Aboutビジネス文書ガイドで、人気ビジネスインストラクターの鈴木真理子さんが提案する「整理術」を取り入れるための具体的な方法とは?まずは、ビジネスに直結するデスク周りの整理、片づけ方法を教えていただきます。整理されたデスクは仕事がはかどるIT化が進み、一見スッキリとしたオフィスが増えています。本当の意味で効率よく仕事ができ、使いやすい状態になっているでしょうか。Aboutビジネス文書ガイドで、ビジネスインストラクターとして活躍する鈴木真理子さんは、デスク周りの整理ができていると仕事を手早くミスなくこなせるようになり、職場での存在価値がアップすることにもつながると語ります。(インタビュー第2回『整理整頓でお金持ち体質!どうして大事なの?』より続きます)――ペーパーレス化などオフィスも進化して、整理しやすくなっているのではないでしょうか。オフィスのレイアウトをフリーアドレスにしたり、書類のデジタル保存など、いろいろな試みはあるようですが、事務系の仕事現場はそれほど変わっていない印象を受けます。私のOL時代と同じようなことで困っている人たちは多く、セミナーの中に解決のヒントがあったと喜んでくださいます。デスク周りを整理すると不要なものがなくなるだけでなく、やらなくていい仕事が見えるなど気持ちや頭の中に余裕が生まれ、業績アップに結び付いていくようです。片付けの意欲をアップさせるためにも、まず見えるところ(=デスクの上)を片づけましょう。デスクの上に出すものは、すべて起立させます。私のデスクは、とにかく「立てる」が基本です。現在進行中の仕事に必要な書類やファイルは、引き出しにしまったりデスクの上に置くのではなく、デスク上のファイルボックスに入れます。することで横に置くよりもデスク上を占領する面積が小さくて済みますし、下から上へ積み上げるよりも必要なものを取り出しやすくなります。引き出しを開け閉めする手間も省けますから、時間の節約にもなります。探しやすく元に戻しやすい定位置を決める1段目はよく使う文具、2段目は小物や名刺、3段目は書類を入れよう――オフィスデスクの引き出しといえば、深さの異なるものが3段というのが定番ですよね。1段目はよく使う文具、2段目は小物や名刺、3段目は書類というのが基本的な使い方です。ここからもう1歩進んで、整理方法のルールや引き出しの中での定位置を決めます。使ったら元に戻すことを実行する。これができれば、常に整理された状態がキープできるはずです。――それぞれの引き出しの中を整理するコツを教えてください。1段目の文具は、まず入れるものを整理しましょう。基本的な考え方としては「ワンベスト」。ひとつのアイテムは、ひとつあればいいということです。引き出しを開けると、文房具がどっさり入っている人がいます。見た目も美しくありませんし、たくさんあり過ぎて必要なものをすぐに見つけることができません。あるようで、意外に必要なものがなかったりするものです。2段目は、名刺や1段目には入らない高さのある小物などを入れます。入れるものをグルーピングします。使うものは手前、あまり使わないものは奥へ配することを基本に場所を決め、トレーや空箱などで仕切りを作ります。引き出しを開けたとき、ひと目でわかるように重ねないこともポイントです。3段目の書類はファイルに綴じる、ファイルボックスへ入れる、これを基本に収納します。クリアフォルダーのままだと上から見たときに中身がわからないので、ファイルは必ず背表紙があるもの。これにラベリングをしておけば、何の書類が入っているのかすぐにわかります。分類ごとにファイルボックスへ入れておけば、1冊取り出した時に雪崩が起きることもありません。探しやすく元の位置に戻しやすい仕組みを作ることが、リバウンドしない秘訣です。その後、自身のキャリアを改めて真剣に見直し「伝える」「話す」「書く」能力をさらに磨き、インストラクターとしての道を歩むことを決意。くのセミナーや企業研修で、若者や文書に自信のない、3万人を超えるビジネスパーソンに指導を行う。最新の内容をご確認ください。更新日:2016年01月12日あわせて読みたい食費、月1万円台は可能?実現できる人・できない人53歳独身、貯金8000万。About公式SNS日々の生活や仕事を楽しむための情報を毎日お届けします。