今までこのブログで、色々な業務の電子化の報告をしてきましたが、FAXについては手つかずでした。理由は単純で、「枚数がそれほどでもなかった」のと、FAXに関わる業務量がそれほどでもなかったので、優先順位が低かったせいです。ところが8月からのレストラン業務の開始とともに、お弁当の配達もするようになり、そのためにお客様からの注文をFAXで受け付けるようになったので、FAXの枚数はかなり増え1日当たり約30枚程度になりました。それで何とかしないといけないと思っていたのですが...今回導入したのは、キャノン株式会社の「イメージデスクトップ」で、5ライセンスと外付けHD付きで価格が約12万円でした。実は同じタイミングで、FAX兼用のコピー機をCANON製にリプレースしたのですが、このコピー機についてくるような格好でこのソフトの導入となりました。このソフトウェアを導入した一番の理由は、「社員からの提案」だったからです。正直なところ、大まかな機能を聞いた時は「どうしよう」と思いました。気になった点は大きくは2点です。それは...1.クラウド上のアプリでなく、PCにインストールするタイプであったこと。2.システムのファイルの置き場所が、Dropboxのようなクラウドストレージはサポートせず、別途外付けのHDを置かないといけない事。(これでバックアップ作業の仕組みを別途考えないといけない。)このほかにも標準で、送受信のログ機能のない事、スケジュール送信機能がないことなど、結構突っ込みどころがあるとは思いました。それでも最終的に導入を承認したのは、社員が自ら提案することに「茶々を入れる」ことで、社員による、「仕組みの電子化の意欲」をそぎたくないと思ったからです。このソフトウェアの機能で最もよく使うのはだいたい以下の3つです。1.FAXで送信されてきた文書をファイルとしてディスクに格納。(通知あり)2.FAXで送りたいときに、PC上のファイルを指定することで相手にFAX送信ができる3.PDFにも編集ができるエディターが付属でついていて、送信用のフォームに名前や捺印のイメージを重ねることができる。今回のソフトウェアについては、色々残念な点はありますが、今後も社員が自ら会社の仕組みの簡素化に取り組むよう、サポートしていきたいと考えています。効果についてはまたどこかで報告したいと思います。生産性向上SNSでもご購読できます。