ください」ビジネスでは、相手に教えを請うシーンもあります。基本はへりくだった立場で教えていただくようお願いすることです。気を付けたいのは「参考に」という言い方です。)、「いろいろ他のものとひきくらべて自分の考えを決める手がかりにすること。「足し」「手がかり」にしかすぎない扱いです。そのため、例えば新入社員が先輩から仕事を教えてもらう場面や、社外の方から何かを教えてもらう場面では、「参考になります」「参考までに教えてください」は、失礼にあたります。「勉強になります」「後学のためにご教示ください」などが適切な言い方です。対等な立場で意見交換をするのであれば、「参考までに」を使うのは問題ないでしょう。自分が何かをさせてもらうようお願いする場合は、「ご容赦いただけますか」「お許しいただければ幸いです」など、相手へ可否を問うニュアンスが加わると、より丁寧で配慮の感じられる言い方になります。事象をくみ取って配慮してもらう「ご斟酌(しんしゃく)」という言葉もあります。上司の商談に同行したり、社外の方や上司と食事をともにしたりすることもあるでしょう。上記は、目上の方とともに行くシーンで使うことができる言葉です。「ご相伴(しょうばん)にあずかります」という言い方もあります。お願いするのとはニュアンスが違いますが、目上の方に誘われて、「同行させていただきます」「(何かを)一緒にさせていただきます」を表す丁寧な言い方となります。食事なら「ご饗応(きょうおう。供応とも書く)にあずかります」という言い方もありますが、フォーマルすぎて上司や先輩にはやや大げさに聞こえるかもしれません。その場合は「ごちそうになります」のほうが、気持ちが伝わりやすいでしょう。何かを断るときも、言い方次第でトラブルになることもあるため、気を使います。いえ、回りくどすぎて断る意思が伝わらないのも問題です。ここでは、角の立たないお断りする言葉や、それに関連して、目上の方に対して意見するときの言い換え例などをご紹介します。断る際の「無理」という言葉は、プライベートの会話では、冗談のニュアンスも含め、わりと頻繁に使われます。実はかなり強い否定の意味を持つ言葉なので、ビジネスではできるだけ避けたいところです。上記のような言い換えを心掛けましょう。具体的に何がネックになっているのかを述べた上で、代案や譲歩案を出すことが望ましいです。目上の方からお願いされたことに対して、身に余る役目を拝命し光栄だけれども、今の自分は未熟で果たせないというニュアンスであれば、「荷が勝ります」「力及ばず」と伝えた上で、「勉強します」「経験を積みます」と、今後に前向きな姿勢を示しましょう。自分には決裁権がなく、会社としての判断で断らなければならないシーンもあるでしょう。その際は、「上司がそう言うのでできません」「上司に言われたのでできません」といった無責任な印象の断り方ではなく、対外的な発言は上記のように言い換えましょう。相手にとって納得感があるなど、時と場合によっては、あえて「上司がOKと言わないのでできない」という言い方で断ることもあります。似たようなシーンとして、自分では決裁権がなく、その場でOKか判断できないので、一度社内へ持ち帰る商談の場合もあるでしょう。そのときは「すぐにはお答えできません」だけではなく、前向きなイメージを印象付けることが大切です。「いったん持ち帰らせていただいて、より良い案があるかもしれませんので、社内の詳しい者に聞いてみます」「関連するデータなどを確認してまいります」などが考えられます。「結構です」は、断る意味と、「いいですよ」というOKを示す意味の両方があり、誤解を招きやすい言葉です。断る際の「結構です」には強めの響きがありますので、上記のように言い換えてみましょう。「ご返信は結構です」を「ご返信はいただかなくても問題ございません」に言い換えるイメージです。同様に誤解を招きやすい「大丈夫です」も、OKかNGかを明確にして、「問題ございません」「差し支えございません」などと言い換えるとよいでしょう。目上の方へ、断るというより意見しなければならない場面では、自分のような若輩者が生意気を申し上げるようで恐れ多いのですが、というニュアンスで伝えるとよいでしょう。5)言い添える謝罪の言葉は、断る内容や相手との関係性に合わせる断る際に、謝罪の言葉を添えることもあるでしょう。下記に、謝罪の重さ度合いについて、一般的なイメージを列挙してみました。「断る」とは次元の違う話になってきますが、甚大な被害を伴うミスや不祥事であれば、最大限に重い謝罪で誠意を表すことが大切です。した食事の誘いを断るのに、不釣り合いに丁寧すぎる謝罪をしてしまうと、かえって嫌みになってしまいます。謝罪は、内容の度合いや、相手との関係性によって使い分けましょう。社内外問わず、また、目上・目下の立場に関係なく、「感謝」はとても大切です。相手との関係を深めたり継続させたりすることにもつながります。表面的な物言いではなく、心のこもった伝え方をしたいところです。その際のポイントは「温度感」です。感謝を表すシーンでは、例えば相手との関係をよりよく継続していきたいときは、「すてきなご縁をいただき、ありがとうございました」のように、相手との関係性や、相手そのものを肯定し、感謝する言葉を伝えるとよいでしょう。自分の思いや気持ちを自分の言葉にして、一言付け加えるのが最も伝わりやすいかもしれません。自分の中にある温度を伝えるイメージです。心から出てくる感謝の思いを言語化する。これに勝る言葉はないでしょう。2)最後に感謝を伝えポジティブな余韻を残すクレームであっても、最後は「貴重なご意見、ありがとうございました」と感謝を伝えましょう。心理学で「終末効果」といい、最後に与えられた情報が、その後の評価に大きな影響を与えるとされています。どのような会話、やり取りでも、感謝で終えることでポジティブな余韻を残すことが大切です。最後に、ビジネスで頻繁に使う言葉の言い換え例を紹介します。本文中に特別な断りがない限り、2022年9月12日時点のものであり、将来変更される可能性があります。マートまたは執筆者が作成したものであり、りそな銀行の見解を示しているものではございません。上記内容に関するお問い合わせなどは、お手数ですが下記の電子メールアドレスあてにご連絡をお願いいたします。inquiry01@jim.jp(株式会社日本情報マートが、皆様からのお問い合わせを承ります。http://www.jim.jp/company/をご覧ください)ご回答は平日午前10:00~18:00とさせていただいておりますので、ご了承ください。