コラムお問合わせ関連サイトSNS会員ページ作成に時間が掛かる会議記録M社の月1回の幹部会議は、K社長と各部署の責任者が出ています。K社長は責任者から発言が出るようにとじっと我慢していたので、このところ話しが出るようになってきました。発言のほとんどが報告であったものが、やがて報告を離れて少しづつ「自分の部署は計画に沿って”こうしたい”」と言う意見が出るようになりました。書き込むことを提案してから会議記録が作られるようになりました。言っても、報告だけで済ませてしまう責任者が多いことは続いています。新しい年度になって、新たな責任者が増えたので、中小企業診断士としてはこの雰囲気を代えたいと思い話しました。司会者も、Aさんの方を見ながら、言いました。「確かに重要な部分がありますので、Aさんもう一度詳しく話してもらいませんか」このような要請とでも言うのか、発言は初めてだったのでAさんは、エッツと言う顔つきでしたが、話し始めました。実際の話しの内容をここで書くのは避けますが、分かり易くしてみます。「エーと、お客様と思っている層は○○○と仮定して、ネットなどで”○○○層がどのような点に現状困っているのか”を検索を始めたところです。今のところ、××と△△が困っている点として出てきていますので、この2点を満たすにはどうしたら良いのかを考えています」すると、Bさんが手を挙げ、司会者の許しを得てから話し始めました。「でも、Aさんはもうすでにこの仕事は少なくとも5年はやってきたので、今までのお客様の意見はどうなっているか、お分かりなのかなと思いますが、この点はどうなのでしょうか。今までのお客様から引き続いて受注することも必要なことなのかな、と思いますので・・・」Aさんは、今までのように報告が終わればそれでよいと思っており、このような展開になるとは思ってもいなかったようで、司会者の方に顔を向けて「困りましたよ」と言う表情ですが、司会者はそんなことはお構いなしに言いました。「Aさん、Bさんが言われたように”今までのお客様の意見をまとめる”ことは大切で、その要点を明らかにすることは大切と、私もそう思いますがこの点はどうなのでしょうか」Aさんは答えようとはしていますが、急なことなので答えがまとまりません。時間が過ぎてゆくだけなの経過を見て、中小企業診断士は発言しました。「Bさんが言われるのは、今までのお客様が満足されているのかなど現在の状況を捉えるのが始まりじゃないのか、と言うことですよ。現在の状況が今はまとまっていないならば、次までにされたらと思いますよ、どうでしょうか」Aさんは、この助け舟に乗って来られて、すこしホットした様子で話しました。「たしかに、Bさんが言われたことは大切なことなので、纏めたいと思います」このようなことでAさんの外にもその後の議論でCさんとDさんにも宿題が出ました。会議記録の作成に時間が掛かるこのような経過があって新しい展開が始まってきましたが、このごろチョッと気になることが出てきました。それは、記録の作成に時間が掛かることです。会議が終わった後、記録がメーリング・リストで出席者に回覧されてくるのが2週間ぐらい後です。これではおおよそ半月が経った後になってしまい、決定事項や継続検討事項を残る半月で行ったり、検討したりすることになりかねません。それに加えて、中小企業診断士が手元でメモしたものと記録の決定事項や継続検討事項の内容が異なることが時おりありました。そこで、中小企業診断士はK社長に話しました。「どうなのでしょうか。「記録の作成に時間が掛かる裏側には、実際、いろいろなやり取りがありました。「どうなのでしょか、会議が終わったら記録係の方が記録をモニターに映し出したら、と思います。皆さんが決定事項や継続検討事項の内容を確認したら良いのではないか、と思いますよ。「それは、良い方法ですね、記録の係も今まで会議が終わった後、字句の調整に時間が掛かってしまい、私に相談に来ていたこともあって困っていたこともありますから。早くできることは早くするK社長が次の会議で、会議が終わったら記録をその場で確認するよう話しました。すると、Eさんが話しました。記録係の方も話し出しました。「そうなのです、会議が終わって記録案を社内のメーリング・リストに出すと、いろいろと意見が出てしまって、まとまるのに時間が掛かってしまっていました。記録が早く決まることに賛成です」すると、Fさんが言い出しました。他にも意見がでてやり取りがありましたが、会議終了後に記録案を検討し、確定することになりました。会議後に記録内容を確かめるのは、10分程度が掛かります。今までは2週間もかかっていたことから見ると、早くなりました。これによって、早くできることは早くすることが社内で広がることを期待しています。「やらなくてもよいことはやらない」、と言うことです。会議記録を会議が終わった直後に作ってしまえば、会議後の記録作成はもうしなくてもよくなります。「やらなくてもよいことはやらない」、そして、「やれることはすぐやる」、これらがM社の中で始まるよう期待しています。新しい年、一歩でもよくしたいと思っています。編集トップへ戻る閉じる。