2020/02/14SHAREツイートシェアはてブLINEPocket事務作業を滞らせる大きな要因の一つが、アナログな文書管理でしょう。「過去に作成した文書が見つからない」「紙の書類が膨大になって場所を取ってしまう」という方も多いのではないでしょうか。ONEまとめ社内書類を電子化するメリットすぐに検索できる社内書類を電子化する最大のメリットは、「検索可能になる」ということです。紙の書類では、数が増えれば増えるほど、どこに何があるかを把握するのは難しく、探したい時に探し出すのは困難です。全ての文書を電子化していれば、キーワード検索や履歴を辿ってすぐに探したい内容が見つかります。これまで不要にかかっていた「情報を探す時間」を大きく削減できるでしょう。全ての文書を紙で管理していると、そのコストも膨れ上がります。電子化することで、紙代はもちろん、印刷代や保管場所の削減にもつながります。機密性の高い文書を保管するには、セキュリティを強化するためのコストがかかります。ペーパーレス化が実現すると、サービス提供側がセキュリティ面を担保してくれますし、クラウド上にデータがあることで災害時にも情報を守ることができ、管理コストを削減できるでしょう。一度に複数人に共有できる紙の文書では、基本的に複数人で同時に閲覧することはできません。社内書類を電子化することによって、オンライン環境であれば、複数人が同時に閲覧することが可能です。閲覧すべき人の人数が増えれば増えるほど、その効果は大きくなります。スピード感をもって業務を進めていくためには、社内文書の電子化はもはや割けては通れない手段と言えます。ツール選定のポイント国内だけを見ても、様々な文書管理ツールがあります。業界や規模によって、最適なツールは異なりますので、ここではツール選定のポイントを見ていきましょう。誰でも使えるかまずは、直感的で誰でも操作できるツールであるかを確認していきましょう。始めてツールを導入する企業では、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、という点を見ておくことが重要です。文書管理システムの中には、機能を多数揃えている一方で、使いこなすハードルが高いものも中にはあります。目的はシステムを導入することではなく、文書を電子化して業務効率化につなげることですので、できるだけシンプル且つ簡単なツールの導入をおすすめします。必要な機能はあるか機能面の充足も、ツール選定において欠かせないポイントです。公開範囲を簡単に設定できるか、テンプレートを保存できるか、スマホからでも閲覧が容易か、セキュリティ面が担保できるか等です。重要なのが、「検索性」です。電子化する目的の一つが「検索可能になること」であるので、いかに素早く高精度の検索結果を得られるかが重要です。ツールによって様々な検索方法があるもで、まずは無料トライアル期間を使って試してみましょう。作成済の文書を一箇所に集約できるか社内には、既に作成された文書があるでしょう。その文書を電子化することを理由に、ゼロから作り直すのは相当な時間と労力を要します。文書管理システムには、作成済のファイルをアップロードするだけで検索できるようになったり、再編集を行うことができるツールがあります。既存の文書をどのように整理しなおすか、という観点が必要です。【ポイント】とにかくシンプルで使いやすい文書管理システムです。始めてツールを導入する方でも直感的に操作できます。作成済のファイルは、形式を問わず全て添付可能です。PDF,Word,PowerPoint,Excelであれば、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、他のツールにはないでしょう。文書化されたファイルをアップロードするだけではなく、Qast上で新しい文書(メモ)を作成することももちろん可能です。文字の装飾(太字や見出し等)も簡単に行うことができます。作成した文書は、フォルダごとに閲覧制限をかけられるため、部署や特定のメンバーのみで文書を共有することも可能です。投稿ごとに「誰が既読か」がわかるため、認識の相違を防げます。階層式のフォルダ/タグによる分類、テンプレート、ピン留め、セキュリティ対応等、その他機能面も充実しており、誰にでも使いやすくておすすめのツールです。【ポイント】Qastと同様に、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすい文書管理システムです。階層式のフォルダで情報が整理できます。こちらも検索時に、ファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けるでしょう。Plusは、文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。作成日や契約先、製品型番などの属性を付与しての管理が可能です。電子化した書類は、完全一致検索とあいまい検索の2通りで検索できます。紙書類を電子化したファイルの中身も検索できるようにOCR機能を搭載しています。出張先や在宅勤務中でも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートするでしょう。PCに表示可能なフォーマットにデータ変換し、紙出力して行っていた様々な業務の電子化できます。Webを活用した申請や承認なども可能です。ネットワーク転送スピードやディスク使用量の最適化により、バックアップ運用などの効率化やスピードアップを実現します。(オプション機能)があります。こちらは、文書の登録や改訂、配布・教育ワークフローを提供してくれます。レビュー/承認・却下機能に加え、タスク管理機能、などの機能が提供可能です。一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理できる文書管理システムです。ITリテラシーが高くない人でも直感的に操作できるインタフェースを実現しています。文書の投稿や編集はもちろんのこと、検索・参照、そして業務で発生する申請などの様々なワークフローも可能にしてくれます。柔軟に対応できるよう、各種種別・アクションや、申請をスムーズに進める機能などが、あらかじめ備えられています。ファイル名・更新日・ファイルサイズ・改訂コメント・申請情報で検索が行えます。いつく文字列を入力するだけのなんでも検索など様々な検索方法で情報にたどり着けます。セキュリティ面も充実しており、データセンターで確実にデータが管理されます。PDFだけでなく、word、Excel等office系ファイル、ZIPファイルや動画など、様々な種類、形式でのファイルのアップロードが複数添付可能となります。管理されているExcelデータがあれば、一括で情報登録・更新が可能です。ONEスタッフが代行してくれるサービスもあります。既存の書類や、溜まってしまった書類の代行作業を頼むことで、始めから検索可能なシステムとして利用できるでしょう。・Excelで一括インポート・データ入力やスキャニング作業の代行まとめいかがでしたでしょうか。業種や規模に関わらず、社内文書を電子化する流れは、今後より一層進展していくことは間違いないでしょう。そのため、社内文書を電子化するのに、早いに越したことはありません。今後どこかのタイミングで電子化しなければなならないとすると、今のうちに最適なツールを探してペーパーレス化を実現しませんか?Qastいつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。