上司からの度重なる書き直し指示に、頭を抱える新入社員のあなた。して「報告書恐怖症」になっていませんか?研修レポートや同行レポート、日報や週報や月報。社会人になると、びっくりするくらい多くの報告書を書く機会がやってきます。大学で、社会人になってから使えるようなレポートの書き方を教わる機会ってなかなかありませんよね。書き方がわからず、時間がどんどん経過。焦りとプレッシャーでさらに手が止まる...。そんなあなたは、この機会に「伝わる報告書の書き方」をマスターしてみてはいかがでしょうか。上司や得意先、他部署とのコミュニケーションにも使える最強のスキルになります。「デキる新人」にステップアップしましょう!キーボードを叩く前にあなたがやるべきこといちばん大切なのは、書く前に報告書の「目的」を明確にすることです。・上司に進捗を報告するため・研修での学びを仕事に活かすため・得意先にミスを謝罪し再発を防ぐためどんな文章にも目的があります。「何となく書く」のではなく、目的をはっきりさせましょう。次に、文章の「ゴール」を決めます。ゴールとは「読んだ相手がどう思い、どう行動するか」です。その報告書がもたらす結果を先に決めてしまうのです。研修レポートの場合、目的は「研修での学びを仕事に活かす」ですよね。実際に行動することです。「こんなことがありました。上司から「うん、わかった。...で?」とツッコミが入ってしまいますよね。自分中心ではなく、読み手を意識する。これができるかできないかで、報告書の完成度はガラッと変わります。目的とゴールを決めてから書き出すようにしましょう。論理的ってつまり「◯◯+◯◯」なぜあなたの文章は、日記や感想文と言われるのでしょうか?その理由は、あなたの文章が主観的だからです。文章に苦手意識があるあまり、つい思ったことをつらつら書くだけになっていませんか?説得力がある文章には、実はある特徴があります。それは、論理的であること。論理的と聞くと難しく思いがちですが、試して欲しいのはたったひとつだけ。文章を「結論+根拠」という構成で書くのです。「(結論は)◯◯です。(根拠)......」という形です。「根拠」は、結論を導き出すためのいわば証拠。そこに、あなたが「思った」ことは必要ありません。主観を排除し、客観的な事実から結論を導き出していく。このような書き方に変えていけば、あなたの文章は、以前と比べ見違えるはずです。口頭での報告でも「結論から話す」ことが大切と言われますよね。推敲の際に、必ず順序を入れ替えるようにしましょう。最強の「伝わる報告書」テンプレ上記のふたつを実践するだけで、報告書の完成度はぐんと高まります。言え、「何となく理解はできたけど、実際にやってみるのは大変そう」と思った方もいるかもしれません。そんな方のために、最後にテンプレートを用意しました。ネットで検索しても、実際に使えそうなテンプレってなかなかないですよね。ここまでのポイントを基本としたうえで、テンプレで全体の流れを掴んでしまいましょう。基本の構成は「1目的、2事実、3分析、解釈、4展望」です。「~のために●●をしました」どのような目的で、何を行ったのかを明確にします。例:納期遅れを改善するため、工場担当者と打ち合わせを行いました。「その結果、△△となりました」「▲▲という事実が判明しました」どう思ったかというあなたの主観は排除し、わかった事実を述べていきます。生産しやすいBを先に作ってしまっていることが判明しました。事実(根拠)から、成功や失敗の原因を分析します。例:つまり、工場とのコミュニケーション不足が納期遅れの原因であるということがわかりました。改善策と、それを行った場合の展望を示します。例:今後は2週間に一度工場を訪問するほか、メールと電話で進捗状況を確認する機会を増やします。することで、顧客の要望により素早く応えることができるようになります。必然的にあなたの報告書は論理的で伝わるものに仕上がっています。上司のあなたへの評価は確実に高まるでしょう。最初はうまくいかないかもしれません。諦めず、繰り返しトライしてみてください。自然にこの流れで書けるようになった頃、あなたは気づくはずです。自然と論理的な思考ができるようになっていることに。思考が変われば伝え方が変わります。伝え方が変われば、目の前の人も仕事の成果も変わっていきます。)Webコラムからブックライティング、文章を用いた個人ブランディングまで、文章全般を請け負うライターです。自身のFacebookブランディングをはじめて30日目に1000いいね!、32日目に友達5000人を達成。教える「相続の基本」80%の会社が赤字経営だ。1upコラムの執筆をして頂ける方を募集しております。康人さらに見る異業種交流会とは異業種交流会とは、主に意欲の高いビジネスパーソンが「ビジネスに繋がる人脈を作る」「普段は会うことのない、会社や業務以外のビジネスパーソンと会って視野を広げる」「初対面の人と話をすることでコミュニケーションスキルを上げる」ことなどを目的として集まり、それぞれの目的のために多くの人とコミュニケーションをとる場です。フレンドリンク異業種交流会についてフレンドリンク異業種交流会は「ビジネスパーソンの皆さんとって『価値ある出会いの機会を提供する』」ことをミッションに、2001年より異業種交流会を開催しています。様々なカテゴリーの交流会を開催、運営しています。2018年の年間交流会開催数は932回。開催スタートから延べ75,000人以上のビジネスパーソンに参加していただいております。フレンドリンクの想いフレンドリンクでは、「すべては人から始まる」と考えいます。仕事もお金も情報も、すべて人からもたらされます。チャンスは人からやってくるのです。「人」と「人」はそれ以外になにも無くても、出会うことだけで、色々なことを生み出すことができます。良くも悪くも人生にもっとも大きな影響を与えるのは「人」です。その「人」との出会い、そしてできる限り「価値ある出会い」を一つでも多く生み出すことがフレンドリンクの最大かつ唯一の願いなのです。AllRightReserved.ページトップ。