LITERALLYスマートフォン用の表示で見るLITERALLY知っておくと楽しい知識をまとめて紹介2016-10-19誰にでもできる『効率的な会議の進め方』9ステップTIPS効率的に会議を行いたければ、次の9ステップで進めるようにする。1本当に必要な会議のみ開催する世の中の大半の会議は無駄なものだ。無駄な会議は組織の生産性を大きく下げている。あなたが会議の開催者の立場にいるのであれば、次のことをよく理解・検討した上で会議開催をしよう。チャットやメールで議論したときの効率」を満たす場合にのみ会議を開催する。会議は議論のために開催する「情報共有」のための会議は生産性が低い。定例会議はたいてい無駄ただし、チーム・グループ内でのコミュニケーションを円滑にするための、情報共有会議だけは行う意味がある。2出席者は最小限におさえるここも重要なポイントだ。次のことを忘れてはいけない。人が多くなればなるほど、議論は進みにくくなる1番やってはいけないことは「関係のありそうな人をとにかく呼ぶ」ことだ。議論が収束しづらい上、その会議で決めた方針が、意思決定者により全くの水の泡になる可能性があるからだ。3効率的に会議を行うための事前準備ダラダラと会議をしないために事前準備を怠ってはいけない。事前に読んでもらうよう伝える。しても難しければ、会議が始まった後、1分なり3分なり資料確認の時間を取る。決定のために必要となる情報は、事前に集めるそして、これは重要なことだが、司会(ファシリテーター)は事前に結論をどういう方向で収束させるか、自分なりに決めておく。無駄に会議をしないために、ファシリテーターは次のことを意識するようにしよう。時間は30分以下におさえるそれ以上かかるのは、議論が適切な順序で進んでいない証拠である。結論を出すだけでなく「次に何をするか」を明確にする5はじめに「議題」「決めること」を具体的に共有するファシリテーターは会議が始まったら、まず「議題」「決めなければならないこと」を出席者に共有する。ホワイトボードがあるのであれば(会議始まる前に)書いておく。これは出席者が共通の目的意識で議論をするために重要だ。「この会議では◯◯という問題について議論します。2その対応のメリットは何かを聞き取りまとめる。議論が行き詰まったら一度メリット・デメリットを整理する「対応案Aは◯◯というメリットがありますが、△△というデメリットがあります。結論が出たと感じられたら、要約し、認識に相違がないか確認する「◯◯という理由から、対応案Bを実施するということで良いでしょうか」7結論で終わらずに「次に何をするか」を明確する会議の最終的な目的は「結論を出すこと」ではなく「次の行動を明確化すること」である。以下のレベルで次の行動を整理しよう。誰がいつまでに何をするか「対応案Bを実施するために、◯◯さんは△△のデータを集めてください。✕✕さんは、◻◻の合意を図ってください」8アイデア出し会議の進め方アイデアを自由に出して決めていく会議の場合、進め方がやや変わってくる。「アイデアを出してください」とは言ってはいけない。漠然と感覚的に決まってしまわないよう、2ステップで決める。取り組むべき問題・課題を決定する。その問題に対してどう対策するか=アイデアアイデアを引き出すためのコツ発散と収束をはっきりと切り分ける2の対策案を募るときは、広くアイデアを募る(発散)⇒出たアイデアを実現性やポテンシャルを考慮しながら絞り込む(収束)というステップを踏むことにしよう。発散の段階では「的外れの意見が出ても、否定してはいけない」というのが大原則である。不ファシリテーターは、出席者の意見を全てポジティブにとらえて、ホワイトボード等に書いていく。発言しやすい空気を作ることが重要だ。個人で考えるための時間を3分なり5分なり取る意見を考えてもらい、順番に発言してもらう。すれば、出席者全員から意見を引き出すことができる。付箋を使うよくある手法だが、付箋にアイデアを書き出し、それを様々な切り口で整理していく。出席者に能動的に参加してもらいやすく、アイデアの収束もさせやすい。9要領よく議事録を残す無駄に議事録に時間をかけてはいけない。議事録をじっくりと読む人はいないのだから、最低限の内容で良い。体裁にこだわる必要もなく、箇条書きで十分だ。社内のルールや空気感があるときには、使いまわせるフォーマットを用意しておき、そこにはめ込む。議事録には次の5項目が書かれていれば良い。議題(会議開催時のコピペ)会議で挙がった主要な対策案・アイデア決定案(結論)3の決定理由と懸念(メリット・デメリット)次のステップ(誰が、いつまでに、何を)とくに重要なのは3と5だ。4は後から、また同じ議論に戻ってしまわないよう書いておきたい。まとめ以上の9ステップを守れば、無駄な会議は随分と減るはずだ。その分の時間・労力を、各個人の生産活動に充てられる。最後に9ステップをまとめておく。»SEARCHスターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。