管理職会議を機能させるためには、記憶ではなく記録の蓄積が重要です。体験・経験したことが無い人(新しく入ってきた人)に物事を伝えるには、自分の主観的な記憶だけで伝えられません。記憶は人による差異が大きくなります。記録として残すことで一度に多くの人が物事を共有できるようになります。当社のお客様には下記の会議議案シートと議事録の活用を勧めています。※ただし、その会社のレベルを見定めた上でとなります。会議で何を話し合うべきか?決定すべき事なのか?共有すべき事なのか?どのような流れで話し合うべきかが、このシート1枚で完結します。その後、議事録としてまとめるのにも適しています。当社が支援した顧客の管理職会議が機能するのはこの会議議案シートをフォーマットとして使っているからです。会議の目的を定義します。下記議案シートを使用して会議を開催します。議案シートに決定事項を記入し議事録とします。2.情報共有について明らかにします。背景・経緯(意図・根拠)議案としてあげるに至った背景や経緯について詳細に記入します。会議に出席している人は発議者がどのような経緯で議案として提出しているかが不明です。文章が長くなっても構わないのでこの部分で共有させましょう。当議案シートは会議の3日前までに作成するようにさせています。それは会議当日にこの背景や経緯の説明に時間を割かないためです。意思決定の場合には何らかの課題があります。「〇〇を実行したいのだがこのような課題がある。このように解決したいと考えているが以下に続きます。機会・脅威これはチャンスです。今手を打たなくてはこのような脅威となるでしょう。進めるにあたって定量的な目標を設定します。頑張りますではなく具体的目標があるから行動できます。検証機関と決定しました。30人程度の規模であれば、どちらも一緒になりがちです。2つの会議体とすることで意思決定が迅速となりました。組織化とは「人と人との関係性での仕事のやり方」から「合理的な仕事のやり方」への転換です。関係性の中では空気を読む事が重要です。「何が正しいか?」ではなく「誰が正しいか?(誰につくと良いか?)になりがちです。空気を読まない合理的な仕事のやり方では、「何が正しいか?」について議論出来る組織基盤を構築します。その際に必要とされるのが論理的思考です。「なぜ」を正しく伝えて「どうするのか?」を共有する事が可能となります。そのためのツールとして議案シートを活用します。急に論理的になれと言われてもなかなか出来ません。月1回の管理職会議以外に隔週程度で議案の作り方の検証を各部門を対象に行います。「こんな感じで意味通じるでしょうか?」などを管理職相互でやり取り出来るようになると自ら学習する組織の礎になります。「はじめての組織図」小冊子プレゼント当ブログで好評の「はじめての組織図」を小冊子にまとめました。【無料】でプレゼントしております。ご希望の方は下記ページよりお申し込みください。