文書の信頼性を高めるためのポイント文書の信頼性を高めるためのポイントツイート企業が事業を継続していく上で、利害関係者からの信頼性はとても重要です。裁判などの係争が生じた際、企業の信頼性を証明するものは文書化された情報です。今回は文書の信頼性向上について考えてみます。信頼性のある文書とは何か?どのようにすれば信頼性のある文書と言えるのか?それは文書のライフサイクルと関連があります。文書が発生してから廃棄されるまでのプロセスです。文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その1~文書の信頼性と言うと、作成の時だけの話のように感じるかもしれませんが、そうではありません。「信頼性のある文書」となるためには、このライフサイクル全体のプロセスの中で一定の条件を満たす必要があります。1発生~処理までここでは登録する文書が正しいことが条件となります。日常業務の中で正しい手順で作成され、承認を得た文書であることです。2保管~保存までここでは1で登録した文書に、改ざんやすり替えがされていないことが条件となります。3保存ここでは保存期間中に、破損や劣化などによる情報喪失がないこと、つまり機密性が条件となります。4発生から保存までここではライフサイクル上の各プロセスで、不正アクセスがないことが条件となります。してみると、文書の信頼性を得るのはやけに難しそうに思いますが、ごくごく当たり前のことです。大切にとっておくということです。次のようなことをおっしゃっていました。実はどのような文書も証拠能力はある。文書の信頼性や法的証拠能力の判断は、裁判官の心証によるものである。このような例があるそうです。・最近、具合が悪そうな社員Aがいた。・総務部門のスタッフがその社員Aと面談し、なるべく早く帰宅して健康に留意するよう指導した。・総務部門のスタッフは、その面談記録を手帳にメモした。・しかし後日社員Aは倒れ、そのあと会社を訴えた。総務部門のスタッフが社員Aとの面談内容を記録したメモです。会社が社員の健康管理の一環として、1度でも面談をして指導をしたという記録は、メモ書きであっても裁判官の心証は天と地ほども違うのだそうです。1文書(記録)の運用方法や管理方法をルール化する。2信頼性を向上させる技術を採用する。3すばやく公表する4PDCAサイクルにより、監視と改善を図る。欠点があれば順次改善を図っていくという、文書管理そのものです。先ほどの例で考えると、次のように解釈できると思います。・社員との面談を定期的(または必要時に随時)行う仕組みがある。・面談内容を記録するフォームに正しく記入する。・面談記録の承認ルールと保管ルールが確立されている。・上の3つのレビューや改善が行われている。電子文書の場合、さらに電子署名やタイムスタンプなどの技術を採用していれば、その記録への信頼性はより一層高まることになるということです。できることからやる裁判における係争対応を例に、文書の信頼性を高めるための条件についてご紹介しました。全ての文書にこの条件を充たすような「手当て」を施すことは困難です。文書の中には軽微なものや一過性のものも存在します。文書管理に不備があると、どのようなリスクに対応できなくなるか、関連するリスクやインシデントを洗い出すことから始めるとよいと思います。組織を守ることができません。したリスクやインシデントに直結する文書を洗い出すこと。文書の信頼性を高められるようなルールを作成し、運用することです。「守り」のための文書管理があります。業務効率化や顧客対応力の向上、コスト削減などを通じた収支構造の改善です。組織を守る方策についてご紹介しました。オフィスで周囲を見渡し、どのようなリスクがあるかを考えてみましょう。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。