POLICYコレクタス株式会社(以下当社という)は、個人情報の有用性とその保護の重要性を認識し、個人情報の厳重かつ適切な管理・利用を行なうことが重要な社会的責務であると考えています。定め、これに従って自ら積極的・継続的に個人情報の保護に全力で取り組んでまいります。個人情報の取扱いに際しては、個人情報に関する法令、社内規程、その他の規範を遵守します。個人情報の収集にあたっては利用目的を明らかにし、その目的の範囲内でのみ利用、提供します。等の要請に適切に対応します。個人情報保護のための社内体制を整備し、その取り組みを継続的に改善していきます。電話やインターネットにより、スムーズにご案内をするために利用しております。当社が主催するお客様の会の会員情報会からの事務連絡およびキャンペーンのご案内に利用しております。ご相談、ご質問の対応に利用しますが、お問合せの内容によっては保有個人データとして保有する場合があります。事後に当社の対応についての郵送によるアンケートに利用する場合があります。間接的に個人情報を取得する場合の利用目的について取引先等の個人情報については、業務連絡や円滑な対応、取引にかかわる当社の正当な利益を保全するために、間接的に個人情報を収集する場合があります。29条(開示等の求めに応じる手続き)に基づき次の手順により対応させていただきます。お客様に個人情報を特定するための情報のご提供をいただき、対象の個人情報が開示可能かを確認させていただきます。これは、社内の規定にしたがい適切にお客様の個人情報を廃棄するなど、個人情報の開示が不可能な場合があるためです。郵送いたします(但し、その後の調査の結果、個人情報を保有していないことが判明するなどにより開示できないこともあります)。本人以外からの請求は、法定代理人またはご本人が委任した代理人からの開示請求のみうけたまわります。切手のほかに、代理人であることの証明のために次の文書をお送りください。切手をお送りいただいたのちに、保有個人データの電話番号に対するコールバック等の適切な方法により本人確認をさせていただきます。当社保有の個人情報とご請求いただいたお客様が同一であるとの本人確認ができたときに限り、配達証明郵便により個人情報を開示いたします。ご本人の確認ができなかったときは、開示できない旨を配達証明郵便により郵送いたします。調査の結果、個人情報を保有していないことが判明して開示できない場合は、その旨を配達証明郵便により郵送いたします。開示請求をいただいた場合であっても、法律の除外規定(個人情報保護法第25条第1項1号~3号)にあたる場合は、開示いたしません。その場合はその旨を配達証明郵便により郵送いたします。本人確認のためにお送り頂いた住民票の写しなどの書類は本人確認にのみ使用します。