【Excel業務効率化】Excelで業務効率化をする3つの方法いまやビジネスパーソンの基本スキルとして、PCスキルを求められることも増えてきました。中でも、多くの企業で利用されているWordやExcel、PowerPoint、AccessといったMicrosoftOfficeのソフトは、通常の使い方ができるのは当たり前という業界もあります。MicrosoftOfficeは日々の業務で広く使われているからこそ、スキルアップが業務効率化につながります。上げる方法で有名な以下の3つについて、解説しましょう。ショートカットキーを使うExcel関数を使うマクロ機能を使うショートカットキーを使うExcelに限らず広く使われているソフトでは、複数のキーを同時に押すことで、使う頻度が高い機能を簡単に呼び出すことができ、これをショートカットキーと呼びます。ショートカットキーには、初めからキーが割り当てられているものと、ユーザー自らが設定できるものがありますが、Excel初心者の方は初めからキーが割り当てられている代表的なショートカットキーをある程度使えるようになるだけでも、作業スピードが上がり業務効率化が進みます。Pキー:印刷Excel関数を使うExcelを使う業務効率化の方法は、ショートカットキーだけではありません。Excelが得意とする表計算・データ集計に関する作業を行う際には、Excelに用意されている関数が非常に役に立ちます。膨大なデータの平均値や最小値、最大値を取得したいときや、標準偏差を求めたいとき、同じ値を持つデータの個数を数えるときなど、人が目視と手作業で行っていたのでは、時間もかかり、ミスも生じてしまう可能性が高い作業を簡単に行うことができます。代表的なExcel関数の例SUM関数:指定範囲内の値の総和を求めるAVERAGE関数:指定範囲内の値の平均値を求めるMIN/MAX関数:指定範囲内の値の最小値/最大値を求めるSTDEV/STDEVP関数:指定範囲の値の不偏標準偏差/標準偏差を求めるCOUNTIF関数:指定範囲内のセルのうち、条件に合うセルの個数を求めるまた、Excel関数は、上で紹介した数値計算・解析系の関数以外にも、文字列操作系の関数や論理関数、統計や財務に関する関数など多岐にわたります。自分の業務で活用できそうな関数について、調べてみて使えるようになると、驚くほど業務改善になることもあります。マクロ機能を使うExcelで業務効率化をしようと、インターネットで検索するとちらほら見かける「マクロ機能」ですが、そのマクロを使っても業務効率を改善することが可能です。マクロは、ある決まった手順の作業をパッケージ化し、自動化するための機能のことです。使いこなせるようになると、複雑な手順を踏むような作業も自動化することができ、劇的な業務改善につながることがあります。Applications)というプログラミング言語を使ってマクロをプログラミングする方法があります。ショートカットキーやExcel関数を使うよりも難易度が高そうに感じ、Excel上級者ではないと使えないと思っている人も少なくありません。マクロの記録は多少のコツはいるものの、マクロに登録したい作業を行う前後に、ボタンをクリックするだけで完了することができる簡単なものです。複雑なマクロを設定したいのであれば、VBAでのプログラミングが必要となりますが、Excelで扱う大量のデータ処理に関する業務を自動化できるメリットを考えると、パソコンスクールなどでVBAプログラミングを学ぶ価値はあるかもしれません。まとめいかがでしたでしょうか。業務効率化によって空いた時間やリソースをスキルアップのために活用したいという話はよく聞きますが、具体的にどうしたらいいのか分からないという声も聞きます。今回は業務でExcelを使っている人向けに、業務効率化をする方法をご紹介しました。ショートカットキーやExcel関数、マクロなどを上手に活用して業務効率を上げていきましょう。リンクアカデミーが運営するパソコンスクールAVIVA(アビバ)では、受講者のスキルレベルによって、幅広く対応できるExcel講座を用意しています。仕事に活用することに特化したExcel仕事術講座も用意してあるので、気になった方はぜひ一度資料請求や無料体験をお申し込みください。今すぐ資料請求するにはこちらからパソコンスクールアビバの資料請求をする【詳細ページ】パソコンスクールアビバのExcel講座の詳細を見る【関連ページ】パソコン教室AVIVA(アビバ)のExcel関連講座まとめマイクロソフトオフィスExcelVBAエクセルショートカットキーマクロ業務効率化関数ツイートシェアPocketRECOMMENDこちらの記事も人気です。最新情報キャリアを考えるインタビュースキルを学ぶ資格を取るAbout運営会社マイキャリアスタイルとは?パソコン教室アビバと資格スクール大栄を運営するリンクアカデミーによる資格・スキルの情報サイト。キャリアアップにおすすめの人気資格やスキル取得をワンストップでサポートし、個人のキャリアアップを支援します。