サービス文書管理コンサルティング文書管理規程見直し社内電子化支援お客様事例お役立ちリンク組織の知カラお役立ち記事やっぱりメリットあり!契約書の電子化やっぱりメリットあり!契約書の電子化ツイートオフィスのフリーアドレス化や働き方改革でのリモートワーク推進によって、文書の電子化は企業にとって大きな課題になっています。契約書に関しては、既に電子化に取り組まれていたり、検討している企業も多いことでしょう。今回はプロセス毎に契約書の電子化のメリットを説明します。契約書は電子化に向く文書?オフィスの紙文書をぜーんぶ電子化して、パソコンでサクっと探せたらいいなあと思いませんか?しかし、大量の紙文書を電子化するにはとてもコストがかかることを知り、「なーんだ」と電子化の検討自体をやめてしまうことが多いようです。そこでお勧めなのはその文書が果たして電子化に向くかどうかを考えてみることです。契約書は電子化に向いているか考えてみましょう。1共有することでその企業の組織に価値をもたらす。複数部署で契約書を閲覧する必要があるでしょうか。あれば、電子化することで共有できるようになります。2すばやく検索する必要がある。検索は早いほうがもちろんよいですね。保管している場所に行く時間も必要になります。保管している階が執務室とは別であればエレベータに乗ったりとさらに時間がかかります。3電子化することによって原本を倉庫に持って行くことができる。契約書は重要文書なので、原本を閲覧することとなると紛失のリスクも出てきます。戻し場所を間違えたりということにもなりかねません。原本を安全なところにしまうことで紛失のリスクはなくなります。4電子化することによって原本を廃棄することができる。電子化したものだけを残して原本を廃棄して保管コストを低減することもできます。5電子化しても原本性を確保することができる。こちらは契約書の場合はなかなか難しいかもしれません。最近は作成のプロセスから電子的に処理する電子契約も導入され始めています。御社の契約書は該当するところがありましたか。文書にはライフサイクルがあり、もちろん契約書についても同様です。下の図はそのイメージとなります。契約書のライフサイクルこれが、おそらく現在一番理想的な契約書管理であると思われます。この図を説明しますと、横軸の左側は紙文書の流れ、右側は電子文書の流れです。このサイトでは、今までも契約書管理に関する記事を取り上げて来ましたので1から4はそれらの記事がどこに関連するかを示しました。1契約書の承認ワークフローを効率化しよう契約書の処理伝達プロセスについて、社内では契約書の承認(稟議処理)、社外では契約先との締結処理(発信、押印など)の効率化について説明しています。2契約書ファイリングの効果的な方法とは?保管のプロセスで重要なのはすぐに探し出せるようにすることです。そのための契約書をファイリングする方法に説明しています。確実に行うこと」について説明しています。4契約書管理に問題はありませんか?契約書管理でお客様からいただくよくある問題をまとめて説明しています。次から、ライフサイクルのプロセス別に契約書電子化のメリットを説明していきます。契約書はまだまだ紙文書で取り交わすことが多いことでしょう。このプロセス「作成」では契約書を自社で作成したり外部から受領したりします。自社で作成をする場合には、以前に作成したワードなどのワープロソフトのファイルを利用して作成することが多いと思います。最近は電子契約書を利用する企業も増えてきています。電子契約書にすれば、紙に印刷することも印鑑を利用することもなくなり、印鑑の代わりに「電子署名」や「タイムスタンプ」が使用されることになります。この電子契約は年を追う毎に企業の導入が増加しているとのことで、いずれは電子契約が主流になっていくのではないでしょうか。外部から文案が送られて来た場合と社内で契約書文案を作成する場合では、ここでは法務や各事業の責任者や会社の統轄責任者などそれぞれの立場での承認処理が行われます。契約書の内容によって承認経路が異なることもあることでしょう。承認の経緯を記録として保管している企業もあるかと思います。ワークフローシステムを利用することによって、承認経路の選択や承認経緯の記録を行うことができ、業務が効率化できます。契約書の保管は、紙文書である場合と電子文書である場合は大きく異なります。紙文書の場合は、一番探しやすい分類でキャビネットに配架します。バインダーで管理している場合にはそれぞれのバインダーの最初ベージインデックスをつけるようにします。インデックスの元になるデータは、まとめて1つにして全体像をつかみやすくするとよいでしょう。電子文書の場合は、文書管理システムやファイリングシステムに登録することで、複合的な検索が可能になります。ファイルサーバーに格納する場合には、関係者が見つけやすいフォルダ構成にしておく必要があります。契約書ファイリングの効果的な方法とは?紙文書、電子文書ともに管理の要になるのはインデックスです。このサイトではファイル管理表とかライフサイクルリストと呼んでいます。一覧にして管理します。文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その2~このプロセスで紙でストックされている契約書を電子化することがよく検討されています。その理由としては、探しやすくなる、共有できる、原本を別途管理することができるといったことがあげられます。利用率の下がった古い文書をいつまでも家賃の高い都会の執務室に置いたり、高速なクラウドのストレージに置くことは、コストの観点からあまり望ましいものではありません。それらの保管コストを削減するために別の場所に移管することがよく行われています。具体的には、紙文書の場合は倉庫に移管したり、ストレージの場合には保存用の低速なサーバーやアーカイブメディアへの移行を検討するとよいでしょう。電子で完結する方向に向かうとはいえ、過去分の契約書も存在することから、契約書の管理は、紙文書と電子文書を両方管理することになります。理想的な管理のイメージ今まで多くのお客様から契約書管理の相談を受けてきましたが、紙の契約書は電子化し、電子の契約書と一緒にインデックス情報とともに文書管理システムやファイリングシステムで統合管理することをお勧めします。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。