その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)の処理及び作成に関し必要な事項を定めるものとする。この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。)第2章に規定するものをいう。組織規則第3章に規定するものをいう。組織規則第3条及び第11条に規定する課の長及び北部事務所次長をいう。組織規則第4条に規定する当該文書に係る事案を所掌する部及び北部事務所をいう。組織規則第4条及び第5条に規定する当該文書に係る事案を所掌する課及び同規則第13条に規定する出先機関をいう。電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与された文書をいう。文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。総務人事課長は、本庁及び出先機関における文書事務が適正かつ円滑に運用されるよう必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。課長等は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適切かつ円滑に処理されるように留意し、事務処理の促進に努めなければならない。主務課に文書主任及び文書副任を各1人置く。主務課における文書主任及び文書副任は、所属職員のうちから課長等が指定する。文書主任は、課長等の命を受け、次に掲げる事務を処理する。文書の収受、配布及び発送に関すること。文書の審査に関すること。文書処理の促進に関すること。文書の事務の指導及び改善に関すること。職員以外の者に対する文書の閲覧事務に関すること。その他文書事務に関すること。文書副任は、文書主任の事務を補助し、文書主任に事故があるときは、その職務を代行する。)又は市民センター(以下「市民センター等」という。)において収受し、次のとおり処理するものとする。文書(次号及び第3号に掲げるものを除く。)は、原則として開封しないで主務課に配布する。添付又は封入されていた場合は、金券等受渡簿(様式第1号)により主務課に配布する。しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便の役務のうち書留郵便に準ずるものとして市長が定めるものは、原則として開封しないで金券等受渡簿により主務課に配布する。市長あての親展文書は、市長自らが処理するもののほか、市長が文書の欄外に検印して、秘書広報課長を経て主務課に回付する。市長あての陳情の文書は、すべて秘書広報課長に送付し、文書処理の上、関係主務課に回付する。私文書扱いの文書及び物品等は、そのまま記名者に交付する。前項の場合において、2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も多い課に配布する。総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。前号の規定により受領通知を行った文書については、主務課の文書主任に配信すること。主務課で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、文書主任が処理する。文書主任は、前項の規定により受信した文書を前条第2項第1号及び第2号に規定するところにより処理する。主務課の文書主任は、第1項の規定により受信した文書(前条第2項第3号の規定により総務課から配信された文書を含む。)をシステムに保存するとともに、別に定める文書管理システム要領により処理する。前条の規定により配布を受けた文書及び物品並びに課に直接到達した文書(電子メールを除く。)及び貨物は、当該課の文書主任が受領し、別表第1による収受日付印(経由する文書にあっては、別表第2による経由日付印)を押して、担当者に配布する。担当者は、配布を受けた文書を文書管理システムへ登録する。回付しなければならない。文書主任は、開封した文書のうち収受日時がその行為の効力又は権利の得喪に係ると認められる文書については、封皮及び文書に受付年月日及び時刻を記入するものとする。秘密又は特別の取扱いを要する文書及び庁内間の往復文書は、各課で適宜整理簿等を設け、処理するものとする。文書の配布を受けた担当者は、速やかにその処理をしなければならない。この場合において、特に重要な事案に係る文書については、あらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理するものとする。文書の配布を受けた担当者は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置をとらなければならない。担当者は、事案の処理に当たっては、原則として即日着手するものとし、特に処理に相当の日数を要する場合は、あらかじめ期限を定め、課長の承認を得なければならない。許認可等で処理期限に定めのあるものは、この限りでない。事案の処理は、起案によって行わなければならない。起案は、文書管理システムにより、行うものとする。次の各号に該当する場合は、該当各号に定める方法により行うものとする。文書管理システムにより起案様式を作成し、紙に出力した起案様式により回議することができるものとする。簿冊により処理できるものとする。事務処理の簡素化を図るため、事件の簡易なもの、特定なもの等にあっては、文書の余白に処理印を押して起案書に代えることができる。前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧することによって完結するものであるときは、関係者の閲覧に供するものとする。回議しなければならない。事案を、第15条第3項の規定により処理する場合は処理印(様式第2号)を、前条の規定により処理する場合は供覧印(様式第3号)を当該文書の余白に押さなければならない。起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。文字は明りょうに書き、文書は一読して理解できるよう平易かつ簡明なものであること。文書の書式及び用例並びに用字、用語及び文体については、第6章に定める公文方式によること。決裁区分を明らかにし、取扱い上及び施行上の注意を明示すること。起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添えること。事案が重要又は異例に属する場合は、準用法規、事実の調査、前例その他の参考事項を記載し、又は関係書類を添付し、起案の根拠、理由等を明らかにしておくこと。(平成16年魚沼市訓令第3号)第2条に規定する者をいう。)の決裁を受けなければならない。上司の不在により代決をするときは、「代」と記載して認印し、代決した起案書のうち後閲を要するものは、「後閲」と記入しなければならない。起案書の回議に当たっては、秘密を要するものは封に入れる等他に漏れない方法を講じ、特に急を要するもの又は重要異例に属するものは、課長又は担当者が持ち回り決裁を受けるものとする。起案の内容が他の部又は課に関係を有する場合は、当該起案書を関係を有する部又は課の長に合議しなければならない。合議を受けた部又は課の長は、合議事項に異議がある場合は、主務部又は主務課の長と協議して調整するものとする。回議及び合議の際、起案の意思決定の範囲は最小限にとどめ、回議及び合議の促進を図るようにしなければならない。起案書は、課長等の審査を受けなければならない。第6章に定める公文方式に合致しないときは、起案の内容を変更しない範囲において訂正することができる。起案書のうち次に掲げるものは、総務人事課長と合議しなければならない。付議しなければならない。決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁権者又は起案者において、所定の欄に決裁月日を記入しておかなければならない。原議は、特に指示のある場合を除き、直ちに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。文書の浄書は、次に掲げる区分により、主務課において実施しなければならない。施行する文書は、魚沼市公印規則(平成16年魚沼市規則第17号)に定めるところにより、公印を押さなければならない。次に掲げるものは、公印を省略することができる。施行する文書のうち特別の定めのあるもの及び特に必要があるものは、原議と契印しなければならない。前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、公印を省略し電子署名を付与するものとする。施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて文書主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。文書主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。文書又は物品を発送しようとするときは、次により市民センター等に回付しなければならない。当日発送を必要とする文書又は物品は、定められた時刻までに市民センター等に回付すること。発送文書又は物品は課等において包装を施し、親展、書留等の区分を明記し、現金、金券等は封かんすること。重量等により貨物便等によることが効率的な文書又は物品の発送は、あて先を記入した伝票を添えて定められた時刻までに市民センター等に回付すること。総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、主務課の文書主任が送信するものとする。前項の規定により送信された文書は、第26条の規定により施行された文書とみなす。文書は、分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。文書の分類は、別に定める文書分類表により行う。完結文書の保存年限は、次に定める文書保存種別表による。前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定めのある期間又は時効期間による。保存年限の起算日は、その完了した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。保存が不要な文書は、主務課において随時廃棄するものとする。未完結文書(処理中又は未着手の文書をいう。)は、懸案フォルダーに入れ保管しなければならない。未完結文書には、必要に応じ、未完結の理由、処理の方針、処理経過等を明らかにしておかなければならない。完結文書は、文書分類表により分類された項目ごとのファイルに保管しておかなければならない。2以上に関係する完結文書にあっては、最も関係の深い分類によること。事務室内で完結文書を保管する期間は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。主務課長は、完結文書のうち当該年度に属するもの及び前年度に属するものは、課内の一定の場所に保管するものとし、その他のものは、総務人事課長が指定した書庫に格納して保存するものとする。前項に規定する文書以外の文書で常用使用する台帳、名簿その他の文書については、課内の一定の場所に保管するものとする。常時使用する必要がなくなったもの及び除冊されたものについては、前項の規定の例により保管及び保存をするものとする。編集及び製本の終了した完結文書は、課内で保管するものを除き、文書分類表の区分に従って分類し、書庫に格納するものとする。書庫は、市民センター等において管理する。必要に応じて主務課において管理することかできる。保管文書又は保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、主務課の長の承認を受けなければならない。主務課の長は、職員以外の者から保管文書及び保存文書の閲覧の申出があったときは、総務人事課長と協議して閲覧させることができる。保存文書の保存年限が経過したときは、総務人事課長が主務課の長に合議の上、保存文書の廃棄をしなければならない。前項の規定にかかわらず、引き続き保存を必要とする文書は、主務課の長が総務人事課長に申し出て、保存期間を延長することができる。永年保存の保存文書又は保存期間が経過しない保存文書であっても、保存する必要がなくなったものについては、主務課の長が総務人事課長に申し出て、保存文書を廃棄することができる。総務人事課長は、第41条の規定により、廃棄する場合は、歴史的文書と認められるものについて、別途保存することができる。)と協議しなければならない。前項の規定により、協議が整った文書は、歴史的文書として、教育委員会に引き継ぎ、教育委員会は、これを保存する。主務課の長は、文書を廃棄するに当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印影利用されるおそれのあるものについては、その焼却、溶解及び消去その他適切な処置をとらなければならない。本庁において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。あっては、総務人事課長が文書管理システムにより令達番号を付し、その他の往復文にあっては、文書管理システムにより担当者が付さなければならない。前項に規定する令達番号は毎年1月1日に、文書番号は毎年4月1日に起こすものとする。往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。前条に規定する文書番号には、市名の首字(指令及び達にあっては市名)及び主務課又は出先機関(以下「主務課等」という。)の首字を冠したものを記号として付さなければならない。主務課等の首字を冠しただけではその所管を区別できないときは、総務人事課長の承認を得て、他の記号を付すことができる。往復文のうち秘密に属する文書は、文書記号の次に「秘」を加えなければならない。文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。前項の規定にかかわらず、往復文については、あて先又は文書の内容により決裁責任者名を用いることができる。文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。次に掲げる表記の基準によるものとする。総務人事課長は、前項に規定する表記の基準を基として、その趣旨徹底に努めなければならない。文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務人事課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第29条に規定する公印の押印を省略できる文書とする。前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。電子メールを利用する施行文書は、総務人事課長が別に定める方法により送信しなければならない。電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。電子メールの収受は、第6条第1項から第3項までの規定にかかわらず、主務者ができるものとする。収受した電子メールは、文書管理システムにより処理する。文書管理システムで処理することが不適切な文書にあっては、紙に出力して処理するものする。この規程に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。この規程は、平成16年11月1日から施行する。(昭和38年広神村訓令第1号)又は入広瀬村文書規程(昭和46年入広瀬村訓令第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。則(平成19年4月1日訓令第9号)この規程は、平成19年4月1日から施行する。則(平成19年10月1日訓令第23号)この規程は、平成19年10月1日から施行する。則(平成20年4月1日訓令第5号)この規程は、平成20年4月1日から施行する。則(平成21年4月1日訓令第9号)この規程は、平成21年4月1日から施行する。則(平成24年3月30日訓令第9号)この規程は、平成24年4月1日から施行する。則(平成27年3月31日訓令第11号)この規程は、平成27年4月1日から施行する。則(平成31年3月26日訓令第12号)この規程は、平成31年4月1日から施行する。訓令第12号e000000001e000000030e000000065e000000065e000000066e000000068e000000068e000000069e000000072e000000071e000000075e000000075e000000076e000000079e000000078e000000084e000000085e000000090e000000091e000000094e000000095e000000102e000000103e000000110e000000111e000000120e000000121e000000124e000000127e000000130e000000131e000000134e000000134e000000135e000000138e000000137e000000140e000000140e000000143e000000143e000000146e000000149e000000148e000000154e000000154e000000155e000000158e000000157e000000160e000000160e000000161e000000164e000000163e000000167e000000167e000000171e000000171e000000174e000000175e000000177e000000178e000000180e000000181e000000183e000000184e000000186e000000187e000000189e000000190e000000192e000000193e000000195e000000195e000000199e000000200e000000202e000000202e000000203e000000206e000000205e000000210e000000211e000000214e000000217e000000218e000000223e000000224e000000228e000000229e000000233e000000234e000000236e000000236e000000241e000000241e000000242e000000245e000000244e000000249e000000249e000000254e000000255e000000257e000000258e000000260e000000261e000000265e000000265e000000266e000000269e000000268e000000271e000000271e000000277e000000277e000000283e000000283e000000284e000000287e000000286e000000292e000000292e000000295e000000295e000000301e000000301e000000302e000000305e000000304e000000308e000000308e000000309e000000312e000000311e000000317e000000317e000000318e000000321e000000320e000000324e000000325e000000327e000000327e000000328e000000331e000000330e000000331e000000332e000000334e000000334e000000337e000000337e000000338e000000339e000000342e000000342e000000343e000000346e000000345e000000348e000000348e000000349e000000350e000000353e000000354e000000356e000000357e000000359e000000359e000000363e000000363e000000364e000000367e000000366e000000370e000000370e000000376e000000376e000000377e000000380e000000379e000000387e000000387e000000388e000000391e000000390e000000393e000000394e000000396e000000397e000000400e000000401e000000403e000000404e000000406e000000407e000000410e000000410e000000411e000000414e000000413e000000417e000000417e000000420e000000420e000000424e000000424e000000425e000000428e000000427e000000432e000000432e000000439e000000439e000000440e000000443e000000442e000000446e000000446e000000447e000000450e000000449e000000452e000000452e000000457e000000457e000000460e000000463e000000462e000000467e000000468e000000470e000000471e000000473e000000474e000000476e000000477e000000479e000000479e000000486e000000486e000000487e000000490e000000489e000000493e000000494e000000496e000000496e000000497e000000500e000000499e000000503e000000503e000000504e000000507e000000506e000000510e000000510e000000511e000000514e000000513e000000514e000000516e000000518e000000519e000000521e000000522e000000524e000000525e000000527e000000527e000000531e000000531e000000532e000000535e000000534e000000538e000000538e000000541e000000541e000000545e000000545e000000550e000000550e000000551e000000554e000000553e000000556e000000557e000000559e000000560e000000562e000000563e000000566e000000566e000000567e000000570e000000569e000000572e000000572e000000578e000000579e000000581e000000581e000000582e000000585e000000584e000000588e000000588e000000589e000000592e000000591e000000595e000000595e000000596e000000599e00000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