利用方法メインサイトRECEPTIONISTメインサイトへお問い合わせ【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する方法(通常アポイントメントの事前登録)RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。受付コードを利用した受付フローについてはこちらを参照してください。このページでは「当日のみ使える受付コード」の登録を行う方法をご案内しております。その他に「期間指定で使える受付コード」、「日程調整をして受付コードを発行」もありますので、それぞれ状況に合わせてご確認くださいませ。当日のみ使える受付コードを発行を選択します。)カレンダー連携の方法RECEPTIONISTでは通常アポイントメントを事前登録して受付コードを発行する際にGoogle・Outlookカレンダーと連携が可能で、会議室の空き状況も把握できます。Google・Outlookカレンダーを利用している方は、まずカレンダー連携をしましょう。カレンダー連携をご利用の場合、こちらの注意書きもご確認くださいませ。新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。ログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。)「許可」ボタンをクリックして連携します。連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合のみ、ビルディング選択のポップアップ画面が表示されます。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。ビルディングを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応してます。新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。ログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。)「承諾」ボタンをクリックして連携します。連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。Office365に会議室グループが登録されている場合Office365に会議室グループが登録されている場合のみ、会議室グループ選択のポップアップ画面が表示されます。自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。グループを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。Outlookカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。Check「管理者の承認が必要」と表示された場合このような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、アプリのアクセス許可をオンにする必要があります。下記の設定をオンにするよう、Office365の管理者へお伝えください。※Office365の管理者の方がご対応くださいOffice365管理センター>設定>サービスとアドイン>統合アプリを表示し、設定を「オン」にして保存します。※設定反映には時間がかかります。20分程度時間を置いてから、再度連携するようお願いいたします。スタンダードプランの方)カレンダー連携無しの方Googleカレンダー連携の方Outlookカレンダー連携の方カレンダー連携無しGoogleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有りカレンダー連携無しの基本情報項目です。会議が行われる日時を選択します。登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますのでくれぐれも注意してご登録ください。(受付コードは当日中のみ有効です。アポイントメントが実施される会議室を入力します。アポイントメントのタイトルを入力します。空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が自動的に設定されます。↑この項目のトップへ戻るGoogleカレンダー連携有りの基本情報項目です。会議が行われる日時を選択します。登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますのでくれぐれも注意してご登録ください。(受付コードは当日中のみ有効です。アポイントメントを登録するGoogleカレンダーを選択します。Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。ビルディングについてはこちらをご覧ください。アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。アポイントメントのタイトルを入力します。空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が自動的に設定されます。↑この項目のトップへ戻るOutlookカレンダー連携有りの基本情報項目です。会議が行われる日時を選択します。登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますのでくれぐれも注意してご登録ください。(受付コードは当日中のみ有効です。アポイントメントを登録するOutlookカレンダーを選択します。会議グループを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。会議室グループとは、Microsoftヘルプでは「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。作成方法はこちらをご覧ください。アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。アポイントメントのタイトルを入力します。空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が自動的に設定されます。↑この項目のトップへ戻る基本情報を入力します(エンタープライズプラン以上の方)カレンダー連携無しの方Googleカレンダー連携の方Outlookカレンダー連携の方カレンダー連携無しGoogleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有りカレンダー連携無しの基本情報項目です。会議が行われる日時を選択します。登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますのでくれぐれも注意してご登録ください。(受付コードは当日中のみ有効です。アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。アポイントメントが実施される会議室を入力します。アポイントメントのタイトルを入力します。空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が自動的に設定されます。↑この項目のトップへ戻るGoogleカレンダー連携有りの基本情報項目です。会議が行われる日時を選択します。登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますのでくれぐれも注意してご登録ください。(受付コードは当日中のみ有効です。アポイントメントを登録するGoogleカレンダーを選択します。Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。ビルディングについてはこちらをご覧ください。アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。アポイントメントのタイトルを入力します。空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が自動的に設定されます。↑この項目のトップへ戻るOutlookカレンダー連携有りの基本情報項目です。会議が行われる日時を選択します。登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますのでくれぐれも注意してご登録ください。(受付コードは当日中のみ有効です。アポイントメントを登録するOutlookカレンダーを選択します。会議グループを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。会議室グループとは、Microsoftヘルプでは「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。作成方法はこちらをご覧ください。アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。アポイントメントのタイトルを入力します。空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が自動的に設定されます。↑この項目のトップへ戻る担当者情報を入力します「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。参加する社員の名前を入力して絞り込むことができます。該当社員の右側のチェックで、追加や外すことができます。最後に「OK」ボタンを押すことで確定します。社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がカレンダー連携している場合は、その社員の連携カレンダーにも予定が反映されます。来訪者情報を入力します最後に、来訪者の情報を入力します。全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを保存する」をクリックしてください。スタンダードプランの来訪者情報項目です。招待メールをお送りするかどうか選択します。基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。来訪されるお客様の情報を入力します。『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。[詳細設定]を押すと表示されます。日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。[詳細設定]を押すと表示されます。カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。[詳細設定]を押すと表示されます。・お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。・空白の場合、受付コードは自動で採番されます。受付コードを手入力する場合、同日に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。[詳細設定]を押すと表示されます。公開の場合:・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは、こちら)・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。非公開の場合:・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。以外からは見えなくなります。・カレンダー連携している場合は、非公開としてスケジュール登録がされます。次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。『招待メール有』の場合に使用できます。事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。↑この項目のトップへ戻るエンタープライズプラン以上の来訪者情報項目です。招待メールをお送りするかどうか選択します。基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。来訪されるお客様の情報を入力します。『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。Salesforce連携を行っている場合は、氏名を入力するとSalesforce上の同一氏名の取引先責任者が表示されます。該当の取引先責任者を選択すると、会社名・メールアドレスが自動入力されます。[詳細設定]を押すと表示されます。1つのみ発行する場合:・アポイントメントを登録すると、1つの受付コードが発行されます。・このアポイントメントの来訪者全員が同じ受付コードで受付できます。来訪者ごとに発行する場合:・このアポイントメントの来訪者1人につき1つの受付コードがそれぞれ発行されます。・自身の受付コードで来訪者1人ずつ受付する形になります。次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。[詳細設定]を押すと表示されます。日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。[詳細設定]を押すと表示されます。カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。[詳細設定]を押すと表示されます。・お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。・空白の場合、受付コードは自動で採番されます。・受付コード発行方法が『来訪者ごとに発行する』場合は、この項目は表示されません。受付コードを手入力する場合、同日に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。[詳細設定]を押すと表示されます。公開の場合:・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは、こちら)・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。非公開の場合:・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。以外からは見えなくなります。・カレンダー連携している場合は、非公開としてスケジュール登録がされます。次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。[詳細設定]を押すと表示されます。受付を完了した際に表示されるメッセージです。空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。『招待メール有』の場合に使用できます。事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。↑この項目のトップへ戻る右のようなメッセージが表示され、登録完了となります。複数の来訪者情報を一括で登録する複数の来訪者情報は一括での登録も可能です。氏名・社名・メールアドレスの順で各セルに入力を行ったスプレッドシートやエクセルをご用意ください。)さきほどの情報をコピーし、入力欄にそのまま貼り付けます。■エクセル利用の場合エクセルの仕様上、コピーしてそのまま貼り付けを行っても末尾に改行が追加されてしまうことがあります。この場合はエラーで登録ができなくなるため、末尾の改行をあらかじめ削除してください。貼り付け内容に問題がないことを確認し、「追加」をクリックします。)来訪者情報に氏名・会社名・メールアドレスが入力されたことをご確認ください。)来訪者情報の一括登録方法は以上です。確認・招待メールアポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。来訪者情報で「お客様へのご案内」に入力した内容が「ご案内/Guidance」に表示されます。エンタープライズプラン以上の場合、基本情報で指定したオフィスの住所が「場所/Venue」に表示されます。)カレンダー連携時のスケジュール登録名アポイントメント登録時、カレンダー連携している場合はスケジュール上に自動的に予定が登録されます。いう形で、先頭に受付コードが含まれています。コード以外を複写して新規作成できます。「編集」した場合も、招待メール有の場合には来訪者と担当者へメールが送信されます。)カレンダー連携時の注意点メールアドレスについてRECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、カレンダー連携するアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。▼RECEPTIONIST上のメールアドレス▼Office365アカウントのメールアドレスカレンダーの種類についてRECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。いった同一の連携状態での操作をお願いします。連携カレンダー側の操作についてRECEPTIONISTを通して作成されたGoogleカレンダーやO365カレンダー上の予定を、直接操作しないでください。RECEPTIONIST側で操作せず、連携カレンダー上で直接編集・削除すると、RECEPTIONIST側と予定の不整合が発生してしまいますので、ご注意くださいませ。あるご質問Q:Googleカレンダーと連携しても会議室が表示されないのですが..A:こちらをご確認ください。Q:アポイントメント登録後、GoogleカレンダーやO365カレンダーからの編集・削除はRECEPTIONISTに反映されますか?A:反映されません。編集・削除はRECEPTIONIST側からご対応ください。Q:「招待メールなし」(受付コードの発行のみ)で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか?A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。(「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。)Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか?A:公開設定は後から変更できない仕様です。(「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。)これで通常アポイントメントの作成(受付コードの発行)は完了です。