「なぜか仕事が速い人」がしていない意外なこと。ToDoメモに頼りすぎると仕事はかえって遅くなる。HACKER|これからの学びを考える、勉強法のハッキングメディアスマートフォン用の表示で見るトップはやり言葉辞典Englishインタビューコラム英語フレーズ2019-05-07「なぜか仕事が速い人」がしていない意外なこと。ToDoメモに頼りすぎると仕事はかえって遅くなる。武山和正Tweet皆さんのまわりに、「なぜか仕事がとにかく速い人」はいませんか?人によって仕事スピードが異なるのは当然。残業に頼りながらなんとか仕事を終わらせる人もいれば、定時までに余裕を持って終わらせて颯爽と家路につく人もいます。決めていることがあるのです。仕事を速くこなせるようになるために、やってはいけないことを3つ指摘します。1.「TODOメモにとらわれる」のはNGやるべきことを忘れずにこなすために、「TODOメモ」をつけている人も多いのではないでしょうか。ノートに逐一記したり、付箋を使ってパソコンやデスクに貼りつけたり......。このTODOメモにとらわれすぎて、仕事の効率がかえって悪くなるケースがとても多いのです。経営コンサルタントの福山敦士氏は、何でもTODO化しがちな人が陥る過ちについて次のように指摘しています。取引先との打合せのときに「議事録をあとで送っておいて」といわれたらどうするか。DO化」してしまう人にありがちなパターン。DO化」をしない)メモしたのをいいことに「後でやろう」となってしまい、結果としてすべてが後手後手にまわってしまうのです。DO化」しない人は、打合せのときに、多少、誤字脱字があることに気づいてもすぐ送ってしまいます。(中略)その場で「今送っちゃいますね」といえる人は仕事をためず、やるべきことをやってどんどん成果を出していく人です。(引用元:同上)つまり、仕事を速くこなすうえで大切なのは、作業スピードそのものではなく、複数の作業をさばく決断スピードなのです。TODOとして溜めるのではなく、来た仕事はすぐにさばいてしまう。これが、仕事が速い人の秘訣なのです。福山氏は、TODOを溜めないコツのひとつとして「自分ではやらずに他人に任せてしまう」ことも紹介しています。部下に資料作成を頼むとき、載せるべき情報やページ構成について細かく説明しすぎる必要はありません。過去のサンプルをいくつか提示したり、最低限の手順だけアドバイスしたりして、「あとはやってみて。わからないところがあったら質問して」と相手にボールを投げてしまいましょう。自分に課せられた仕事でも、ほかに適任がいれば思いきって任せてしまえばいいのです。何でもTODO化している人は、知らず知らずのうちに仕事を遅くしてしまっています。TODOからは一度離れ、「他人に任せてみる」習慣を身につけてみてはいかがでしょうか。2.「サボらず常に頑張ろうとする」のもNG「すべての仕事を丁寧にきちんとこなさなければ......」と、強迫観念に近いものを感じながら仕事をしている人はいませんか。中小企業のコンサルタント業務を行なっている小山昇氏は、次のように話しています。使い回せるものは徹底的に使い回します。私は社員の誕生日に直筆のハガキを送っていますが、その文面も10パターンのうちから相応しいものを選んで書いています。内容を考えなくていいからスラスラ書ける。宛先を含めて表裏書くのに1枚3分30秒です。(引用元:プレジデント・オンライン|一流社長はハガキ1枚を3分30秒で書く)私たちが1日の中で仕事をするのは約8時間。人によってはもっと多いかもしれません。そのすべてで、脳をフル回転させて働くのも困難な話です。仕事が速い人は、「ここは少し楽をしよう」というふうに、力を抜けるときに抜いて時間を生み出しています。このようにして、フルスロットルで取り組むべき仕事に多くの時間を割けるように、工夫を施しているのです。上のハガキの例は、実際の仕事のシーンでもそのまま使えます。メールなどで、同じような文面を毎回手打ちしてはいませんか。会議の議事録を書く際に、いつもゼロから書き始めてはいないでしょうか。いうときも、何かしらのテンプレートを用意して楽をしてしまえば、無駄な時間を削減することができますよね。仕事だからといって、すべてを丁寧にこなす必要はないのです。日本IBMエグゼクティブ・プロジェクト・マネジャーで、著書に『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』などがある木部智之氏は、仕事が遅い人の仕事に対する思考を次のように指摘しています。怠けているわけではないのに思ったような成果を出せない人の共通点として、「ボトムアップ思考」があります。(中略)「即・行動」は「無計画」とも言い換えられます。今、自分が歩き出している道が間違った道であったり、ひどく遠回りの道である可能性もあるからです。(引用元:東洋経済オンライン|仕事が遅い人は「着手する順番」が誤っている-誤った「ボトムアップ思考」が問題だ)木部氏が取り上げているのは、「ボトムアップ思考」と「トップダウン思考」というタスクの管理方式です。企業経営など組織において使われることが多い言葉ですが、木部氏は個人の思考の仕方として解説しています。行動する仕事を持久走に置き換えてみましょう。ボトムアップ方式は「時間がないから、とりあえず走り始めなければ」となるパターンです。本人は、ゴールがいったいあと何キロ先にあるのかは知りません。一方のトップダウン方式では、距離やペース配分、道のりなどを事前に把握したうえで、最適なペース配分で走ります。どちらが完走できる確率が高いか、どちらが良い記録が出るかは明白ですよね。やみくもに仕事に着手するのが必ずしも正解とは言えません。仕事が速い人は、じつは仕事を始める前にいったん立ち止まって完成形を見据え、そこから逆算して作業方針や計画を定めたうえで、実際の作業に着手しているのです。プレゼン資料を作るとき、やみくもに情報収集から始めるなんて進め方をしている人はいませんか。なく、手書きでもいいのでラフを書き、それぞれの場所にどんな情報を載せるべきかをまずは考えてみてください。すれば、どんな情報をリサーチするべきなのかが見えてきますし、各スライドの構成も事前に把握できます。それがかえって、完成までの時間の短縮につながるのです。この3点を参考にすれば、皆さんの仕事の生産性も大きく向上することでしょう。マッキンゼー流『ブランク資料』の作り方。武山和正Webライター。大学ではメディアについて幅広く学び、その後フリーのWebライターとして活動を開始。現在は個人でもブログを執筆・運営するなど日々多くの記事を執筆している。CHICKENとすみっコぐらしが大好き。09:50「なぜか仕事が速い人」がしていない意外なこと。ToDoメモに頼りすぎると仕事はかえって遅くなる。Tweet関連記事シリコンバレーの有名人が提唱する時間術「メイクタイム」を試してみたら、自分のための時間が生まれた「忙しいのは仕方ない」と思っていたら、忙しさは変わらない。やること管理に「方眼ノート」が超絶おすすめなワケ。睡眠が足りてない人が被る「3つのデメリット」が恐ろしすぎる。1日1時間の時短学習でTOEIC295点アップ。パーソナルトレーナーとの90日の軌跡20年ぶりの英語学習。大成功の秘訣は、課題への科学的アプローチ。TOEIC®も200点以上UPの810点獲得。「英語を読むスピードを上げるためにプロトレーナーが取った戦略は「音読」だった。科学的理論に基づくパーソナルトレーニング体験談。受験勉強のアセットを活かして「練習」にフォーカス。CONSULTANT】英語学習の専門コンサルによる課題解決で、最短ルートの英語力アップ。TOEIC®も940点に。SMART」をコンセプトに、学びをもっと合理的でクールなものにできるよう活動する教育ベンチャー。COMPANY」を運営。HPはこちら東京・京都に校舎を構える個別指導の予備校。勉強に過度な精神性をもちこまず、生徒1人1人に合理的な勉強方法を提示することで「東大・医大に合格できた!」「3ヵ月で偏差値が15上がった!」などの成果が続出。HP(京都校舎)はこちら就活や仕事で英語が必要な方に「わずか90日」という短期間で大幅な英語力アップを提供するサービス。プロのパーソナルトレーナーがマンツーマンで徹底サポートすることで「TOEIC900点突破」「TOEIC400点アップ」などの成果が続出。Reserved.スターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。