複数の仕事を同時にこなしながら、バリバリ作業を完了させて定時にはしっかり仕事を終えて帰る。同じ時間内で人より終わっている仕事の量が多いのに、質は落とさない。こんな風に仕事ができる人の頭の中ってどうなってるのでしょうか?この記事では、質を落とさずに早く仕事を終えるためにできるさまざまなタスク管理・作業効率化ができるようになるための環境づくりと具体的な時短手法をご紹介します。【PR】TeamHackで、タスク管理を驚くほどラクに。させる理由を明確にすることが、効率化への道の第一歩になります。仕事が早い人たちが仕事を早くこなせるようになった理由には、いくつかの共通パターンがあるようです。その具体例から、作業効率が上がるために必要な環境要因について考えてみます。インセンティブが発生するなどの時間労働ではない仕事環境下に置かれている人に多い考え方です。早く作業をこなし、その仕事の精度が高ければ、やった分だけ利益が上がるので自然と仕事が早くなっていきました。部下やチームの仕事が遅いと感じている方は、成果に応じた仕事(報酬)を与えるという考え方もありかもしれません。1.仕事が早いことで褒められる「すごい仕事早いし、正確で優秀だね!」なんて、言われたら人は誰しも嬉しいもの。作業をバリバリこなす人の中には、たまたまスムーズに仕事に答えたところ、褒められた、認められた、というところから効率化に熱を燃やすようになったという人も。仕事が早くて正確であるということが評価される空気というのが大事です。2.早く終わらせた分、自分の時間を作れる全然仕事をしてなさそうに見えるのに、必要なことは全部終わってる系の人によくある動機です。やるべきことは終わらせて、お茶をする時間にあてるなど、仕事中も自分のプライベートな時間を上手く作り出しているので働くストレスも少ないのが特徴。自分の仕事をしっかりこなしていれば、ゆっくり休んでもいいというメリハリのある職場スタイルは魅力的です。3.重要なところに集中できるワーカホリックでデキる系の人にありがちな理由です。作業になる部分は、とにかく時短してしまい、本当に時間をかけてやらなければいけない仕事に集中するために身につけてきたというパターン。ここまでいくと、かなりストイックですね。社長さんや、プロジェクトリーダーの方にはこの考え方の人は多いのではないでしょうか。これを部下やチームのメンバーに求めすぎると職場がキリキリしてしまいますので注意が必要かもしれません。4.とにかく、追い詰められて下積みが長く、そこから這い上がってきた人に多い理由です。圧迫する納期の中で目を回しながらも、なんとか仕事を納める経験は、圧倒的な技術力や精度を誇る人を生み出す一方、精神面に強い負荷がかかるので脱落する可能性もあります。著者もこのパターンで、生活のために必死で仕事を納品していたら仕事が早くなったタイプで、いまでは当時の経験に感謝をしていますが、個人的にはあまりお勧めできません。>>もう無駄な作業はしたくない...。いうのは、慣れてくるとゲームのような感覚でできるため、タイムアタックのような感覚で楽しんでいる方もいるようです。チームのメンバーで作業を正確にいかに早く完了させられるか競ってみる、効率化アイデア大賞を発表する、などのイベントを定期的に開催すると楽しく効率化アイデアを共有できそう。驚くほど作業スピードを上げるための方法7選ここからは、質を落とさず早く仕上げるタスク管理の具体的な方法を紹介します。いますぐ実践できる内容から、時短をする上での重要な考え方の基本、長期的に考えた時に驚くほど多くの時間を節約できる方法まで、とにかく効果的なものをギュッと凝縮しています。参考にしていただき日々の効率化に役立てていただければ幸いです。1.出社後すぐに今日のタスクをすべて書き出す簡単にできて、効果絶大なのがこれ。作業が遅い、効率が悪い人の多くは、自分が今日行なうべき仕事の全体像を把握できていないことに起因することが非常に多いものです。行き当たりばったりで仕事をこなしてしまい、後から作業の抜け漏れが発生したり、1日に終わらない量の仕事を受けてしまい、残業してしまう傾向にあります。タスクを書き出す際は、メインの業務から雑務まで思いつく限り書き出します。今日進める必要のある作業ベースで書き出すと良いでしょう。チームで仕事をしている場合は、チームメンバーに朝の段階で自分に頼みたいと思っている仕事がないかを確認しておくと1日の予定が立てやすくなります。>>タスクを見える化して一括管理できるタスク管理ツール「TeamHack」とは?2.すぐに終わるものから終わらせていく出社後すぐに今日のタスクをすべて書き出し、すぐに終わるものから終わらせていく思いつく限りタスクを書き出したら、タスクごとにどのくらい時間がかかりそうかを目算で書き込んでいきます。時間を書き出したら3分とか5分程度の短時間で終わるものから始め、数十分かかるタスク、数時間かかるタスク、という順番でこなしていきます。終わるタスクから始める利点は、小さなタスクを先に終わらせてしまうだけでも達成感が生まれ、出社後すぐに仕事を終わらせていく姿勢が周りのメンバーに「こいつやるな」という印象を与えます。すごく仕事が早くなった気分になれるのでオススメです。終わるタスクを大量に抱えたまま時間のかかるタスクを始めてしまうと、途中で小さなタスクに意識を奪われてしまったり、仕事終盤になって未完了タスクに追われたりするため、非効率になりがちです。終わらせられることは先に終わらせることで、かなり気持ち良く仕事ができます。3.ボリュームが大きいタスクは可能な限り細分化するタスクを書き出す際、大雑把に書き出してしまうと作業にかかる時間が把握しづらくなります。わかりやすく説明するために、料理で例えてみます。自分なりにかかりそうな時間をイメージしてみてください。カレーを作るだけでも細分化すると、買い物に行って材料を揃える、食材を切る、鍋で玉ねぎや肉を炒める、その他の野菜を入れ煮る、カレーライスにするならお米を研いで炊く、などの作業が内包されています。作業を大雑把にしか把握していないと、このくらいで終わると思っていたのに予定より時間がかかったということが起きがちです。1つの仕事をある程度細分化し、作業ベースで把握できるようになるだけでも作業効率のコントロールがしやすくなります。4.タスクを終わらせるごとに自分にご褒美をあげるこれは、作業を片っ端から片付けていくときのモチベーションを上げるコツです。予定より少し早く終わったら、休憩を挟む。外に出られる職場なら、ちょっと気分転換に出る。タスクとタスクの切れ目にメリハリをつけていくことで、タスクをこなすモチベーションを維持しながら1つの作業の質もグッと引き上げることができます。5.「1秒」時短するために時間をかける例えばパソコンの「右クリック→コピー」「右クリック→貼り付け」2動作なので、慣れている人でも4秒~6秒くらいかかります。V(貼り付け)」を使えば、1動作になるので2秒で終わる作業になります。何度も繰り返す1つの動作があるとして、それを1秒短縮できる方法を見つければ、1日で何分も短縮できます。1年間では、かなりの時間になります。他にも、自分にあったタスク管理ツールを利用することで、無駄な時間を減らすことができます。ちなみに僕も使っているタスク管理ツールは以下のリンクからダウンロードできます。ほとんどの事柄において、時短できるようなアイデアを誰かがネットシェアしてくれているので、検索してみるとすぐに見つかったりします。作業を1秒短くできるアイデアを常に探し続けましょう。6.テンプレート化する前提で仕事に取り組む似たような仕事をよく引き受ける場合は、ある程度テンプレート化しておくことで作業時間を大幅にカットできます。新しい仕事を任された時は後々似たような仕事を任された時のために、考え方、作り方、まとめ方、などのテンプレートを一緒に作ってしまうと二度手間にならずに効率化が行なえます。他の誰かに引き継ぐ際にもとても便利です。自分で作業するときはもちろん、チームのメンバーに一言「後々使いまわせるように作っておいてほしい」とお願いしておくのも良いでしょう。7.「面倒くさい」に敏感になる作業効率化、時短で最も重要なポイントは「面倒くさい」に、敏感になることです。いう日々の「面倒くさい」1つずつクリアした積み重ねが、圧倒的な作業スピードとなり膨大な時間の節約へ繋がっています。自分の中の「面倒くさい」に敏感になり、作業の流れや仕組みを効率化できるサービスや方法がないか検討する時間を作ると良いでしょう。「作業効率が3倍上がる、質を落とさず早く仕上げるタスク管理・時短編」のまとめこの記事では、作業効率を上げ、質を落とさずに早く仕上げるタスク管理のスキルについて、作業効率が上がる環境と具体的な時短手法についてご紹介しました。自分自身やチームのメンバーに対し、成果型のモデルを一部採用する、時短をゲーム感覚で行なう、など自然と効率が上がる環境を作ることで効率化への意識を高め、具体的な作業効率化の手法を業務フローの中に組み込むことで、生産性を大幅に上げることができます。皆様により有意義な時間が増えますように。【PR】TeamHackで、タスク管理を驚くほどラクに。TeamHackは、「業務コミュニケーションのしやすさ」に特化したオンラインワークスペースです。従来のタスク管理ツールにはなかった「タスク管理とチャットが同時にできる機能」を実装したことで、複数のツールを行ったり来たりする無駄な時間を大幅に減らすことができました。TeamHackを使って、チームの生産性向上を目指してみませんか?無料で試してみる最新情報をチェックしよう!フォローするこの記事を書いた専門家チームハッカーズ編集部TeamHackers編集部/終身雇用制度の崩壊、副業禁止の終焉などから、働き方に多様性が生まれてきました。選択が増えた分悩むことも増えるでしょう。そんな悩みを抱えた人に、「もっと自由に、自分らしく働くために。」というコンセプトのもと、1つ1つ丁寧なコンテンツをお届けしています。TeamHackers編集部では、インタビューコンテンツに加えて、編集部のオリジナルコンテンツも掲載していきます。これからは「プロトタイプ思考」が武器になる。人生を楽にする「他人と比べない術」~アドラー心理学派コーチングの簡単3ステップ~2020年1月21日フリーランスに最も重要な力はヒューマンスキル!テクニカルスキルだけを磨く人が陥る罠TeamHackで、タスク管理を驚くほどラクに。TeamHackは、タスク管理とチャットが同時にできる「業務コミュニケーションのしやすさ」に特化したオンラインワークスペースです。コミュニケーションツールとタスク管理ツールを行ったり来たりして、二重に管理の手間がかかる問題をスッキリ解決します。TeamHackers.ホームシェアメニューTOPへ。