来週、某所でセミナーを主催します。我ながら手際良く進めているので、現時点で60名以上の方からお申し込み頂いています。無駄なく仕事を進められるのは、ツールを使い、やること(タスク)リストを「パッケージ化」しているからです。<スポンサードリンク>仕事をゼロから組み立てるのは無駄だらけどんな仕事にも一般的な手順や、必要なもの、役割分担などがあります。それを毎度毎度、ゼロから洗い出し、組み立てていたら、無駄な時間ばかりかかってしまいます。仕事の質を高め、スピードを上げるのであれば、過去の実績や先輩などからパクった方が良いのです。セミナーの主催であれば、やることも、必要な備品も、だいたい変わりません。標準的なものをパクりつつ、その会場やセミナーの特殊事情のみ注意する、というやり方が最も効率的です。人間の脳は、記憶することが得意ではありません。(特に私は・・)過去に何度かやったことのあることだとしても、忘れてしまうのが実態です。忘れないうちに「パッケージ化」してしまいましょう。タスクリストを「Brabio!」でパッケージ化する仕事の基本は、「誰が?」「何を?」「いつ?」行うかです。その結果としてアウトプットが出てくることがあります。Aという仕事が終わらないと、Bに着手できないという順序関係があることが多いものです。私は多くの仕事を「Brabio!」という工程管理ツールにパッケージ化しています。このツールは、過去に1度紹介しています。スケジュール表(ガントチャート)を引くのが簡単!「Brabio!」セミナー主催の場合、私はこんな感じにパッケージ化しています。全ての作業をマニュアル化しようとすると大変ですが、この程度のリスト化であれば簡単です。ように分け、その各ステップの中に、細かなタスクを入れています。各タスクは「行動」のこともありますし、準備しなければならない「モノ」であることもあります。そのタスクの1つ1つ、担当者を明確にします。外部の講師に依頼せず、自分が主催・講師をするときには、「講師」のステップは省くことができます。できる限り全てのパターンで対応できるようにパッケージは最大化しつつ、その時々で、不要なところは削るのです。「電源の延長ケーブル」の確認が漏れていました。直前にバタバタせず、今日確認できておいて良かったです。何度やっても、人間の頭には覚えきれないことがあります。それから、今日はタスクを1つ追加しました。「当日の施設案内(トイレの場所や喫煙場所など)をするスライド作成」を追加したのです。今までのセミナーでも思いつきで当日対応していたかもしれませんが、今後は事前に準備できるようになるでしょう。パッケージを育てることで、仕事の質とスピードが上がるこのようにパッケージは一度作成したら終わりではありません。今日も「セミナー主催」のパッケージを、ほんの少しだけ育てることができました。私はITエンジニアだった頃から、このような仕事の進め方をしています。数10人・数100人が関わるような大型プロジェクトまで。「過去の経験をパッケージ化し、それを育てることで品質とスピードを高める」という根本思想は、10年以上、変わっていません。したがって大切なことは、以下の2点です。他者や自分の経験をパッケージ化して見える化することそのパッケージを使い込むことで、成長させること複数人の組織でこのパッケージを流通させることができれば、よりパッケージの成長速度が早まるでしょう。今回は例としてセミナー主催を挙げましたが、標準的な手順が存在する全ての仕事で活用できます。3日間、ある場所に篭って修行です。自分の事業を、ゼロから見つめ直してきます。今日も素晴らしい1日になります。「いいね!」すると、ブログ更新のお知らせを受け取れます。気になるニュースなども通知しています。ブログ村ランキングに参加しています!応援のクリックをしていただけると、嬉しいです。ありふれたデータを活かせば、会社は儲かります。