私はプロジェクトマネージャーとして、多くの人とコミュニケーションを取ってきました。その経験から最近、コミュニケーションスキル向上に終わりはないと、つくづく感じています。会話は、キャッチボールによく例えられます。送り手が受け手にうまく伝える(ボールを渡す)ことができれば、相手のレスポンスが早くなります。逆に、受け手も送り手が伝えたいことをきちんと把握できる(ボールをきちんとキャッチする)と、送り手に対する回答が早くなります。コミュニケーションの難しいところは、「人数」「受け手(特性や属性)」「ツール」が、コミュニケーションのクオリティに影響することです。人数については、1人なのか10人なのか、または100人なのかによって、伝え方がかなり変わります。受け手についていえば、同じ組織にいる人たちに向けてなのか、他部署の人なのか、はたまた他社の人なのかによって、伝える内容が変わってきます。ツールに関しては、対面なのか電話なのか、チャットツールなのかメールなのかによって、伝え方を工夫する必要があります。今回は、コミュニケーションを円滑にするポイントを、自身の経験を踏まえて5つ紹介するとともに、コミュニケーションスキル向上のために私がしていることを2つ紹介します。相手から依頼を受ける場合、何がゴールなのかを正確に把握するようにしています。その際、特に以下の3つについて考えるようにしています。品質:どんなことができればいいのか?期日:いつまでに完成する必要があるのか?工数:どれくらい時間がかかるのか?私が上記の中で最も重要視しているのは、「品質」です。「今日中に新聞を買ってきてほしい」と依頼された場合、みなさんはどうするでしょうか。私なら、まず「なぜ、新聞を買う必要があるのか」を尋ねます。一見すると、新聞が成果物であるように思えますが、それは本質ではないからです。話を聞いてみると、依頼者は「ある会社の株価を知りたい」などの、動機があることがわかってきます。そこで、必ずしも新聞を買う必要がないことに気づくのです。インターネットで検索すれば、すぐに完了するかもしれません。次に重視しているのは「期日」と、その期日を設定した理由です。書類作成の依頼を受けた場合、その期日として「1週間後」を指定されたとしましょう。このとき、「1週間後に取締役会で報告する必要があるから」といった具体的な理由があるのか、または感覚的になんとなく設定しているだけなのかを知る必要があります。それによって、タスクの優先順位を調整しなくてはならないからです。「1週間後」の妥当性について質問すると、もっと早めに完成させる必要があることに気づく場合もあります。2.相手に依頼する場合コミュニケーションで「送り手」として心がけていることは、依頼内容を正確に伝えることです。具体的にいうと、何かを依頼する場合には、成果物をイメージしてもらえるように伝えることを意識しています。資料の場合は、構成やレイアウトを簡単な紙に書いて渡します。相手がきちんと理解してくれたかどうかを、定期的にコミュニケーションをとって確認します。途中で相手との認識齟齬が生じているような場合は、「自分の伝え方がよくなかった」と考えると、その後のコミュニケーションがうまくいきます。複数人とのコミュニケーションは、1人に対して伝えるより複雑になります。人によって解釈が異なるからです。したがって、伝える人全員に同じ解釈をしてもらえるように、内容を簡潔にするスキルが必要となります。コミュニケーションにおいて、私が日々注意していることを紹介します。1人に対してより複数人に対してのほうが、求められるレベルが高くなると考えてください。理由は3つまで事実と意見は混ぜていわない伝えるときのストーリーをきちんと練っておく相手の理解レベルに応じて話す内容を変える説明後に時間があれば、何か気になるところがないか確認するコンサルティング会社に勤めている人の中には、相手に簡潔に伝える訓練を積んでいる人が多いと考えます。クライアントである経営層の人たちは多忙であまり時間が取れないため、効率のよいコミュニケーションが求められるからです。そのため資料やメール、説明に細心の注意を払います。コンサルタントにとって、それらは成果物なのです。資料作成の技術やメールの書き方については、さまざまな書籍があるので、ぜひ参考にしてみてください。4.コミュニケーショントラブルが発生した場合ちょっとした行き違いによって、相手と気まずい関係になってしまったことはないでしょうか。私はそうした状況に陥った際、以下のように対処しています。会いに行くメールだけでは、コンテキストを読み取ることが難しい場合があります。相手が見えないので、感情的になりやすいのではないでしょうか。会いに行くことをすすめします。謝罪の言葉から会話を始める「申し訳ありません」「すみませんでした」と前置きしてから、行き違いによって生じた気まずさを解消したいという、真摯な気持ちを伝えましょう。コミュニケーショントラブルが発生したとき、相手は感情的になっていることが多いものです。仮に、自分に落ち度がなかったとしても、「トラブルが起きてしまった」ことに対する謝罪の意と、「私はあなたと関係を修復したい」という気持ちを、自分から示すことが重要です。コミュニケーショントラブルにおいて、相手が100%悪いケースはないと考えます。ゴールは、相手とのコミュニケーションが円滑になることです。「すみませんでした」の一言で解決するのなら、そのコストは非常に安いものではないでしょうか。5.コミュニケーションスキル向上のためにしていることコミュニケーションスキル向上のために、私は以下の2つを心がけています。(1)語彙力アップ正確に何かを伝えるためには、語彙力が必要です。語彙力があると、的確に言語選択できるようになります。読書は、的確に言語選択をする力を高めてくれます。語彙力があるということは、言語選択を的確に行うためのステップです。たくさんの言葉に触れて、きちんと使いこなせるようにしましょう。(2)どんな相手に対しても誠実に対応する私にとって「誠実である」とは、次の言動ができていることを指します。どんな人に対しても敬意をもつことどんな人に対しても敬意をもつこと平等に接すること何か依頼があったときは真摯に対応すること悪口はいわないこと(むしろ、ほめ言葉が多い)文章にすると簡単なことのように感じるかもしれませんが、実際に行うとなると案外、難しいものです。6.コミュニケーショントラブルを回避するためには?についてのまとめコミュニケーションはスキルであり、誰でも向上させることができます。コミュニケーション力がアップすると、仕事でもプライベートでも、円滑に事を進めることができます。関連書籍などで勉強したり日々の生活の中で意識したりするなどして、自分なりのコミュニケーション術を構築してみてはいかがでしょうか。最新情報をチェックしよう!フォローするこの記事を書いた専門家Zashii大学卒業後、大手ERPベンダーにてERPパッケージシステムの開発者としてキャリアを始め、BtoC大手企業のシステム開発およびプロジェクトマネージャーを務める。現在はより経営感覚を身につけるべく管理部のマネジメントに従事する。趣味は読書・フットサル・料理。本など自分が学んだことをログとしてブログに書き留めることも趣味としている。働き方・生き方2019年12月17日もし隣のだれかが「うつ病」になったら~先輩・同僚・部下のためにできること~働き方・生き方2019年3月9日ズル休みしたい。会社での雑談が苦手...それなら!「バックトラッキング法」を試してみて。脱社畜してわかった4つのポイント2020年1月21日ミレニアル世代におくる。SNS断捨離で得られるものと失うものとは?TeamHackで、タスク管理を驚くほどラクに。TeamHackは、タスク管理とチャットが同時にできる「業務コミュニケーションのしやすさ」に特化したオンラインワークスペースです。コミュニケーションツールとタスク管理ツールを行ったり来たりして、二重に管理の手間がかかる問題をスッキリ解決します。TeamHackers.ホームシェアメニューTOPへ。