Office)の使い方について説明する。Wordのスキルは簡単に覚えられる。一回覚えてしまえば永久的に役立つスキルだ。Office)の使い方を知らない人が多いなと思う。確かに私も会社に入ったときはWordの使い方なんてほとんど知らなかった。大学でレポートを出すときもWordの便利な機能なんて知らなかったし、操作方法なんてだれからも教わることはなかった。私は文書を書くことがずっと苦手だった。こちらのページにある通り独学で書くスキルについて勉強し、私も今では人並みの文書を書けるようになった。メモなお、このページでは文章と文書を明確に分けて使っている。Wordは文書作成ソフトであるため、ここではセンテンスという意味での文章ではなく、目的と構造を持った文章の連なりを意味する文書の作り方について説明する。補足テクニック:ページ区切りの挿入さいごに最低限Wordで覚える操作方法チェックリストこれらについて一つ一つ説明する。読み手の想定について説明書きがある。主張に対して、章節のレベルがそろっているか。文書間が詰まり過ぎていないか。逆に文書間が広すぎないか。これらのポイントにひと工夫入れると、その文書が相手にとってすごく綺麗に見えてくるはずだ。文書が綺麗に見えるので、相手も読みやすく、内容が頭に入ってきやすくなる。大事なことはWordをきれいに扱えると、読み手から仕事が出来る人と思われて信用されるようになるのだ。私が独学で勉強した本はこちらの2冊。楽天ブックスで調べるAmazonで調べるKindleで調べるこのページに書いてある内容についてもっと深く勉強したい方はぜひこれらの本を手に取って参考にしてほしい。目次の作り方まずWordの使い方で多くの人が間違っているのは、“いきなり文章を書くこと”である。ポイント綺麗な文書を作るためにはWordを開いたら、まず構成を考えること。目次を作るという順序でなければならない。この手順を踏まなければ相手に伝わる綺麗な文書は絶対に出来ない。文書を作り始めると、自分が書きたいことを書いてしまい、相手に思いやりがなく(相手の前提知識を考慮せず)、さらには前後の文脈が繋がらない文書になってしまうからだ。自分が文書を書いている時は、前後関係を頭の中で理解して、補完しながら読むことが出来るため、内容が通じるように思えてしまう。“文書をはじめて読む人は、文書を頭から読み進めていく“ということを前提に文書を作らないといけない。そのため、目次を作り文書の構成を決めなければいけないのだ。読み手に負担をかけない、読み手のことを考えておくというのもきれいな文書を作るうえでの欠かせないテクニックだ。目次を作るためのWordの操作方法は以下である。目次の作り方:参考資料→目次ボタン(参考に)表紙のつけ方:挿入→表紙ボタンまず内容を書くのではなく、文書全体の構成を決める。その際、目次機能は大変便利な機能となる。このテクニックを覚えると、自分自身が他の文書を読むときに、目次を読むだけで大体その文書が何を伝えようとしているのか理解できるようになる。読み手の想定について説明書きがある。章節をつけるときは、Wordのスタイルを使うこと。このスタイルという機能を使うことで、Word自身が章節を自動で目次に反映してくれるようになる。文章の左にある■がスタイルを使っている印である。スタイルを使用することで、目次に反映される。(更新ボタンを押すと反映される)なお、章節は概ね3階層を目安に使用すること。ポイント大きな節を分けるためにスタイル1節内の主張別でスタイル2スタイル2内でさらに細かく分ける場合にスタイル3このくらいの階層まで使うことを心がけると良いだろう。章節を分け過ぎる(深すぎると)とかえって見づらくなるため注意しよう。余計なスタイルが入ってしまった場合は、スタイルの枠内に標準(スタイル)というボタンを押せば元通りになる。タブボタンを使って開始位置を揃える目次と章節を考えて章節の中に文章を書く時、Wordの使い方を知らない人はキーボードのスペースボタンで開始位置をそろえるが、それはWordを使う上でやってはいけないことの一つである。Wordで開始位置などの幅をそろえるときはタブボタンを使うこと。することで、Wordが自動で文章の幅をきれいにしてくれる。操作方法は簡単で、キーボードのタブボタンを押下すれば良し。タブボタンを押すことで赤枠の部分に空間が挿入される。フォントの使い分け以外に皆が知らないことにWordのフォント効果がある。フォントは文書を格式高くもできるし、文書を柔らかく見せることもできる。日本語)HGP明朝BメイリオCalibriなどがある。これらフォントには、本来それぞれの使用場面が想定されている。愉快な文書にHGP明朝Bを使っても、格式が高いためフォントから受け取るイメージと読み手が想像するイメージが合わない。このような場合、読み手が混乱してしまい文書を深く読み込まれないリスクが出てくる。英語の単語を使う時に日本語用のフォントを使っても文字の間隔が適切に調整されないため、汚い文章に見えてしまう。フォントは奥深いため他にも良く調べると良いだろう。詳しくはこちらの書籍を参考に。フォントの選び方も書いてある。楽天ブックスで調べるAmazonで調べるKindleで調べる補足テクニック:文章間のひと工夫ここまでの説明を理解して文書を作ってみると、ある程度見栄えが良くなることを理解できたと思う。ここからはひと工夫のテクニックを記載する。最初は文章間の間隔調整だ。文章間隔の調整方法:ホーム→画像の通り上下の矢印があるボタン例えば、詰まっている文章は読みづらい印象を受ける。そのため、読み手のことを考えると文章の量に応じて文書の間隔を調整するべきだろう。次のテクニックはページ区切りの挿入だ。他人が作ったWordを見てみると、節がきて、いきなりページが変わってしまう文書を見ることがある。人間の目を意図せず動かしてしまっているからだ。ポイント人間の目は移動する時、目の移動に脳の情報が使われているため内容理解への処理が一瞬停止してしまう。目の移動による処理の停止を防ぐために使うのが、このページ区切りのテクニックだ。このページ区切りを使うことで、自分が意図したとおりのページにすることができる。ページ区切りの挿入方法:挿入→ページ区切りこのように見栄えが良くなる。さいごに文書は小学生でも書くことができる。自分の考えを文書で相手に伝えるにはある程度の技術が必要である。多くの人が文章自体は書けるために、文書を書くことを簡単に考えているが、それが本当に相手に伝わる文書になっていることは少ない。Wordの操作一つで相手に伝わりやすい文書になることに気づいた人はその後のキャリアに差がつくだろう。勉強すれば必ず相手に伝わる文書を作れるようになる。勉強して自分の得意スキルにしてほしい。怪しくないの?正直私も最初はUdemyなんて聞いたことないし怪しいなと思いました。今では実際に25講座ほど購入済みです。そんな私がUdemyの評判やお得な講座購入方法について書いていきます。SAA)に一発で合格しました。スコアは800点台の後半でした。収益に変化はあるのかこの記事は、技術系ブログ運営の実情と運営するメリットについて詳しく書いていく。これから技術系ブログを始めたいと思っている人は、よく読んで参考にしていってください。怪しくないの?正直私も最初はUdemyなんて聞いたことないし怪しいなと思いました。今では実際に25講座ほど購入済みです。そんな私がUdemyの評判やお得な講座購入方法について書いていきます。SAA)に一発で合格しました。スコアは800点台の後半でした。収益に変化はあるのかこの記事は、技術系ブログ運営の実情と運営するメリットについて詳しく書いていく。これから技術系ブログを始めたいと思っている人は、よく読んで参考にしていってください。