マニュアルの作り方マニュアルが増えたら、どう整理すればいい?マニュアルが誰でも簡単に作成できる、というのはマニュアル活用のサイクルを回すための大事なポイント!一方で、「でも、マニュアルが増えたらどうなるの?どうやって整理するの?」という疑問も生まれてきます。今回はマニュアルの整理方法について、これまでの導入事例などから、3つのタイプを紹介したいと思います。マニュアル作成にとりかかる前に、きっちりと業務全体像の把握とマニュアルのテーマ決めをする方法です。作成担当者や納期を決めれば、短期間に一気にマニュアル作成ができます。「本棚をきっちり作ってから、本(マニュアル)を買っていく」というイメージです。大企業が本社主導で行う場合などに多いです。マニュアルが誰でも簡単に作成できる、というのはマニュアル活用のサイクルを回すための大事なポイント!一方で、「でも、マニュアルが増えたらどうなるの?どうやって整理するの?」という疑問も生まれてきます。今回はマニュアルの整理方法について、これまでの導入事例などから、3つのタイプを紹介したいと思います。「マニュアルは何階層まで分類できますか?」という質問をいただくことがあります。会社全体のマニュアルを会社全体>部門別>用途別のように多層的に分類したいというご要望です。ところが、この階層化は決定的な弱点を持っています。それは、階層の分け方をひとつに決められないということです。以下の2つのパターン。どちらが適切かは場合によりけりです。このようにマニュアルの階層化には、『複雑になりすぎる』『分りにくくなる』という弊害が伴います。マニュアルは「1階層」でも十分。「マニュアルは何階層まで分類できますか?」という質問をいただくことがあります。会社全体のマニュアルを会社全体>部門別>用途別のように多層的に分類したいというご要望です。ところが、この階層化は決定的な弱点を持っています。それは、階層の分け方をひとつに決められないということです。マニュアルに関する手段(ツール)は、手書きのメモにはじまり、文書作成ツール、動画作成ツールなど様々。どの方法が一番よいのか悩んでしまうのもムリはありません。ツール選びの視点は、とてもシンプルです。何はさておき、マニュアルが作れないことにははじまりません。簡単に、手間をかけずに、わかりやすいマニュアルが作れることが重要です。文書作成系ソフトや動画編集系ソフトは多彩な表現ができる反面、作成の手間がかかります。「マニュアル作りは面倒」というイメージは、その体験が元になっているのかもしれません。マニュアルに関する手段(ツール)は、手書きのメモにはじまり、文書作成ツール、動画作成ツールなど様々。どの方法が一番よいのか悩んでしまうのもムリはありません。ツール選びの視点は、とてもシンプルです。マニュアル作成時には、つい「カンペキ=完成度100%」を目指してしまいがちです。こんなマニュアルを作ろうとすると、相当なスキルと時間、労力が必要になります。カンペキなマニュアルは、言い方を変えれば過剰なマニュアルとも言えます。先輩から後輩に仕事を教えるような場面を想像してください。丁寧に教えてくれることはあっても、多少のヌケモレやざっくりとした説明もあるはずです。マニュアル作成時には、つい「カンペキ=完成度100%」を目指してしまいがちです。マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起こりがちです。この課題に、発想の転換で取り組んだ企業様があります。gCストーリー株式会社様は、新人研修の一環として【教わる】側の新入社員がマニュアルを作る、という取り組みを行いました。マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しい。考えればキリがありません。作り始めて実際にマニュアルが形になってくると、「もっとこうしたほうが見やすいかな。」「ここ、変えたいな。」と、どうしても気になり始めます。マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しい。Bizは、スマホやタブレットのモバイル端末はもちろん、パソコンでもマニュアルを作成できます。店舗や作業現場で写真を撮影する場合はモバイル端末が適していますが、「パソコンの操作方法を仲間に説明したい。」「文書の記入方法をわかりやすく説明したい。」という場面では、パソコンの画面そのものを画像にしてマニュアルに使います。この場合に重宝する「PC画面」をさくっと画像化(キャプチャ)できる便利なツールや方法をご紹介します。Windowsには「プリントスクリーン(Printscreen)」という標準機能があります。これは文字通りスクリーン全体をコピーする機能です。ところが、これがなかなか不便。Bizは、スマホやタブレットのモバイル端末はもちろん、パソコンでもマニュアルを作成できます。店舗や作業現場で写真を撮影する場合はモバイル端末が適していますが、「パソコンの操作方法を仲間に説明したい。」「文書の記入方法をわかりやすく説明したい。」という場面では、パソコンの画面そのものを画像にしてマニュアルに使います。マニュアルの作り方マニュアルにも男女差がある(かもしれない)マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。導入サポートサービスの現場にて感じたこと。Biz導入企業様にて「導入サポート」を実施しました。このサービスは「マニュアル活用を始めたいけど、いろいろ大変そう。」というお客様の”最初の一歩”をお手伝いするものです。具体的には、以下のようなグループワークを数日かけて行います。今回のお客様は「サービス業」。マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。導入サポートサービスの現場にて感じたこと。Biz導入企業様にて「導入サポート」を実施しました。このサービスは「マニュアル活用を始めたいけど、いろいろ大変そう。