最短オフィス移転スケジュール|貸事務所ドットコムポータル最短オフィス移転スケジュール!企業の成長過程においてオフィス移転をする場面が必ず出てくると思います。様々な理由で、企業のハコであるオフィスを移転することになるでしょう。オフィス移転に関わる業務は、不慣れな上に本業を行いながら進めていかなければなりません。担当者やオフィス移転に関わる人が本来の仕事を止めることなく移転を完了するには、スピーディーな移転が必要不可欠です。効率よく移転業務を行えば、2ヶ月程度で、移転に関わる様々な手続きや業務を完了させることができます。効率良くオフィス移転を進めるためのコツを詰め込んだオフィス移転スケジュールを作成しました。「2ヶ月(60日)最短オフィス移転スケジュール!」を読んで、効率的でムダの無い移転を行いましょう。2ヶ月オフィス移転の概略2ヶ月=60日でオフィス移転をやりきるためのスケジュールを簡単に分けると前半の物件探し、後半の移転作業に分かれます。前半の約1ヶ月で移転先のオフィスビルを決定します。後半は、物件の契約と並行しながら、移転作業としてレイアウト工事や各種手続きを行います。性急過ぎるように思うかもしれませんが、納期や新しいオフィスの使い勝手から「逆算」して動けば、それほど難しくはありません。ゴールデンウィーク空けの5月上旬に移転することを想定して、60日前(3月上旬)からの移転スケジュールを詳しく説明していきます。具体的な内容を用いて、60日移転の流れを見てみましょう。3月上旬(2016年3月6日(月))から計画を始めて、5月のゴールデンウィーク明けに新しいオフィスで仕事を開始する想定で進めていきます。<この記事と対応した「オフィス移転スケジュール表」は、サンエスコーポレーションホームページ内、「オフィス移転書類ダウンロード」の中にあります。市場にある物件で決断するさぁ、さっそく物件探し!と進めたいところですが、ちょっと待った!最短で移転を完了させるために、一番大事なことは「事前準備」です。1-1.移転日を逆算したスケジュールまず、新オフィスのスタート日を設定します。オフィスの移転(引越)は、土曜日に行うケースが多いので、スタート日は、休み明けの月曜日や連休明けが一般的です。今回はGW空けの5月6日を新しいオフィスのスタート日と設定します。同時に移転日(引越日)を5月4日とします。移転日(引越日)が定まっていないと、移転計画が間延びして時間がかかります。オフィス移転日を決定させて、納期を意識した逆算のスケジュールをたてましょう。1-2.物件に求める優先順位を決定する移転日が遅れる原因において、最も多い要因が、「物件探しで迷う時間」です。オフィス物件を数多く見ているうちに、迷いだしてしまうことがあるからです。オフィス物件を決定するポイントをハッキリと明確にさせておきましょう。賃貸物件を構成する要素は、多くて5つです。(これは賃貸住宅も同じです。この5つから、何が必須項目で何が妥協できる項目か決定しておきましょう。設備...OAフロア、BCP設備など1-3.計画当初からレイアウトをイメージするオフィス移転が長期化する原因のひとつとが、[賃貸オフィス物件を決めてから]→[レイアウト(使い勝手)をイメージする]という、積み上げ型の流れにあります。短期間で移転を完了するためには、事前にレイアウト(使い勝手)をイメージしておき、実際の使い勝手に合うハコ(=オフィス)を選ぶという逆算型の発想を持ってください。これにより移転完了までの時間が圧縮されるだけではなく、賃貸オフィスビルの選定ミス防止にも繋がります。「レイアウトをイメージしよう!」と思っても物件が決まる前にレイアウトを考えるのは難しいと思うかもしれません。この場合のレイアウトは、個室の数や執務スペースの大きさ等を「ざっくり」イメージしておけば大丈夫です。<レイアウトイメージのポイント>個室(会議室や役員室、休憩室等)の数は?大きさは?執務スペースの広さは?入口部分(室内エントランス)の広さは?上記から、パーティションで間仕切りをするイメージを持つ。(間仕切りは天井までピッタリ仕切ることが必要かどうか)1-4.備品リストを作成する現状あるキャビネットやデスクなどの数や大きさを把握しておきましょう。どれを廃棄するか?どれを持っていくか把握することで後々の引越業者の発注や備品の追加発注などがスムーズになります。キャビネット等の備品はOA機器といっしょにリースを組んでいるケースもあるので自社の所有物かリースかどうかも併せて確認をしておきましょう。<備品リストの例><この記事と対応した「備品リスト」は、サンエスコーポレーションホームページ内、「オフィス移転書類ダウンロード」の中にあります。市場にある物件で決断する事前準備の一番最後は、遂に物件探しに入っていきます。ポイントのは「一度に数多く内覧すること」です。ここでは1度に10棟のビルを内覧することをおすすめしています。市場にある物件を10棟も見れば、おおよそ希望の物件が見つかります。「ちょっと待っていれば、もっと良いオフィスがあくかも」という気持ちは捨てます。新しい募集物件が出たとしても、オフィスの解約予告は6ヶ月間のケースが多いので、実際に入居できるのは6ヶ月後となります。これでは移転計画が間延びしてしまいます。どのタイミングであっても、今ある物件で選ぶしかないのです。どこまで待っても、景観も含めれば賃貸物件は同じものが2つとありません。それぞれが特別なオンリーワンだと割り切って、今ある物件で、(空き予定の物件も含めて)決定しましょう。2016/03/14(月)~2016/03/20(日)●候補物件決定のポイント2-1.オフィス内覧を2回で決める2-2.候補物件の簡易レイアウトを作成して選定・決定2-1.オフィス内覧は2回で決める2回の内覧で賃貸オフィスを決定しましょう。短期間の移転なので、物件の内覧も効率良くスピーディーに行います。ポイントは「内覧するオフィスを10棟」に絞り込むことです。市場にある物件を10棟も見れば、おおよそ希望の物件が見つかります。物件は、インターネットを見て選んでも、インターネットで調べた業者に物件資料を持ってきてもらっても構いません。内覧は、見る物件の距離が近いようなら1棟あたり10分~15分程度の時間を確保しておけば大丈夫です。10棟で約2時間半あれば全ての物件を見ることができます。1回目は10棟をまとめて内覧し、2回目はそこから気になる2~3棟を再度内覧しましょう。2回目の内覧の時には、下記の簡易レイアウトを作成・持参し、レイアウトが入る物件か確認しながら内覧しましょう。2-2.候補物件の簡易レイアウトを作成して選定・決定1回目の内覧後、簡易レイアウトを作成しましょう。レイアウトを作成するために、1回目の内覧で気になる物件が2~3棟に絞れたら寸法図面をもらっておくと良いでしょう。(寸法図面は、不動産業者もすぐには手に入らない場合があるので、なるべく早めに依頼しましょう。)簡易レイアウトでは、個室の数や間仕切りを引いておきます。細かい机の配置などは後ほど考えるとして、ざっくりと、どこを会議室にして、どこを執務スペースにするか、間仕切りとしてパーティションを立てる位置を定めます。自分で作成するのが難しい場合には、パーティション工事などを請け負っている業者に作成してもらうのが良いでしょう。その簡易レイアウトを持って2回目の内覧をし、想定のレイアウトが出来る物件かどうか確認をします。対応の早い業者を選定する物件の申込みとは、先ほど最終的に絞り込んだ物件の貸主側に、書面で借りたい意思表示をすることです。書面上に、賃料や入居日など、希望条件を記載します。不動産仲介業者を経由して貸しビルのオーナー様に提示し、それがOKとなれば無事に契約になります。借りたいという条件と貸したいという条件に調整が必要なケースがあるので、期間を一週間ほど設けています。今回は5月から賃貸借契約を開始するという条件で調整しています。その間、不動産業者からの連絡をただ待っているのは時間がもったいないので、引越し業者や入居工事業者の選定を同時並行で進めましょう。ここで今まで先回りして行ってきたことが役に立ってきます。引越業者の見積りを作成するときには、先に作成した「備品リスト」が役に立ちます。入居工事業者の見積りには、予め用意した「簡易レイアウト」や「寸法図面」があるためスムーズです。スケジュール(納期内)に、簡易レイアウトのようなオフィスが出来るかどうか見積り時にあわせて確認しましょう。業者選定の理由は、見積り金額はもちろんのこと、レスポンスが早い業者を選ぶのもスピーディーな移転には重要です。オフィスレイアウトの決定・各種手続き電話・光ファイバーの移転手続きこの期間で、新しいオフィスの賃貸借契約をまとめ、入居工事や引越業者を決定します。複数の業務を並行作業する必要があるので効率よく作業をして本業を圧迫しないようにしましょう。今回のケースでは5月1日からスタートする賃貸借契約を3月31日に締結したとします。次に、入居工事業者を決定し、オフィスのレイアウトを固めていきます。追加で発注するデスクなどがあれば発注を行います。並行して、電話・光ファイバーの移設手続きは早めに行いましょう。移転日の「前」に行う手続きは、右のように様々ありますが、電話・光ファイバーの移設手続きは、特に早めに行った方が良い項目です。NTTの手続きは申込みから2~4週間、光ファイバーの移転手続きで申込みから3~4週間ほど時間がかかります。早めに行わないと、移転しても、電話が使えない、インターネットが使えない、という事態に陥ってしまいます。優先順位を高く設定して、なるべく早めに手続きを行いましょう。2016/04/11(月)~2016/04/17(日)●移転前手続きのポイント移転日までの間にきっちり手続きを完了させるこの間、移転日まで時間が空くので、移転前の手続きを行います。上記を参照に、各種関係機関へ手続きや届出を行ってください。取引先への移転あいさつ状は、送付先リストを作成する時間が必要です。社内に担当者を定めて計画的に行いましょう。ナンバーをつける引越しに伴う荷物の梱包、搬出や搬入を効率良く行うために、「什器・備品のナンバリング」を行いましょう。オフィスのレイアウト図面を用意し、デスクやキャビネットなどの什器類に番号を振り付けます。その番号と備品類、ダンボールのナンバーを一致させることで、引越業者が正しい位置に什器・備品を運び入れることが出来ます。引越後の開梱もスムーズになります。移転日前日2016/05/03(火)●引越準備のポイント7-1.引越し資材到着・荷物のナンバリング・梱包7-2.引越し当日の役割分担を決める7-1.引越し資材到着・荷物のナンバリング・梱包いよいよ具体的な引越し準備を進めていきます。>>オフィスの引っ越しマニュアル引越会社から引越し資材としてダンボールやテープ類、ナンバリングステッカーを受け取りましょう。ナンバリングステッカーにレイアウトに割り振った番号を記入し什器類・ダンボールに貼りつけます。(今回のケースでは、4月22日(金)に引越し資材が到着したとします。)ダンボールにステッカーを貼りつける時は、ダンボールを積み重ねても見えるように箱のサイドにステッカーを貼りましょう。キャビネット等の中身を詰めたダンボールにもナンバーを記載します。棚ごとに1-1-1、1-1-2など小番号を付けておくと開梱がスムーズです。パソコン本体やモニターは、専用の梱包で運ぶので番号付けのみで大丈夫ですが、キーボードやマウス、配線類はダンボールにひとまとめに梱包し、パソコン類の箱であることが分かるようにしておきましょう。ダンボールは詰めるものの重さにより変更すると良いでしょう。ファイルや書籍、書類などは強度の高い小さいダンボール箱に、大きいものや軽いものは大きなダンボール箱に詰めるのがコツです。7-2.引越し当日の役割分担を決める引越し当日の役割分担を決めておきましょう。これが後々の引っ越しがスムーズに進む重要なポイントです。現在のオフィスと移転先のオフィスが近い場合「以外」は、鍵の開閉時間のロスが無いように、搬出側と搬入側に人員を配置しましょう。●新オフィスの契約開始・工事のポイント8-1.新しいオフィスの鍵の引き渡し(新オフィスの賃貸借契約開始)8-2.パーティション工事8-3.電気・電話・光ファイバー工事8-1.新しいオフィスの鍵の引渡し(新しいオフィスの賃貸借契約の開始)今回の例では5月1日から新しいオフィスの賃貸借契約が開始というスケジュールになっています。よってその前日(今回のケースは30日、29日が祭日のため28日)に新しいオフィスの鍵を受け取ります。これからは、新しいオフィスの工事と、引越しの梱包作業を並行して進めます。[2016/04/28(金)]8-2.パーティション工事パーティション工事は音が出るので他テナントの迷惑にならないように土・日・祭日に行うのが一般的です。電気、電話や光ファイバーの工事を行っていきます。音が出ない工事なので平日でも工事が可能です。[2016/05/02(月)]これで新しいオフィスが出来上がります。荷物を運び入れられる状態になりました。・予備日9-3.新しいオフィスで業務スタート9-4.旧オフィスの原状回復工事9-5.オフィス移転後の手続き9-1.引越し作業ついに引越し当日です。ナンバリングした荷物をレイアウト上で指定した場所に運び込んでもらいます。予備日が1日あると、引越し作業に時間がかかることを想定して翌日を片付けの予備日としておくと良いでしょう。[2016/05/05(木)]9-3.新しいオフィスで業務スタート遂に新オフィスでの業務スタートになります!無事60日、約2ヶ月で新しいオフィスでの業務スタートになります。オフィス移転後の手続き新オフィスの開設はもちろん、旧オフィスの返却もきちんと行いましょう。旧オフィスをきれいにして(原状回復)をして、鍵を返却すれば退去は完了です。オフィス移転後の手続きについては下記をご参照ください。オフィス移転マニュアル|10.移転完了後の各種届出等10.最短オフィス移転スケジュールまとめわずか2ヶ月、60日での最短オフィス移転スケジュールはいかがでしたか?オフィス移転を効率良く行うコツは簡単にまとめると下記の3点になります。1「移転日」を決めてしまうこと。2そこから逆算したスケジュールを組むこと。3同時並行御で作業できることは、どんどん進めていくこと。具体的な日付を入れて時系列で説明しているので、オフィス探しから新オフィスでの業務開始までの流れの把握、にもつながればと思っております。(オフィス移転になれている方はあまりいらっしゃらないので)もしこのマニュアルが、オフィス移転計画の参考になれば幸いです。貴社の新たなステージの幕開けを心より応援しています!貸事務所を検索サイトから探す貸事務所ドットコムシリーズは、写真や図面が多く移転先のオフィス探しに便利な賃貸オフィス検索サイトです。日本橋二丁目ビル5階Tel:03-3516-1700Fax:03-3516-1701。