プライバシーステートメント広告掲載についてTOPビジネスビジネスニュース脱定型文!謝罪や苦情など言いにくい内容をメールで上手く伝えるコツ脱定型文!謝罪や苦情など言いにくい内容をメールで上手く伝えるコツ2018.04.17ビジネス#メール#仕事術#石原亜香利メールで伝えにくい内容を伝えるとき、相手が不快に思わず、こちらの言いたいことを明確に伝えるにはどうすればいいか。定型文を使うだけであれば誰でもできる。ビジネスメール協会認定講師である花井美代子氏に聞いた。伝えにくい内容をメールしなければならないとき、やけにメール文を打つスピードが遅くなることはないだろうか。そんなシーンを5つ挙げる。1.謝罪...何らかのミスが判明したとき、相手が求める結果が出なかったときなど、相手に謝罪したいとき。2.予定変更...急な予定が入りミーティングなどの日時を変更してほしいとき。3.反対意見...苦情が寄せられたが、こちらとしても言い分があり、反対意見を述べたいとき。4.苦情...クレームを伝えたいとき、こちらの要望に沿ってもらえなかったとき。5.辞退...何らかの招待や仕事依頼などに対して、都合により辞退したいとき。■脱定型文!伝えにくいメールを送るときの気持ちの持ち方これらの伝えにくい内容を相手に伝えたいとき、頼りがちなのがメールの定型文。確かに役立つが、そもそもどのような気持ちで書くか、文面を用いるかが重要になってくる。そこで花井氏に、気持ちの持ち方のステップをそれぞれ教えてもらった。1.謝罪(1)次につなげることを意識する/責任転嫁しない「こちらのミスや不手際で、相手に迷惑をかけたり、結果を出すことができなかったりしたときは、ただ謝るのではなく『次につなげること』を意識することが必要です。そのためには、言い訳はもちろん、責任転嫁することのないようにしなければいけません」(2)対応案を提示する「問題が起きたときに相手は、『じゃあ、どうしてくれるのか?』ということが気になります。謝るだけではなく『対応案』を提示するようにします」(3)改善策を提示する「もちろん、このようなミスがたびたび起きては問題ですので『改善策』も考えなければいけません。改善策を提示することで、相手・取引先はこの先も安心して取引を続けることができます」(4)安易な言葉を使わない「その際にも、『今後このようなことは絶対ないようにします』などと言い切ってしまうと、万が一次にトラブルが起きたときに問題となります。身だしなみ教科書ペット情報サイトページトップへ小学館ダイム公式サイト「@DIMEアットダイム」。最新の家電、スマホ、クレジットカード、クルマ、アプリ、日用品、各種トレンド情報、仕事術からグルメまで、すぐに使える情報が満載のライフハックマガジンです。permission.掲載の記事・写真・イラスト等のすべてのコンテンツの無断複写・転載を禁じます。10401024号)です。]で検索してください。