アポ取りから打ち合わせ終了後まで。business-mannerの日記スマートフォン用の表示で見るbusiness-mannerの日記この広告は、90日以上更新していないブログに表示しています。2017-12-23アポ取りから打ち合わせ終了後まで。理想的なメールの通数は?ビジネスシーンでのコミュニケーションは今やメールが主流。社内外に関わらず、仕事相手との面談や打ち合わせのダンドリはメールでやりとりする人が多いことでしょう。多くのタスクをメールでやりとりするだけに、人によっては1日に100通以上のメールをさばいていることも。そのため、非効率なメールを送ることは相手にムダなやりとりを発生させることにつながり、マイナス印象にもなりかねません。ここでは、社内外を問わず「面談や打ち合わせを行う」というシチュエーションを例に、効果的なメール送信のタイミングと内容をご紹介します。理想的なメールは5通だそうです。「**についてご案内したいのですが、近々お時間をいただけますでしょうか」アポイントを取りたい相手への最初のメールで、これだけ書いて送る人もいます。すると、この後、どうなるでしょうか。相手「承知いたしました。自分「申し訳ありません。その時間帯は別の打ち合わせが入っております。相手:「では、〇日×時~はいかがですか」このようにムダな往復が発生することになり、相手に手間をかけさせてしまいます。打ち合わせを申し込む際には、ただ「会いたい」と書くのではなく、目的や趣旨を記した上で、候補日をいくつか提示しましょう。選択肢を示すことで、メールの往復回数を減らし、日時決定に至るまでの時間も短縮できます。●【2通目】打ち合わせの議題・資料を送る相手は忙しい中、自分とのアポイントにあてる時間を捻出してくれているということを忘れてはいけません。当日の打ち合わせで、なるべく相手の時間を余分に奪うことのないように配慮したいものです。当日会ってから分厚い資料を渡したら、相手がそれを読んで理解・検討するのに時間がかかり、話し合いの時間が削られたり、長引いたりしてしまいます。再度打ち合わせの場を設ける必要が出てきて、相手に負担をかけることになります。数日前にはメールで資料を送っておきましょう。今回の打ち合わせの目的、目指すゴールなども明確に伝えておきます。相手が事前に考えをまとめたり、資料を準備したりしておけるので、当日会ってすぐに本題に入り、密度の濃い話し合いができます。●【3通目】リマインドをする「リマインド」とは、相手に一度伝えたことを思い出してもらうために、再度伝えること。アポイントの前日に、「明日、〇時に伺います。お願いいたします」とリマインドのメールを送りましょう。「気が利く人」という印象を持ってもらえますし、「そういえば資料が送られてきていたな。読んでおかなければ」と、さりげなく相手に準備を促すこともできます。相手がアポイントを忘れていて、当日訪問したら不在だった...というムダ足も防ぐことができます。●【4通目】お礼をする打ち合わせが終了したら、時間を割いてもらったことに対し、お礼のメールを送りましょう。これは、その日のうちに送るのがベスト。早ければ早いほど、感謝の気持ちが伝わりやすく、好印象を与えます。業務に影響しなくても、相手との人間関係が深まる可能性は十分にあります。お礼の言葉にプラスアルファのメッセージを書いておくのもおススメ。「***のお話が大変勉強になりました」「***というエピソードに感銘を受けました」など。相手が話したことに対してポジティブな感想を送れば、印象はさらにアップします。このプロジェクトに対する意気込みを伝えれば、「応援してあげよう」「協力してあげよう」「心強い。安心して任せられそうだ」という気持ちになってもらえるかもしれません。●【5通目】「まとめ」を送る打ち合わせで決定した事項、持ち越しになった課題などをまとめて送ります。このメールが「議事録」の役割を果たすと同時に、「私は本日の打ち合わせ内容をこのように認識しましたが、間違いないでしょうか?」という確認にもなります。お礼のメールの中に書いても構いません。自分と相手では違う受け止め方をしていて、後日、提案書を出したり2回目の打ち合わせをしたときに「あれ?」となるのはよくあること。「まとめ」を提出することで、お互いの認識のズレを防ぐことができるというわけです。相手に好かれるメールは、「相手にとって意味があって自然に受け取れるもの」。嫌われるメールは「意味がなく不自然なもの」https://next.rikunabi.com/journal/entry/20161121_M1「このタイミングで、この情報をもらえるとはありがたい!」と思われるようなメールを送ることを心がけます。01:24アポ取りから打ち合わせ終了後まで。仕事のストレスが原因!?オフィスでの五月病対処法7仕事のストレスが原因!?オフィスでの五月病対処法6仕事のストレスが原因!?オフィスでの五月病対処法5仕事のストレスが原因!?オフィスでの五月病対処法4仕事のストレスが原因!?オフィスでの五月病対処法3月別アーカイブはてなブログをはじめよう!business-mannerさんは、はてなブログを使っています。ブログを報告するスターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。