本活用事例はアイティメディア社が取材し、キーマンズネット及びTechTargetに掲載された記事を再掲載しております経営企画室長、グループウェア導入で組織風土を変える「その件は担当者しか知らない」などの理由で、必要な情報を求めてオフィス中を人づてに聞いて歩くことは、案外誰でも経験したことがあるだろう。大企業のように、情報共有基盤をガチガチに整備しているわけではない組織では、個人が人力検索エンジンとして努力するしかない場合も多い。「私から見ると、とにかくムダが多かったのです。経営企画室室⻑の伊藤芳朗氏だ。同社は複数の拠点があり、さらに各拠点でも営業や現場担当者はオフィスの外にいることが多く、自身の担当業務以外で社内の情報に接触する機会は多くない。内勤の社員も担当案件の範囲を超えた情報を知る機会は多くない点に課題があった。この状況を改善すべく伊藤氏が目を付けたのが、グループウェアを使った業務改善だ。注目したいのは、「ただのツール導入」ではない点。同社は定着と組織活性化のために、ある仕掛けを用意したことで、組織風土の変革にもつながる成果を得つつある。そのヒントは、歴史上の人物が語った“名言”にあるという。情報共有に悩んでいた創立100年企業ヤマギシリフォーム工業は江戶時代(嘉永年間ごろ)に創業、大正時代に企業化してから100年以上にわたり、改修・修繕工事を手掛ける。大規模マンションの修繕工事は豊富な実績があり、累計施工数は26万戶を超える。東京・品川の本社の他、関東、関⻄などに7つの拠点を持ち、社員124人を擁する。事業運営上の課題としていたのはIT化の遅れだ。情報のやりとりは電話やメールなどが中心で、情報連携のためのその他システムがなかった。日々の連絡や申請、契約の確認など、あらゆる情報を担当者ごとに紙で管理するため、伝達漏れや書類探しに時間がかかるといった問題があった。室⻑の伊藤芳朗氏は当時の様子を「とにかく無駄が多く、部門を超えると情報が見えない状況」だったと振り返る。した情報共有の課題を解決すべく採用したのが、リスモン・ビジネス・ポータルのクラウド型サービス「J-MOTTOグループウェア」だ。情報共有の課題をITで解決できると思った伊藤氏がまず取り組んだのは、情報共有ツール選定だ。いった機能が使えること」「コストを掛けずに導入できること」だ。そこで候補に挙がったのがJ-MOTTOだった。過去に高価なオンプレミス型グループウェアの導入に失敗した経験があり、幹部を中心に否定的な意見もありました。クラウド型のJ-MOTTOは、支店や社外からの利用が可能なことに加えて、20ユーザーで月額3000円(1ユーザー当たり150円/税別)と費用負担が少ない点も説得材料の1つになりました」(伊藤氏)伊藤氏は幹部ら導入のキーパーソンをセミナーに誘ったり、若手社員の要望を紹介したりとJ-MOTTO導入の説得に奔走、2016年4月についに正式導入を決定する。本格的な利用開始は2016年10月。主任の蓮見良平氏を担当に任命した。「導入は簡単ですぐに使えますが、皆に使ってもらうのは別問題。一度使えば便利さを実感するはずだという思いがありました。そこで『やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ』という山本五十六の言葉をモットーに、とにかく使ってみてもらうことを心掛けたのです」(伊藤氏)実際に構築と運用を担当した蓮見氏によれば、「させてみせ」る上で工夫したのが機能の絞り込みだ。「『何でもできる』と機能を盛り込むとうまく使いこなせません。初めはスケジュール機能や全社向けの連絡掲示のインフォメーション機能などに絞り込んだことで、迷わずに利用してもらえたと思います」(蓮見氏)蓮見氏は、J-MOTTOの良さについて「最小限の機能からスタートして、必要に応じて拡張できる点がいい。操作に慣れていって『実はこんなこともできますよ』と発展させやすいのです。そのときに、当社なりのさまざまな工夫を施せる点も評価しています」と話す。同社が工夫したのは「ほめてやる」ことだ。今までは受注前の見積もり担当者が担当案件のその後を把握する機会がほとんどなかったという。頑張って用意した見積もりが成果に結びついたかどうかを知りたい、何が貢献できて何が失敗だったかを知りたいという声があった。そこで、蓮見氏は、グループウェア上のポータル画面(トップページ)に受注案件を共有するコンテンツを掲載、社員誰もが確認できるようにした。「自分たちの担当した仕事が成果に結びついていることが分かりやすく評価されると、組織としての一体感が増します。導入から1年、既に一定の定着が認められたことから、現在ではワークフロー、プロジェクト管理、タイムカード、安否確認、などさまざまな機能を追加、自社で用意した工事進捗(しんちょく)管理や福利厚生申請などのメニューを独自追加して表示している。目に見えるかたちで情報を公開したことで、ユーザーはモチベーションを保ちながら機能を使いこなしていったという。伊藤氏はそれら効果を「効率化」「見える化」「楽」という3つのキーワードで表現する。「効率化」は、メールが氾濫し情報が伝達できないことから発生するさまざまなムダが削減できたことだ。発信されるメール自体が大きく減った。総務などからのお知らせは、グループウェア上に直接配信されるようになり、申請や進捗管理もワークフローやプロジェクト管理で効率的に行われるようになった。「社外にいてもスマホから状況を確認したり、日報を付けたりできるようになりました。入力作業のためにPCのある拠点まで戻らなくて済むため、時間を効率的に利用できるようになっています。目に見えないところでさまざまなムダを省けています」(伊藤氏)「見える化」は、部署ごとに閉じていた情報が全社的に見えるようになったことを指している。それまでは、営業部以外の部署は営業部がどんな案件を受注したかをすぐに知ることができなかった。メールでの個別のやりとりが中心だったため、不確実な情報での仕事となり、認識すりあわせや情報共有の不足から、間違いややり直しが発生することもあった。「今ではどの部署がどんな取り組みをしているかをグループウェアのポータル上からすぐに確認できます。拠点や部署を超えた距離の近いコミュニケーションがモチベーションに3つ目の「楽」はとりわけ大きな成果が出ている。仕事が楽になるという意味と同時に「楽しく仕事する」という意味もある。それを端的に示すのが「部署ごとのページ」だ。いった部署ごとの専門ページを作成しました。自分の部署のページを見れば、自分の関連する情報がすぐに分かりますし、他部署の活動も見えます」(蓮見氏)特に興味深いのは、そうしたページの中に、新人研修の様子を紹介するものもある点だ。地方や現場にいる社員であっても、他部署の情報と同じように自社の新入社員の頑張りに触れる機会ができる。新人の考えを知ることで、先輩社員は新人が直面している悩みや課題をサポートできる。した活動をきっかけに、社員の相互理解も深まり、離職率が改善する効果も期待している。楽しく仕事をすることが人材育成にもつながっているわけだ。「次の100年」の起爆剤にこのようにJ-MOTTOは、導入から1年の間に、同社にとってなくてはならない情報共有基盤になりつつある。今後の展開について蓮見氏は「社員だけでなく、取引先やパートナーなどにも限定開放して、さらに情報共有を進めていく予定です。機能についても社員から要望が数多くきていますので、必要なものを実装していきます」と話す。伊藤氏は、J-MOTTOを活用しながら、新しい「改革」を進めていきたいと話す。「建設業にありがちなことだと思うのですが、残業が多かったり、人手不足で入ってもすぐに辞めてしまったりといった問題があります。グループウェアの導入は、次の100年に向けた取り組みのいい起爆剤になったと思います。働き方改革はもちろん、これからもさまざまな新しい取り組みを進めていくつもりです」(伊藤氏)オフィスの前で。