ラクをしたい」でなくっちゃ。「やるべきことはやる」のが大前提。“できるだけラクをする”。この矛盾にこそ、業務改善のポイントがあります。以下は、言うなれば、「怠け心活用マジック」の3大ポイントです。1.共用ツールの位置と動線、視界を確認しよう!あなたのグループには、部下の多くが「見る」台帳やファイルなどがあるはずです。それらは、皆にとってどういう位置にありますか?昨今では、機密保持や法令遵守の観点から、共有ファイルも「見えにくい」状態に収納するよう指導される(※)ケースが増えています。違う扉を一度や二度は開けてしまうことに。仕事の時間を探し物に使わなければならないなんて、本当に無駄なことですよね。扉つきの棚に収納しなければならないファイルだとしても、使用頻度の高いものなら、できるだけ皆がアクセスしやすい「住所」を定位置にしましょう。どんな身長の人でも出し入れしやすい場所。遠くに座席がある人が、遠いなりにもなるべく直線の動きでたどり着ける場所。そんな場所が必ずあるはず。場所が定まったら、その「住所」の扉に、皆が一目で解る印をつけてみましょう。カラーシートを貼ったり、標語のポスターを貼るなど、ファイルの内容とまったく関係のないものでもいいのです。誰もが「あのポスターの扉の裏に、よく使うあのファイルがある」と判ればそれでOK。これは、皆が頻繁に開ける扉にくっつけてはいけませんよ。ファイルが社内の共有サーバーにデータとして存在しているなら、全員のパソコンのデスクトップに、ショートカットアイコンを貼ってもらいましょう。2.重複業務を洗い出せ!あなたが、ただ頭の中で「重複している業務はないかな」と意識するだけでも、一人の部下が何度も同じことをやっていたり、他の部門でも行っていることをこちらの部門でも同様にやっていたり、ということが目に入るようになって来ます。あなたがたとえその部署の仕事が初めてであっても、ただその意識を持ちさえすれば、部下の仕事を数週間~どんなに長くても1ヶ月程度観察しただけで、次第に解るようになります。他部門との重複である場合は、「念のため仕事」である可能性があります。「念のため仕事」とは、過去に問題があったことを解決するために、その仕事に関わる多くの担当者たちがそれぞれ「念のために」確認する仕事です。状態に陥ってしまっている場合もあります。目的がすでに形骸化していないかどうか。それにかける時間と手間が、それなりの効果を生んでいるかどうか。その業務を単独化する、あるいは一人の担当に絞ることができないかどうか、方法と効果を探りましょう。3.機械に代行させられることは機械にやらせよう!例えば似たような商品の見積もりを何度も行っている場合、過去の例から平均値を出しておき、それを表にして計算ソフトで参照させることによって、目安を自動計算することができます。同じ商品コードを何度もタイピングしなければならない状況下では、タイプミスを起こす可能性がありますが、一度だけタイプすれば必要な書類がすべてそのデータを自動参照する、というような設定をすれば、重複業務を単独化できるだけでなく、タイプミスの頻度が格段に減り、ミスの対応に取られていた時間を有効に使うことができるようになります。簡単なレベルで言うなら、パソコンのショートカットキーを覚えてしまいましょう。辞書登録してしまいましょう。登録ついでに、一度で変換できない社員の名前や、社内のプロジェクトの長い名前なども、最初の2文字をタイプするだけで表示されるようにしておけば、入力のスピードも上がります。一台のパソコンで作った辞書登録内容は、システムが同じであれば、他のパソコンに読み込ませることも簡単です。あなた自身にそういうスキルがなくても、いまどきはネットで情報を探せばすぐに見つかります。それに、社内にはその道のスペシャリストやエキスパートは必ずいますから、そういう人の協力も仰ぎましょう。機械ができることは機械に振る。業務改善に活用するためのお約束。それによってできた時間を、「人の手でないと」「人の目でないと」「人の口でないと」「心と心を向き合わせないと」実行できない業務のためにあててみましょう。営業の仕事でも考え方は同じです。みんなが使っている「同じ帳票」を見つけやすくし、みんなが重なってやっていた「同じ仕事」をうまく絞り、「機械に任せることは任せてしまう」ことができれば、あなたの「怠け心」は会社にとっても部下にとっても有益なものになるはずです。共有化には、一目で解る「可視性」が必要。重複業務にも必要なものと絞れるものが必ずあります。営業に専念するためにも、機械化できることは機械化すれば、ほんらいお客様との間に使うべき時間にもっと重点を置くことができるようになるでしょう。byAne会編集部こんにちは^^Ane会編集部です。?”女性PRのことならなんでもお問い合わせください。