ERPのクラウド移行に伴い、これまで電子帳票の「作成」と「配信」の各プロセスで並立していた2つのシステムを一元化し、管理性と運用性を向上することを目指した。その基盤としてSVF、SPAを一体としたソリューションを採用し、社内および連結子会社、そしてフランチャイズにわたり帳票の電子化における使い勝手を大幅に改善することに成功した。社内および連結子会社、フランチャイズに向けて電子帳票の配布を行うメインのシステムとは別に、PDF形式の電子帳票を作成するツールとしてウイングアークのSVFを導入していた。ERPと同時にクラウドに移行したいと考えた。利用者から特に高い評価を得ているのは、これまで社内向けと社外向けで分かれていた帳票の管理が一元化されたことだ。SPAのGUIも非常にわかりやすく、業務ごとのフォルダで電子帳票を分類することも可能となり、『目的の帳票をすぐに探し出せるようになった』という声が寄せられている。これに伴いヘルプデスクへの問い合わせも以前より劇的に減少した。「オートバックスC@RS」といったブランドのもと、オートバックスセブンは現在、国内および海外に644店舗(2018年3月末日時点)のフランチャイズチェーンを展開している。「2050未来共創」というコーポレートビジョンを掲げ、「常にお客様に頼っていただけるプロフェッショナルとして、新たな商品やサービス、業態を生み出し続けていく」ことを目指している。導入からすでに長い年月が経過し、ハードウェアの老朽化が進んでいた。ERPのクラウド移行だった。Services)に移行する計画を立てました」と、その経緯を話す。これにあわせて検討したのが、上記の会計システムと連携してレポート配信する電子帳票システムの見直しだ。オートバックスセブンでは社内および連結子会社に向けて、電子帳票をブラウザーおよびPDFで配布する仕組みとしてウイングアークのSVFを活用してきた。フランチャイズに向けては専用アプリケーションを用いて電子帳票を配布すると共に、帳票内のデータを各社がそれぞれの業務で自由に集計・加工ができるようにCSV形式でも提供してきた。ERPからCSV形式で直接抽出オートバックスセブンからの相談に応えてウイングアークが提案したのがSPAだ。電子帳票を自動的に仕分け、適切な相手に配信することができ、まさにオートバックスセブンのニーズに合致したソリューションとなる。そこでネックとなったのが、帳票データのCSV変換である。SPAでも電子帳票の任意の項目からCSV形式でデータを抽出すること自体は可能なのだが、既存のCSV出力機能をフルにカバーしているわけではない。先述したように、電子帳票を受け取った利用者は、そこに記載されたデータをそれぞれ独自に集計・加工を行っている。データを転記しなければならない不便を解消するのがCSV出力なのです。各社の利用頻度の高さからも、この機能は絶対に欠かすことができませんでした」と五孝氏は明かす。ISにより、SVFが作成する帳票と同じ内容の情報をCSV形式で表現できる。説明を受けた五孝氏は「このソリューションの合わせ技なら、私たちの要件を十分に満たせる」と判断。して2017年10月、SVF、SPAを基盤とした電子帳票システムの刷新に乗り出した。ERPのクラウド移行は2017年11月を目標にすでに進んでおり、電子帳票システムの刷新を同時にやり遂げるには時間が足りない。そこでオートバックスセブンがとったのがリフト&シフト※による移行だ。登志行氏は、「まず2017年11月までのフェーズ1で既存の帳票資産をSVFに移行。続くフェーズ2でCSVデータの抽出も含めた電子帳票配信の仕組みを構築し、2018年4月までに本番運用を開始するという計画を立てました」と説明する。この過程ではさまざまな困難もあった。義夫氏は、「フェーズ1では既存の帳票資産を単純にクラウドに移行するだけとはいえ、その数は集計単位が異なるバリエーションを含めると1,000種類以上に及ぶとともに、中にはすでに使われなくなったものも多く含まれていました。今回の移行を機会として、帳票資産の棚卸しを実施しました。この作業は想像していた以上に手間がかかりました。棚卸しを行い、移行対象を絞り込むことで、時間と工数の削減に大きく貢献できました」と振り返る。した苦労の甲斐もあり、オートバックスセブンの新たな電子帳票システムは、予定どおり2018年4月にフル機能での運用を開始することができた。万輝氏は、これによって得られた現時点の手応えを次のように語る。「利用者から特に高い評価をいただいているのは、これまで社内向けと社外向けで分かれていた帳票の管理が一元化されたことです。GUIも非常にわかりやすく、業務ごとのフォルダで電子帳票を分類することも可能となり、『目的の帳票をすぐに探し出せるようになった』という声が寄せられています。これに伴い弊社ヘルプデスクへの問い合わせも以前より劇的に減少しています」そして五孝氏も、「こうした電子帳票の使い勝手の向上は、まさにSVF、SPAの一体ソリューションによって実現された最大の成果です」と語る。※リフト&シフト:既存システムをまずクラウド上に移行し(リフト)、その後随時変更していく(シフト)。今後に向けてオートバックスセブンは、今回刷新した電子帳票システムをさらに広範な業務に広げていく考えだ。「背景にあるのが働き方改革です。今後、社員が在宅やサテライトオフィスでも仕事ができるようにするためには、まだ紙のままで使われている多くの文書を電子化し、オンラインで活用できるようにする必要があります。さまざまな業務の担当者ごとに振り分けや配布できなければならず、そこに今回の電子帳票システムで実現された同じ仕組みを適用できるのではないかと考えています」と五孝氏は語る。フランチャイズや取引先とやりとりする伝票の電子化もターゲットだ。オートバックスセブン側から発行する発注書や受領書などの電子化は言うまでもなく、取引先書類についても積極的にデータ取り込みを進めていく意向だ。「その意味でも紙やファックスで届いた伝票をOCR機能でデータ化し、自動で仕分けができるSPAの拡張機能の活用にも非常に大きな魅力を感じています。Automation)の技術と組み合わせて、人手に依存している煩雑な作業を自動化していきたいという考えもあり、引き続きABシステムソリューションおよびウイングアークの両社には、さらに強力な後押しを期待しています」と五孝氏は語り、電子帳票システムを核としたオフィス業務の改革を見据えている。導入製品SVF市場シェアNo.1の導入実績。PDF出力、セキュリティなど帳票に関する様々なソリューションを提供します。SPASPAは、OCRと文書管理がオールインワン。4種類のOCRエンジンで紙の書類をデータ化し、自動振り分けをはじめとした文書管理や、ETL・RPAとの自動連携によるデータ活用を実現PDFダウンロードお気軽にご相談ください事例・導入についての詳細が知りたい、自社に合う製品が分からないなどお気軽にご相談ください。