ToDoリストだけではダメ。特集カテゴリータグメディアRSSInstagramfacebookTwitterYouTubeタグ一覧へToDoリストだけではダメ。き方こころモチベーションメンタルFacebookシェアTwitterツイートLINELINEで送るPocketPocketはてなブックマークブックマーク「忙しい」「時間がない」「寝ていない」など、師走を迎えると何かと時間に追われ緊急対応のスクランブルな生活になりがちです。その原因は単に締め切り厳守の繁忙期だからでしょうか。これまでに、時間の使い方や活用に問題を感じたことはありませんでしたか。そこで、時間活用を効率的に行う習慣を身に付ける方法について、習慣化コンサルタントの古川武士さんに聞いてみました。時間の使い方を時間簿でチェック。非効率な行動を最適化する残業が続くと心もカラダも疲弊して、翌日の仕事は集中力に欠け非効率になる。誰にとってもよいことはひとつもありません。そこで古川さんは、ToDoリストだけでは管理できないそんな毎日の改善策として「時間簿をつける」ことをすすめています。古川氏:収入に対する支出用途などが一目でわかる家計簿をつけていると、お金の流れがつかめてムダ使いの改善を図ることができます。同じように、時系列で何時から何時まで何をしたか書き込む時間簿をつけていると、非効率な時間の使い方が浮き彫りになり、改善ポイントが見えてきます。あるクライアントから「段取りが悪いのに完璧主義の部下がいます。ひとつの作業に時間がかかり、残業が多いので改善させたい」と相談がありました。そこで、完璧主義を正すのではなく、時間簿をつけてもらいました。すると、「1日のなかで細かく休憩をとり、その合計が3時間もあった」と本人が気づいたそうです。これを1時間半に短縮しただけで、残業が減り、作業時間に対する意識も変わったそうです。時間簿をつけると、提案書作成、アポイント、メールの確認・送受信、割り込み作業など、自分の行動が可視化されるので、実は打ち合わせ時間がいつも長いなど、まったく気づいていなかったことがわかります。面倒臭いように思えますが、次のタスクのはじまりは前のタスクの終わりと考えて、随時記録することですべての作業に意識が向き、それだけでも作業が効率化するんです。経て2006年に独立。行動定着支援を行っている。海外でも広く翻訳され読まれている。非効率な作業を改善する5つのケーススタディでは次に、時間簿で見つけた非効率な作業を効率的に行いながら、習慣として身に付けるためにはどうすべきか。古川さんにその方法を聞いてみました。古川氏:ここでは、これまで受けた相談などをもとに、5つのケースの対処法を紹介します。複数のタスクを同時に行い、どれも中途半端になってしまうケースたとえば、企画書を作成しながらメールを受信するたびに確認。内線電話が入って頭の中が混乱してしまう。あるケースですが、対策としては、シングルタスクで対応することです。企画書は思考モード、メールや電話でのやりとりはコミュニケーションモードになりますが、パソコンと同じように、せっかくモードを起動して集中力が高まったのに、シャットダウンして別のモードに再起動すると、時間も効率もムダになります。企画書を作成するなら徹底的にその作業だけに集中します。雑務処理が必要であれば、あらかじめその作業をする時間帯を事前に決めておくことで割り込み作業を回避できます。残業時に重要な仕事がいつも残ってしまうケース重要な仕事が残り終業時間を過ぎてしまうのは、単純にその仕事を後回しにしたから残業になり、帰宅時間が遅くなるわけです。対策としては、朝一番に重要な仕事に取りかかり片付けることです。朝は脳の働きが活発でエネルギーが1番ありますが、時間経過とともにそのエネルギーは減少し、次第に非効率になっていきます。午前中に重要な仕事や頭を使う仕事をやって、あとは軽い作業をこなして早く帰るようにしましょう。3.先延ばしにして納期がいつも遅れるケース先延ばしにする理由は、面倒臭い、気が重いなどメンタルに影響されやすいので、対策としてはタスクを小さくすることで、心の負担も小さくしましょう。交通費精算書を作成するステップはとても煩雑で面倒な作業ですが、一気に仕上げようとしないで、レシートを集める、行き先だけ書く、検索して交通費を調べるというように、チャンクダウン(タスクを複数のかたまりに分割)してタスクを小さくすれば、途中で割り込み作業が入ったとしても再開することが可能ですし、効率よく作業することができます。タクスに振り回されるケース上司や他部署、お客様から突然のタスクが入って振り回される経験は誰にでもあるかと思いますが、この場合の対策は2つあります。事前に決めておくことです。午後1時に設定したら、何が発生したとしても「午後1時まで待ってもらってもいいですか?」と調整するようにします。午前中は作業効率が高まる時間帯なので、できるだけ午後に設定しましょう。2つ目は、突発のタスクを15分目安の小さなモジュールにすることです。急ぎの仕事が急に舞い込んでも、すぐに作業に取りかかれず残業するケースは誰にでも経験があると思いますが、この場合は前述の「タクスを小さくする」と同じように、割り込み作業が入ったとしてもリスタートしやすいように、切りのいいところを起点に分割するようにします。時間のムダ使いが多いケース頭を働かせて作業しているつもりでも時間ばかりが経過してしまい、結果的に帰宅時間が遅くなる。した場合は、時間簿をつけて、やらなくてもよかったこと、明日でもよかったこと、必ずしもこれだけの時間をかける必要がなかったのはどれかなどをチェックしてみましょう。時間簿をつけるとムダな作業後に集中できていたかなど、かかった時間がわかるので改善することができます。1日の時間は限られているので、何にどう使うかが重要です。感覚的に時間を扱ってしまうとそれが正しい使い方なのかが見えてきません。時間簿という新しい基軸で時間の活用を見直すことは、習慣化するための大きな力となるだけでなく、自分自身を見つめ直すきっかけになるかもしれません。古川武士ディスカヴァー・トゥエンティワン新着記事パズルはここまで進化していた...!随所に工夫が盛りだくさんな大人も楽しめる惑星パズル「高級惑星パズル」は、私たち大人が小さい頃にやっていたパズルとは少し異なります。洗濯カゴ(M)」は洗濯カゴとして使えるうえに、洗濯ネットにもなるというアイテム。大きく口が開いて自立し、洗濯物がたまったら、ファスナーをしめて、そのまま...2020.02.21roomie混ぜてのせたらレンジでチン!「牛肉のカレー炒め風」超時短レシピ2020.02.21リモートワークがはかどるという「データレスPC」を、編集部員が試してみました!2020.02.21Sponsored時計のアップデートをお考えの方へ。知る人ぞ知るトゥールビヨン搭載の「Tour02」で腕元に上質な雰囲気を纏ってみない?2020.02.21machi-ya肩こり・腰痛とはもうおさらば。1,000円台の大容量で多機能なバックパックや2,000円台のシンク用クリーナー&コーティング剤がお買い得に2020.02.21そもそもブランディングってなんだっけ?顧客に期待され続けるための基礎知識2020.02.21もっと読む最短15分で契約できた。LIFE」って?2020.02.14Sponsoredランキング1素材のポテンシャルを引き出す、最高の野菜スープの作り方2020.02.2021回拭けば1週間、除菌・抗ウイルスの効果が続くノンアルコールのウェットティッシュ2020.02.203ガバッとひらいて一気にたためるエコバッグなら、時間もレジ袋も無駄にしない2020.02.204クレカがシュパっと飛び出る、スキミング防止機能搭載のミニマルWallet「C-secure」を使ってみた2020.02.20machi-ya5ゴミを3分の1の量まで圧縮できるという機能性ゴミ箱。洗濯機にそのまま放り込めて、家事が時短に2020.02.21roomie混ぜてのせたらレンジでチン!「牛肉のカレー炒め風」超時短レシピ2020.02.21リモートワークがはかどるという「データレスPC」を、編集部員が試してみました!2020.02.21Sponsored時計のアップデートをお考えの方へ。