エクセルデータベースエクセルデータベースビジネスの世界では日々情報が発生し、私たちはそれを活用して業務を遂行しています。ここでは、私たちが慣れ親しんでいるエクセル(Excel)を使って、必要な情報を手軽にデータベース化できるエクセルデータベース(Excelデータベース)の作成方法やその便利な機能を解説します。エクセルデータベースの限界やエクセルデータベースをWebデータベース化する方法についても紹介します。共有データベースとして活用するエクセルデータベースの限界エクセルデータベースをWebデータベース化する最後にエクセルデータベース(Excelデータベース)とは私たちは日々さまざまな情報を組織やチームでやりとりし、その情報から資料を作成し、分析・判断を行いながら業務を遂行しています。この情報活用をいかにスムーズに行えるかが、仕事を効率的にこなせるかどうかの分かれ目です。そのための有効な手段が組織で共有すべき情報をデータベース化しておくことです。データベース化する最も手軽な方法がエクセル(Excel)を活用することです。エクセルデータベース(Excelデータベース)とは、エクセル(Excel)の機能を利用してだれもが簡単に作成できる、エクセルシート上に構築された表形式のデータベースです。ところで「データベース」とはなんでしょうか。データベースとはさまざまな情報を後で取り出しやすいように格納したデータの集まりです。身近な例は住所録でしょう。メールアドレス、会社名、本人との関係・・・等が取り出しやすいように関連付けられて格納されています。有無など、さまざまな条件で住所録を検索し、情報を絞り込むことができます。住所録を読み込んで年賀状の差し込み印刷などに活用することもできます。エクセル(Excel)で住所録を作成するには、まず、住所録として管理する項目をシートの各列に割り当て、一行に一件ずつ各項目のデータを登録し、整然とした表形式にまとめます。これで立派な住所録データベースです。みなさんは、このような住所録をエクセルやその他のスプレッドシートで作成したことがあると思います。「なんだ、簡単じゃないか」、「そんなの、普通にやっているよ」とお思いでしょう。それがエクセルデータベースの最大の強みなのです。「エクセル(Excel)は使えるけどアクセス(Access)はちょっと...」という人は多いのではないでしょうか。本格的なデータベース作成では、さまざまな組織が長期間使えるように、データ項目ひとつひとつを注意深く選んで構造化する作業、いわゆるデータモデリングを行います。データベースを利用するにはSQLなどの専用の言語の知識も必要になってきます。それなりの専門知識が必要になってくるのです。エクセルデータベースはそこまでは考えません。現場で目の前の仕事を自ら便利にするために、直感的に情報をまとめてすぐに使い始めるのです。使いながら、不都合があればその都度修正していきます。エクセルデータベースの登録や更新、検索や参照などに特別なプログラムは必要ありません。エクセルの豊富な機能を利用してグラフや資料も簡単に作成できます。エクセルデータベースを組織やチームの共有データベースとして使いこなすには少しだけコツが必要です。ここからは、多くの人が慣れ親しんでいるエクセルを使って構築できるエクセルデータベースをチームで活用する方法について紹介します。ページの先頭へエクセルデータベースを作成する早速、エクセルデータベースを作成してみましょう。ここでは、案件リストをデータベース化した、「案件管理データベース」を作成することとします。「案件」とは、営業活動において発生する取引先との商談のことです。営業活動ではこの「案件」を営業担当者任せにはせず、組織として効果的な営業活動に結び付けるために、「案件」を見える化し、マネージャーが適切に管理します。