会社でのメール共有の救世主。会社でのメール共有の救世主。メール共有システム4選メール管理2018/06/05会社でのメール共有の救世主。対応漏れで返信が遅れてしまった。引き継ぎが上手くいかず二重に返信してしまった。どれがどのメールを返信しているのかが明確ではない。過去の履歴を探すのに手間取る。経験によって対応の質がバラバラこんな経験はありませんか?メール対応する人が複数の場合には、間違いが起こりがち。対応状況がわかりづらいことによって、返信漏れなどのミスが発生しやすい状況にあるとも言えます。したミスから信用を失うことはよくあることです。できることなら、そんな状況は避けたいものです。メール共有システムを使えば、これらのトラブルがあっという間に解決してしまうことをご存知ですか?メール共有システムには、対応状況を一元管理したり、社内の情報共有ツールが備わっています。テンプレートや応対履歴などの機能で、業務の効率化を図ることもできます。スタッフの対応状況が一目で確認できる情報共有や管理が簡単になりる。テンプレートがあるので対応レベルの統一化ができる業務が効率化するこれから紹介するシステムを使えば、これまで大変だった業務が円滑に回るようになります。参考にしてみてください。問いマネ問いマネは複数人でのメール管理をメインとしたメール共有ソフトで、ウェブ上からでもチェックが可能です。契約更新率は92%で高い満足度を得ていることがわかります。お試しデモ画面があるので、気になる方はチェックしてみてください。1、スレッド表示機能メールの対応状況がツリー状のスレッド形式で表示されるため、やりとりがひと目でわかります。2、テンプレート様々なテンプレートを登録しておくことで、対応が簡単、スピーディーになります。3、未対応警告機能あらかじめ設定しておいたルールに従って警告を出せるので、返信漏れや返信遅れを見逃しません。メールの他の担当者がアクセスすると警告が出る仕様になっています。そのため二重返信を防止することができます。対応状況や担当者、重要度などをひと目で確認できるので、ミスやトラブルが未然に防げます。責任者の承認を受けないとメールを送信できない機能があるので、新人スタッフのメールを事前に確認できます。トラブル防止につながります。7、メモ機能メールごとにメモを残せるので、連絡事項や注意点など社内のコミュニケーションツールとしても使えます。8、メールフォームの設置機能メールフォームの作成やカスタマイズに特化した機能が備わっています。スタイルシートを使った設定もできるので、デザイン性の高いメールフォームを作ることもできます。(参照元:問いマネ公式ページより)メールディーラーメールディーラーは、8年連続シェアNo.1という強みがあります。機能としてはメールの対応状況を全員が把握できるため、ミスや漏れを防ぐことができる点が魅力。ワンクリックで過去の対応状況も把握できるので、担当変更も安心。テンプレートや承認フローもあるので顧客対応レベルの標準化ができます。こちらは無料トライアルがあるようです。対応中や保留など、メールの対応状況を共有できるので、返信漏れを防止できます。返信したメールにはロックがかかるため、他の人は返信ができないため、二重返信が防げます。3、対応履歴アドレスごとに過去のやり取りを簡単に確認できるので、担当者が変わっても安心です。4、集計レポート期間別やフォルダ別での集計機能があるため、業務改善に役に立ちます。5、申請・承認メール送信時に承認フローを組み込むことができるので、新人が対応するときなども安心できます。6、テンプレート機能よく使う文章をひな形として登録し、簡単に呼び出すことができるので、効率よく返信できます。7、グループチャットスタッフ間でチャットを使ってコミュニケーションができます。問い合わせの回答例を登録して情報共有することができます。(参照元;メールディーラー公式ページより)メールワイズメールワイズは、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理できるツールです。kintoneで作成した顧客アプリとの連携やモバイルアプリがあるところが他と違うところです。ステータスがひと目でわかる。訪問の履歴を記録できる機能。アドレス帳から、メール、電話、訪問履歴を一覧表示することもできます。共有アドレス帳で、顧客データがメール対応画面で確認できます。4、テンプレートよくある回答をテンプレートとして登録でき効率よくメール返信が可能。作成したテンプレートはカテゴリ別に管理したり、検索したりすることもできます。5、一斉送信アドレス帳やCSVファイルの宛名へメールを一斉配信できます。6、集計レポート対応データの集計とグラフ表示できるので状況を把握しやすい。項目ごとの集計も可能。7、kintone連携kintoneで作成した顧客管理アプリとメールワイズの連携ができ、顧客管理アプリから直接メールを送信可能です。メールワイズの履歴一覧を顧客管理アプリに表示させることもできます。※クラウド版のみ8、モバイル(アプリ)モバイル専用アプリ。メールワイズの自分宛の通知を、プッシュ通知で受け取れます。モバイル」は、クラウド版のみとなります(参照元:メールワイズ公式サイトより)mi-Mailmi-Mailは、お客様からの問い合わせメールを複数人で一元管理できるメール共有システムで、大規模なコールセンターにも対応出来る300万件のメール保存容量が特長です。高度な処理能力と緊急時には予備系に切り替えるサーバーの二重化にも対応しています。1、メールの一斉送信機能メルマガ配信や案内メールなどの一斉送信が可能。アドレス帳と連動することや配信スケジュールの予約もできます。2、FAQ機能よくある質問や想定できる質問に対する回答を登録しておく機能があります。これを使うことで効率良く対応できます。新人教育にも利用できます。3、案件管理すべての問い合わせを「お問い合わせ単位毎」に管理。メールでのやり取りだけでなく、電話やFAXを管理するため問い合わせの流れや状況が一目でわかります。み」「問い合わせ中」などのステータスで表示。画面はタブ化され簡単操作で画面の切り替えや詳細を確認できます。時間を設定することで、期限が来るとメールの背景が変化。未対応の状況などを視覚的に警告するので対応漏れを防ぐことができます。共有できるテンプレートを設定できるため、応対品質のバラツキを防ぎます。自動返信テンプレート設定することで受付時間外にも返信することが可能です。7、担当者の自動振り分け条件を設定することで、担当者を自動で振り分けることができます。以前担当したスタッフに振り分けるなど、業務に合わせて柔軟に設定が可能です。管理画面はツリー形式の表示のため、問い合わせが時系列で把握できます。(参照元:mi-Mail公式ページ)まとめいかがだったでしょうか。ステータス管理やテンプレート、社内の情報共有ツールなど、主だった機能には共通点があります。一部機能には各社の特色があるので、内容をよく吟味して、自分にあった社内メール管理ソフトを探してください。FacebookでシェアするTwitterでツイートするこの記事が気に入ったらいいね!しよう最新情報をお届けします。取引先や社内のメールのやりとりで、添付ファイルを送ることがありますよね。ExcelやWordのファイ記事の続きを読むCSJournal編集部2018/06/05CSJournal編集部メールマナーは要チェック。ビジネスメールのマナーでよくある間違いとは?電話とは違い相手の都合を気にせず遅れるメールはビジネスにおいて、とても便利ですよね。最近の投稿LINE公式カウントで予約対応効率化。reserved.お問い合わせはこちら資料請求はこちら以下フォームにお問い合わせ内容をご入力ください。メールで活用事例集をお送りさせていただきます。プライバシーポリシー:個人情報の取り扱いに関しては「個人情報の取り扱いについて」をお読みいただき、同意のうえお問い合わせください。