新しい時代になっても何十年も変化がないものの一つがPTAです。子供が小学校に入学してはじめてPTAというものに対峙しました。それまでの人生、PTAなんて、どこかよその世界の事のような遠い存在で、あまり深く考えたことさえなかったです。それが、小学生の親になったとたん、どうしても関わらなくてはいけないものになったんですね。以前は、PTAに対して、根拠もなくちょっと怖いイメージを持っていました。世の中で言われている「強制的にPTA役員をやらされる」とか「無駄な集まりばかりやっている」とか「役員が権限を持って偉そうなふるまいをする」とかいうような、なんだか本当かどうかわからない都市伝説みたいなものを耳にしたり、ネットで目にしたりしましたので。ある時、PTAの役員を引き受けて、考えが変わりました。PTAは、子供と学校のために意義ある活動をやっている。先生と保護者をつなぐ貴重な場。他の保護者と交流できるメリットがある。保護者も学校もPTA活動を時代に合わせてよりやりやすいものに変えていこうという意識がある。ボランティアであって、やりたいと思っている人がやっている。強制的にやらされているわけではない。PTAって、意味ある活動やっているんですよね。ありがたいなと思ったのは、登下校の見守りでしょうか。それに、巷で言われているように、どうしても仕事などで活動ができない人が無理やり役員を押し付けられるというようなこともないです。自分からやってみようと思ってやっている方がほとんどでした。やってみるといろいろな保護者と知り合いになれるというのもよい点かと思います。これは改善が必要なのではないかということも見えました。PTAの活動全般が、恐ろしいほどに昔からアップデートされていないという事実です。月に一度全員学校に集まって、会議を開く。学校に届き、各委員のレターケースに入るので各自定期的に確認しなければならない。要するに、委員、役員になってしまうと結構頻繁に学校に行かないと物事が進まないというシステムになっています。今時、オンラインで会議もできるし、資料の共有だってクラウドストレージで可能だし、いろいろ便利なアプリがあったりするので、これっていくらでも効率化できるのに、とヒシヒシと感じました。すれば、PTAのために会社の有給とったりしなくてもよくなるのにな、と思いました。それは、一言でいえば、PTAの活動って、今までやっていたことを変えるより、前年と同じようにやっていったほうが楽だからですね。いって、ずっと続いていたやり方を変えるには、いろいろと関係者へ確認をしたり、承諾をとったり必要だし、けっこう労力が必要です。それに、変更することによって、何か言ってくる人がいるんじゃないかなんて恐れもあります。それをずっと脈々と続けてきた結果、昭和のころと同じやり方でやっていたりするという事実。「よし、私が変革を起こそうではないか!」という方がいましたら、ぜひとも実行していただきたいですね。効率化するには、IT活用が不可欠と思われます。気を付けたい点があります。有料サービスの予算をPTA会費から出すのはけっこうハードル高いです。簡単シンプルであること。Slackやサイボウズのような高機能なグループウエアを全メンバーで使用するのは、非常に困難だと思われます。自宅にはPCはないという保護者も少なくありません。そもそもパソコン使ったことないという人だってちらほらいます。ほとんどの保護者はスマホをもっていますし、LINEは使っています。LINEくらいのシンプルなもので対応することです。この2点を考慮しながら、対応策を練ることが必要です。資料の共有ができるといいPTA役員をやってみて感じたことですが、会議が月に一回あると、結構負担です。してもスケジュールが調整できなくて出席できないこともあるわけですよね。ボランティア活動なんですから、欠席することもあるということを前提に会議を組み立てるべきではないでしょうかまず、資料は必ず会議にいかないともらえないというのは非常に効率が悪い。資料は、出席者、欠席者とも同じタイミングで共有できるとよいと思います。資料の共有のひとつの方法としては、目的別に二つの方法があります。一つは、無料ストレージサービスで共有する方法です。書記担当が複数いて共同で編集作業するような場合に有効です。複数人でファイル作成をする場合や、テンプレートを多人数で共有するような場合におすすめです。他にも無料で使えるクラウドストレージは山ほどあるのですが、小さい会社のサービスは突然終了するリスクが常にあり、また、無料バージョンは容量も500MBとか非常に少なかったりして、それ以上は有料みたいなのが多いので、あまりお勧めではありません。Driveが使いやすいと思っています。画像で共有もう一つの資料の共有の仕方は、スマホで資料を撮影して画像で共有する方法です。これは、情報の共有がメインの場合に有効です。時間が空いた時にスマホですぐに見て確認できますので、ストレスが少ないです。仕事に家事に育児にマルチタスクをこなす母たちには、非常にありがたいです。ネットでPTA活動を効率化した人の記事がありました。この方は、各連絡のプリントなどをすべてスマホで撮影してグーグルフォトに保存して全メンバーと共有するという方法をとられています。