2018/12/12SHAREツイートシェアはてブGoogle+PocketLINE業務フローの作成方法を紹介します。実務で役立つ業務フローを作成するためのポイントを押さえて、業務効率化を行いましょう。担当者の急な休みであたふたするミスが起きた時に担当者が不在だと原因がわからない役割分担が明確化されていないこのような問題は、業務フローの作成で解決できます。業務フローがあればジョブローテーションが可能になる問題点と解決策が可視化できる誰が担当し、どう連携するのかが客観的に見える使いやすい業務フローを作成するポイント業務フローはみんなで共有できる所に作成するフローの雛型、項目を統一する見た目にこだわらず、完璧なものを作ろうとしないまとめ:業務フローで手順と生産性を管理し業務効率化はじめに:業務フローを作成する意味そもそも業務フローは何の為に作るのか、という点です。業務フローを作る事で得られるメリットと、目的を考えてみます。業務フローがあればジョブローテーションが可能になる一人の人が毎日コンスタントに同じ業務ができるのであれば、業務フローがなくても良いですね。毎日の定型業務が多い扶養内スタッフ割合が高いこのような理由から、シフトは基本的にジョブローテーションです。基本的には業務フローの更新と、フローに沿った作業で成り立っています。する事で、スタッフの離職等があった際にも急な引継ぎは必要ありません。複数名のスタッフが担当できる事が「当たり前」だからです。問題点と解決策が可視化できるミスが起きた時、一番最初に何をしますか?作業した人に「なんでミスしたんだ!」なんて聞いても意味がありません。最初に確認するべきは業務フローです。ミスが起きる原因は業務フローの通りに作業をしていない業務フローに問題があるこの2択でなければなりません。どこでミスが起きたのかを確認し、どんなフローを追加すればミスが防げるのか。そもそも業務フローが無ければ、原因を特定するにも時間がかかります。ミスが発覚したからと言って、休みのスタッフに連絡を取るなんてNGです。業務フローを見れば、作業した担当者が居なくとも、原因が見つかります。誰が担当し、どう連携するのかが客観的に見える「今やっている事を業務フローにまとめてね」というと「もう少し考えがまとまってからフローにします」という答えが返ってくることがあります。考えながら作成する、が正解です。業務フローに書き出し、共有する事でタスクは常に進行します。一人で抱えず、誰でも参加できる環境を作るのが業務フローです。業務の切り分けができる部分ツールを使用した連携が必要になる部分このあたりも可視化されます。誰が何をいつまでに、という部分も明確になるので、すぐに担当者をアサインする事ができますね。使いやすい業務フローを作成するポイントせっかく作った業務フローも活用されなければ意味がありません。具体的に、どうやって作成すれば良いのかをご説明します。業務フローはGoogleスプレッドシートで作成しています。共有ができ、同時編集ができるので、業務フローは常に最新の状態を保つことができます。フローは常に最適化が必要です。業務の追加でフローが変わる事もありますが、クラウドストレージサービスを利用すれば「最新の状態が共有されていなかった」という問題は起きません。フローの雛型、項目を統一する単純に見やすさの問題です。作り手によって項目が変わっていると、業務フローを読み進めながらの作業に支障が出てしまいます。雛型は同じものを使用し、項目を統一しましょう。業務フローというと、フローチャートなどをイメージする方も多いと思います。内容にもよりますが、初めからフローチャートを作る事はおすすめしません。実務レベルでのフローを作成し、フローが固まってから各部署との連携を見える化する為の全体像をフローチャートとして作成しましょう。ピースをできる限り集めてから、パズルを組み立てるイメージです。見た目にこだわらず、完璧なものを作ろうとしない実務レベルで社内使用する業務フローは、見た目にこだわる必要はありません。見た目にこだわるほど、更新がし辛いフローになってしまいます。シンプルで統一された雛型に、時系列に沿ったフローを作成しましょう。真面目な人ほど完璧なフローを1回で作ろうと頑張ってしまう所があります。業務フローに完成はないものとし、ひとりで作らないことを前提に考えましょう。日々の作業の中で、追記・更新がしやすいフローにする事が重要です。業務フローを作るぞ!と気合を入れる必要はありません。フローを作る事は日常であり、フローに沿った作業をするのが仕事です。業務フローにない事をやってしまうと、その人がどれだけの仕事を抱えているのかを管理してあげられなくなります。すると、たったこれだけの事にこんなに時間がかかるの?という誤解にも繋がりますね。足りないフローがあれば追加し、業務量が多くなればアサインを増やします。管理側であるマネージャーは、スタッフではなく業務フローを管理するという役割になります。BizWorkerでは全てのタスクに業務フローが存在し、業務チェックシートで進捗を管理します。業務フローを作成し、業務量と生産性を可視化しましょう。時間内に終われるようにサポートをするのも、マネージャーの仕事ですね。フロー通りの作業の為に、便利なツール等についても今後ご紹介していきます。会議の議事録はフォーマットを作って完結にまとめよう!【2019年】クラウドソーシング会社を比較。どこが信頼できる?派遣とアウトソースの使い分け方を理解することで業績は変わる!優秀な人材は生産性がある仕事しかしない。