2019リンクを取得FacebookTwitterPinterestメール他のアプリ今回は、ビジネスで広く受け入れられている「メール」と、その後継になりそうな勢いの「ビジネスチャット」の特徴を分析します。その上で、ビジネスチャットをただ「入れただけ」では、有効に機能しそうにないポイントを列挙してみます。コミュニケーションの方法は、その時代によって様々に変わってきました。インターネットが一般に普及する前は、電話や対面での「会話」が主流でした。その後、インターネットが普及し、多くのビジネスパーソンが自分のメールアドレスを持つようになってからは、「メール」が主流になったと言えるでしょう。最終的には、対面での会話でビジネスを成立させることになりますが、そこに至るプロセスの多くで、メールが使われます。メールは、電話を含む直接的な対話と比べて、ビジネスにマッチした特性を備えています。いくつかありますが、大きなポイントは以下の2点であると思います。排除できる一点目は、コミュニケーションの内容が、関係者が共有する形で残るという点です。これにより、対面の会議の際の議事録の役目を果たし、決定したことや、そこに至るプロセスが明確になります。ビジネスの場では、非常に重要なポイントです。Gmailのような検索性に優れたメールシステムの活用により、より高いメリットを享受できます。二点目は、情報のやり取りの際に相手を拘束しないという点です。メールを書いている時も、読んでいる時も、相手は時間的、空間的に拘束されません。対話の場合は、同一時間に同一の場所にいる必要があります。電話は、離れた場所でも良いですが、時間的には拘束されます。ビジネスシーンでは、限られた時間の中で最大の成果をあげることが求められますが、会議等があれば、移動等も含めると、数時間特定の案件だけに、人的リソースがロックされることになります。非同期のやり取りであれば、都合が良い時に情報の発信と受信が出来ます。こま切れの時間でも、移動中でも、相手の都合を気にせずに、情報のやり取りができるのは、効率が良いと言えます。このような利点から、ビジネスの場では、広くメールが活用され、様々なコミュニケーションの中心となっています。前項で述べた特徴が広く受け入れられ、メールは、ほぼ全てのビジネスの現場で活用されています。以下のような、不都合を感じたことはないでしょうか。・メールの文章の言葉が足りていないため、誤解が生まれている。やり取りのテンポが遅いために、その状況がなかなか解消しない。・対象とする問題が複雑で、メールの本文が長大なものとなり、読むのも、返答するのも苦労する。このようなケースでは、メールという手段にこだわらず、直接対話した方が良いでしょう。全てのビジネスマンが簡潔で要点をおさえた文章をかけるわけではありません。やり取りしたい内容をよく考えて、適切なコミュニケーションを取る必要があるようです。・メールでの通知で十分であったり、話す内容も多くないのに、会議の時間が設定されて、時間が無駄になる。・事前に議題の周知もなく、会議が始まってから、全くのゼロから議論を開始することになり、情報が足りず、議論が煮詰まらない。このようなケースでは、メールを活用するべきでしょう。「それ、メールの通知だけで良いですよね?」というような会議は日常的に経験されているのではないでしょうか。対話することを前提としていても、そこに至る前にメールで情報が周知されていれば、より有意義な対話が可能になるものです。早く結論を出す必要があり、かつ内容があまり明確になっていない場合などには、直接対話とメールの間にあるようなツールが必要ではないでしょうか。ビジネスチャット登場ビジネスチャットは、前述したような「直接対話とメールの間」のようなツールと捉えることができます。対話とメール、チャットの特徴をあげて比較してみましょう。それぞれ様々な特徴がありますが、比較しやすいような項目をあげています。・内容が文章として残らない。・同期コミュニケーションのため、参加者全員の時間を拘束する。・やりとりは、リアルタイムで、テンポが早い。・非同期コミュニケーションにより、相手を拘束しない。・やりとりのテンポが遅い。・非同期コミュニケーションにより、相手を拘束しない。・やりとりのテンポがメールよりも早い。チャットは、内容も残るし、テンポが早く、相手もロックしないという、ビジネスに有利なポイントを備えていて、構造的には非常に優秀なツールのようです。ビジネスチャットを使うことでコミュニケーション問題は即座に解決するのか?では、ビジネスチャットを導入することで、コミュニケーションがより効率的に、活発になり、ビジネスが加速するのかというと、そう簡単ではないようです。以下にビジネスチャットの「うまくない点」について思いつく限り、挙げてみます。・メールでのやりとりが確立している環境では、利用率が上がりにくく、一部の人だけが利用するにとどまる場合がある。そのため重要な情報がどちらか一方だけに配信される。これを防ぐために、双方に情報配信するものの、隔絶された場でそれぞれ議論が進むため、結果的に合意形成されることはなく、情報伝達や議論の目的が達成されない。・チャットを利用していても、返信が遅い、あるいは返信しない人がいる。慣れていないためか、あるいは、いつも見える環境にいないのか、チャットアプリ自体にたまにしかログインしないためと考えられる。重要な情報を握っていたり、決定権を持っている人が遅いと全体のテンポを下げて、チャットの利点が失われる。・オンラインの人だけで話がすすみ、結論に至るが、それまでオフラインだった人が最後に登場して、結論が覆るようなことがある。議論するべき内容のステークホルダー全てがオンラインでない場合には、結論を出しにくい。やりとりのテンポを維持するためには、オンラインであることを強いることになる。参加者を拘束しているとも言える。・職種によって、オンラインでいるかどうか、投稿できるかどうかという点で差があり、やりとりのテンポが異なる。テンポが異なると、一番遅い人に合わせることになり、チャットの利点が損なわれる。以上のような問題は、チャットを導入した多くの環境で感じられることと思いますし、他にも、環境特有のものも含めて、多く出てくるでしょう。「入れただけで解決」とはいかないようです。次回は、ここで上げた問題点を解決する秘訣を探ります。この話題について、新しい記事を書きました。異なる結論を出してます。自分の組織がどうあるべきか考えるヒントになれば幸いです。中心とするサービスなど、多くの特徴あるクラウドサービスが提供されています。これらのサービスは、今や当たり前となった「クラウドサービス」として提供され、インターネットにつながりさえすれば、世界中のどこからでも利用することができます。クラウドサービスの「いつでも、どこからでも」という特徴は、現代の働き方に欠かせないものとなっています。激しい競争の中、迅速な意思決定をするためには、場所や時間に関係なく、コミュケーションを密に取ることが必要となっています。さまざまなデバイスで利用でき、地理的な制約を受けないクラウドサービスなくしては、ビジネスの成功は難しいでしょう。さまざまな立場の働き手が、自分のライフスタイルにあった働き方をするためにも、いつでもどこでも、仕事ができる手段が提供されることは、重要な意味があります。子育ての合間に、専門的なスキルを提供することが出来れば、長期の休みをとらずに、短い時間だけでも就労することができますし、会社から離れた場所で、仕事をすることができれば、通勤で疲弊することもなく、高いパフォーマンスを出すことができるでしょう。このように、クラウドサービスは、「働き方改革」にも寄与するビジネスに必須のツールと言えるでしょう。前述のように、どこからでも利用できるという特徴は、多くのメリットとなりますが、その反面、本当にどこからでもアクセス出来て良いのでしょうか。シリーズに関する新しい情報や、お困りごとに関するナレッジをご提供しています。クラウドコンシェルジュブログの更新情報などを配信しています。ロゴは、弊社の登録商標です。