:歓送迎会もうすぐ春ですね、歓送迎会も機会も多くなるのでは。幹事を任されると、日程調整・挨拶をする人への依頼・場所選びなどやることがいっぱいで大変です。その中でも案内状を文書で出す場合は人数が多かったりすると大変ですし日程調整に時間も掛かかります。そこで案内状をメールでやってみようかと思うあなたのために、メール案内状のメリット・デメリットについて、また案内状の例文も合わせて紹介します。案内をメールで出す場合のメリット・デメリット案内状はマナー的には文書で出すのが一般的ですが、簡単で便利なメールを送るという会社も増えてきているようです。スポンサーリンクメリットとしては1.出欠確認が早く出来る出欠確認が早いとはいっても相手のスケジュールの都合もありますので、1ヶ月ぐらい前には出すようにしましょう。宛先欄のCCやBCCを利用して、同じ文面を多くの方に一斉送信できる社内メールがあればそれを利用しましょう。(BCCでもCCでも可)ただし、失礼にならないようにメールアドレスの順序は役職順や年齢順に入れましょう。(役職がある方へは個別にTOで送ってもいいです)社外の人も招待するような場合はBCCを利用して下さい。(BCCはCCと違い、BCC欄に複数のアドレスを入れて送信すると、全員に同じ文面が送信されますが、受信した相手には、自分以外の人にメールが送信されたことや、同時に送信された他の人のメールアドレスは通知されません。)その場合にはメールの冒頭に「このメールは対象者にBCCでお送りしています」と一文入れておくとよいです。通信状況などによるメールの不達や受け取り手の未開封があります。対策としては朝礼や昼休みなどに「歓送迎会の案内をメールで送っています」ということを直接伝えたり、掲示板などに案内及びメールを送信している旨を表示したりしておくのもいいでしょう。ビジネスマナーとしてふさわしくないことも大切な取引先やお客様へ案内を出す場合は、メールだと失礼になることもありますので、手紙や葉書による案内のほうが適切な場合があります。場所については現地集合する方のために会場の地図やURLを貼りましょう。費用について、花代や記念品代を含む場合は、その旨明記したほうがいいですね。歓送迎会に欠席する人は、それほど多くいないと思いますが、やむを得ない事情で出席できない場合もありますので、出欠は早めに確認しましょう。会場の準備や料理の数など、予算に係わってきます。招待する迎える人、送り出す人に対しては招待状形式のものを用意しましょう。費用について、主賓から徴収することはないと思いますので記載する必要はありません。件名は用件が分かるように簡潔に、案内する事項も簡潔かつ正確に書きましょう(特に日時や場所を間違えると相手に多大な迷惑をかけます)。本文には、敬語や丁寧語など正しく使いましょう。箇条書きを用いたり、文章は数行ずつ区切ったりして改行空白を入れると受け取り手が読みやすくなります。会場となるお店などは、簡単な地図を添付したり、URLを貼ると分かりやすくなります。メールを出すのは、相手のスケジュール調整をし日程を決める必要があるので、早めに出来れば1ヶ月前くらいには出しましょう。(遅くても2週間前)最後にメール文が完成したら、一度自分宛てに送信してみるのもいいでしょう。送信者の表示、改行やスペースでの表示崩れなどの失敗が発見できることもあります。案内状を送る際には、くれぐれも主賓の氏名に間違いがないか確認しておきましょう。歓迎会・送別会の例文を紹介していきます。毎日お仕事お疲れ様です。今年も新入社員が入社する季節となりました。下記のとおり歓迎会を開きたいと思います。ご多用のところお手数ですが、出欠の回答をお願い致します。◯月◯日までに田中あてへお知らせください。会費は後日集金します。皆様ご承知のとおり、鈴木太郎部長が定年を迎えられ、3月31日をもちまして退職されます。下記のとおり送別会をとり行いたいと思います。皆様、ご多忙中だとは思いますが、ぜひご出席下さい。女性4千円(記念品代を含みます・会費は後日集金します)なお、欠席の場合も記念品代のため1千円のご協力をお願いします。出欠は◯月◯日までに田中まで、このメールの返信にてお知らせ下さい。この度、鈴木部長が定年を迎えられ3月31日にて退職されます。◯◯支店の池田部長が、当支店の部長に着任されます。新しく着任される池田新部長をお迎えするということで、下記の通り歓送迎会を行います。皆様ご参加いただきますようお願い致します。女性3千円*会費には花代を含みます。出欠は◯月◯日までに田中まで、このメールの返信にてお知らせ下さい。090-0000-0000スポンサーリンクおわりに歓送迎会の幹事はやることがいっぱいあって本当に大変です。案内状をメールですることで、迅速に案内状を出すことができ負担軽減にもなりますが、記載の通りメリット・デメリットがありますので注意しましょう。新任する人を温かく迎えるために、また送別する人に感謝を伝えるためにも歓送迎会にはたくさん参加して欲しいですね。「参加したい」と思ってもらえるようなものを作成して下さいね。2015メンタルヘルスガイド。