導入までの期間2ヵ月半ユーザー数163ユーザーこの事例を印刷する今回のコロナ禍で在宅勤務をしなければならなくなった従業員に対して、アンケートを行ったところ、従業員間の情報共有に課題があり、コミュニケーションが円滑に行えるツールが必要だという意見が多くありました。これは早急に全社に向けてグループウェアを導入しなければならないということになったのですが、いったいどうやって進めていったらいいのか。途方に暮れるばかり・・・。桜井様)導入のご担当者がIT部門の方ではない場合は、こういった悩みは多いかと思います。NEOを実教出版様用にフィットさせ、導入後スムーズに全社で使えるようにするまでのスケジュールの提案とその体制構築の支援。どのような取り組みを行ったのか、実施内容についてのお話をお伺いいたします。導入事例インタビュー動画オンボーディング導入計画から基本機能の活用までを担当者がついてサポートするプランの事例紹介。実教出版様には10年ほど前から「desknet's」を導入いただいており、今回の導入支援は2020年6月からスタートしました。管理職向けに導入しました。当初はスケジュール以外の機能はほとんど利用していなかったのですが、私達の悩みをネオジャパンの澁谷さんに伝えたところ、自社向けにフィットした準備を行うことで、全社導入の課題解決ができると提案を受け、今回の支援をお願いすることになりました。ありますが、支援開始時の課題をお聞かせいただけますか。NEOを全社に導入しようということになりました。担当の澁谷さんには、機能を詳しく説明してもらい、様々な用途を教えていただきました。最初は社員の所在をはっきりさせるスケジュール、会議室などを予約できる設備予約、そして電子会議室を使い始めました。電子会議室は自由にメンバーが書き込めるので、業務日誌や出退勤を管理できるのではと、まず総務部で一人一人にIDを付与して先行して使ってみました。在宅勤務者が、「今から業務を開始します~」と電子会議室に書き込むと登録メンバーは、リアルタイムで認知します。在宅勤務時の業務日誌も電子会議室に書き込んでもらいました。それまでは、紙の業務日誌を提出していましたが、「両方は面倒なので、電子会議室にまとめてください」とリクエストがあり、現在は紙を廃止し、電子会議室に書き込んで提出ということになりました。現場からの声で、導入に向けてどんどん加速していったのですね。最初から欲張らず、27機能の内、本当に必要な機能に絞ったのも良かったと思います。今、自社に必要な機能は何かと何度も会議を重ね、絞り込みました。コロナ禍の導入ということでしたので、導入担当の皆さまにできるだけストレスにならないように、毎週ミーティングを行いながら、導入計画から基本機能の活用までを担当者がついてサポートするオンボーディングプランをご提案いたしました。毎週のミーティングでは、一週間のあいだに発生した課題や疑問にお答えする時間を確保し、操作方法や管理者権限などあらかじめ設定するところは、画面を共有してデモンストレーションを行いながら説明いたしました。澁谷さんの説明はとてもわかりやすく、細かいところまで指示をいただいたので、本当に助かりました。「この順番でお願いします」「設定方法は画面共有で一緒にやりましょう」など、サポートページではわかりづらいところもオンライン上で丁寧に指示をくれました。私が疑問に思ったことや社内で出た課題は、次の打ち合わせのときまでに必ず回答と活用事例を示してくれるので、安心感が違います。連携を密に取りながら何でも相談できるのはありがたかったです。他に導入時に気を遣われたところは何ですか。出版社ということもあり、もともと紙の文化です。NEOで行えるコミュニケーションとDX推進については社内理解を得る必要がありました。そこでアンケート結果を公表し、コミュニケーションツール導入の要望が高かったという事実を共有したことで、社内で導入に関しての承認が得られたと思います。導入までのスケジュールも澁谷さんと相談しながら組むことができたので、打合せの内容も毎回無駄がなかったと思います。その後は、先行して使っている総務部の社員の声を聞きながら、自社に今すぐ必要な機能はという視点で、何度も会議を重ねました。結果12の機能に絞り込むことができたことで、効率的に準備が進んだと思います。NEOの活用を最大化していただくためには、1機能の内容を理解する、2機能の活用方法を習得する、3機能を自社向けにフィットさせるといった要素が挙げられます。そこで今回は、実際の運用についてイメージしやすい様に機能ごとに活用内容と事例を詳しくお伝えしました。実際、自分の予想外の使い方の提案や、思いもよらなかった疑問を投げかけられて、お客さまの導入時のつまずきとシステムの伝え方の工夫についてかなり考えました。2ヶ月半の間、一緒に取り組ませて頂いた感想をお聞かせください。支援が手厚かったです。澁谷さんは質問に答えてくれるばかりでなく、管理職向けと一般社員用に分けた説明会資料の作成もサポートしてくれ、不安に思っていることはないですかと必ず聞いてくれました。導入までスケジュールの進捗を共有できたのも、心強かったです。言っていただけるととても嬉しいです。NEOをお使いいただけるように、これからも企業様の状況に合わせたご提案ができればと思います。紙文化ということもあり、実はデジタルへの移行は難しいのではと思っておりました。社内の説明会を管理職と一般職に分けたことで混乱せず説明ができ、聞き手にとっても良かったと思います。紙からデジタルへの移行期間も1週間に限定し、力業で行いました。(笑)そのため社員からの質問が山のように来るのではと心配していましたが、1週間くらいでおさまり、想定していたよりも早く使いこなせるようになったかと思います。その他、導入してよかった点はありますか。役員会の議題について、以前は紙の回覧で行っていたために場合によっては、直前になって会議の内容を知ることもありました。今では電子会議室で議題が公開されるので、事前に自分の意見をまとめる時間ができました。出席者それぞれが議題を理解したうえで討議が始まるので、会議の効率化も進み、ディスカッションの質も格段に向上しました。活用で総務関連のペーパーレスは80%程度実施できたと思います。NEOの活用を定着させることが今年度の目標ですね。そのうえでさらに必要な機能があれば、増やしていこうと思います。そのために今後ともお力添えいただければと思います。ありがとうございます。NEOを活用してもらえるためのご支援を続けることが私たちの使命であると同時にやりがいだと感じています。今回、導入計画から基本機能の活用までを担当者がついてサポートするオンボーディングプランを提案させていただいた事で、お客さまの不安に思うことや解決方法も蓄積ができました。伴走型で進めたからこそ学べることも多かったです。今回は貴重な体験をさせていただき、こちらこそ感謝しています。高校生から社会人までの「生涯学習」に寄与するという重要な社会的役割の一端を担い、「教育・学習に貢献する」ことを理念として出版活動を展開されており、ICT化に対応した新しい教育・出版の先を見据えた事業展開も進めています。実教出版の書籍類、デジタル教材、DVDはHPでごらんいただけます。関連する他の事例も合わせてお読みくださいパートナー企業と最新の営業ツールや掲載規定、表記ルールを共有。ユーザー・ファーストの求人情報で、人と企業をつないでいます。すべての機能を無料で試す。