世の中には数多くの予定管理グッズがあふれています。アナログ手帳、スマートフォンのアプリ、Googleカレンダーなど、どのツールが最適なのか迷ってしまいますね。今回は、スケジュール管理の重要性と、おすすめのスケジュール管理法を具体的に説明します。あなたが思いもよらなかったスケジュール管理のやり方が見つかるかもしれません。手帳ノート付箋スケジュール管理が分かる本スケジュール管理とはスケジュール管理とは具体的に何を意味するか、まず明らかにしましょう。時間管理コンサルタント・水口和彦氏によると、スケジュール管理とは「アポイントメント」を管理すること。アポイントメントとは、会議や打ち合わせのような「時刻が決まっている仕事」とのことです。スケジュール管理とは、具体的に日時が決まっている予定を、全て正しく把握しておくこと、といえます。水口氏によると、アポイントメント管理(=スケジュール管理)の目的は、以下の2つ。アポイントメントを忘れずに実行するため。ダブルブッキングを起こさないため。スケジュールを正しく把握できていると、「昨日、人と会う約束があったのに、すっかり忘れていた」「その時間はセミナーを予約していたのに、人と会う約束をしてしまった」ということがありません。それに、スケジュール管理がうまくできていると、「明日はアポイントメントAとアポイントメントBがあって、そのあいだが2時間空いている。帰社するのも慌ただしいから、近くのカフェで仕事をしようかな」と、効率よく時間を使うことができます。スケジュール管理はメリットばかりなのです。スケジュール管理に近い言葉としては「タスク管理」がありますね。スケジュール管理とタスク管理は何が違うのでしょうか?水口氏によると、タスクとは、期限が決まっているけれども実行する時間は自由に決められる仕事。以下のようなものがタスクだといえるでしょう。取引先から送られてきた資料の確認そして、水口氏によると、スケジュール管理(=アポイントメント管理)とタスク管理には強い関係があります。いうのも、人と会う約束や会議などのアポイントメントが入っている時間帯に、抱えているタスクを片づけることはできないから。アポイントメントの入っていない「空き時間」でないと、タスクはこなせませんよね。アポイントメントが多い日にはタスクをあまり消化できない一方、アポイントメントが少ない日には多くのタスクを消化できる、ということ。タスクをこなす計画を立てるには、空き時間がいつ・どれくらいあるのかを把握しておく必要があります。要するに、タスク管理をするには、スケジュール管理が必須。ビジネスや学業における膨大なタスクをこなしていくには、営業職やフリーランスの人以外も、スケジュール管理能力を身につける必要があるのです。この記事では、業務スケジュール管理や勉強スケジュール管理のための具体的なスキルをご紹介するので、ぜひ役立ててください。スケジュール管理ができないと......一方、スケジュール管理ができないと、どのようなデメリットが生じるのでしょうか。アポイントメントの存在をすっかり忘れてしまったり、ギリギリになって思い出したりした場合。会議があるのを忘れており、開始時間の3分後に先輩が呼びに来た。遅れて会議室に入ると、上司や他部署の人々、社長の目が自分に突き刺さる......。→「時間・約束を守れない人」「大事な予定を守れない人」として認識されてしまう。2限から授業があったのに、3限からだと勘違いしていた。今から家を出たのでは間に合わない......。→授業への出席回数が足りず、単位を落としてしまう。スケジュール管理ができないと、タスク管理もできないのでしたね。タスク管理でミスすると、どうなってしまうのでしょうか。会社の忘年会で使う店の調査・予約を頼まれていたのに、着手が遅すぎて、めぼしい店が予約で埋まってしまった。→会社から遠い店や、あまり質のよくない店で妥協することに。参加メンバーからは、幹事への不満が噴出......。大学の期末レポートなどすぐ終わると思っていたのに、ギリギリで着手したら意外と難しく、提出期限までに規定文字数の半分も書けなかった。→一応提出したものの、教授からは「評価外」の通知を受けてしまう......。想像するだけで恐ろしいですね。心当たりのある人もいるのではないでしょうか。スケジュール管理が苦手・下手だという人には以下の特徴・傾向があるようです。アポイントメントが決まっても、手帳に書き込まない/アプリに入力しない。手帳やアプリを見直さない。自分がどんなタスクを抱えているか把握していない。タスクの期限を手帳に書き込まない/アプリに入力しない。タスクの開始から終了までどれくらいの時間を要するか考えていない。苦手な人でもスケジュール管理ができるよう、具体的なやり方をお教えします。使えるスケジュール管理方法を、順を追って説明します。手帳を用意するまずは、スケジュールを記録しておくための媒体が必要です。手帳やアプリケーションを用意しましょう。PCやスマートフォン用のアプリケーションは、それぞれ機能や操作方法が異なり、慣れるまで時間を要するので、初心者にはアナログの手帳がおすすめです。手帳を選ぶ際のポイントは、バーチカル形式になっていること。バーチカル(垂直)形式とは、以下のように、1日の予定を30分・1時間おきに書き込めるスペースが用意されているもののことです。アポイントメントを書き込む用意した手帳に、アポイントメントを書き込んでいきましょう。アポイントメントとは、時刻が決まっている用事のことです。仕事・授業だけでなく、プライベートの予定も全て書きましょう。今後も、新たなアポイントメントが決まったらすぐに書き込んでいってください。タスクをリストアップするアポイントメントを書き込むと、一日の時間がどれだけアポイントメントに割かれているか、一目瞭然ですね。上に挙げたのは学生の例です。レポート作成などのタスクに使える時間は、24日と25日に多くあることがわかります。次にタスクを書き込んでいくわけですが、その前に、いま抱えているタスクを全てリストアップしましょう。紙の切れ端やメモ帳アプリでかまいません。この学生の場合、直近のタスクは以下の3つのようです。ゼミでの発表準備をする。友人の誕生会をする店を探し、予約する。友人への誕生プレゼントを買う。上の例だと「ゼミでの発表準備」が該当します。このように、完了まで多数のプロセスを踏まなければならない「大タスク」は、手帳に書き込む前に細分化しておきましょう。水口氏によると、タスクを細分化する際の基準は以下のとおり。目安としてはひとつのタスク所要時間が2時間以内になるようにするのがおすすめです。厳密に考えなくても構いませんが、2時間を大きく超えるような仕事は分解しておきましょう。難しい仕事や苦手な仕事では、さらに細かいタスクに分けるのも有効です。タスクのサイズが小さいほど、取りかかるときの心理的なハードルも下げることができます。(引用元:StudyHacker|「時間があるときにやろう」では何も進まない。太字による強調は編集部が施した)では、「ゼミでの発表準備」というタスクを細かく分けてみましょう。以下のような感じでしょうか。