仕事術あなたは、上司や取引先にメールを送るたびに「メールの書き方って、これで合ってたかな?」と不安になっていませんか?ビジネスメールを作成するたびにあれこれ考えていると、メールの送信だけでかなり時間がかかってしまいますよね。いって適当に送ってしまうと、相手に「マナーがなってないな。」と思われてしまうかもしれません。そこで今回は、今さら聞けないビジネスメールの基本マナーと、ccの活用、件名・本文の書き方をご紹介します。ビジネスメールでありがちな10のミスビジネスメールの基本マナーを勉強する前に、まずはメールでありがちなミスを見てみましょう。送信先を間違う相手の名前を間違う敬称(様)のつけ忘れ自分の名前や署名の書き忘れ返信を忘れる転送相手に見られてはいけない情報まで転送してしまう。個人情報が漏れる(CCに名刺交換していない人のアドレスを入れる)あなたがよく犯すミスはありましたか?電子メールは、ボタン一つで手紙が送れるので大変便利なのですが、便利だからこそミスが生じてしまいます。メールでありがちなミスをなくすのに、特別なスキルは必要ありません。自分がよくミスすることを再確認し、今後はミスしないように意識することが大切です。次に、ビジネスメールにおいて相手を不快にさせているかもしれないマナー違反を10個見てみましょう。開封確認を要求する添付ファイルの要領が大きすぎる(2GB以上である)もしこの中で思い当たるものがあれば、あなたが送ったメールによって相手が不快に思ったかもしれません。相手を不快にさせないメールを書くために、メールの基本ルールを知り、それに従って書くことを心がけましょう。電子メールの基本構成ビジネスメールは大きく分けて「社内メール」と「社外メール」の2種類あります。「社内メール」は社内の上司や他部署の人などに送るメールです。「社外メール」は他社の取引先の人などに送るメールです。ビジネスメールは「社外メール」も「社内メール」もメールの要素は同じです。3つに分けることができます。構成され、本文には宛名、挨拶と名乗り、用件、結びの挨拶、署名を書きます。構成され、本文には宛名、挨拶と名乗り、相手に合わせた一言、用件、結びの挨拶、署名を書きます。社外メールは、用件だけでなく相手に合わせた一言を添えると、丁寧な印象になります。宛先「TO」「CC」「BCC」の違いを知る宛先は、「TO」以外に「CC」や「BCC」というものがありますよね。「CC」「BCC」の違いをわからずに使っているという方も多いのではないでしょうか?「TO」「CC」「BCC」のそれぞれの役割を見て、違いを確認しましょう。送信先を間違えたり、取引先の情報を漏らしてしまうと、会社の信用問題に関わります。宛先を編集するときは慎重に行うことを心がけましょう。「件名」でメールの内容がわかるように工夫するビジネスメールにおいて、本文と同じくらい重要なのが、「件名」です。」や「◯◯株式会社の△△です。」だったら、メールの内容が全くわからないですよね。内容がわからないと、最悪の場合迷惑メールと間違えられて、読んでもらえない可能性もあります。受信者が件名のみでメールの内容がわかるように工夫する必要があるというわけです。件名でメールの内容がわかることによって、メールの受信者もスムーズに対応できるので、印象も良くなるはずです。件名を編集するときは、次の5つのポイントを意識しましょう。本文を見なくても件名で内容が把握できる「いつ」「何の用件」「目的」を明確にして、忙しい相手が、本文を見なくても件名で内容が把握できるように工夫する。文字数を15~20文字にする受信ボックスで件名を全文表示するために、文字数を15~20字程度にする。件名に自分の名前を入れる件名に自分の名前や会社名を入れることで、だれからのメールかわかるようにする。「今日はありがとうございました。】をつけて、メールの目的や相手に期待する行動を記載すると、件名だけでメールの目的がわかるようにする。他にも【ご報告】【ご依頼】【ご案内】【ご相談】などがある。添付資料について明記する添付資料がある場合は、添付について明記する。川口ビジネスメール件名例5つのポイントは、基本的に社外メールも社内メールも同じです。送信先や、メールの内容に応じて件名にも気を使う習慣をつけましょう。件名の編集で「Re:」の扱いに困ったということはありませんか?「Re:を消さないと相手に失礼?」と思っている人も多いかもしれません。そもそも「Re:」は返信機能を利用すると自動的につくもので、折り返しメールであることを示しています。折り返しメールのときは、基本的に件名を変える必要はありません。次の場合は件名を変える方がベターです。メールに対して、答えを書きたいとき会議や会合での出欠を聞かれたとき、「Re:◯月◯日の会議出席します」といったように、相手が本文を読まなくても結論がわかるようにしておく。件名に送信者の名前がつけられているとき件名の末尾に送信者の名前が付けられている場合は、名前を削除する。自分の名前に書き換えても良い。目的別の例文はインターネットで探せばたくさん出てくるので、それを参考にしましょう。ここでは、内容に関係なく意識しておきたい「ビジネスメール本文の基本的な書き方」をリストアップしました。相手の会社名(正式名称)、部署名、名前(フルネーム)+敬称から始める。CCでアドレスを入れた場合、宛名の下にCCの相手の名前も入れる。「いつもお世話になりまして、ありがとうございます」等の挨拶をし、自分の会社名と名前を名乗る。相手に合わせた一言を添える。一行あたりの文字数は、20~30字程度で作成する。3~5行程度を一段落とし、段落間は1行空けて読みやすくする。用件は5W3Hを活用し、簡潔にまとめる。箇条書きを活用し、実用情報を取り出しやすくする。結びの挨拶は「どうぞよろしくお願い申し上げます」等で締めくくる。メールの最後に署名を入れる。けする機械文字は上のとおりです。ビジネスメールではできるだけ使わないように心がけましょう。ビジネスメールの例文メール本文の基本を意識した文と、意識していない文を比べてみて、どちらが読みやすいか比べてみましょう。内容は、上司へのトラブル報告メールです。ビジネスメール送信前に最終チェックをビジネスメールの基本マナーと、ccの活用、宛先と本文の書き方を最初から全て把握してメールを送信するのはとても難しいことです。慣れるまでは、メールを送る前に再度確認してから送るようにしましょう。メール送信前のチェックリストアドレスに間違いはないか。「TO」「CC」「BCC」に間違いはないか。添付ファイルを忘れていないか。資料を間違えて添付していないか。相手の会社名や名前を書き間違えていないか。名前に敬称をつけているか。件名は具体的でわかりやすいか。一文が長すぎず、読みやすいか。最後にもう一度読み返す。TOP仕事術ビジネスメールの基本マナー!ccの活用と件名・本文の正しい書き方ビズノートは転職の成功ノウハウや会社内での昇進に欠かせないスキルを分かりやすく伝えるビジネスハックメディアです。転職やビジネススキルアップにお役立てください。ビズノートシェアTOPへ。