2分SHAREツイートシェアはてブLINEPocketスポンサーリンクみなさんはメールの作成にどのくらいの時間がかかってますか?問い合わせや、回答などのメールは都度考えなくてはならないので、言葉を選びながら作成しますよね。日常的に繰り返すメール作成はどうですか?面倒なメールも署名機能を利用した定型文を使えば1分で終わります!メールよりほかの仕事に集中したほうが生産性が高いですからね。日常的に繰り返し作成するメールの時短の小技を紹介します。目次(概要)1.定型文に出来るメールを考える2.どうやって定型化するの?3.時短の効果は?4.さいごにスポンサーリンク1.定型文に出来るメールを考える全てのメールが定型文に出来るわけではありませんが、少しでも多くの文面を定型文にするほうが時短効果は大きいため、まずは定型文に出来るメールを考えましょう。日常的に繰り返し送る必要があるメールはどんなものがあるでしょうか?私の場合は以下のケースです。日常的に送る必要があるメールを洗い出してみましょう。それぞれのメールで『定型化』出来る部分を探します。客先への問い合わせを例にあげましょう。山田様いつもお世話になっております。昨日のお打合せの内容に関して、いくつか確認したい事項がございます。1.****~2.****~~~今週中にご回答をいただけると助かります。http://www.abcde.co.jp******************-------------------------(例文終わり)客先への問い合わせの場合、毎回問い合わせ先と内容は違いますので、メインの文面は毎回考える必要がありそうですね。なると『定型化』出来る部分は以下の通りです。宛先の会社名こそ違いますが、誰かに対して送付するメールです。『様』は定型化できます。いうか、名乗らないのはよろしくないです。最後に名乗る場合もありますが、ここでは先に名乗る場合を前提としています。私は先に誰からのメールか知りたいし、知った上で内容を確認いたいと思っているので、先に名乗るようにしています。「メールアドレス見ればわかるでしょ?」という考え方もあります。相手が初めてメールする方だったり、もしくは自分のメールアドレスを登録していなかったりする場合にはメール内容を見ないと誰だか分からないので、自分から名乗ることがメール送付のマナーだと諸先輩方にも教わりました。その考え方に納得しているので先に名乗るようにしています。先に名乗っていないのであれば、メール本文の冒頭で名乗ることを推奨いたします。用件だけ書いて終わっているメールは、相手に不快な印象を与える(偉そうな、失礼な印象)恐れがあります。最後の締め言葉を入れるようにしましょう。私の場合は『よろしくお願いいたします。他にも『以上』で終わる方もいますし、人それぞれなのですが。いずれにせよ、締め言葉も定型化できます。最後に署名を入れている方は多くいるかと思います。署名も定型化できますね。内容が毎回違うメールでも3か所も定型化できる部分がありましたね。メールが『定例会議案内メール』だったら、ほとんど定型化できます。メンバー』くらいでしょうか。パターン別で毎回同じ文面になる部分を探し出して定型化できるところを洗い出しましょう。目次へ戻る2.どうやって定型化するの?さて、定型化できるパターンと文面は洗い出したけど、どうやって定型化するのか説明します。みなさんが使っているメーラー(メールのアプリケーション)によって違ってきますが、ほとんどのメーラーは『署名機能』があります。署名を登録しておいて、新規メール作成をするときに必ず署名が引用されるようにできたり、複数の署名を登録しておいて切り替えて使ったりできます。この『署名機能』を使って定型文を登録してしまいましょう。わかりやすい名称にしておけば、選ぶときにも困りません。必要なのは『どこを変えるのか』をおさえておくことです。変更箇所のみ文面を変えて、あとはそのままで宛先やCCを入れて送信するだけ。メール作成時間はかなり短くなります。目次へ戻るスポンサーリンク3.時短の効果は?1日に何回メール作成して送付するかにもよりますが、署名機能を使うのと使わないのとでは、メール作成にかかる時間は変わります。署名機能なしでメール作成するのに3分かかっていたとするならば、署名機能を使ったら1分でメール送信できるとして、1日にメールを30通作成するとします。60分1時間も時短効果が生まれることになります!メールをよく作成するなら、署名機能を使って時間短縮しましょう。目次へ戻る4.さいごに署名機能は各メーラーで設定が違います。自分で使っているメーラーの署名機能を調べて、早速登録して使ってみましょう。フリーのメーラーで【Thunderbird】がよく使われているようなのですが、複数署名はアドオンをインストールしないとできないようです。Switch】というアドオンをインストールすると使えるようになるそうですので、Thunderbirdを使用中の方は参考にしてみてください。