2022-01-12「セミナーの企画は、これでバッチリ!あとは申し込みが来るのを待つだけだ」セミナーを開催する際は、何といっても企画段階が命です。どれほど優れたセミナー内容であっても、ターゲット層に訴求しないマーケティング戦略を取ったのでは申し込みが来るはずもありません。参加した方にとって役に立つ内容でなければ、次回以降のリピートは望めないでしょう。ところで、あなたはこのような経験をしたことはありませんか?セミナー会場が変更になったが、参加者の連絡先が分からなくて困った同じ人が複数の窓口から申し込んだために重複が発生し、実際の参加人数が受付人数と食い違った事前の支払いが必要な有料セミナーであるにもかかわらず、期日になっても受講料の支払いがない以前に受講した時にトラブルを起こした参加者が、違うセミナーにまた申し込んできた定員10名の会議室を借りて10名の参加申し込みを受けたが、10名が着席するには狭すぎたため窮屈な状態でセミナーを実施せざるをえなかった一言でまとめると「申し込んだ方への適切な対処方法が分からない」というわけです。セミナー講師がセミナーを企画・開催する場合に考えなければならないのは、企画やセミナー内容だけではありません。開催にあたっての事務的な作業や様々な手続きについても、募集を始める前に決めておく必要があります。その中でもほぼすべてのセミナー開催において、事前に決める必要があるポイントが4つあります。セミナーの受付業務において、事前に考える4つのポイントセミナー開催にあたっては、開催日を迎えるまでに発生する受付に関する事務作業の出来具合が当日の成否を分けます。言われる「事前の準備が重要である」は、セミナー事務局においても当てはまることです。ポイント1:セミナー申し込みの受付方法を決めるセミナー受講を受け付けるための主な手段セミナーへの申し込みを受け付ける主なものとしては直接、来社して電話FAXメール以上の方法があります。聞き間違いを防止して必要な情報を正確に得るため、口頭での受付は極力控えて何かの形で文面を残すことが基本です。いう業務は、どんどん減っている?お客様窓口は電話からメール、そしてスマートフォンの普及に伴ってLINE(ライン)へと目まぐるしく移り変わっています。変化の激しさに気を取られて商品やサービスが疎かになるのは本末転倒です。変わっていくWeb上のツールに左右されることなく本業に集中するために、変化の激しい部分は事務代行にアウトソーシングするという手段があります。言え、参加者の利便性を考えると電話や来社での受付を窓口として使うケースはまだまだあります。声が聞き取りにくい場合は、再度確認する最後にすべての項目を復唱するといった対策が欠かせません。FAXやメールを利用するのであれば必要な項目がすべて記入・入力できるかFAXであれば送信先、メールであれば窓口として使うメールアドレスが正しいかセミナーの募集開始前に、これらについてしっかりと確認するのが重要です。募集が始まるとセミナー受付に関する情報を訂正をするのは非常に厄介です。事前にテストするなど、念入りなチェックを心がけてください。受付リストは必ず一元管理するまた、複数の受付窓口を設ける際は参加者全員の情報が一覧できるよう、参加者リストは一元管理しておくことが必須です。一元化することが難しいようであれば、「窓口をひとつにする」という手段があります。書面として残るため、「言った」「聞いていない」といった後々のトラブル防止につながるこれらのメリットを持つメールでの受付がおすすめです。メールフォームを活用して自動返信を導入することで、無人での受付が可能になります。関連記事メールの返信を楽にするメールフォームの自動返信は、ビジネスチャンスを逃しません!ネットショッピングで目にすることの多いメールフォームの導入、および自動返信を活用するメリットを解説。メールフォームを導入することで、購入率アップやお客様からのお問い合わせを逃しません。ポイント2:セミナー受付時、および受付後の処理フローを決める申し込みが来てから考えたのでは遅いのが、セミナー受付の処理フローです。あなたにとって実行しやすく都合のよい流れであれば、その方法で構いません。セミナー申込みを受け付ける場合の、一般的な処理フローはこちらです。有料セミナーで事前の支払いであれば、支払いの確認セミナー開催日が近づいたタイミングで、最終確認の連絡セミナーの終了後にサンキューメールを送信ポイント3:セミナー会場を手配するセミナーの募集要項において「会場は申し込んだ方に、後日連絡します」というものを時折見かけます。どこに行けばいいのか分からないセミナーに申し込むのは、どれほど内容に興味があったとしても申し込みをためらいます。いうわけで、募集を始める前に「どこで開催するか」はきちんと決めておきましょう。セミナー内容に合った会場を探す方法あなたのセミナーに適切な会場を探すコツは受講する方がどこからやって来るのか?定員を何人くらいにするのか?プロジェクターやホワイトボードといった必要な機材の手配方法を決める(会場で手配する、持参するなど)この3点です。全国各地から参加者が集まるのであれば駅近くの利便性のよい会場を。特定の地域に住む方が対象であれば、その土地の状況に応じて参加する方が行きやすい場所を選ぶといいでしょう。貸し会議室を利用する場合、定員の表記には注意が必要です。当サイトの管理人(以下「私」)がセミナーを開催する際、会場に関しては「定員30名と書かれてあれば、実際の定員は20名」と考えています。「実際に着座できる人数は、会議室側の提示する人数の6割程度である」というわけです。対象の機材を貸してもらえるのか事前の申し込みが必要なのか有料なのか、それとも無料なのかといった情報を確認し、事前の手配や支払いが必要であればきちんと済ませておきましょう。ポイント4:「招かれざる参加者」への対応セミナーを開催していると、参加してもらいたくない人から申し込まれることを避けることはできません。同業他社のセミナー参加を防ぐ方法。来場を認めるかどうかです。認めるのであれば何も問題はありませんが、参加不可であれば穏便に断るための対策が必要です。「断る」という行動は誰であっても気が重く、できれば避けたい事態でもあります。可能性をゼロにすることができない以上、何らかの対策を取らなければなりません。セミナーの受講を断るということであれば、先ほどお伝えしたガイドライン設定と同時にメールFAX、書面で断るなら、誰に送っても支障のない文面を事前に準備して送付・送信するにとどめる電話で断る場合は、話すセリフを文章にして目の前に用意して読み上げるだけにするこれらの対策が効果的です。「事務的に、淡々と実行する」が、キーワードだと考えてください。まとめ今までで申し上げたことは、セミナーの受付業務において一般的に発生する問題点についてです。あなたの開催するセミナーの性質によっては他にも考えなければならないことや、事前に決めておくべきことがあるはずです。あなたに合った、オーダーメイドのセミナー受付業務を提供してくれるはずです。経理処理を事務代行サービスにアウトソーシングすることで、御社のスタッフが行う事務処理の負担を減らすことが可能です。経理を外注化することによるメリットと見落としがちな注意点をまとめました。あれば、事務処理能力が高く気が利くのは当たり前。あなたの要望を聞き取る能力に欠けているのでは、代行業者の持っている能力を生かす以前の問題です。事務代行導入の具体例あなたのメールが相手に届かない原因と対策とは?送信されたメールはすべて相手に届くとは限りません。様々な理由から送ったメールが相手に届かない現象が発生します。ここでは届かない原因として対策可能な3つの原因と、対応が困難な理由ひとつについて解説します。事務代行サービスは「事務を私の代わりにやってくれる人」です!「今だけ」「ちょっとだけ」「育休中のスタッフの代わりに」といったニーズは、アルバイト・パートスタッフ雇用や派遣会社への依頼が難しいものです。いったピンポイントの業務代行のご要望を叶えるのが事務代行サービスです。同業他社のセミナー参加を防ぐ方法。来場を認めるかどうかです。オンライン事務代行・情報サイト。