2017/06/01残業が多い人はメール作成に時間がかかっている?メール作成の速度と残業は関係ナイでしょ。カイシャの残業は「メール作成時間」くらいでは変えられない。「メールにかかる時間」は残業に影響している?コダモンです。2017年6月1日現在)どうやら、「日本ビジネスメール協会」というところのデータをもとに、色々考察している模様。「日本ビジネスメール協会」...。あ...怪しい(笑)それはともかく、その調査結果によると...。1日の送信メールは平均12.6通。受信メールは平均39.3通。...この数字はどうなのだろうか。受信メールが、ちょっと多い気がする。日系の一部上場の大手で4年半会社員をしていた、わたくしコダモン。多い日は1日100通くらい受信メールがあったし、少ない日でも20通はメールがありました。考えると、平均39通という受信メールの調査結果は、妥当なのかな...。業種にもよるのでしょうが、一般的にはどうなんでしょう?送信メールに関しては、その都度で変化は大きそうですが、平均およそ13通というのも、まぁまぁ妥当な感じがします。記事の中では、こう続きます:「『残業時間が多いと感じることがある』と答えた人はメール数が多い傾向があり、メール作成時間も平均7分かかっている。結論から言ってしまうと、この記事は...。残業」このように定義しています。これにはさすがに異論を唱えたい。残業時間と「メール」は関係ない中堅のおっさん上司たちが何人もいた、当時の日本のカイシャ時代。中途で入社したドイツハーフは、営業関係の部署にいました。(合わせて読みたい)その部署は、部長以下合計8名ほどのチームから成り立っていた。いわゆる課長クラスの40代後半~50代前半の上司が、なんと3人もいる部署だったのです。その下には係長が1人いて、他はコダモン含め平社員が3人。その部署の誰もがエンドレスで残業していたとりわけ、課長クラスの3人が、しのぎを削るようにいつまでもオフィスに残っていた。毎日の仕事の中には、明らかかに「必要残業」だったケースも、もちろんたくさんありました。18時開始で会議が設定されていたり。大事な案件の調整に時間がかかって、さらに上の人の承認が必要だったり。管理職のオッさんたちも、いつまで経っても家に変える気配がない。彼らを悪く言う気はサラサラ無いのですが、残業というのは、古いカイシャの慣行でもあると思います。喫煙所での社内意見交換に時間をかけたりお客さんとダラダラ長電話したり必要以上に顧客訪問に時間をかけたり誰がどう見ても非効率な働き方ですが、それらを「良し」とするような風潮が、そのカイシャにはありました。日系企業だったからね...。何はともあれ、このような古参の社員たちがこぞってやっていた事があります。「たまっているメールを処理する」ということ。定時後、会議なども一通り落ち着いた時間帯を境に、彼らは粛々と「たまっていたメールに返信」をし始めるのです。コレがどういうことかと言うと...。メールに割く時間を勝手に無駄に作っているということになります。日々の業務に追われた後、19時くらいになってから...。「後は溜まってるメールに返信するだけだー」なんて言ってるダメ上司たちがいるわけです。全てのメールに返信/対応しようとする姿勢は立派ですが、これは非効率のど真ん中をいっています。メール処理の速度が速かれば、メール自体に対する返信速度が上がり、結果的に自分の労働時間が短縮されるのは、理解できます。そのインパクトは微々たるもの。メールスキルに個人差があると言えど、「メールの処理が遅いから残業が増える」という結論は、安易すぎます。実際に、上司の働き方を見て、断言できる。メールの対応速度うんぬんの話ではなく...。「残業ありき」で自分の仕事量を勝手に調整している「働き方」に問題があるのです。「後は溜まってるメールに返信するだけだー」というような発言。それが16時くらいに出てくれば、まだ納得はできる。実際は定時後になってから「溜まっていたメール」に返信しているのです。自分で勝手に日々の業務のルーティーンを「残業ありき」で設定してしまっているがために、いつまで経っても定時で帰れない「働き方」を作り上げてしまっている。そこにはメールとの因果関係は、ほぼ存在しないのです。「生産性の向上」はメールごときで変わらないコダモンが経験した、日系大手のカイシャ。そこでは、誰もが「頑張っている姿勢をカイシャと上司に見せる」ために、残業していました。定時以降にデスクに残って仕事をしていると...。「おっ!こんな時間までやってるかー感心感心」...みたいなコトバが、上司から投げかけられるわけです。こんな職場環境であるため、遅くまでどうでもいいメールに返信している人もいれば、日々の雑務に追われてメールの返信を後回しにする人が出て来るのです。「とりあえず残業」して、評価を上げようとするカイシャの人間たち。彼らも、その上司も、代々そうやって自分の価値を上げようとしてきたので、いつまでたっても残業がなくならない。ちなみにですが、前述の同協会...。「メール作成の過程は可視化されにくく、費やしている時間も把握しにくい。生産性を落としている原因が、メールにある可能性を考慮し、使い方や作成時間を見直す必要がある」(原文ママ)とも指摘しています。生産性を語りたいのであれば、その原因を「メール1通にかかる時間」ごときに探してはいけません。「残業の改善」を語りたいなら、もっと別にテコ入れすべきところは、いくらでもあるはず。何はともあれ、英語と日本語の両方のメールを1日何十通も読み返信してきた、わたくしコダモン。そんな自分の体験から語れば...。メールにかかる時間は、「残業」への直接的なインパクトは、ほぼゼロです。「メールにかかる時間」に残業問題解決の可能性を見出すのは間違い「カイシャでの残業」をなんとかしたいのなら...。「繁忙期の残業上限100時間/月」などという、ありえない基準と議論を見直す必要があるかと。日系のカイシャの「残業事情」を変えたいなら、もっと大きな、根底からの意識改革と徹底した対策が必要。「働き方改革」の前に「考え方改革」が必要と言ってもいいほど、地道な作業からのスタートになるのです。論点がずれましたが...。コダモンの私見では、メールにかかる時間と残業の関係は、本当に微々たるものだと思います。少なくとも、当時所属していた、都内に本社をかまえるそのカイシャでは...。残業が美徳とされる風潮から、「メールにかかる時間」程度では、「残業」は語れない。平均5分で書き上げるべきメールにかかる時間が、6分とか7分になったからといって...。そこで短縮される15分程度の時間は、エンドレスで残業が行われているカイシャの中で、日の目を見ることなく消滅していきます。「塵も積もれば山となる」とは言いますが...。メールのスキル向上で短縮される時間は、それこそ塵となって、日々の残業マラソンの中に埋もれていくことでしょう。0プロフィールKodamon(コダモン)人生の半分を海外で過ごすドイツハーフ。日本とドイツの両方でサラリーマンをやってみた。place!プロフィール詳細メルマガ登録ブログや通常投稿では載せていない情報をメルマガにて記事と共にお届けします。