収納2019.06.01habitmagazine編集部オフィスの断捨離。溜まりに溜まった書類に、占領されつつある我がオフィス。ペーパーレス化を目指して書類削減を決断。ついでにフリーアドレスを目指して、オフィスから余計な家具を撤去しよう!と意気込んでみたものの思うようにはいかず、トランクルームのお世話になる方向に。オフィスを断捨離するのはそんなに簡単じゃない。なんなら、トランクルームに保管する量の方が多い......。結局、そっちの方がメリット多かったんです。カタログ、会社案内などは自社発行のものだけではなく、取引先から提出されたものもあり、知らぬ間にデスクの上は書類だらけ。取引先に対しては、できるだけデジタルコピーで提出して欲しいと依頼しつつ、データでは見づらかったりして、ついついプリントアウト。おまけに定期購読しているビジネス雑誌やパンフレットなども散在していて、どこがペーパーレス社会だ!と言いたくなるほど、オフィスはペーパーに覆われてしまうのです。いうことで、ついに書類削減宣言をすることにしました。本気でペーパーレス化を目指して断捨離を始めるぞ、と宣言したわけです。そのままトランクルームに預けてしまう、という選択肢もありましたが、探す手間などを考えると検索しやすいデータに変換しておくことは必須であると考えました。断裁機とドキュメントスキャナを2台購入して、一斉に自炊活動を始めたのです。これ、本当に捨ててしまって大丈夫だろうか?まずは、仕分けから。スキャンする必要もなく廃棄すべき、DMなどのペーパーを除外します。種類分けからざっくりした優先順位づけ。データ化したら保管することなどは考えずに、そのまま古紙回収へ。機密書類が入っているので、断裁して溶かすプロセスを踏んでくれる業者さんに持って行ってもらいます。準備が整ったら、2人1組で自炊開始!1人はひたすら断裁。1人はひたすらスキャン。今のドキュメントスキャナーは本当に便利です。読取精度も悪くないですし、何よりスピードが早い。1分間で30枚ぐらいは読んじゃいます。読み取ったデータはそのまま自動でPDFに変換され、指定のサーバーへ保存。思っていたより高性能で感動ものでした。いや~、仕事がはかどります。ペーパーがデータに変換されていきます。気持ちいい!ところがここにきて、問題がひとつ。契約書やら会計資料やら領収書やらはさすがに捨てられません。データ化しておくことは便利なので、ひと通り読み込みだけはしておきました。これらの書類はやむなくトリアージを「保管」に設定。契約書や会計資料はさすがに捨てられないよね。する?保管?結局、トリアージが「保管」となっている書類たちは、書類保管用のボックスに入れて、最後はトランクルームで預かってもらうことに。これが意外と便利なのです。想像していた倉庫的な暗さや埃っぽさといったイメージはまったくなく、静かで空調が行き届いた快適な空間でした。それも、いつでも好きな時に出し入れ自由とくればこれはもう書類だけじゃなく、あまり使わないものはすべてここに保管してもらおう、という意見が出たのも当然です。あたりまえですがその分費用もかかるわけです。毎月、毎月、黙っていても賃料を払い続けなければなりません。私の会社では「本業以外のことはできるだけ外注に出す」という基本ルールをつくっていました。トランクルームも会計士さんに会計のお仕事をお願いするのと同じく、「書類保管の外注」という概念が成り立つわけです。どちらも直接お金を生んではくれないけど、それに優るオフィス空間の快適化が実現できたことで、仕事の効率が飛躍的にアップしたように思います。使わない家具は売却するサイズや数量が中途半端で買い取ってもらえない家具たち調子に乗って、ペーパーレスの次はフリーアドレスオフィス宣言を発令です!書類はデジタル化とトランクルームに保管ということで、書庫はガラガラです。このままにしていたら、ごくごく近い将来また同じ環境に逆戻りする可能性が高い。いうことで、書庫は一部をスタッフの私物入れとしたほかは、すべて廃棄することに。それにともない、必要のない什器やキャビネット類も廃棄することにしました。そのまま捨てるのは勿体無いので、買取業者さんに電話で見積もりを依頼してみたのです。トランクルームに保管、となったわけです。あれっ、この家具高かったけど償却終わってたっけ?家具や什器を廃棄するにあたって気をつけておかなければならないことがあったのです。それは、減価償却の問題。キャビネットなどはまとめて購入するとそれなりの金額になるわけで、そうなると資産計上しろ、ということになります。会計士さんに確認したところ、私の会社には減価償却をしなければならない家具什器類はないとのこと。どっちにしてもトランクルームに保管しておくので、結果的には関係なかったのですが。一応知識として共有しておきましょう。捨てきれず、結局トランクルームに書類と一緒に保管という選択を書類の時と理由は若干違うのですが、やはり捨てきれずに家具も什器もトランクルームに保管することに。一回り大きなルームが空いたとのことで、早速そちらへ移動。保管していた書類をあらたに保管するキャビネットの中にそっと移したのでした。元の鞘に収まった感じです。デスクトップを廃止してノートパソコンに統一しよう大事な書類データをバックアップして記憶装置を完全消去せっかくフリーアドレスという身軽な就業体制にシフトするのだから、思い切ってPCもノート型に切り替えよう!ということで、まずは、大事なデータのバックアップから。データはクラウドに記憶しておいたので、バックアップは思っていたよりも楽でした。廃棄か買取かを迷っていたら、どこかから「これ廃棄してしまうのもったいなくないですか?」と疑問の声が確かにもったいないかも。業務的には拡張のフェーズだったこともあり、内勤スタッフの増員も考えていたので、ここは書類と同じ道、「トランクルームで保管してもらおう!」作戦に便乗したのでした。オフィスの断捨離に必要なのは「捨て場所」じゃなく「保管場所」だった(C)ICOM自分個人の所有物ならあとで必要になっても泣くだけで済むやはり、オフィスの断捨離というものは自宅のようにはいかない、ということを痛感したのでした。あとで必要になった時や、本当は廃棄してはいけない書類などもあるかもしれません。泣いて済む問題では、ないというケースに遭遇しないためにもやはり、トランクルームでの保管という選択肢はありがたいのです。気がついたら処分予定のほとんどがトランクルーム行きにそんなわけで、オフィスはスッキリしました。スタッフも気分新たに一層業務に邁進してくれるようになりました。結局廃棄したのはどれだけ?と思い直してみると、書類の一部だけ。処分計画のうち90%はトランクルームで保管、という結果に。書類の中には会計資料などの大事な書類も結構あったので、セキュリティや空調もしっかりとした、トランクルームに保管できるというのはうれしいです。必要な時にはいつでも取り出せるというのも、まるで自社の倉庫のようで便利です。今ではトリアージのルールを明確にして、その都度各自が判断して書類を整理することができるようにしたので、ほぼ、無駄なペーパーは我が社にはなくなった、といいきれます。今やオフィスの軽量化には、トランクルームが欠かせません。★Twitter:収納の「リアル」を、トランクルーム運営会社社員(兼子育てママ)が毎日つぶやきます。高品質&格安なトランクルームあります!創業25年の株式会社イコムでは、埼玉・東京エリアで約3,800室ものトランクルーム(屋外コンテナ含む)を運営しています。好立地、高セキュリティー、無料駐車場つき、24時間出し入れ自由等。料金や空き状況はもちろん「実際どのくらい荷物が入るの?」「もっとお得に借りる方法はないの?」等、お客様おひとりおひとりの暮らしに寄り添い、親身にお答えします。収納にお困りの方は、お気軽にご相談くださいませ。お問い合わせはこちらから株式会社イコムでは、埼玉県を中心にトランクルームや収納コンテナを80か所以上展開しております。どのくらい荷物が入るのか、費用はどのくらいなのか等のお悩みに真摯にご対応いたしますので、いつでもご相談くださいませ。トランクルームのご相談・ご質問はこちらトランクルーム2020.02.17男が秘境を持つ理由。他人のトランクルームの中を大公開。5つのポイント徹底比較!トランクルーム2020.02.06ソムリエがトランクルームを利用する理由トランクルーム2020.02.05逆に格安トランクルーム近くに住めばコスパいいんじゃね?住んでみた結果...トランクルーム2020.02.03トランクルームへの荷物運びは自転車で行って、カーシェアリングが一番トランクルーム2020.01.30ある学生が3月繁忙期の引越しにトランクルームを活用して約7万円をトクした方法がなかなか賢かったトランクルーム2020.02.17男が秘境を持つ理由。他人のトランクルームの中を大公開。5つのポイント徹底比較!トランクルーム2020.02.06ソムリエがトランクルームを利用する理由トランクルーム2020.02.05逆に格安トランクルーム近くに住めばコスパいいんじゃね?住んでみた結果...トランクルーム2020.01.30ある学生が3月繁忙期の引越しにトランクルームを活用して約7万円をトクした方法がなかなか賢かったトランクルーム2020.01.28「自宅のクローゼットがもう限界!」トランクルームをクローゼットとして使う方法をご紹介します。トランクルーム2020.02.20コーヒーに集中するためにミニマリストになったら人生が上手くまわりはじめた。メリットを発見したトランクルーム2020.02.17男が秘境を持つ理由。他人のトランクルームの中を大公開。メリット...2トランクルーム2018.07.24【実話】トランクルームに住んでいる人を発見した場合どう...3大宮グルメ2018.11.20さいたま市内おすすめの激安スーパー5選。毎日のお買いも...4大宮人気スポット2018.09.11大宮の再開発でどれだけ変わる?東口の変化に注目!5収納2018.10.04狭小ワンルームを救う無印脚付きマットレスについて熱く語...1トランクルーム2018.07.24【実話】トランクルームに住んでいる人を発見した場合どう...2大宮人気スポット2018.09.11大宮の再開発でどれだけ変わる?東口の変化に注目!3大宮グルメ2018.11.20さいたま市内おすすめの激安スーパー5選。毎日のお買いも...4収納2018.06.21倉庫のプロが隠し持つ収納術。