データベースとエクセルをもっと活用しよう!2013.08.21日本と異なるビジネス習慣やネット環境、ソフト事情等々。知っているつもりでも「仕事にどう役立っているか」と聞かれると...。ITツールを使いこなす知恵は現場でしか身につかない。システムを入れてもデータを活用しなければ意味がありません。Excel(以下、Excel)です!システム導入を検討されているお客様の話を聞くと「Excelで管理表を作って運用しているが、知らない間にフォーマットを勝手に変えて使っていたり、コピーが複数作られていたりして、どれが正しいのか解らなくなってしまう」など、Excelでの管理に限界を感じている話を良く聞きます。一方で、システムを導入したら、「色々な分析ができる!ボタン一発で見たい表がすぐにできる」など、過剰な期待を持っているお客様の声もよく聴きます。言えば、今運用しているExcelのデータをシステムに自動的に取り込めるようにしたいという要望もあり、InputとOutputを切り分けて考えていない方を見かけます。入力規制のないエクセルここで話を整理しましょう。Excelで管理表を作ると、後々問題が出てくるのでしょう?それは、基本的にExcelには入力規制が無いからです。住所の入力欄に、「深圳」と入力する場合、「圳」は日本語に有りませんので、「深セン」と記入する人も出てきます。「広州」は日本漢字なので、中国漢字では「广州」もしくは、「廣州」になります。いずれもExcelは、別の文字だと認識してしまいます。Excelは、複数人で扱うデータのInputには向かないのです。Inputに最適なシステム一方システムはどうでしょう。システムには、入力画面というものがあります。プルダウン型のリスト選択入力や、文字数の制限、必須入力、2バイト文字(全角文字)の入力規制など、入力欄に規制を掛けられます。これをうまく使えば、上記の様な問題は防げるのです。Inputには最適と言えましょう。Outputはどうでしょう?Excelで入力した入力規制の無いデータを使って、集計しようと思っても、結局先ほどの様な問題があり、思ったような集計結果が出ません。システムからのOutputには、あまり期待をしない方が良いと言えます。Inputはシステム、OutputはExcelででは、Inputはシステムで、OutputはExcelで、と言うように切り分けて考えてはどうでしょう。データベースから必要な条件を絞り込み、システムでExcelに出力させます。出力されたデータは、入力規制によって正確なデータになっているので、それを使ってExcelで集計すれば、思い通りのグラフや集計表が出来上がります。Inputでは入力の自由度が逆に仇となってしまうExcelでも、Outputではデータを自由に集計し、見易い形にまとめることができるという強みがあります。マクロを組んでおけば、データベースから出力したデータを、マクロの実行一発で決まったフォーマットにOutputすることもできます。Inputに適したシステムと、多様な形でOutputできるExcelを組み合わせて使えば、時間もコストも節約することができるのです。<筆者>斉藤利和/ITSシステムサービス代表。電機メーカー社員としてサンパウロ駐在などを経て広東省へ転勤。その後勤続18年目で起業。2010年4月、中国マーケット進出コンサルティングのプロジェクト設立。