社長ブログ広報PRノウハウ採用情報お問合わせ2020/02/06「いつ電話しても、新聞記者が不在で話ができない」と、悩むあなたに。代表取締役の野澤直人です。「新聞の記者や雑誌の編集者にアポ入れの電話をしているのですが、先方が不在だったり、忙しそうだったりで、なかなか直接話をすることができません。したらいいでしょうか。当社のクライアントの広報担当者から、よくこのような相談を頂きます。プレスリリースの一斉配信に頼ることなく、マスコミ関係者と個別にコンタクトを取る活動を始めると、おそらく最初にぶつかるのがこの課題です。面識のない記者や編集者だと、携帯電話の番号もわかりませんし、会社に電話しても、なかなかつながらないですよね。「やっぱりマスコミの人と直接話をするのはハードルが高いなー」とあきらめてしまう広報担当者も多いのですが、それは単にやり方が下手なだけです。したコツさえつかめば、飛躍的に成功率が高まります。新聞、雑誌、テレビなど、媒体ごとにポイントが異なるので、今回は新聞にしぼって、具体的なノウハウをご紹介しましょう。電話するタイミングはいつがいい?結論からいうと、狙い目は17時~20時くらいの時間帯です。新聞記者は日中、基本的には取材に出ており昼間はほとんど社内にいません。朝は出社せず、取材先に直行することも多々あります。記者は基本的に、夕方には会社にもどります。いうと、原稿を書くためです。したがって、夕方以降は自分のデスクにいることが多い。そこを狙って電話しましょう。電話がつながったら、何を話すべき?さて、運良く記者と電話がつながりました。そのときに注意して欲しいことがひとつだけあります。それは、あまり長電話をしないこと。新聞記者は常に締切に向けて原稿を書いていますので、時として、非常に切羽詰まった状況だったりします。それをふまえた上で、初めて電話する相手とは出来るだけ短い時間で、情報を伝えることを心がけましょう。長くても3分以内にとどめてください。え?3分では、自社の商品やサービスの説明をしきれないって?ここ、非常に大事なところで、多くの広報担当者が間違った対応をしています。記者に電話がつながると嬉しさのあまり、プレスリリースの内容を電話口で全て説明しようとする広報担当者がいますが、これは絶対やめた方がいいですよ。記者から嫌われる可能性がかなり高いです。面識のない記者に初めて電話する目的は何でしょうか?それは、プレスリリースの内容を説明することではありません。目的はあくまでも、記者にアポイントを取ることです。これを決して間違えないように。「詳しくは一度お目にかかってご説明させてください」と言って、アポイントの日時調整に入ればいいのです。これなら、3分あればこと足ります。相手の名前、メールアドレス、直通の電話番号、FAX番号を聞きましょう。最低限、そこまでできれば、ファースステップとしてはOKです。記者の個人情報さえ収集できれば、継続的にコンタクトできますから、後はじっくり攻めればいいわけですね。新聞記者に電話でコンタクトするコツ平日の17時~20時の時間帯を狙う。電話の目的はアポイントを取ること。