ドライブの共有ドライブ利用されていますか。ファイルサービスのつもりで設計してハマったことがありました。ドライブの設計理念に従うことです。重要なポイント#「共有ドライブとは」全ては公式のこのドキュメントに詰まっています。差異の大きいポイントを紹介します。共有ドライブのフォルダに共有権限を設定できない#管理者、コンテンツ管理者、投稿者のメンバーは、共有ドライブ内のファイルを共有できます。アカウントを持っているユーザー間でのみ共有できます。共有ドライブに保存されているフォルダを共有することはできません。マイドライブと異なり、共有設定はファイル単位のみのため、下位フォルダに権限を継承したりできません。ベストプラクティスは共有権限ごとに共有ドライブを作る#プロジェクトごとに共有ドライブを作成し、すべてのチームメンバーに最も高いアクセスレベル(フルアクセス権など)を割り当てます。ファイルサービスと同じように階層で権限継承できると考えていると失敗します。権限が分離される組織は共有ドライブも分離しましょう。点が大きいメリットだと感じています。ファイルを個人ではなくチームや組織が所有できる#従業員が離職してアカウントが削除されても、ファイルは共有ドライブ内に残ります。フォルダ・ファイルの管理をみんなで改善できる#共有ドライブのすべてのメンバーに同じコンテンツが同じ権限で表示されます。共有フォルダ設計#みなさんは共有フォルダの設計はどのように行うでしょうか。ここでは、閲覧者と設計観点を洗い出してみました。閲覧者#個人#マイドライブ、共有ドライブの個人フォルダを使います。)#機密関係者チームごとに共有ドライブを作ります。グループ単位で共有ドライブの権限を割り当てるのがおすすめです。権限チームを使いまわせます。社内#一番大きな権限単位の共有ドライブを作ります。個人フォルダを含め、みんなで共有して良い情報は可能なかぎり、ここに置きます。社外を含む機密関係者#これも別途、共有ドライブを作ります。アドレスのみ招待可能なため、そうでない場合は別途作ってもらう必要があります。検索できることで最大限に活用していただきたいので、重要な観点です。補完が効きやすいように、フォルダやファイル名は半角スペースやハイフンを避けて、アンダースコアを利用します。共有ドライブ間でも、ある程度またいで検索ができるようにテンプレートを用意するのも良いでしょう。する#あまり重複範囲が大きい切り方は乱立の元になるため、好ましくないです。なるように意識して切り分けます。部門フォルダで部門を切り、個人フォルダで個人を切り、案件フォルダで案件を切るようにしましょう。ドライブの検索は強力です。整理のために深くしすぎるより、ファイル名をちゃんと考える方が有効です。ファイルサービスとギャップがありますが、慣れましょう。意識してファイル名をつけるように全社に布教していきましょう。空けておき、埋まったら棚卸しの際に再設計しましょう。ドライブの検索機能に任せて、連番文化をやめるのも一案です。