自分を責めてしまい「後ろめたい」「会社に行きたくない」という負の思考回路になってしまった経験、ありませんか?『kufura』では働く女性344名にアンケートを実施。この連載では、寄せられた仕事の悩みに関する解決法を、行動科学コンサルタントの冨山真由さんにお答えいただきます。第6回目のテーマは“仕事のミス”です。ミスの原因は「集中力の低下」「電話への苦手意識」「メモの取り忘れ」!?アンケートでは仕事のミスに関する、さまざまな原因や理由が寄せられました。中でも多かったのは、以下3つの悩みです。悩み1:「集中力の低下」がミスを招く!?「集中力がなくなって文章を打ち間違える」(25歳/その他)、「集中できなくなってミス」(46歳/コンピュータ関連以外の技術職)など、集中力の低下がミスを招いている、という回答が多く見られました。悩み2:「電話の苦手意識」がミスへと発展!?「電話の応対ミス」(34歳/総務・人事・事務)、「電話を受けて、メモする前に相手の名前を忘れてしまう」(42歳/その他)など、電話対応で悩む声が目立ちました。悩み3:「メモの取り忘れ」で混乱!?「メモの取り忘れ」(27歳/主婦)、「メモをし忘れて、聞いた内容自体を忘れ、同じミスを繰り返す」(52歳/総務・人事・事務)など、メモの取り忘れが原因でミスをするというケースが見られました。代表的な質問について、行動科学コンサルタントの冨山真由さんに考えていただきました。意識してこまめに休憩を入れてみてください「集中力がないんですよ、という相談はよく受けます」と冨山さん。どんな人でも2時間以上の集中力は持続しないといいます。「2時間、3時間通しで作業をやり続けると、ミスが発生しやすくなるというのはデータでも立証されています。15分ごと、45分ごととタイミングを決め、意識して休憩をとってみてください」しかし、あまりこまめに席を立つと、目立ってしまう職場もあるのでは?「その場合は、席に座りながら伸びをするとか深呼吸をするとか、他の人に気づかれない方法で。環境を少し変えるだけでリラックス効果が得られます。トークスクリプトを作りましょう!「最近は家庭に電話がなく、人に取り次ぐという習慣がありません。確かに電話が苦手という人は年々増えていますね」と冨山さん。苦手意識の高い人には、「はい、〇〇商事です」「〇〇におつなぎします」など一連の流れをトークスクリプト化して、手元に置きながら対応するのがおすすめだそうです。「電話応対はとてもルーティンな作業です。聞き取れなかった時は“ゆっくり”“丁寧に”聞き返してみてください「もし聞き取れなかったら、2回ぐらいなら聞き返すのは失礼にはあたりません」と冨山さん。重要なのは、聞き返すときの口調だといいます。「対面でもそうですが、電話であっても自分の心境は相手にうつりやすくなります。こちらが焦って聞き返したら、相手もイライラしてしまい、早口で返します。逆に丁寧に聞けば、相手もゆっくりとした聞き取りやすい口調で返してくれます。ミーティングなら「日付・参加メンバー・会議の目的」など、メモに必要な項目をフォーマット化しておきましょう「この方は右脳(感性)でメモを取って、後で左脳(理性)の頭で見直したら内容が分からなかった、というケースかもしれません」と冨山さん。いう場合は、書き留めておかなければならない必須項目をあらかじめ決めておき、それに沿ってメモを取るのがよいそう。「電話にしても、ミーティングにしても、メモとして残しておくべき内容は大体決まっています。常に「メモを取る準備」をしておきましょう「最近は、会議にメモ帳を持ってこないという人もいるみたいですね」と冨山さん。いう人にはまず、メモ帳の準備からアドバイスをするケースもあるとか。「そうではなく、ミーティングの途中についぼうっとして、大切なことを書きそびれてしまう、というのであれば、また別の問題です。事前に開催する目的を把握しておき、何を書き留めておくべきかを決めておきましょう」(冨山さん)もしそれができない場合は、自分が気になったキーワードやミーティングの結論だけでも最低限書いておくと、仕事上のリスクヘッジになりやすいとのこと。いかがでしたか?加えて、冨山さんは「ミスは、なぜそうなったのか原因を突き止め、対策を取ることが第一。自分を責めないでほしいです」とアドバイス。ミスをしない人間はいない。コンサルタントの第一人者。人の行動に焦点をあてる手法と技法を提供。大手企業から業種業態を問わず幅広く研修を導入し登壇。著書に『1%の素敵な人だけが実践しているなりたい自分になる方法』『今すぐ!集中力をつくる技術』『どうして?自分に聞く力で問題解決!』など。「幸いです」は目上に失礼!?「ありがたい」「助かり【消費税増税に伴う価格表記について】2019年9月末までの記事内の「税込み価格」につきましては、増税前の税率(8%)での価格となっておりますので、ご了承ください。【消費税増税に伴う価格表記について】2019年9月末までの記事内の「税込み価格」につきましては、増税前の税率(8%)での価格となっておりますので、ご了承ください。コンサルタントの第一人者。人の行動に焦点をあてる手法と技法を提供。大手企業から業種業態を問わず幅広く研修を導入し登壇。ベリーダンス、ボクシング、バックパッカーの旅。2016年6月にボクシングのプロテストに合格をし、世界初の女医ボクサーとして活躍中。ア...犬山紙子イラストエッセイスト。ルックスが仇になる』でデビュー。『言ってはいけないクソバイス』、『マウンティング女子の世界:女は笑顔で殴りあう』(瀧波ユカリと共著)など著書多数。見つけては美術館やギャラリーに足を運び、その情報をWebや雑誌『OZmagazine』や『東京人』など幅広いメディアで発信中。「kufura(クフラ)」は仕事と家庭、どちらも大切にしながら忙しい毎日を送る女性のためのWebメディアです。き方」のヒントを、動画や記事でお届けします。掲載の記事・写真・イラスト等のすべてのコンテンツの無断複写・転載を禁じます。