コラムお問合わせ関連サイトSNS会員ページ自治会の会計はどうしたら良いのか今回の経営者の方々との会は、経営からちょっと離れた話題になりました。Mさんは来期から自治会の会計理事になるので、どのような心構えが要るのか、実際にどのようなことを注意をしなければならないのか、と皆さんへ相談を持ちかけてきました。「いや、会社の会計は経理担当が行っており、チェックする方法や項目は分かっているつもりなのですが、会計実務となるとそう詳しくはないので困っているのですよ」そう言われれば、Mさんはこのところ何か考えているようなのでどうかしたのかな、と気にしていたところでしたので、これで合点が行きました。傍目八目にもならならない感じなので、中小企業診断士は話し始めました。自治会の会計要点は三つ「そうですね、三つくらいにまとめられると思います。第一は引継ぎ資料をキチンと作り、引継の際には監事に立ち会ってもらうことです。第二はこれからの入金や出金について誰から確認を求められても、キチンと手順を説明できるようにすることです。会計とはそんなに要点が色々あるのか、と言う声が聞こえてきました。Mさんが引継の時に疑問なことがあれば、立ち会っている監事と共に、前任者に確かめます。Mさんが納得できるまで引継を終えてはならないですよ。「そのままにしておいては、ダメっていうことですね。引継は、まずは全部の銀行の預金帳の残高を調べて、出した総合計が預金帳簿と合っているのか確かめるのですよ。現金は勘定して金種別表注に紙幣と硬貨別に書き込みます。現金出納帳の残高と合っているのか確かめます」Mさんが金種別表とは何かと言うので、様式をメモにしたら分かってもらいました。「キチンと確認するためにも、監事が立ち会って行います。確認したこと、確認できなかったことを日付の入った書面に書いて、監事、前任者、Mさんが署名します。その日に確かめられなかったことがあれば、日にちをその場で決めて行うのは会社と同じですね」なあなあじゃダメと言うことなのか、とのつぶやきが聞こえてきます。「第二の点は、Mさんが会計担当になった後のことです。入金と言えば自治会費の入金が一番多いでしょう。会員が自治会の銀行口座に振り込めば会員名や金額、月日が預金通帳に記帳されるので、確認が簡単です。「そうですね、預金通帳に記帳されていれば、誰にでも説明ができますからね。「現金払いは、Mさん以外の役員が承認印を捺印した”現金支払依頼書”をもって行うのが良いですね。支払いはできるだけ銀行振込にするのが良いですよ」Mさんは、会社ではできるだけ振込支払にしてしたことを思い出した、と言っています。保管しておくことです。領収書等がない支払いは行ってはダメです。振込払いでも現金払いでも、支払について手順を作っておき、その中でMさん以外の役員の承認を経た支払いだけがMさんに回るようにします。Mさんが単独で承認して支払ってはダメですよ」Mさんは、自分が現金で自治会費を会計に支払ったことを思い出しました。あの時、会計から領収書を貰いました。「あの領収書は控えがついていた」と言いました。「そうですね、いわゆる耳付き領収書注を複写式に代えたらよいでしょうね」Mさんは熱心にメモ取っており、中小企業診断士も、それだけ力が入ります。予算と実績をつくり、未収金をとらえる「今話した三つは基本ですが、次も大事なことです。それは、予算を作って、実績と比べることです。自治会は、年度毎に予算を作って結果の実績を総会などで公表していると思います。予算と実績、これは会社と同じですよ。行事などに必要な費用を予算科目毎に立てます。「特に決まりがありません。今まで使ってきた科目を使うのも良いでしょう。会社と同じで、何をするのか、何時するのか、どのくらい費用をかけるのか、誰が担当するのかは、会計だけでなくほかの役員と共に予算を立案することが適切です。入金の主な科目は会費なので、会費の金額の根拠を明確にします。これも、誰にでも説明できるようにして、「会費が高い」と言われれば説明できるようにします。「そうですか、今のことはしばらくは様子をみてから考えてみます。ほかにはどんなようなことがあるのでしょうか。「そうですね、会費の未収金のことです。会費の未収金は、会員別に残高を明確にしておきます。これは引継ぎ資料に含まれているはずですし、もしなければ前任の会計に作るよう求めたらよいでしょう。Mさんは、これからはキチンと毎期の会費を規則に沿って請求することが大事なことです」Mさんは、長い間会費が未請求であったと言う新聞で読んだと言い、「時効がどうのこうのと言ったことがあった」と思い出して尋ねられました。「時効の問題は専門的なので、弁護士さん注にお聞きになってください。センターに問い合わせたらよいでしょう。日本司法支援センターは、法テラルが通称です。弁護士さんに相談すると費用が生じますので、注意が要ります。役員会などで話しあい、相談に費用が掛かることなどの了解を得なければなりません。支払う弁護士費用と回収できる未収金を比べることも考慮しなければならないでしょう。「”認可を受けた地縁による団体”と言いまして、市町村長の認可を受けると不動産の登記注ができるのですよ。Mさんの自治会がその団体認可を受けていると思います。認可団体でなければ、今後受けたらよいでしょう。会社でも固定資産の棚卸をするでしょう、あれと同じですよ」そんなこともあるのか、と皆さんうなづいています。長くなりましたが、Mさんは熱心に聞かれており、ほかの経営者も自分が「いつ、自治会の会計になるかもしれない」ので、聞き耳を立てていました。数年前まで”認可を受けた地縁による団体”の会計を務めていました時に、予算の仕組みを作り、勘定科目の定義を整え、3カ月毎に決算報告を役員会に出したり、会費や未収金残高の請求書を期日に郵送したりしていました。その時、表計算ソフトを使った経験をお話したのです。会費の未収金は、請求書を再度発行したり、他の役員と手分けして支払を促したりしているうちに、少しづつですが減りました。未収金の減少の進捗度合いを見て退任いたしました。それは一人が長い間会計を担当することは避けるべき、と思ったからです。5年くらい会計を担当しましたが、その間は会員や役員の方々の支えがあったからこそできたと思います。これも、会社の経営と通じるところがあります。注:金種別表は、紙幣を種別に枚数、貨幣を種別に個数を書き、それらの合計金額を記載した表です。金種表とも言われています。注:耳付き領収書とは、左側に控え書、右側が領収書の様式で、左右に同じことを書き込む領収書です。注:日本司法支援センターとは、刑事・民事を問わず、国民がどこでも法的なトラブルの解決に必要な情報やサービスの提供を受けられるようにしようという構想のもと、総合法律支援法に基づき、平成18年4月10日に設立された法務省所管の公的な法人で、通称は法テラスで、その電話番号は0570-078374です。注:総務省の説明では認可を受けた地縁による団体を指します。日常生活レベルにおいて住民相互の連絡等の地域的な共同活動を行い、地域社会において重要な役割を担っている自治会、町内会等の地縁による団体は、いわゆる「権利能力なき社団」に該当するものと位置づけられてました。した権利能力なき社団については、その資産は構成員に総有的に帰属するが、不動産登記については、代表者名義等により不動産登記簿に登記するより他に方法がないとされてました。このため、平成3年の地方自治法改正により、地縁による団体が権利能力を取得(法人格を取得)する制度が創設されました。この改正では、地縁による団体は、地域的な共同活動のため不動産又は不動産に関する権利等を保有するため市町村長の認可を受けたときは、その規約に定める範囲内において、権利を有し、義務を負うこととされました(地方自治法第260条の2)。注:不動産は大切な財産である土地や建物を個別に、どこにあって、どのくらいの広さで、誰が持っているのかの情報を、法務局のコンピュータに記録します。この記録が登記で、不動産の情報が公示されることから、国民の権利保全が図られ,不動産登記の取引の安全にも役立っています。注:表計算ソフトは、パソコンの画面上に集計用紙があるようかのような表示がされ、升目にデータを入れることで、表を作ることができます。この升目に単に数値や文字だけでなく、数式を入力することで計算ができます。しくは和解その他の法律事務を取り扱い、又はこれらの周旋をすることを業とすることができない。この法律又は他の法律に別段の定めがある場合は、この限りでない。編集トップへ戻る閉じる。