『引き合いプロセス改革』のIT基盤として、引き合い案件と業務のつながりを見える化する仕組みを構築。個別ばらばらだった業務を統合し、『案件対応の倍速化』を目指す。幅広い市場を開拓してきた。顧客ニーズの多様化・複雑化が進み、案件個別の要求が増加。情報の整流化や進捗管理の強化が課題となっていた。情報共有もより重要になっている。今回の事例では、これらの課題解決を目指す『引き合いプロセス改革』のIT基盤構築をご紹介する。お客様のプロフィールはこちら導入前の課題ニーズの多様化・複雑化に伴い案件個別の要求が増加。林氏:当社では、案件管理にCRMシステムを、業務管理にグループウェアを使用していましたが、案件個別の要求が増加する中で、システム間の連係がとれていないことが手戻り等、非効率の要因になっていました。当社では社員一人ひとりに標準化の意識が非常に強く根付いているので、顧客要求に対して、どうすれば標準品を使っていただけるか、個別対応する場合は、いかに次の標準品につなげるかを常に考えます。設計やサンプル等の依頼がどの案件に紐付くのか、要求されている仕様がどのような顧客ニーズに因るものなのか見えないまま業務が流れていたために、状況確認のキャッチボールが社内で続き、案件停滞の原因になっていたのです。鈴木氏:お客様の開発・製造拠点のグローバル化がここ10年程でかなり進んでおり、当社でも多拠点での情報共有が必要になっていました。以前は、日系のお客様であれば日本での窓口対応で良かったのですが、今は、海外販社がお客様の海外拠点と、設計や生産の詰めを行わなければならなくなっています。従って、案件の状況を複数の販社が並行して見なければなりません。スピードアップとコスト競争力強化に取り組むマブチモーターでは、業務のやり方や仕組みについて、IT基盤を含めた再点検を行っている。このような背景から、2014年10月に『IPI(引合やりかた改革)プロジェクト』が発足。そのIT基盤としてSpaceFinderが導入された事例資料をご希望ではありませんか?事例請求・お問い合わせシステム選定・構築・立ち上げ互いに連係する多数の電子帳票を短期間で構築でき、柔軟に変更可能。林氏:引き合い対応のスピードアップには、個別ばらばらに流れている業務や各種情報・成果物を、案件紐付けで統合化できるIT基盤が有効であると考え、SpaceFinderを選択しました。2015年中の立ち上げを目標としていましたので、短期間で構築できるものを必要としていました。他のワークフローシステムやグループウェアも比較検討しましたが、構築期間の短さと、帳票設計の柔軟性が、SpaceFinder選択の決め手となりました。やり方が各社各様の、営業や技術の業務を統合化するには最適なシステムだと思います。氏2014年11月に帳票設計を開始し、3ヶ月で約50帳票を構築。引き合いプロセス管理は、そのうちの28帳票で構成され、2015年4月までにグローバル展開が完了した。『案件管理シート』を起点に28種の帳票が階層構造で連係し、業務と各種情報が案件単位で束ねられる仕組みだ。旧システムからのデータ移植や紙で行っていた業務の電子化も行う中で、驚異的な短期間での構築・立ち上げとなった。林氏:帳票作成後、2月~3月で本社のCRMシステムをリプレースし、3月中に後工程の業務と連係させました。そこから2ヶ月かけて海外販社に展開する計画だったのですが、事前説明を入念に行ったことで、現地での指導なしでの導入が可能となり、2ヶ月前倒して運用開始しました。鈴木氏:システム変更に関しては、本社へ依頼した業務の進捗が見えないなど、海外販社の困りごとを解決できるものであったため、大きな抵抗なく受け入れられました。実際に業務を流して見つかった要件へもその場で改修を行い、業務を滞らせることなく導入できました。案件情報を共有し、引き合いプロセスを効率化。展開も予定されている。林氏:まず営業が『案件管理シート』を起票し、案件情報を登録。この帳票から配下の業務帳票を起票し、営業活動の管理や関連部門への業務依頼を行います。各担当者は帳票一覧画面で新規の依頼や期限を毎日チェックし、自分がかかわる帳票を開いて仕事を行います。業務帳票には案件の概要が自動転記されますし、上位帳票へのリンクボタンも配置しました。各担当者が案件の詳細や経緯等を確認した上で業務を進めることができ、作業の非効率や案件の停滞を防止することができます。同じ案件に関わるサンプルでも複数の販社から依頼があり、製作を担当する工場も様々。数千件に及ぶ案件と、複雑に行き交うそれらの業務や情報が共有化されることは、案件のスピードアップに直結する。林氏:今回、案件単位で業務と各種情報を束ねることができたのは大きな成果です。以前は電子化された情報も、営業担当がプリントアウトして案件毎にファイリングしていましたが、そういった業務のムダを削減することもできました。グローバルでの情報共有化にあたり、セキュリティ設定も工夫。開示範囲を限定したい情報は、帳票毎にアクセス制限が施されている。~案件と業務をシステムで紐付けたことで、隠れていた引き合いがいっきに表にでてきた~鈴木氏:SpaceFinder\以前は、CRMシステムに案件が登録されないままに、各種業務が流れることがありました。今回のシステムで案件と業務が紐付けられたため、社内アクションを起こすタイミングで案件登録され、その結果、これまで担当個人に閉じていた案件がいっきに表に出てきて、登録件数が2~3倍に増加しました。林氏:お客様のニーズが多様化している中で、引き合い案件をしっかりと管理し受注につなげ、それら用途市場に向けた標準製品につなげていくという課題があります。案件を確実に捕捉することで、その土台を固めることができたと思います。中本氏当社では、常時約80件の開発案件が走っており、それらを数名の管理者がチェックしています。以前はその作業が大変でしたので、進捗管理の効率化だけでも導入したメリットがあるという声があります。レビュー記録や試験報告書等がフォルダの中に埋もれ、本当に行われたのかすぐにわからない状況でしたし、開発グループによって開発のやり方が異なり、そのプロセスを遵守するかどうかも結局は人に依存する面がありました。今はプロセスを標準化し、省略する場合はレビューで宣言した上で次のステップに進みます。あるべきプロセスに沿って仕事をすることは、若手技術者の育成にも有益です。図解付き詳細事例をお送りします。キーワードとする独自の開発・生産思想を実践し、安価で高品質な製品の安定供給を実現。海外生産体制を構築するなど、市場や社会の要請に応え続ける、小型直流モーターの世界No.1ブランド。記載されている製品名、会社名は各社の商標もしくは登録商標です。様グループウェアの撤廃に伴い、各種業務システムをSpaceFinderに移行。中央研究所では情報基盤を再構築し、プロジェクト開始から完了までの一連の情報を可視化。技術資産の再利用性を高め、研究の質向上を目指す。業務をIT化し、散在する情報を自動的に集計・解析して自在に活用することで、不具合対応日数の削減、品質改善サイクル強化を実現。島津製作所は、2014年にSpaceFinderを導入し、現在、3つの事業部と「ものづくりセンター」、英国子会社で活用している。